Buku Agung Bercerita Arsip

Agung Bercerita Arsip

Agung Bercerita Arsip

KATA PENGANTAR

 Segala puji bagi Allah, Tuhan semesta alam. Kalimat pertama yang penulis ucapkan saat selesai menulis buku “Agung Bercerita Arsip”. Buku yang ditulis berdasarkan pengalaman pribadi penulis tentang arsip.

Arsip bagi penulis merupakan sesuatu yang unik. Ia seperti makhluk hidup yang lainnya, yang memiliki fase-fase seperti lahir, penamaan, penggolongan, pemeliharaan, pengamanan, penyingkiran, dan pemusnahan (mati). Oleh karenanya, ia perlu dikelola sesuai dengan kaidah dan pedomannya.

Penulis beraktivitas sebagai pengajar administrasi perkantoran, sehingga arsip menjadi salah satu kajian yang dikaji melalui penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Tahun 2012, penulis mendirikan konsultan kearsipan “Sadar Arsip” sebagai “ekspresi” di lapangan tentang kearsipan. Ditemukan, bahwa arsip belum tertata, ada yang ditaruh di lantai, sistem penyimpanan tidak jelas, tidak adanya perawatan, pengamanan lemah, dan kondisi lainnya.

Penulis juga mengembangkan elektronik arsip (e arsip) berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk pembelajaran. Model tersebut sudah di-sharing oleh penulis saat memberikan pelatihan mengenai e arsip kegiatan guru-guru pendidikan administrasi di beberapa daerah Jawa Tengah.

Berbekal dari pengalaman pribadi tersebut, penulis mendokumentasikan cerita dalam suatu buku. Mudah-mudahan buku tersebut bermanfaat bagi pelaku administrasi perkantoran, sekretaris, dan pendidik administrasi perkantoran.

 

 

Semarang, 7 Februari 2015

Penulis,

 

 

Agung Kuswantoro

 

 

Sinopsis

Arsip merupakan sumber informasi yang penting bagi manusia dan lembaga. Ia memiliki “beribu” makna yang terkandung di dalamnya. Oleh karenanya, kita harus memelihara, menjaga, dan mengamankannya.

Jika ia dapat berkata, maka ia akan mengatakan “Jangan sia-siakan Aku. Rawatlah dan jagalah Aku, agar kau dapat menceritakan apa yang terjadi dalam diriku”.

Perkataan itulah yang melatar belakangi penulis untuk menuliskan buku ini, berdasarkan moment yang dialami oleh penulis.

Penulis yang berprofesi sebagai dosen administrasi perkantoran sangat tertarik untuk meneliti dan mengabdi kepada masyarakat tentang kearsipan.

Selain itu, penulis sering berbagi ilmu kepada guru administrasi perkantoran di daerah dengan memberikan pelatihan (pemakalah) kepada mereka. Penulis juga pernah menjadi pembicara di seminar nasional (call for paper) di beberapa kota besar.

Berbagai pengalaman tersebut, penulis mengkisahkan dalam sebuah buku dengan judul “Agung Bercerita Arsip”. Buku ini ada dua bagian, yaitu artikel dan makalah dan pengalaman arsip. Bagian satu, makalah berisikan kumpulan makalah-makalah penulis yang telah diprosidingkan di Seminar Nasional. Bagian kedua, yaitu cerita tentang arsip yang dialami oleh penulis.

Buku ini sangat cocok bagi guru, dosen pendidikan administrasi perkantoran dan pelaku administrasi, karena berkaitan erat dengan salah satu bidangnya, yaitu kearsipan. semoga buku tersebut bermanfaat untuk kita. Amin.

 

Agung Kuswantoro telah menempuh pendidikan S1 (lulus 2006) dan S2 (lulus 2012) di Universitas Negeri Semarang. Ia aktif diberbagai kegiatan berbagai kegiatan penelitian dalam bidang administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi dan pengabdian pada aparat desa dan guru dalam rangka peningkatan tertib administrasi melalui pelatihan berbasis komputer. Ia juga aktif dalam berbagai seminar pendidikan dan pengembangan administrasi perkantoran, pelatihan untuk tenaga administrasi di perguruan tinggi dan di lingkungan perkantoran, serta workshop metode penelitian, penulisan artikel ilmiah, e-learning bagi dosen, jurnal terakreditasi untuk peningkatan mutu dan tata kelola.

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

 

Motto

Hidup menjadi tanpa makna, jika tanpa adanya arsip. Kita bisa menangis dan sedih, karena adanya arsip.

 

 

 

 

 

 

Persembahan :

  1. Ibuku, Zumrohati yang selau mendoakanku untuk kebaikan dunia dan akhirat.
  2. Istiku, Lu’lu’ Khakinah dan Anakku, Muhammad Fathul Mubin yang selalu memberiku semangat dalam berkarya.
  3. Alamamaterku, Universitas Negeri Semarang (Unnes), sebagai tempat menimba ilmu dan memberi rizki kepada penulis.
  4. Pondok pesantren Salafiah, Kauman, Pemalang yang telah memberikan ilmu-ilmu agama yang sangat bermafaat kepada penulis.
  5. ASPAPI Jawa Tengah yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk sharing mengenai elektronik arip (e arsip).
  6. Guru pendidikan administrasi perkantoran dan pelaku administrasi sebagai teman berdiskusi tentang perkembangan administrasi perkantoran.

 

 

 

 

DAFTAR ISI

 

Cover     …………………………………………………………………………………………………………….       i

Kata Pengantar……………………………………………………………………………………………………      ii

Moto dan Persembahan ……………………………………………………………………………………….     iii

Daftar Isi……………………………………………………………………………………………………………     iv

Daftar Gambar……………………………………………………………………………………………………     vi

Daftar Tabel……………………………………………………………………………………………………….    vii

Daftar Bagan………………………………………………………………………………………………………   viii

 

BAGIAN I : ARTIKEL DAN MAKALAH………………………………………………………..      1

E Arsip: Simpel dan Dibutuhkan…………………………………………………………………………..      2

Pendampingan Penyimpanan Elektronik Arsip (E Arsip) Berbasis Microsoft Access sebagai Upaya Konservasi (Paperless) di Kelurahan Kalisegoro, Semarang……………………………………..      6

E Arsip (Elektronik Arsip) Berbasis TIK sebagai Upaya Konservasi (Paperless)

Di Fakultas Ekonomi (FE) Unnes………………………………………………………………………….    14

Pelatihan Elektronik Arsip (E Arsip) Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi

(TIK) sebagai Upaya Konservasi (Paperless) pada Guru MPGP Pendidikan

Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal………………………………………………………….    26

Menggagas Arsiparis Kompeten Melalui Elektronik Arsip (E-Arsip) Berbasis

Ms. Access pada Fakultas Ekonomi Unnes……………………………………………………………..    35

Model Manajemen Kearsipan sebagai Upaya Unnes Meraih Sertifikat

ISO 9001: 2008 (Kajian Konseptual)……………………………………………………………………..    44

Peningkatan Pembelajaran Praktek Kearsipan dengan Digital Automatic Filling Cabinet (DAFC)             58

Arsip Hilang, Negara Galau………………………………………………………………………………….    68

 

BAGIAN II: PENGALAMAN ARSIP……………………………………………………………….    72

Aku dan Keinginanku………………………………………………………………………………………….    73

Arsip Via Handphone………………………………………………………………………………………….    75

Arsiparis Kompeten Melalui E Arsip Berbasis Access………………………………………………    77

Pria Panggilan Tak Bertarif…………………………………………………………………………………..    79

 

Elektronik Arsip (E Arsip) Berbasis Capaian Mutu Melalui Folder dan Guide Virtue

dan Aplikasi Access……………………………………………………………………………………………..    81

E Arsip: Simpel dan Dibutuhkan…………………………………………………………………………..    85

E Arsip: Kombinasi TIK dengan Teori Arsip…………………………………………………………..    87

Kisah Menjadi Juri di LKS Administrasi Perkantoran Kabupaten Pemalang……………….    89

Model Manajemen Kearsipan Bagian Sistensis PT Kereta Api DAOP IV Jateng………..    92

Mengabdi Arsip di Kelurahan……………………………………………………………………………….    95

Menggagas Arsiparis Kompeten……………………………………………………………………………    98

Microteaching: Elektronik Arsip (E Arsip) untuk Pembelajaran………………………………… 100

Contoh Satuan Acara Perkuliahan (SAP) tentang E Arsip ………………………………………. 103

Rencana Workshop Elektronik Arsip (E Arsip)………………………………………………………. 107

Agenda Pelatihan Elektronik Arsip (E Arsip)…………………………………………………………. 109

Diskusi Penentuan Sistem Kearsipan…………………………………………………………………….. 110

Pedoman Pola Kearsipan Badan Konservasi Universitas Negeri Semarang (Unnes)……. 115

Pelabelan dengan Stiker………………………………………………………………………………………. 134

Penempatan Arsip Didampingi Staf Pegawai………………………………………………………… 135

Pelatihan Elektronik Arsip dan Pendampingan Tata Kelola Kearsipan

di Fakultas Hukum Unnes……………………………………………………………………………………. 137

Perlunya Identifikasi Kebutuhan………………………………………………………………………….. 140

Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Fakultas Hukum Universitas Negeri Semarang. 141

Terlalu Perguruan Tinggi……………………………………………………………………………………… 145

2015: Ada Tiga Pelatihan Arsip Bagi Tenaga Kependidikan PPs Unnes……………………. 147

Hati: Filling Cabinet Abadi………………………………………………………………………………….. 148

BIODATA PENULIS………………………………………………………………………………………… 151

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR GAMBAR

 

Gambar 1. Model E Arsip yang Dikembangkan………………………………………………………    12

Gambar 2. Membuka E-Arsip………………………………………………………………………………    31

Gambar 3. Tampilan Awal E-Arsip………………………………………………………………………..    31

Gambar 4. Sig In E Arsip……………………………………………………………………………………..    32

Gambar 5. Sign In E-Arsip……………………………………………………………………………………    32

Gambar 6. Menu Utama……………………………………………………………………………………….    33

Gambar 7. Buku Agenda E Arsip………………………………………………………………………….    41

Gambar 8. Report Kartu Kendali E Arsip……………………………………………………………….    41

Gambar 9. Form Kartu Pinjam E Arsip…………………………………………………………………..    42

Gambar 10. Design View pada Tabel Buku Ekspedisi……………………………………………..    42

Gambar 11. E Arsip via HP…………………………………………………………………………………..    75

Gambar 12. Laci dan Guide Virtue………………………………………………………………………..    83

Gambar 13. Manajemen E Arsip Berbasis Mutu………………………………………………………    84

Gambar 14. Peserta yang sedang Mengerjakan Soal LKS…………………………………………    90

Gambar 15. Pemaparan Materi Sistem Penyimpan Arsip ………………………………………….    95

Gambar 16. Praktek Sistem Penyimpan Arsip…………………………………………………………    95

Gambar 17. Contoh Laci Virtue……………………………………………………………………………. 101

Gambar 18. Main Menu E Arsip…………………………………………………………………………… 101

Gambar 19. Contoh Laci Virtue……………………………………………………………………………. 104

Gambar 20. Main Menu E Arsip…………………………………………………………………………… 105

Gambar 21. Arsip yang Dikelompokkan Berdasarkan Kronologis (Tahun)…………………. 110

Gambar 22. Arsip yang Belum Dikelola………………………………………………………………… 112

Gambar 23. Label berupa Stiker……………………………………………………………………………. 134

Gambar 24. Arsip pada Rak Kayu Dengan Posisi Landscape Dan Portrait………………… 136

Gambar 25. Suasana Diskusi E Arsip dengan Staf Fakultas Hukum………………………….. 138

Gambar 26. Arsip yang Sebagian Sudah Tertata…………………………………………………….. 140

Gambar 27. Instruktur menjelaskan materi pelatihan E Arsip……………………………………. 145

Gambar 28. Instruktur menjelaskan langkah-langkah pembuatan program E Arsip …….. 146

 

 

 

DAFTAR TABEL

 

Tabel 1.    Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik…………………. 16

Tabel 2.    Pedoman Penilaian……………………………………………………………………………… 106

Tabel 3.    Agenda Pelatihan E Arsip……………………………………………………………………. 109

Tabel 4.    Arsip Laporan…………………………………………………………………………………….. 118

Tabel 5.    Arsip Dokumen/Berkas……………………………………………………………………….. 123

Tabel 6.    Arsip Majalah…………………………………………………………………………………….. 125

Tabel 7.    Arsip Pedoman dan Panduan……………………………………………………………….. 126

Tabel 8.    Arsip Buku………………………………………………………………………………………… 128

Tabel 9.    Arsip Jurnal……………………………………………………………………………………….. 129

Tabel 10. Arsip Essay………………………………………………………………………………………… 130

Tabel 11. Arsip Proposal……………………………………………………………………………………. 130

Tabel 12. Persuratan………………………………………………………………………………………….. 131

Tabel 13. Buletin………………………………………………………………………………………………. 131

Tabel 14. Leaflet………………………………………………………………………………………………. 132

Tabel 15. Compact Disc(CD)……………………………………………………………………………… 132

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR BAGAN

 

Bagan 1. Kerangka di Lapangan………………………………………………………………………….. 10

Bagan 2. Pengelolaan Arsip berbasis TIK……………………………………………………………… 17

Bagan 3. Tahapan Pelaksanaan Kegiatan………………………………………………………………. 30

Bagan 4. Desain Pemikiran Manajemen Kearsipan Berbasis Sertifikat

ISO 9001: 2008                   52

Buku Mengambil Hikmah dari Kehidupan

Mengambil Berbagai Hikmah dari Kehidupan

Sinopsis

Saat orang sedang memiliki problem dalam hidupnya, biasanya ia membutuhkan nasehat orang lain untuk menyemangati dan memberikan solusi atas permasalahannya. Namun, terkadang manusia lebih suka “berbicara”, daripada “mendengar”. Oleh karenanya, dibutuhkan komunikasi intrapribadi pada dirinya, yaitu dialog antara pikiran dengan hatinya.

Dialog antara keduanya, akan berdampak pada motivasi pada dirinya. Ia akan memandang “jernih” setiap moment yang dilaluinya. Sehingga, tidak hanya berpengaruh pada dirinya, tetapi orang lain.

Buku ini adalah kumpulan tulisan yang terinspirasi dari hasil “dialog diri” di sekitar lingkungan penulis, seperti pendidikan, agama, manajemen hati, sosial, dan kehidupan kampus.

Melalui nasehat untuk dirinya, ia akan bersemangat untuk melakukan pesan nasehat tersebut. Sehingga, ia memiliki “aura positif” terhadap hidupnya. Oleh karenanya, masyarakat pun akan mengikuti nasehatnya, meskipun tanpa ia harus mengatakan kepadanya.

Bacalah buku ini, sebagai inspirasi dalam menasehati diri sendiri. Semoga Andalah yang menjadi pelakunya, yang melisankan dan mengamalkan nasehat tersebut. Bukan orang yang banyak berbicara, namun belum mempraktekkan ucapannya.

BUKU MODEL ELEKTRONIK ARSIP (E ARSIP) UNTUK PEMBELAJARAN

Cover FINAL_editBuku ini mengkaji tentang cara pemakaian (user) Elektronik Arsip (E Arsip) berbasis microsoft access dari yang dikembangkan oleh penulis. Pola yang dibangun adalah berupa identifikasi kebutuhan dari arsip, sehingga muncul main menu. Main menu yang ditampilkan meliputi manajemen arsip, buku agenda surat masuk-keluar, pencarian arsip, pengaturan instansi, tentang E Arsip, rekap surat masuk, rekap surat keluar, rekap buku agenda, dan rekap peminjaman arsip.

Oleh karenanya, buku ini sangat bermanfaat siswa, guru, dosen, dan pelaku administrasi perkantoran. Dengan sistem yang sederhana, namun dapat menampilkan berbagai kebutuhan manajemen kearsipan. Program tersebut sangat murah, bahkan gratis karena dapat diaplikasikan dalam semua komputer. Mengingat kemajuan teknologi informasi, maka E Arsip di saat sekarang sangat dibutuhkan.

 

Agung Kuswantoro telah menempuh pendidikan S1 (lulus 2006) dan S2 ( lulus 2012) di Universitas Negeri Semarang. Ia aktif di berbagai kegiatan berbagai kegiatan penelitian dalam bidang administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi dan pengabdian pada aparat desa dan guru dalam rangka peningkatan tertib administrasi melalui pelatihan berbasis komputer (E Arsip). Ia juga aktif dalam berbagai seminar pendidikan dan pengembangan administrasi perkantoran, pelatihan untuk tenaga administrasi di perguruan tinggi dan di lingkungan perkantoran, serta workshop metode penelitian, penulisan artikel ilmiah, e-learning bagi dosen, jurnal terakreditasi untuk peningkatan mutu dan tata kelola.

Trisna Novi Ashari, mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran (angkatan 2011) di Universitas Negeri Semarang. Ia aktif di berbagai karya ilmiah seperti pelatihan E Arsip di aparat desa Ungaran. Ia sangat tertarik dalam bidang teknologi informasi, khususnya Elektronik Arsip. Berbagai karya tentang E Arsip sudah diterapkan di kelurahan dan pembelajaran manajemen kearsipan elektronik.

KATA PENGANTAR

 

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas nikmatnya, sehingga buku petunjuk Elektronik Arsip (E-Arsip) dapat terselesaikan. Buku ini merupakan pedoman penggunaan E-Arsip (user), bukan buku cara pembuatan E-Arsip (creator).

Model E-Arsip yang dikembangkan penulis menggunakan program access, di mana program tersebut include dalam Microsoft Office. Microsoft Office yang digunakan adalah program Microsoft Office tahun 2010. Karena aplikasinya lebih lengkap dibanding Microsoft Office tahun 2007. Ke depan, akan ada software E-arsip yang dapat di install di komputer (laptop).

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada ASPAPI Jawa Tengah yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk sharing ilmu mengenai E-Arsip. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada Bapak/ Ibu guru administrasi perkantoran yang telah memberikan masukan untuk pengembang E-Arsip dari program yang kami buat .

Penulis menyadari dalam pembuatan E-Arsip masih terdapat kekurangan. Oleh karenanya penulis membutuhkan saran dan kritikan bagi pembaca mengenai E-Arsip untuk perbaikan E-Arsip di waktu mendatang. Saran dan kritik dapat melalui email penulis yaitu agungbinmadik@gmail.com atau trisna.x2@gmail.com

 

Semarang, 16 Juni 2014

Penulis,

 

 

Agung Kuswantoro

Trisna Novi Ashari

 

DAFTAR ISI

 

COVER ……………………………………………………………………………………………………. i

KATA PENGANTAR……………………………………………………………………………….. ii

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………… iii

BAB I MENYIMPAN DOKUMEN DI KOMPUTER………………………………….. 1

  1. Sistem Nomor Terminal Digit………………………………………………………………… 1
  2. Sistem Nomor Desimal…………………………………………………………………………. 3
  3. Sistem Tanggal (Kronologis) ………………………………………………………………… 5
  4. Sistem Pokok Soal ………………………………………………………………………………. 7
  5. Sistem Wilayah……………………………………………………………………………………. 8

BAB II SISTEM E-ARSIP……………………………………………………………………….. 10

  1. Membuka Sistem E-Arsip……………………………………………………………………. 10
  2. Menu Utama Sistem E-Arsip ………………………………………………………………. 12
  3. Manajemen Arsip pada Sistem E-Arsip ………………………………………………… 14
  4. Cari Arsip …………………………………………………………………………………………. 15

BAB III PENGATURAN INSTANSI ………………………………………………………. 18

BAB IV MENYIMPAN ARSIP BARU ……………………………………………………. 20

BAB V MENYUNTING ARSIP ……………………………………………………………… 23

BAB VI MENCETAK KARTU KENDALI ……………………………………………… 24

BAB VII PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN ARSIP ……………………… 27

  1. Peminjaman Arsip ……………………………………………………………………………… 27
  2. Pengembalian Arsip …………………………………………………………………………… 31

BAB VIII DAFTAR ARSIP ……………………………………………………………………. 35

BAB VIX PENCARIAN ARSIP ……………………………………………………………… 37

  1. Pencarian Arsip Melalui Menu Utama ………………………………………………….. 37
  2. Pencarian Arsip Melalui Manajemen Arsip ……………………………………………. 38

BAB X REKAP ARSIP (REKAP BUKU AGENDA)

MELALUI MAIN MENU………………………………………………………………………… 39

BAB XI REKAP SURAT MASUK MELALUI MAIN MENU ………………….. 41

BAB XII REKAP SURAT KELUAR MELALUI MAIN MENU………………… 43

BAB XIII REKAP PEMINJAMAN ARSIP MELALUI MAIN MENU……….. 44

BAB XIV TENTANG E-ARSIP ………………………………………………………………. 46

 

BAB XV PERMASALAHAN TEKNIS ……………………………………………………. 48

  1. File Tidak Bisa Diedit ………………………………………………………………………… 48
  2. Tidak Dapat Pindah ke Record (Arsip Sebelum) ……………………………………. 48
  3. Tidak Dapat Pindah ke Record (Arsip Selanjutnya) ……………………………….. 50

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………………. 52

BIODATA PENULIS 1……………………………………………………………………………. 53

BIODATA PENULIS 2……………………………………………………………………………. 56

Jika tertarik membaca atau pesan buku silakan sms ke 08179599354 atau email agungbinmadik@gmail.com

PAI : Mengenalkan Alloh

Pertemuan awal mata kuliah Pendidikan Agama Islam (PAI) saya menyampaikan cerita tentang aqidah (ilahiyat). Ilahiyat yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan illah (Tuhan). Adapun ceritanya sebagai berikut:

Mengajar adalah tugas dosen. Kewajiban mengajar seorang dosen tidaklah mudah, terlebih jika jam mengajarnya banyak. Dosen mengajar 16 SKS artinya tidak hanya mengajar selama 16 SKS. Di dalam 16 SKS terdapat penugasan, mid dan ujian. Di dalamnya juga terkandung persiapan dan evaluasi yang harus dipersiapkan.

Insya Alloh semua dosen (guru) pasti bisa mengajar. Tetapi belum tentu bisa mendidik. Hal itulah yang saya ingin belajar melakukannya. Bukan mencari sensasi atau kesombongan.

Saya memiliki keyakinan bahwa jika hati sudah baik, maka otak juga akan pintar. Mengajar cenderung pada mentransfer ilmu ke otak, sedangkan mendidik cenderung pada mentransfer value ke hati.

Latar belakang tersebut di atas, menjadikan bahwa guru selain memiliki kewajiban mengajar, tetapi juga mendidik. Memang bukan hal mudah melakukannya. Namun, jika  kita mencoba untuk melaksanakannya pasti Alloh memberikan kemudahan.

10 Mahasiwa

Kamis 28 Maret 2013, saya mengajar aplikasi komputer koperasi, S1 pada jam 13.00, ada mahasiswa yang tidak masuk sejumlah 11 mahasiswa, dari total 60 mahasiswa. Hal ini terjadi pada pertemuan keempat.

Saya menanyakan kepada mereka bahwa ketidakhadiran mereka karena persiapan pulang kampung. Bagi saya perkara itu hal yang mudah, jika menginginkan pulang kampung, maka perkuliahan ini dapat berjalan dengan penugasan sehingga satu kelas dapat pulang  kampung.

Pada pertemuan berikutnya, saya memberikan pengertian kepada mereka mengenai hal tersebut. Mereka memahami akan pesan saya. Kerena mereka sudah memahaminya, saya mengajak mereka untuk melibatkan kehadiran Tuhan dengan menyebutkan namaNya. Bagi yang beragama Islam dengan mengatakan Bismillahirrohmanirrohim, dan bagi pemeluk agama selain Islam menyebutkan tuhanNya masing-masing. Hal ini dimaksudkan agar adanya perubahan dalam sikap kita, sehingga Tuhan mengetahuinya.

Pertemuan demi pertemuan kuliah dapat berjalan lancar. Jika mereka ijin cukup SMS kepada saya. Ada perkembangan yang signifikan yaitu adanya komunikasi yang intim antara saya dengan mereka. Bagi saya, ketika mereka SMS tentang ketidakhadirannya adalah suatu penghormatan. Saya pun meresponnya dengan membalas SMSnya, ketika dia ijin sakit, maka saya meresponnya dengan semoga lekas sembuh. Ketika dia ijin ada keperluan keluarga, maka saya meresponnya semoga lancar acaranya.

Terjadi Lagi

Sesuatu yang tidak saya duga terjadi pada pertemuan ke-12. Mereka tidak hadir sejumlah 15 mahasiswa. Pada pertemuan itu pula, saya menugaskan pada Mulia (nama mahasiswa) untuk mendata beberapa perkuliahan mata kuliah lain yang satu rombel (kelas). Pada perkuliahan mata kuliah yang lain ditemukan bahwa ketidakhadiran mereka lebih dari 10 mahasiswa. Temuan ini ternyata tidak hanya satu mata kuliah, tetapi beberapa mata kuliah yang mereka melakukan, termasuk di Aplikom Koperasi. Artinya trend rombel mereka, ketika tidak masuk adalah jama’ah alpa.

Kejadian ini bagi saya, sesuatu yang baru selama mengajar. Selama menjadi guru selama 2 tahun dan dosen selama 4 tahun, moment ini baru terjadi pada diri saya.

Memang secara aturan mahasiswa diberi kesempatan untuk tidak hadir 25% dari total perkuliahan (16 pertemuan). Namun, apakah mereka pernah berpikir bahwa perkuliahan dapat berakhir pada 14 pertemuan? Artinya jika melakukan kebiasaan seperti itu, maka 25% mengandung makna bahwa alpa mereka hanya 2 kali saja (aman). Jika mereka ijin, maka mereka artinya ada (hadir), maka kuliah menjadi mubadir selama 1 semester karena melebihi batas kuota alpha. Padahal, cara ini dapat diminimalisir dengan penugasan atau ijin.

Punishman

Saya mengecek presensi tiap mahasiswa. Saya menginginkan hukuman bagi mereka. Karena bagi mahasiswa yang tidak hadir,  menurut saya melanggar komitmen yang telah diucapkan. Bukannya saya tidak menerima keputusan mereka yang tidak masuk. Tetapi, nama Alloh yang disebutkan pada pertemuan dulu menjadi hilang.

Hukuman tersebut adalah berupa pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan nama Tuhan yang telah dilibatkan dalam hidup mereka dan alasannya tidak masuk kuliah. Ada 2 segi kategori yaitu pelanggaran berat dan ringan. Pelanggaran berat adalah mereka yang pada pertemuan ke-4 dan ke-12 tidak hadir. Artinya mereka telah mengulangi perbuatan yang dulu, terlebih mereka sudah berkomitmen untuk menjadi lebih baik dengan melibatkan nama Alloh. Pelanggaran ringan adalah mereka pada pertemuan ke-12 tidak hadir. Artinya mereka melanggar komitmen dulu. Dikatakan ringan karena mereka baru pertama melakukannya.

Saya mengumpulkan mereka setelah perkulihan berakhir, kemudian saya bertanya kepadanya silakan direnungkan, mengapa Saudara saya kumpulkan? Saya memberikan kesempatan kepada mereka untuk merenungnya. Dengan kompak mereka menjawab “tidak masuk, Pak kemarin. Lalu saya meresponnya Oke benar”. Setelah itu saya menjelaskan kepada mereka mengapa mereka saya menghukumnya sebagaimana pada penjelasan di atas.

Dari beberapa mahasiswa ternyata ada mahasiswa yang waktu pertemuan (mengatakan komitmen) tidak masuk, maka saya tidak memberikan dia hukuman karena dia tidak mengatakan komitmen. Ada juga mahasiswa yang pada waktu itu ijin dan sakit, maka saya tidak memberikan hukuman kepadanya.

Cuek pada Alloh

Dari beberapa pertanyaan tersebut, ada yang menarik perhatian saya yaitu mereka mengatakan bahwa Tuhannya adalah Alloh. Tetapi perilakunya belum menunjukkan bahwa Tuhannya adalah Dia. Seperti pada pertanyaan “Yakinkah Saudara, ucapan Saudara yang dulu, Tuhan Saudara mendengar?Mereka menjawabnya : Yakin, karena Tuhan Maha Mendengar”.

Jawaban mereka menunjukkan bahwa, baru mengenal Dzat Alloh yang Maha Mendengar. Secara singkat jawaban tersebut benar, maka pertanyaan selanjutnya adalah jika Tuhan Maha Mendengar, mengapa mereka mengingkari komitmennya? Berarti ucapan tersebut omong kosong, tanpa adanya bukti.

Ada satu mahasiswa yang membuat saya simpati kepadanya karena dhi’ful iman atau lemah iman. Pada pertanyaan Menurut Saudara, apakah Tuhan Saudara marah? Mengapa? Dia menjawabnya Saya tidak tahu, karena saya tidak berpikiran buruk pada Tuhan.

Jawaban tersebut, saya baca berkali-kali mengenai maknanya, terutama pada jawaban saya tidak tahu. Saya mengartikannya, bahwa dia cuek terhadap Alloh. Padahal kartu nama Alloh adalah Bismillahirrohmanirrohim. Alloh yang Maha Pengasih dan Penyayang. Terlihat jelas bahwa Alloh tidak benci ataupun marah terhadap hambaNya kecuali dia telah syirik. Jika seorang hamba yang berbuat dosa dan dia tobat maka Alloh pasti menerimanya dan memberikan kasih saying padanya.

Respon mahasiswa yang seperti itu, menjadikan saya terpanggil untuk menanamkan nilai-nilai Tauhid. Sebenarnya dia tidak memahaminya bahwa ketidaktahuan dia mengenai sifat Alloh karena belum mengenaliNya. Dia tidak berpikir bahwa dalam hidupnya ada Alloh, justru seharusnya dia bersyukur sampai saat ini dia masih diberi kenikmatan untuk menjalani hidupnya, karena dia telah melupakan sifat Alloh yang ar Rohman.

Makna Tauhid

Mahasiswa yang mengatakan Tuhannya itu Alloh, tetapi ketika dia susah, pertama yang dicari itu buku atau dosen atau mengerjakan tugas, maka dia telah berbohong. Seharusnya yang dicari pertama adalah Alloh, sehingga tauhid memegang peranan bagi dia.

Masalah tauhid merupakan masalah yang penting yang harus dipahami oleh manusia. Tauhid dikalangan mahasiswa menjadi hal dasar dalam totalitas kehidupan agar yang dilakukan menjadi bernilai ibadah. Tauhid merupakan bagian dari essensi Islam.

Ismail Raji al Furuki mengatakan bahwa essensi peradaban Islam adalah  tauhid, tindakan yang menegaskan Alloh sebagai yang Maha Esa, pencipta yang mutlak dan transenden, serta penguasa segala yang ada. Meski sebenarnya tauhid merupakan essensi dari ajaran para Nabi, dijelaskan dalam firman Alloh “…dan Kami tidak mengutus seorang Rosul sebelum kamu melainkan Kami wahyukan kepadanya seharusnya tidak ada Tuhan melainkan Aku…”(QS 2;250).

Abdurrahman bin Saqof dalam al Aqoid Dinniyah mengartikan tauhid secara bahasa adalah menjadikan sesuatu itu satu dan buah dari mempelajari ilmu tauhid adalah mengenal Alloh dengan dalil yang pasti. Karena posisinya tauhid menjadi perintah Alloh yang pasti. Karena posisinya tauhid menjadi perintah Alloh yang tertinggi sebagaimana Firman Alloh (QS 6;153) oleh karena itu, keesaan Alloh dapat hadir dikalangan hati seorang mahasiswa baik dalam keadaan susah maupun senang. Janganlah beranggapan jika Alloh itu buta terhadap perilaku hambaNya. Memang benar apa yang dinyanyikan Bimbo “aku dekat engkau dekat dan aku jauh engkau jauh”. Artinya bahwa semakin dekat mahasiswa dengan Alloh, maka semakin terkendali dalam perilakunya sebaliknya semakin jauh dengan Alloh, maka semakin liar perilakunya.

Ada sebuah kisah dalam Ahlaqul Lilbanin bahwa ada seorang pemuda yang berada dalam suatu tempat yang sepi dan tidak seorangpun melihatnya. Ketika itu dia lapar, tak lama kemudian ada seekor ayam melintas di depannya kemudian ia menangkapnya untuk disembelih. Ketika akan disembelih dalam hatinya berkata “meskipun tidak ada yang melihat, tetapi Alloh Maha Melihat“ akhirnya pemuda tersebut tidak menyembelih. Kisah ini menggambarkan dalam kondisi apapun kehadiran Alloh harus selalu ada. Demikian yang seharusnya dilakukan seorang mahasiswa ketika menghadapi ujian.

Tauhid secara mendasar justru merubah totalitas status manusia. Semakin tinggi ketauhidan semakin shahih dan religius perilakunya. Dalam pandangan tauhid, kesahihan religius dan kebaikan bersumber pada Sang Pencipta, Penguasa, dan Sesembahan yakni Alloh. Semoga kita mendapat petunjukNya. Amin.

Dari cerita di atas, saya memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk  mencari definisi iman. Mengapa hal itu saya lakukan? Karena, cerita tersebut berkaitan dengan iman. Iman seseorang yang bersifat dinamis, tiap harinya perlu di-update dengan berdzikir kepada Alloh. Dengan demikian, mata kuliah ini diharapkan salah satu cara memperbaharui dan menambah kualitas iman kita.

Kuliah yang seharusnya dimulai pukul 15.00 WIB, tetapi saya datang pukul 15.15 WIB, karena saya melakukan sholat Ashar dulu. Prinsip saya adalah  mengutamakan Alloh dulu, setelah urusan manusia.

Harapan saya setelah selesai mata kuliah ini adalah kita menemukan Tuhan dengan cara yang terbaiknya. Ustad Yusuf Mansur mengenal Alloh saat beliau di penjara. Ustad Jefri al Bukhori menemukan Alloh saat dia bertolak dari narkoba, Opick menemukan Alloh, saat menyampaikan lagu religi pertamanya “Tombo Ati”.

Jika demikian, maka kita akan menemukan Tuhan dengan jalan apa? Pastinya kita sendiri yang melakukan seijin kuasa Alloh, mudah-mudahan melalui mata kulaih PAI ini, kita akan menemukan Dia. Amin. wa’alloh ‘alam.

 

Agung Kuswantoro, email : agungbinmadik@gmail.com

Bukan Biaya Administrasi

Konon, pada era sembilan puluhan, saat orang mengurus KTP atau akta kelahiran di kelurahan, setelah selesai mendapatkannya, mereka mengeluarkan uang dari dompetnya ke kotak. Pengeluaran uang tersebut, kebanyakan orang menyebutnya biaya atau ongkos administrasi. Sedangkan kotaknya disebut dengan kotak administrasi.

Istilah yang beredar di masyarakat,  menurut saya tidak sesuai. Mengapa? Administrasi yang dilakukan oleh pegawai kelurahan sebenarnya sudah termasuk dalam kewajiban dia. Dia tersebut bertugas melayani masyarakat.

Namun, mengapa “menarik uang” kepada masyarakat dengan mengistilahkan “biaya administrasi”?

Berdasarkan pengamatan di lapangan, bahwa masalah tersebut merupakan masalah birokrasi. Sehingga saya tidak mencoba untuk mengetahui secara detail. Namun, informasi yang saya dapatkan bahwa pola kerja sebagaimana yang dilakukan oleh para pegawai kelurahan, perlu direformasi birokrasi.

Kembali pada permasalahan awal, yaitu  biaya administrasi. Istilah biaya administrasi, saya sebagai pelaku administrator merasa malu. Mengapa? Sebenarnya  dalam pengurusan administrasi tidaklah ribet.  Dibutuhkan sistem atau manajemen  yang baik, mulai dari pimpinan, kepala bagian, hingga pegawai lapangan.

Janganlah kata administrasi menjadikan “momok” di masyarakat yang menakutkan. Kecanggihan teknologi informasi menjadikan lebih efektif dan efisien. Dengan memanfaatkan teknologi, maka proses yang terlalu panjang, dapat dilakukan oleh sistem. Seperti, kita registrasi melalui internet atau mengisi formulir di website. Dulu, biasanya mengambil formulir harus  mengantri, tetapi dengan pemanfaatan teknologi menjadi lebih praktis. Sehingga pada saat sekarang, kita mengenal sistem informasi seperti e KTP, e procuremen, e arsip, e laporan, dan lainnya.

Dengan cara seperti itu, menjadikan “pungutan liar” atau pungli di suatu lembaga dapat berkurang. Sehingga istilah biaya administrasi bisa hilang.

Memang benar, dalam administrasi dibutuhkan manajemen yang apik. Fungsi manajemen harus berjalan sesuai dengan polanya, karena merupakan suatu kesatuan yang utuh, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.

Melalui manajemen yang apik, maka saya berharap tidak ada istilah biaya administrasi. Adanya biaya lelah atas pekerjaan seseorang. Tidak ada kaitan antara biaya dengan administrasi dalam suatu lembaga. Karena, administrasi adalah bagian pekerjaan yang wajib diselesaikan pegawai di kantor tersebut. Dan, ia sudah digaji atau dibayar oleh lembaga tersebut. Jika lembaga itu swasta, maka yang menggaji adalah perusahaan. Jika itu pemerintah, maka yang menggaji adalah rakyat. Apabila ada rakyat yang datang mengurus KTP atau akta  kelahiran, maka pegawai tersebut harus melayaninya, karena pegawai tersebut, digaji oleh rakyat.

 

Agung Kuswantoro, dosen mata pendidikan admnistrasi FE Unnes, email agungbinmadik@gmail.com

Mengenal Administrasi

Saat memasuki semester dua, Saya memilih prodi pendidikan Administrasi Perkantoran (AP), Saya berpendapat, bahwa lulusan AP mengantarkan Saya untuk ahli dibidang manajemen. Saya menyadari kelemahan diri saya, yaitu kurang cepat dalam matematika (menghitung), sehingga tidak memilih prodi akuntansi.
Namun demikian, orang memilih prodi AP tidak berarti lemah dalam “menghitung” atau orang yang tidak pandai. Justru, orang yang memilih prodi AP dididik untuk menjadi orang besar. Hal itu saya ketahui setelah lulus dari prodi tersebut.
Dari cerita di atas, bahwa selama perkuliahan saya lebih asyik dengan materi-materi yang disajikan di prodi itu. Mata kuliah yang ada di kurikulum AP itu unik, karena tidak semua mata kuliah tersebut, didapatkan pada prodi lain, seperti, stenografi, mengetik, manajemen perkantoran, kearsipan, humas (hubungan masyarakat), kesekretariatan, aplikasi perkantoran, dan lainnya.
Beberapa orang menilai bahwa prodi ini menghasilkan pekerja Tata Usaha (TU). Dimana tugas-tugasnya diantaranya mengetik, menulis dan mengantarkan surat, menggandakan dokumen, menyimpan arsip, mengecap atau menyetempel, membuat laporan, dan lainnya. Pekerjaan-pekerjaan di atas disebut dengan clarical work. Pekerjaan tersebut bersifat rutin, tanpa adanya konsep atau gagasan (idea). Jika ada orang yang berpendapat, sebagaimana di atas, maka menurut saya kurang tepat. Karena pekerjaan-pekerjaan tersebut merupakan sebagian kecil dari administrasi.
Administrasi adalah kegiatan yang melibatkan sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan. Di mana, dalam mencapai tujuan dibutuhkan beberapa personal, finansial, komunikasi, koordinasi, penjadwalan kegiatan, publikasi, dan lainnya. Dengan demikian, clarical work, adalah satu bagian terkecil dari unsur administrasi, yaitu tata usaha.
Setelah mempelajari ilmu administrasi diharapkan menjadi seseorang untuk bercita-cita besar, seperti masalah kenegaraan. Kita mengenal menteri sekretaris Negara (mensesneg), pakar tata negara, peneliti administrasi negara, humas di perusahaan besar, dan lainnya. Itu semua adalah outcome ilmu administrasi. Ilmu administrasi yang dipelajari di prodi AP adalah bersifat pendidikan, maka lulusannya diharapkan menjadi guru administrasi perkantoran. Kelak, ia menjagar di SMK. Hal itulah yang menjadikan perbedaan orang mempelajari ilmu administrasi dibidang murni (science) dan pendidikan.
Sekarang, mengapa Saudara masuk di prodi pendidikan administrai perkantoran? Berilah alasannya. Jika sudah mengetahui outcome mempelajari ilmu administrasi, apa yang saudara lakukan? Apakah Saudara menyesal? Mengapa? Apa yang Saudara lakukan setelah mengetahui hal tersebut?
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di atas dan didiskusikan dengan teman-Saudara. Tulislah jawaban tersebut di kertas.

Agung Kuswantoro, pengajar pendidikan administrasi perkantoran FE Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com

Humas dan Administrasi

 

Oleh Agung Kuswantoro

Apa kaitan hubungan masyarakat (humas) dengan administrasi? Terlebih dengan pendidikan administrasi perkantoran? Hal itulah yang menjadi pertanyaan awal saya, sebagai pengampu mata kuliah humas. Mengapa? Karena, secara kurikulum, mata kuliah tersebut muncul pada prodi pendidikan administrasi perkantoran S1 dan manajemen perkantoran D3.

Berdasarkan pengamatan penulis, mata kuliah tersebut muncul pada jurusan murni, yaitu komunikasi. Bahkan, dijadikan nama prodi. Sebagaimana di Universitas Negeri ternama di Bandung dan Semarang, terdapat jurusan komunikasi dengan prodi humas.

Namun, mengapa hal ini tidak terjadi di jurusan pendidikan ekonomi, Unnes? Bahkan mata kuliah tersebut, bukan mata kuliah bersyarat. Artinya mahasiswa diperbolehkan mengambil mata kuliah tersebut tanpa ada suatu syarat apapun.

Setelah saya mencoba merenung dan membaca beberapa literatur, akhirnya saya memiliki jawaban dari dari pertanyaan di atas.

 

Unsur Administrasi

Kaitan antara humas dengan administrasi adalah humas merupakan unsur administrasi. Unsur administrasi terdiri dari delapan yaitu manajemen, organisasi, komunikasi, tata usaha, perbekalan, hubungan masyarakat, keuangan, dan kepegawaian.

Unsur mengandung arti bagian dari suatu kebulatan. Ketidakadaan satu dari delapan unsur administrasi, bukan berarti administrasi itu hilang. Artinya, masih ada tujuh unsur lain yang ada di administrasi. (Westra, P, dkk).

Dengan demikian, humas merupakan bagian dari administrasi. Oleh karenanya, dalam mendefinisikan humas pun harus dengan pendekatan administrasi. Faktor administrasi yaitu sekelompok orang, bekerja sama, dan mencapai tujuan. Apa kegiatan penataan humas? Pastinya berkaitan dengan hubungan timbal balik antara lembaga dengan masyarakat.

Berdasarkan hal di atas, maka humas dilakukan oleh sekelompok orang, adanya kerja sama antara lembaga dengan masyarakat, anggota lembaga dengan anggota lainnya, dan tercapainya tujuan organinasi melalui hubungan baik dengan masyarakat.

 

Makna Humas

Humas singkatan dari hubungan masyarakat. Istilah tersebut, merupakan adopsi bahasa Inggris dari kata Public Relations (PR). Saya kurang sepakat dengan pengistilahan PR menjadi humas. Public secara kamus bahasa Inggris memiliki makna umum, sedangkan relations memiliki makna hubungan. Bila digabung kedua kata tersebut, adalah hubungan umum. Padahal, masyarakat dalam bahasa Inggris, diistilahkan dengan kata society. Kedua kata digabungkan menjadi society public. Oleh karenya, saya tidak sependapat istilah bahasa Inggris yang di-Indonesia-kan atau sebaliknya, istilah bahasa Indonesia yang di-Inggris-kan. Dengan cara seperti itu, kita akan lebih menghargai bahasa bangsa Negara kita.

Menurut Cutlip dkk (2006 – 6) public relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.

Lattimore, Dan dkk (2010 – 4) berpendapat public relations adalah fungsi kepemimpinan dan manajemen yang membantu pencapaian tujuan organisasi, mendefinisikan filosofi, dan memfasilitasi perubahan organisasi.

Olusegun (2006: 2-3) mendefinisikan humas adalah upaya yang disengaja dan berkelanjutan untuk membangun dan memelihara saling pengertian antara organisasi dan publik-publiknya.

Dari ketiga pendapat di atas, penulis mendefinisikan humas yaitu fungsi manajemen untuk membangun dan memelihara hubungan yang sinergi antara organisasi dengan anggotanya, antara organisasi dengan publik, untuk mencapai tujuannya.

Kebanyakan literatur mengkaji humas pada praktek di perusahaan atau industri. Sehingga, humas identik dengan periklanan, pemasaran, dan jurnalisme. Padahal, ketiga istilah tersebut berbeda.

Periklanan, biasanya tempat dan waktu dibayarkan pada sebuah media. Periklanan bersifat komersial secara ekslusif di televisi, surat kabar, radio, majalah dan internet. Sedangkan humas memaparkan aspek publisitas atau cerita (story), tanpa harus dibayar pada kolom berita sebuah media.

Pemasaran merupakan fungsi penjualan dan distribusi dengan publik utamanya adalah pelanggan, pengecer, dan distributor. Humas berhadapan dengan masyarakat yang memiliki kepentingan berbeda-beda. Terkadang, bertentangan dengan humas. Publik dari humas selain masyarakat adalah media, karyawan, pimpinan, pemerintah, investor, dan lainnya.

Jurnalis tidak mewakili organisasi terkait dengan artikel yang mereka tulis. Humas mewakili organisasi dalam mengemas ide dan menyampaikan fakta. Jurnalis dilatih menulis berita di media. Humas menguasai dasar-dasar menulis, desain grafis, aturan jurnalis untuk semua media (Lattimore, dan, et al. 2010 : 8 – 11)

 

Tugas

  1. Carilah dua definisi humas dari para ahli atau kamus. Kemudian, buatlah definisi humas menurut Saudara!
  2. Buatlah tabel perbedaan antara humas dengan periklanan, pemasaran, dan jurnalis!
  3. Berilah contoh dari perbedaan masing-masing tersebut! (humas dengan periklanan, pemasaran, dan jurnalis)

 

Agung Kuswantoro, pengajar pendidikan administrasi perkantoran FE Unnes, email agungbinmadik@gmail.com

Sumber :

Lattimore, Dan, et.al. 2010. Publik Relation: Profesi dan Praktek. Jakarta: Salemba Humanika (Terjemahan)

 

Olusegun. OW. 2006. Principles and Practice of Public Relations. Lagos: National Open University of Nigeria.

 

Previous Older Entries

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.