Dialog dengan Diri

Saat membaca bab 2 buku Quantum Writing karya Hernowo (2016), Bab ini tentang perjalanan menjelajah diri: menulis bagi diri sendiri. Penulis memberikan tips yang sederhana kepada pembaca agar menuliskan tentang diri sendiri. Pembaca ingin menjadi seorang penulis, jangan takut dan grogi.

Jika, takut mengenai apa yang akan ditulis. Tulislah tentang diri sendiri. Ajaklah dialog diri kita. Maunya apa? Misal, saat ini ingin makan. Tulislah tentang keinginan makan. Mulai dari kapan makan? Dimana makannya? Dengan siapa makannya? Lauknya apa? Taksiran biaya makannya berapa? Dan pertanyaan lainnya.

Setelah ajak dialog, tulislah jawaban-jawaban di atas. Sudahlah, tulis aja. Jangan pusing, mikir kosa kata atau membuat rangkaian kalimat yang efektif. Tulis yang ada dibenak pikiran. Ikuti diri sendiri maunya kemana. Atau maunya makan apa. Sudah gitu aja.

Dengan sendirinya, kita akan belajar menulis. Pikiran kita akan terurai melalui menulis. Kita mampu menjabarkan dari aktivitas sederhana tadi. Kemudian, dirinci melalui kata-kata dan kalimat. Kita telah sedikit mengajak dialog diri kita sendiri.

Latihan sederhana seperti di atas sangatlah mudah. Kuncinya niat dan tidak takut. Niat mengajak diri sendiri untuk berdialog dan menulisnya. Tidak takut akan hasil tulisan, karena bercerita mengenai diri sendiri.

Menulislah, agar Anda mampu mengurai pikiran. Menulislah, untuk Anda merinci kegiatan yang masih belum terperinci. Menulislah, agar Anda lepas dari penat permasalahan. Menulislah, agar Anda menemukan diri sendiri. Cobalah, cobalah, dan cobalah.

Semarang, 12 Januari 2017

Korespondesi Bahasa Indonesia 2016

Berikut nama mahasiswa yang belajar bersama saya
Kamis, Jam 10
1. Ana Rahmawati
2. Ira Rizki
3. Almira Fadila
4. Fiki Andriani
5. Khusnul Chotimah

Kamis, jam 13.00
1. Arini Fitria U
2. Dwi Berliana
3. Noor Jannatun
4. Fauzan Prambodo
5. Fela Ayu F.
6. Yunita Dwi A
7. Ima Dwi K
8. Adi Rian
9. Fuad Bawzi
Santai saja, kita belajar bersama, Kok!
Tolong ke meja saya, janjian dulu. Silakan, kontak saya. Terimakasih

Semarang, 9 Januari 2017

Merancang Record Center Fakultas Ekonomi UNNES

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd
Fakultas Ekonomi UNNES, agungbinmadik@mail.unnes.ac.id
Keberadaan arsip di suatu lembaga sangat penting, sehingga perlu manajemen yang apik dalam pengelolaannya. Fakultas Ekonomi UNNES dalam mewujudkan inovasi konservasi salah satunya dengan penataan arsip. Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang record center di Fakultas Ekonomi UNNES? Penelitian ini bertujuan untuk merancang rocord center di Fakultas Ekonomi UNNES. Pendekatan yang digunakan dalam peneltian ini adalah pendekatan kualitatif deskripsi melalui observasi dan wawancara. Selain itu juga dilakukan Focus Group Discussion. Hasilnya adalah Fakultas Ekonomi UNNES membuat pola klasifikasi kearsipan dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah. Selain itu, Fakultas Ekonomi juga memiliki tata naskah dinas yang khusus digunakan di lingkungannya yang terdiri dari empat jurusan. Saran dalam penelitian ini adalah perlunya koordinasi antar subunit kerja ke unit kerja (Fakultas) dalam serah terima arsip.
Kata kunci : Record Center Fakutas Ekonomi UNNES
PENDAHULUAN
Jika mendengar perkataan arsip, seringkali pegawai membayangkan tumpukan kertas atau berbagai dokumen. lainnya yang penuh dengan debu dan kotor. Dimana arsip tersebut disimpan dalam ruangan yang penuh sesak, berantakan, dan pegawainya sudah tua serta tidak terdidik. Pandangan seperti ini seringkali menghambat perkembangan kearsipan pada setiap organisasi. Apalagi para pegawai kearsipan tidak diberikan keleluasaan untuk mengembangkan pengelolaan kearsipan dan kurang mendapat perhatian dari segi pendanaan. Apabila hal ini tidak diperhatikan, terutama dalam memasuki era informasi, maka suatu organisasi akan sulit berkembang. Arsip bukan hanya berupa kumpulan kertas dan dokumen saja, tetapi lebih dari itu, arsip memiliki arti dan peranan yang besar dalam organisasi. Sebuah arsip bukan hanya kertas (dalam arti sebagai fisik), akan tetapi yang lebih penting adalah bagaimana kertas itu dapat memberikan informasi. Setiap kejadian atau peristiwa yang terjadi dapat direkam pada arsip.
Setiap pimpinan dalam kehidupan sehari-hari selalu dihadap¬kan dengan berbagai masalah yang menuntut penanganan dan pemecahan yang tepat serta dapat diterapkan. Setiap tugas-tugas yang dilakukan tersebut harus dilaksanakan dengan penuh pertimbangan dan perhitungan-perhitungan yang akurat. Agar pertimbangan dan perhitungan itu akurat maka sangat diperlukan informasi atau keterangan-keterangan yang dapat dijadikan sebagai bahan dalam menentukan keputusan atau kebijaksanaan. Informasi atau keterangan-keterangan ini dapat ditemukan/diperoleh dari berbagai dokumen yang disebut dengan arsip.
Arsip merupakan salah satu aset yang sangat berharga, yang dimiliki oleh organisasi. Sebelum manusia mengenal komputer, pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional (classical archiving). Saat ini di negara-negara maju sudah banyak yang mengadopsi teknologi informasi untuk mengelola arsip secara digital. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan profesional demi kemajuan organisasi. Tentu saja hal tersebut harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya.

Odgers dalam Priansa dan Garnida (2013) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman dalam Badri (2007) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.
Choiriyah (2007:5) menyatakan bahwa dalam istilah bahasa Indonesia, arsip terkadang disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Berdasarkan pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Namun sekarang ini lingkup arsip lebih luas mencakup audio, visual, dan audio visual. Lebih lanjut lagi dalam organisasi publik, Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I Pasal 1 menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam, berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyara¬katan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasya¬rakat, berbangsa, dan bemegara.
Kearsipan merupakan aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan arsip atau administrasi arsip. Sedarmayanti (2003:55) menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Lebih lanjut Komarudin (1993:191) menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses penyu¬sunan dan penyimpanan warkat asli, atau copynya (salinannya) sehingga dengan cara itu, warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.
Arsip dinamis (records/dokumen dalam buku ini selanjutnya akan digunakan istilah dokumen) merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Kearsipan bagi organisasi merupakan penunjang bagi kelancaran kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perjalanan organisasi dapat dilihat dari data-data/arsip yang tersimpan. Oleh karena itu, kearsipan yang baik harus dilaksanakan. Fungsi kearsipan yaitu alat penyimpanan warkat; alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi; alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan; alat perekam perjalanan organisasi; mengefektifkan dan mengefisiensikan pekerjaan; alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi; alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data; sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.
Proses terjadinya arsip umumnya melalui beberapa tahap. Pertama, tahap penciptaan dan penerimaan (Creation And Receipt). Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan, formulir, atau gambar. Kedua, tahap distribusi (Distribution). Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak/orang/sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau penyebaran informasi. Caranya bisa. melalui kurir, pos, e-mail, dan sebagainya. Ketiga, tahap penggunaan (Use). Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud, kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan penciptaannya. Tahap Keempat, tahap pemeliharaan (Maintenance). Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahapan ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal masuknya atau menurut masalahnya ataupun susunan lainnya. Kegiatan retrieval atau temu balik mengacu kepada penemuan informasi yang terdapat pada berkas yang diminta. Sedangkan kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari satu ke unit lain. Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses dipindahkan dari unit kerja ke central file. Kelima, tahap pemusnahan (Disposion). Arsip dinamis inaktif yang sudah habis mass simpan dan tidak mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan. Sehingga tidak memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak menimbulkan pemborosan. Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola oleh Unit Kearsipan.
Sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan. Sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor an huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan. Sistem kearsipan yang baik harus sesuai dengan kondisi organisasi, seder¬hana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, akurat. Bagi organisasi yang tidak begitu besar, dapat pula menyeleng¬garakan susunan organisasi kearsipan dengan lebih sederhana dan mudah, dengan tidak mengurangi tugas penyelenggaraan kearsipan yang hemat dan cermat serta praktis.
Dari penjelasan di atas maka permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang record center di Fakultas Ekonomi UNNES? Tulisan ini bertujuan untuk merancang rocord center di Fakultas Ekonomi UNNES.
METODE PENELITIAN
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif dengan observasi dan wawancara. Observasi dilakukan pada unit-unit kerja yang ada di Fakultas Ekonomi yaitu keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, akademik (perkuliahan dan perguruan tinggi), kemahasiswaaan, perencanaan (akuntansi), dan sarana dan prasarana. Wawancara dilakukan dengan kasubbag (Kepala Subbagian) pada masing-masing unit kerja saat bekerja, bahkan dilakukan secara khusus dalam suatu diskusi. Materi yang ditanyakan adalah arsip-arsip yang disimpan di masing-masing unit kerja.
Focus Group Discussion dilakukan dengan dosen pendidikan administrasi perkantoran yang terdiri dari Dr. Ade Rustiana, M.Si, Drs. Marimin, M.Pd, Dra. Nanik Suryani, M. Pd, Drs. Sularso Mulyono, Hengky Pramusinto, S.Pd, M.Pd, Agung Kuswantoro, S.Pd., dan Ismiyati, S. Pd, M. Pd. Mereka mencermati dari setiap permasalahan yang ada di unit kerja Fakultas Ekonomi UNNES.
Berawal dari wawancara terhadap Kasubbag dan observasi di unit kerja masing-masing, kemudian disusun sebuah pola kearsipan dan tata naskah dinas persuratan yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi. Hasilnya berupa Peraturan Dekan mengenai pola klasifikasi dan tata naskah dinas.
Ada ciri khas khusus dari kedua produk tersebut. Pola klasifikasi kearsipan Fakultas Ekonomi UNNES jelas berdasarkan unit kerja Fakultas, bukan Universitas atau lembaga, sehingga pola klasifikasinya ada tujuh yaitu (1) keuangan, (2) kepegawaian, (3) ketatausahaan, (4) akademik (perkuliahan dan perguruan tinggi), (5) kemahasiswaaan, (6) perencanaan (akuntansi), dan (7) sarana dan prasarana. Hal ini berbeda dengan pola klasifikasi yang ada di Universitas dengan jumlah pola klasifikasi sebanyak tiga puluh pola klasifikasi kearsipan. Sedangkan ciri khusus tata naskha Fakultas Ekonomi UNNES adalah alur yang lebih pendek dalam pengelolaan surat masuk dan keluar. Selain itu ada juga, tata naskah yang ada di Fakultas Ekonomi memunculkan kode jurusan yang terdiri dari empat yaitu (1) pendidikan ekonomi, (2) manajemen, (3) akuntansi, dan (4) ekonomi pembangunan.

HASIL PENELITIAN
Fakultas Ekonomi UNNES membuat pola klasifikasi kearsipan dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah. Jenis-jenis pola klasifikasi kearsipan terdiri dari 000. Akuntansi/ Perencanaan; 100. Perkuliahan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi; 200. Kemahasiswaan; 300. Kepegawaian; 400. Sarana dan Prasarana; 500. Ketatausahaan; dan 600. Keuangan.
Ada tujuh pola klasifikasi Fakultas Ekonomi UNNES dengan permasalahan akuntansi diberi kode PR, artinya perencanaan. PR diberi nomor 000, karena yang pertama. Berikut penulisannya 000. PR. AKUNTANSI / PERENCANAAN. Di dalam laci PR terdapat empat guide yaitu 000. Dokumenlakuk (laporan kinerja unit kerja); 010. Hasil audit keuangan; 020. POK (Petunjuk Operasional Kegiatan); 030. RAPA (Rencana Alokasi Pelaksanaan Anggaran); dan 040. Renstra (Rencana Strategis) Fakultas.
Pola klasifikasi perkuliahan diberi kode DT dengan nomor (100. DT. PERKULIAHAN). Dalam folder DT. Perkuliahan terdapat 100. Akreditasi, Ijin pendirian prodi, dan hasil audit akademik. 101. Ijin pendirian prodi. 102. SK hasil akreditasi. 103. Hasil audit akademik. 110. Proposal & laporan penelitian dan pengabdian serta jurnal jurusan mahasiswa dan Dosen. 120. Buku Wisuda dan Pedoman. 130. Akademik 130. Soal UAS dan mid semester. 140. PKL, KKL, PPL (Pendidikan Ekonomi), dan KKN. 150. SK dekan, surat tugas dosen dan tendik. 160. Penjaminan Mutu Fakultas.
Pola klasifikasi kemahasiswaan diberi kode KM dengan nomor (200. KM. KEMAHASISWAAN). Dalam folder KM. Kemahasiswaan terdapat 200. Laporan Beasiswa. 210. Laporan PKM. 220. Pendelagasian lomba. 230. Piala dan sertifikat Prestasi mahasiswa. 240. Proposal dan laporan Kegiatan Mahasiswa. 250. SK Pendamping Mahasiswa
Pola klasifikasi kepegawaian diberi kode KP dengan nomor (300. KP. KEPEGAWAIAN). Dalam folder Kepegawaian terdapat folder 300. Jurusan Pendidikan Ekonomi. 300. Dosen PE Berinisial A-H. 300,0 Ade Rustiana. 300,1 Agung Kuswantoro. 300,2 Ahmad Nurkhin. 300,3 Fahrur Rozi. 300,4 Hanna Netty Purasani 300,5 Harnanik. 300,6 Hengky Pramusinto. 301. Dosen PE Berinisial I-J. 301,0 Inaya Sari Melati. 301,1 Indri Murniawaty. 301,2 Ismiyati. 301,3 Ita Nuryana. 301,4 Jarot Tri Bowo S. 301,5 Joko Widodo. 302. Dosen PE Berinisial K-M. 302,0. Kardiyem. 302,1. Kardoyo 302,2. Kemal Budi Mulyono 302,3. Khasan Setiaji 302,4. Kusumantoro 302,5. Lyna Latifah 302,6. Margunani 302,7. Marimin 302,8. Muhsin. 303. Dosen PE Berinisial N-S 303,0. Nanik Suryani 303,1. Nina Oktarina 303,2. Nurdian Susilowati 303,3. Partono Thomas 303,4. Raeni 303,5. Ratieh Widhiastuti 303,6. Rediana Setiyani 303,7. Sandy Arief 303,8. Syamsu Hadi. 304. Dosen PE Berinisial T-Y. 304,0. Tusyanah 304,1. Widiyanto. 304,2. Wisudani Rahmaningtyas. 304,3. Wulan Suci Rachmadani. 304,4. Yustina Sri Aminah/
310. Jurusan Manajemen. 310. Dosen MAN Berinisial A-E. 310,0. Achmad Slamet. 310,1. Andhi Wijayanto. 310,2. Anindya Ardiansari. 310,3. Arief Yulianto. 310,4. Bayu Wiratama. 310,5. Desti Ranihusna. 310,6. Dorojatun Prihandono. 310,7. Dwi Cahyaningdyah. 310,8. Endah Prapti Lestari. 310,9. Endang Sutrasmawati. 311. Dosen MAN Berinisial I-R. 311,0. Ida Maftukhah. 311,1. Idie Widigdo 311,2. Ketut Sudarma. 311,3. Kris Brantas Abiprayu. 311,4. Made Virma Permana.311,5. Moh Khoiruddin. 311,6. Murwatiningsih. 311,7. Nury Ariani W. 311,8. Palupiningdyah. 311,9. Rini Setyo Witiastuti. 312. Dosen MAN Berinisial I-R. 312,0. S. Martono. 312,1. Siti Ridloah. 312,2. Sri Wartini. 312,3.Vini Wiratno Putri. 312,4. Vitradesie Noekent. 312,5. Wahyono. 320. Jurusan Ekonomi Pembangunan. 320. Dosen EP Berinisial A-L. 320,0. Amin Pujiati. 320,1. Andryan Setyadharma. 320,2. Avi Budi Setiawan. 320,3. Bambang Prishardoyo. 320,4. Deky Aji Suseno. 320,5. Dyah Maya Nihayah. 320,6. Etty Susilowati. 320,7. Fafurida. 320,8. Karsinah. 320,9. Lesta Karolina Br.S.
321. Dosen EP Berinisial N-S. 321,0. Nurjanah Rahayu K. 321,1. Paiman Eko Prasetyo. 321,2. Phany Inneke Putri. 321,3. Prasetyo Ari Bowo. 321,4. Rusdarti. 321,5. Shanty Oktavilia. 321,6. Sri Utami. 321,7. Sucihatiningsih Dian WP. 322. Dosen EP Berinisial N-S. 322,0. Wijang Sakitri. 322,1. Y. Titik Haryati. 322,2. Yozi Aulia Rahman. 330. Jurusan Akuntansi. 330. Dosen AK Berinisial A-F. 330,0. Agung Yulianto. 330,1. Agus Wahyudin. 330,2. Amir Mahmud. 330,3. Asrori. 330,4. Badingatus Solikhah. 330,5. Bestari Dwi Handayani. 330,6. Dhini Suryandari. 330,7. Fachrurrozie.
331. Dosen AK Berinisial H-L. 331,0. Hasan Mukhibad. 331,1. Henny Murtini. 331,2. Heri Yanto. 331,3. Indah Anisykurlillah. 331,4. Indah Fajarini S.W. 331,5. Kiswanto. 331,6. Kusmuriyanto. 331,7. Kuat Waluyo Jati. 331,8. Linda Agustina. 332. Dosen AK Berinisial M-T. 332,0. Maylia Pramono Sari. 332,1. Muhammad Khafid. 332,2. Nanik Sri Utaminingsih. 332,3. Niswah Baroroh. 332,4. Prabowo Yudo J. 332,5. Retnoningrum Hidayah. 332,6. Sukirman. 332,7. Trisni Suryarini.
340. Dosen Pensiun. 340,0. Sri Kustini. 340,1. Subowo. 340,2. Subkhan. 340,3. Sugiarto. 340,4. Sukardi Ikhsan. 340,5. Sularso Mulyono. 340,6. S.T. Sunarto. 340,7. Tarsis Tarmudji
350. Tenaga Akademik dan Kemahasiswaan. 350. Tenaga Akademik dan Kemahasiswaan Berinisial A-R. 350,0. Agung Hery Priambodo. 350,1. Amalia Rahmadhani. 350,2. Eka Dani Rahmawati. 350,3. Dwi Setyo Budi. 350,4. Hayat Widodo A. 350,5. Joko Hendro Wisnubroto. 350,6. Mayasari. 351,7. Mochamad Rois, B.Sc. 350,8. Rini Widiastuti
351. Tenaga Akademik dan Kemahasiswaan Berinisial S-W. 351,0. Sriyono. 351,1. Sunarna Hendra Handaka. 351,2. Suyitno. 351,3. Wiwik Widayati
360. Tenaga Umum dan Kepegawaian (Umpeg). 360,0. Ari Nuryanto. 360,1. Djoko Legowo. 360,2. Djumirah. 360,3. Lusiana. 360,4. Murningsih. 360,5. Nur Rokhman. 360,6. Puguh Tri Wicaksono. 360,7. Sarwitri Haryanto. 360,8. Sri Wahyuningsih. 360,9. Zaenus Sholeh.
370. Tenaga Keuangan dan Akuntansi. 370. Tenaga Keuangan. 370,0. Arbain. 370,1. Istianingsih. 370,2. Sukamtono. 370,3. Wuri Ernawanti. 371. Tenaga Akuntansi. 371,0. Evita Septiana Tyas Utami. 371,1. Ismawati. 371,2. Yuliana Mawarti
380. Tenaga Parkir, Kebersihan, dan driver. 380. Tenaga Parkir. 380,0. Subaidi. 380,1. Tarmudjiono. 381. Tenaga Kebersihan. 381,0. Dwi Murdiyanto. 381,1. Khoirul Anwar. 381,2. Nur Faidah. 381,3. Nur Kholifah. 381,4. Sapari. 381,5. Sholihin. 381,6. Sukari. 381,7. Sumino. 381,8. Suparmi. 381,9. Suratno. 382. Tenaga Driver. 382,0. Bambang Isbiyanto
Pola klasifikasi Sarana dan Prasarana diberi kode SP dengan nomor (400. SP. SARANA dan PRASARANA). Dalam folder Sarana dan Prasarana terdapat 400. Berita acara hasil stock opname barang persediaan. 401. Data asset (Simak/ Sistem Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara). 402. Data gedung. 403. Data ruang. 404. Denah. 405. Dokumen persediaan ATK. 406. Dokumen persediaan alat rumah tangga. 407. Formulir pemakaian persediaan lembar kedua dan ketiga. 408. Surat peminjaman barang milik Negara. 410. Pemeliharaan. 410. Pemeliharaan AC. 411. Pemeliharaan air. 412. Pemeliharaan listrik/ genset. 413. Pemeliharaan mobil dinas. 414. Pemeliharaan telpon
Pola klasifikasi Ketatausahaan diberi kode TU dengan nomor (500. DT. PERKULIAHAN). Dalam folder TU. Ketatausahaan. Terdapat 500. Dokumen surat masuk. 510. Dokumen surat keluar.
Pola klasifikasi perkuliahan diberi kode KU dengan nomor (600. KU. KU. KEUANGAN). Dalam folder keuangan terdapat 600 BKK. 610. Copy cek. 620. Daftar penerima/ SPJ. 630. Dokumen SPJ dan keuangan tiap kegiatan yang diurutkan sesuai nomor SPP. 640. Proposal Laporan kegiatan. 640. Gugus. 640,0. Gugus penjamin mutu. 640,1. Gugus Pengembangan Sumber Daya Manusia. 640,2. Gugus Pengembang Jurnal Dinamika Manajemen. 640,3. Gugus Pengembang Jurnal Ekonomi dan Kebijakan. 640,4. Gugus Pengembang Jurnal Akuntansi. 640,5. Gugus Sosial dan Masyarakat. 640,6. Media dan Informasi. 640,7. Penelitian dan pengabdian. 640,8. Praktek Kerja Lapangan. 641. Jurusan. 641,0. Jurusan Pendidikan Ekonomi. 641,1. Jurusan Manajemen. 641,2. Jurusan Akuntansi. 641,3. Jurusan Ekonomi Pembangunan
642. Kegiatan Fakultas (wisuda dan pelatihan tenaga kependidikan). 650. Rincian/ daftar usulan. 660. SPe, SPK/ Ringkasan kontrak, SPTB, SPUM/ SP2D, dan SSP/ copy SSP.
660. Spe. 661. SPK/ Ringkasan kontrak. 662. SPTB. 663. SPUM/ SP2D. 664. SSP/ copy SSP
670. SuratPermintaan Pembayaran (SPP). 680. Surat permohonan bantuan dosen mengikuti seminar, workshop, konferens (call for paper), dan lainnya. 680. Seminar. 681. Workshop. 682. Konferens (call for paper). 683. Lainnya.
Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
Naskah dinas merupakan surat resmi yang digunakan pada instansi pemerintah, berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah. Naskah dinas terdiri atas bagian- bagian yaitu (1) Kepala naskah dinas. Bentuk kepala naskah dinas perguruan tinggi negeri, dicantumkan lambang perguruan tinggi yang bersangkutan sesuai dengan yang ditetapkan dalam statuta, nama kementerian, nama perguruan tinggi, alamat, dan garis penutup; (2) Lambang universitas dicetak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2011 tentang Statuta Universitas Negeri Semarang dan dicetak berwarna atau hitam putih dengan ukuran tinggi 3 cm dan lebar 3cm; (3) Nama Kementerian dicetak pada baris pertama, Fakultas dicetak pada baris kedua, Jurusan dicetak pada baris ketiga, dan masing-masing dicetak dengan huruf kapital; (4) Nama unit Fakultas dicetak lebih tebal daripada nama kementerian; (5) Nama fakultas dicetak di bawah nama Universitas Negeri Semarang dengan huruf kapital; (6) Alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada;
(7) Kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal. Jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm. Penulisan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 16, unit organisasi atau Fakultas menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, dan alamat menggunakan huruf Times New Roman ukuran12. Bentuk kepala naskah dinas di Universitas Negeri Semarang dicontohkan seperti tercantum di bawah ini:
Contoh Kepala Naskah Dinas Fakultas Ekonomi Unnes
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
FAKULTAS EKONOMI
Gedung C-6 Lantai 1, Kampus Sekaran Gunungpati, Semarang
Telp./Fax : (024) 8508015, email : feunnes@gmail.com

Kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal. Jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm. Penulisan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, unit organisasi atau Fakultas atau jurusan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, dan alamat menggunakan huruf Times New Roman ukuran12. Kertas yang digunakan untuk tata naskah dinas yaitu kertas ukuran A4. Bentuk kepala naskah dinas di Universitas Negeri Semarang dicontohkan seperti tercantum di bawah ini:
Contoh Kepala Naskah Dinas di Jurusan (untuk internal)

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
Gedung C-6 Lantai 1, Kampus Sekaran Gunungpati, Semarang
Telp./Fax : (024) 8508015, email : feunnes@gmail.com

PENUTUP
Simpulan dalam penelitian ini adalah Fakultas Ekonomi UNNES memiliki pola klasifikasi kearsipan dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah yang berjumlah tujuh yaitu 000. Akuntansi/ Perencanaan; 100. Perkuliahan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi; 200. Kemahasiswaan; 300. Kepegawaian; 400. Sarana dan Prasarana; 500. Ketatausahaan; dan 600. Keuangan. Selain itu, Fakultas Ekonomi juga memiliki tata naskah dinas yang khusus digunakan di lingkungannya yang terdiri dari empat jurusan. Saran dalam penelitian ini adalah perlunya koordinasi antar sub unit ke unit kearsipan (record center) dalam serah terima arsip karena ada dari beberapa dalam menyerahkan arsip tanpa ada identifikasi arsip yang akan diserahkan ke record center. Dalam hal ini juga perlu dukungan pimpinan untuk melaksanakan penataan arsip di record center Fakultas Ekonomi UNNES.

DAFTAR PUSTAKA

Badri, Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran: Jakarta
Choiriyah. N. 2007. Manajemen Kearsipan Online. http://www.smk2pasundan –sukabumi-perkantoran-makalah-kearsipan. Didownload tanggal 1 September 2016.
Komaruddin. 1993. Manajemen Kantor:Teori dan Praktek. Bandung: Sinar Baru.
Priansa.J.D. dan Garnida. A. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.
Sedarmayanti. 2003. Data Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Jaya.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

TRAINING OF ELECTRONIC ARCHIEVING (E-ARCHIVES) BASED ON INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT) AS A CONSERVATION EFFORT (PAPERLESS) FOR ADMINISTRATION OFFICES MPGP TEACHER IN SEMARANG CITY

Agung Kuswantoro, S. Pd, M.Pd
Email : agungbinmadik@mail.unnes.ac.id
Abstract

Archives are authentic source public information services, therefore, its arrangement in an organization or institution must be systematic and effective. All along, file management has been done manually making people get difficulties to access it publicly. Therefore, archival management based on Information and Communication Technology (ICT) is needed. Archiving study in Vacation High Schools has been manually including writing the identity of the archive into a diary, book expedition, control cards, and cards and loans archive. Thereupon, it is considered necessary to use electronic system that is more practical, effective and efficient, one which is with a system of electronic filing (e-archive) based on Microsoft Access. Database given during this Public Service Activity is required in the system database file storage that includes an agenda book, book expedition, control cards, and credit cards and archives. The conclusions of this devotion is that office administration teachers are able to apply the concept of e-archive theoretically and practically using a computer through the Access program including opening, operating the e-archive menu, and implementing e-archive in accordance with records management that has been determined in the program. Suggestions in this devotion is that office administration teachers in Semarang should improve their skills in operating computer, especially of Access as e-archive is closely related to the program.

Keywords: E-archive, Paperless, Office administration education teachers

INTRODUCTION
Archives have an important value in the viability of organizations both governmental and private organization. Its advantages comprises information providing used in decision-making, evidence-giving, and tool-utilization of accountability. Furthermore, it can also be used as an instrument of bureaucratic transparency.
Being managed optimally, archives can be very advantageous, otherwise it can also cause problems. Piles of archives without classification will only fill-up the office room, which surely disrupt organization activities and performance. The difficulty in finding any archives will influence decision-making and complicate the law process as well as accountability.
Governmental and non-governmental organizations do not give full attention to the problem of archiving. A lot of people do not even understand its values and advantages for their daily life nor for the organization do they belong to. Many of them assume that archives are merely not useful and valuable.
Every organization activity always involves administration process as a part of their liability. Without this process, the organization cannot achieve their visions and missions effectively.
In order to arrange archives, there are some aspects that should be considered; 1) an effective managing system of archive, 2) an implementation of the system effectively and efficiently, and 3) a sharp and continuous evaluation of the system implementation. These three aspects can be implemented with human resources, finance and infrastructure support.
The classical archival system is done by saving it in filling cabinet and recording the data in a book, however, this system is considered with disadvantages as it is inefficient and ineffective in space, time, and cost. The ineffectiveness of space is in term of providing filling cabinet, file folder, shelf and other equipment. The ineffectiveness of time is in term of wasting time searching unregulated documents that it would spend cost ineffectively to purchase maintenance.
Along with the development of communication and information technology, archival system is designed for computer-based storage or file. This system has advantages in its simple design that saves more time. File management in a computer arranges as how manual archive is ordered. For example, alphabetical system in computer with file is made by creating folders inside the data. If we make folder A, then inside folder A there would be Aa, Ab, Ac, Ad, Ae, Af, Ag, Ah and so on. If we make area-based folder, the first folder would be province of which the inside is city, then sub-district and village. For example, there is Central Java folder that contains Semarang folder. Inside Semarang folder, there is East Semarang, West Semarang, South Semarang and North Semarang. Inside South Semarang folder there are Sekaran and Banaran folder, etc. The same system is also applied to other kinds of archive. The most important thing is the arrangement from the widest or largest range to the smallest folder creation, general to specific folder, folder to map, etc.
The computer program was developed as php, MySQL, Delphi, buy-software archives, open internet with open source, and more. In general, this program has many advantages compared to file-based computer system as the program has been arranged and designed in accordance with a data base specifically so that the application is complicated to be learned by people generally. If the software is there, the price will be expensive and not affordable.
Therefore, it requires a cheap software or even free. According to the official team, the software that supports this program is Access as a program for designing databases. The database created is a system of incoming mail, outgoing mail, archive storage, control cards, diary entry, agenda books, and expedition books. At the core, this system is only used for storing the database files not the physical archives.
This system is cheap compared to other archival system applications and free because it belongs to Microsoft Office. The stages access-based archival system is to identify the needs, determine the archival system used, archive documents into files, documents maintenance, document security, documents exclusion, and documents decimation.
Every organization needs accurate information to achieve its goals, including the old data (archives) because it contains important values to the organization. Likewise, the teachers of office administration education need to understand e archives, as the deepening of the material in the Manual archives learning, as it pertains to the demands of technological progress and information, so that the teachers of office administration education have to master e archives. In the management of archives, archives are not only saved but needed the arrangements storage procedures as to ease recovering it (finding). It means that the archives should be recovered easily and quickly if needed as information material.
Based on the above description, the formulation of the existing problems in MGMP teachers of office administration education in Semarang city, namely the need for training of archives electronic storage (e archives) based on Information and Communication Technology (ICT) as conservation efforts (paperless).
The purpose of this research is to provide electronic archive training (e archives) based on Information and Communication Technology (ICT) as conservation efforts (paperless) on MPGP teachers of office administration education in Semarang city.
The benefits of this research is to provide a positive contribution to MGMP teachers of office administration education on archives management, implement the Information Technology using the Microsoft Access program, and instill the value of conservation in the form of paperless in archives management.
The term archive that is often heard, written, and spoken is a term that has many meanings. On the one hand, archive means a message, which is saved in the form of letters, bills, statistics, films, tapes, Compact Disk (CD) etc. On the other hand, archive also means a place to keep notes, documents, or evidence of activities that have been implemented. It was revealed in “The National Archives” that stored the archives including the text of the proclamation, Roem-Ruijen treaty, the text of Indonesia Raya song, and so forth. The term archive discussed above is derived from the Dutch word “Archief” that are hardly pronounced by Indonesian, so it was adopted to “arsip”. People do not know for sure since when the term was adopted into “arsip”, but it can be estimated when the Dutch language was less popular in Indonesia (1950s).
If an archive means a record which is stored as a proof of an organization’s activity, then it is called as “copy.” The term itself is not often used so that most officials did not recognize it. However, it does not mean that the term copy is never used, because up until now there are many people who still use it (Agus Sugiarto and Teguh Wahyono, 2005).
Arhive is a written note, picture, or transcription that contains a certain case or event that is used as a reminder. Record automatically becomes an archive after being processed to complete an organization’s activity. As an archive material, record has 4 functions: informational function; judicial function; historical function; and scientific function (Martono, E, 1990).
Archive can also be broken down into 2 value functions based on whoever used the record. A record is automatically valuable for the organization which created that record itself or the record’s owner (primary value). In addition, a record can also be used by other party outside of the organization that created the record (secondary value). For example, the annual report of an organization can have a primary value because it is useful for the future development for involved organization. Besides useful for the creator organization or record owner, the report can be used by other organization as a source material of information in forming policy for the development of the organization (Sularso, Mulyono, and friends, 2011).
(Zulkifli Amsyah, 1990) arranging archive well, it needs to be grouped in 4 categories. This will help to facilitate the process of sorting in storing or eliminating archive that has already no value.

METHODS OF IMPLEMENTATION
The material in this training is an access-based e-archive. The matters that will be learned are how to open e-archive program and to introduce menu in e-archive management such as agenda book, e-archive search, list of archives loan, organization management, and others. For the methods of implementation, see chart below:

Trainer

Accompanied by the team
To the citizen

Chart of Implementation Activity Stages
The methods of implementation is done through three stages, they are material delivery, e-archive simulation, and presentation evaluation.

RESULTS AND DISCUSSIONS

The result achieved that office administration teachers in Semarang City are able to understand the concept of computer-based e-archive theoretically and practically using Access program. Moreover, there is a team work between office administration teachers in the fields of education and training through community service. They are able to open e-archive, as follows:

Picture of Opening E-Archive
The window appears. Click Sign In as follows:

Picture of E-Archive Homepage

The picture below will appear:

Picture of E-Archive Sign In
In choose username there are two choices: trisna and agung. Choose trisna or agung with password 1. Click Go, as the picture below:

Picture of E-Archive Sign In

After successfully Sign In, the Main Menu will appear in E-Archive system as follows:

Picture of Main Menu

E-Archive has some menus, they are New Archive, Archive Management, Agenda Book, Incoming-outgoing mail, Search Archive, Institute Seeting, About E-Archive, Incoming Mail Recap, Outgoing Mail Recap, Agenda Book Recap, and Borrowing Archive Recap. All menus on Main Menu have their own functions.

The training participants were not yet skilled in operating Access program. Even though the program also included Microsoft Office, teachers of educational administrative offices in Semarang were not quite familiar with it.
E-archives needs a combination of manual and electronic filing in its concept. Therefore, it is necessary to comprehend the concept of manual archive before apprehending E-archive. Most participants understand the concept of records management manual. However, they are poor in electronic operation. Electronics intended in this case is computer operation, thus, they previously need a separate training in the application of computer programs as the participants already understand the basic concepts of E-archives management.
During the E-archive training, there were some teachers who get confused in operating the program, therefore, there was manual instructions needed. Hopefully, after the training is completed, they are able to practice at the school they teach.

CONCLUSIONS
This devotion shows that the administration education teachers are now able to apply the concept of E-archive theoretically and practically using a computer on an Access program by opening, operating the E-archive menu, and implementing E-archive in accordance with records management that has been determined in the program.
The advice in this Public Service Activity is that office administration teachers in Semarang City should improve skills in operating computer, especially of Access, as E-archive is closely related to the program.

BIBLIOGRAPHY
Agus Sugiarto and Teguh Wahyono. 2005. Modern Archive Management from Conventional to Computer-Based. Yogyakarta: Gava Media.
Martono, E, 1990. Filing (Management Record and Filing in Modern Offices, Jakarta. Publisher: Karya Utama.
Sularso Mulyono et al, 2011. Archiving Management. Semarang: Unnes Press.
Zulkifli Amsyah, 1990. Archiving Management. Jakarta. Peneibit: PT Gramedia.

Mengenal Elektronik Arsip Pembelajaran (E Arsip) Pembelajaran

Oleh Agung Kuswantoro
Kata Kunci : Kata Kunci: E-arsip pembelajaran)
Arsip adalah sumber informasi yang autentik dan akuntabel. Arsip diajarkan oleh pendidikan melalui SMK spektrum manajemen bisnis dan Perguruan Tinggi prodi manajemen perkantoran dan Pendidikan Administrasi Perkantoran. Pembelajaran selama ini dengan menggunakan praktek kearsipan secara manual, sehingga perlu ada modivikasi dalam pembelajaran karena tuntutan teknologi informasi. Penulis menemukan model pembelajaran kearsipan secara elektronik yang dinamakan dengan e arsip pembelajaran. Ada enam sistem yang ada dalam abjad, subjek, nomor desimal, nomor terminal digit, wilayah, dan tanggal (kronologis). Tujuan dalam penulisan ini adalah mengetahui kelebihan dan kelemahan e arsip pembelajaran. Pendekatan penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif dengan memberikan angket dan wawancara kepada pengguna e arsip pembelajaran. Kelebihan e arsip ini adalah portabel karena menggunakan microsoft access, sehingga mudah disimpan dan dibawa serta dioperasikan, meskipun disimpan dalam flasdisk. Kelemahannya adalah kecil kapasitas penyimpanannya dan kadang-kadang error dalam pengoperasiannya, sehingga sistem tersebut membutuhkan refress. Saran dalam penelitian ini adalah dibutuhkan pengembangan e arsip pembelajaran untuk mengurangi kekurangan dalam e arsip pembelajaran. Selain itu, pengguna e arsip pembelajaran diharapkan mampu cekatan dalam mengoperasikan aplikasi e arsip pembelajaran.

PENDAHULUAN

Arsip mempunyai peran penting dalam eksistensi organisasi organisasi pemerintah dan swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain yaitu informasi yang terkandung dalam arsip, dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan, alat bukti apabila terjadi masalah, alat pertanggung jawaban manajemen, dan bahan transparansi birokrasi. Arsip akan bernilai bagi organisasi, jika dikelola dengan kaidah pengelolaannya. Sebaliknya, arsip tidak bernilai jika tidak dikelola dengan kaidah pengelolaannya, sehingga menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak bernilai dan tidak adanya pengelolaan kearsipan yang baik, berakibat pada ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, sehingga berpengaruh negatif terhadap kinerja organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan, maka menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan serta susah dalam pertanggungjawabannya.
Permasalahan kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian masyarakat, organisasi pemerintah atau swasta. Banyak orang yang masih (belum) memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari, bagi pribadi maupun bagi organisasi, bahkan sebagian orang menganggap profesi arsiparis sebagai profesi yang rendahan. Setiap kegiatan lembaga tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi, maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip, ada tiga aspek yang harus ditangani secara serius, yaitu sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus berdaya guna, dan dievaluasi secara berkesinambungan. Ketiga aspek tersebut dapat terlaksana, jika didukung oleh sumber daya organisasi.
Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer atau file. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen File dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual (Kuswantoro, 2013:46).. Misal, sistem abjad dalam sistem file, maka menggunakan folder-folder dalam datanya. Folder C dibuat, kemudian dalam folder C ada Ca, Cb, Cc, Cd, Ce, Cf, Cg, Ch, dan seterusnya. Jika sistem wilayah maka dalam data folder yang pertama dibuat adalah propinsi, kota, kecamatan, dan desa. Misal, folder propinsi Jawa Tengah, di dalamnya terdapat folder Pemalang. Di dalam folder Pemalang terdapat folder Pemalang Kota, Moga, atau Bantarbolang. Di dalam folder Pemalang Kota terdapat Pelutan, Kebondalem, dan Mulyoharjo. Yang terpenting adalah pembuatan folder terbesar ke terkecil, umum ke khusus, atau pola deduktif.
E-arsip pembelajaran adalah sistem penyimpanan arsip berbasis komputer, jika dikembangkan melalui internet, maka dapat di-online-kan, sehingga dapat digunakan oleh organisasi atau lembaga yang besar. Prinsip e-arsip berdasarkan pada komputer dan internet (Kuswantoro, 2014:78). Menurut peneliti, komputer sebagai embrio sistem kearsipan berbasis internet. Sebelum mendesain sistem kearsipan berbasis internet, maka harus memahami sistem kearsipan berbasis komputer. Logikanya, dalam mendesain arsip, maka harus memahami teori sistem kearsipan konvensional.
Menurut Saputra (2013) bahwa perkembangan teknologi informasi bermula dari mainframe, personal computer (PC), client/server (LAN), dan internet. Komputer dipakai, karena memiliki kecepatan, ketepatan, daya tampung datanya besar, dan andal (terutama untuk proses yang berulang-ulang). Soebandi (2013) Penggunaan komputer untuk pengelolaan data, pengolahan kata, komunikasi, proses kontrol, dan pengembangan TIK. Pengaruh teknologi informasi dan komunikasi terhadap kearsipan berdampak pada pengelolaan arsip berbasis TIK,
E-arsip dapat dikatakan juga arsip virtual atau arsip maya, karena secara fisiknya tidak ada. Jika dalam arsip konvensional maka fisik arsip menjadi bukti sedangkan jika asrip maya maka fisik arsip berupa direktori file (ppt, doc, xls, abs, jpeg, dan lain-lain). Adapun perbedaan arsip konvensional dengan elektronik sebagai berikut:
Tabel Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik
Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari
arsip yang dibuat secara fisik. Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database
Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip. Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen
Arsip Lembaran-lembaran
surat hard copy Lembaran-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file
gambar/teks.
Sumber : Sugiarto dan Wahyono (2005)

Sugiarto dan Wahyono (2005) mengatakan kabinet virtual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital. Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat yaitu (a) Kode Kabinet : akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan (b) Nama Kabinet : digunakan untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya “Surat Masuk”, “Surat Keluar” dan sebagainya, (c) Fungsi Kabinet : untuk mencatat keterangan fungsi kabinet, (d) Lokasi : untuk mencatat lokasi kabinet.
Map virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan yang memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Beberapa atribut yang dicatat mengenai map virtual tersebut antara lain adalah (a) Kode Map : akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan, (b) Nama Map : digunakan untuk mencatat nama map seperti misalnya “Bagian Keuangan”, “Bagian Pemasaran” dan sebagainya, (c) Lokasi Map, (d) Keterangan.
Lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adakah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power Point dan sebagai¬nya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain adalah (a) Kode Arsip : akan mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan. (b) Nama Arsip : untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan. (c) Klasifikasi : digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya “Penawaran Khusus”, “Rahasia”, dan sebagainya. (d) Tanggal Arsip : untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat. (e) Tanggal Terima : mencatat tanggal arsip tersebut diterima. (f) Pengirim : untuk mencatat pengirim arsip. (g) Penerima : untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip). (h) Gambar : untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada. (i) Lokasi File : untuk mencatat lokasi file di dalam hard disk. (j) Lokasi Fisik : untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Sistem Kearsipan Elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahaan dalam pengelolaan dan manajemen arsip. Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut antara lain adalah mudah dioperasikan, tampilan yang menarik, fasilitas pencarian dokumen, pencatatan lokasi fisik dokumen, fasilitas gambar dan suara, keamanan data, retensi otomatis, laporan kondisi arsip, bisa terhubung dengan jaringan komputer, dan memungkinkan fasilitas OCR.
Dari penjelasan di atas, maka tujuan dalam penulisan ini adalah mengetahui kelebihan dan kelemahan e arsip pembelajaran. Rumusan permasalahannya adalah bagaimana kelebihan dan kelemahan e arsip pembelajaran?

METODE PENELITIAN

Pendekatan penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif dengan memberikan angket dan wawancara kepada pengguna e arsip pembelajaran. Wawancara dilakukan kepada pengguna aplikasi e-arsip pembelajaran yaitu guru dan siswa. Guru dalam hal ini yang tergabung dalam MGMP kabupaten Kudus dan Semarang. Siswa dalam penelitian ini adalah SMK Ky. Ageng Giri Demak. Angket digunakan dalam hal mencari kelemahan dan permasalahan mengenai e-arsip pembelajaran.

HASIL PENELIITAN

Program komputer berkembang seperti php Mysql, delphi, membeli software arsip, membuka internet dengan open source (dropbox, google doc, dan lainnya). Secara umum program ini mempunyai kelebihan dibanding dengan sistem komputer berbasis file, karena program tersebut sudah dirancang dan desain sesuai database yang secara khusus, sehingga harga aplikasi tersebut rumit dipelajari oleh orang umum. Jika ada pun software tersebut, maka harganya mahal, sehingga kebanyakan orang tidak bisa membelinya. Untuk itu, diperlukan sofwore yang murah, bahkan free (gratis). Menurut peneliti, salah satu software yang menunjang program ini yaitu microsoft office access, karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah kartu kendali, buku agenda masuk dan keluar, buku pinjam arsip dan buku ekspedisi. Essensinya, sistem ini membuat database dan menyimpan arsip tersebut dalam database tersebut.
Kemudahan dengan sistem ini adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan gratis karena termasuk dalam microsoft office. Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah mengidentifikasi kebutuhan dan pembuatan masing-masing kebutuhan tersebut yang meliputi kartu kendali, buku agendaris surat masuk dan keluar, buku ekspedisi, dan kartu pinjam arsip. Pembuatannya meliputi table, query (jika diperlukan), form, dan report pada masing-masing kebutuhan. Dengan sistem tersebut, diharapkan pengelolaan kearsipan, tidak hanya sekedar disimpan, tetapi pengaturan prosedur penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali, jika diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat. Kelebihan dengan sistem ini adalah portabel karena menggunakan microsoft access, sehingga mudah disimpan dan dibawa serta dioperasikan, meskipun disimpan dalam flasdisk.
Permasalahan Teknis yang muncul dalam e-arsip pembelajaran yaitu (1) File Tidak Bisa Diedit dan (2) Tidak Dapat Pindah Ke Record (Arsip Sebelum dan selanjutnya). File tidak bisa diedit sering terjadi saat mendapatkan program ini adalah tidak dapat meng-entry file (arsip) yang akan digunakan. Mengapa ini terjadi? Karena file yang disimpan, biasanya dalam CD, sehingga CD tidak mau memasukkan file yang akan disimpan. Oleh karenanya, file sebaiknya dipindahkan terlebih dahulu ke komputer (laptop) yang akan digunakan dalam E Arsip. Berikut tampilan permasalahan tidak dapat pindah ke record (arsip sebelum dan selanjutnya)

Gambar Terjadi Error Pada Manajemen Arsip

Tampilan di atas menunjukkan jika kita mengetik sebelumnya pada posisi data (arsip), maka yang harus dilakukan dengan klik OK, pada dialog You may be at the end of recordset. Tampillah gambar berikut ini:

Gambar Error Pada Macro

Klik Stop All Macro, maka tampilan akan kembali kepada Menu Arsip pada tampilan awal, sebagaimana gambar berikut:

Gambar Manajemen Arsip

Kelemahannya adalah kecil kapasitas penyimpanannya dan kadang-kadang error dalam pengoperasiannya, karena sistem tersebut membutuhkan refress. Demikian juga, permasalahan di atas dapat diatasi dengan cara sering me-refress aplikasi tersebut. oleh karenanya, dibutuhkan penelitian lanjutan dalam pengembangan e arsip pembelajaran untuk mengurangi kekurangan dalam e arsip pembelajaran, karena masih ditemukan beberapa kelemahan dari aplikasi tersebut. Saat penggunaan aplikasi tersebut, pengguna baik guru dan siswa ada yang merasa kesusahan dikarenakan mereka masih belum terbiasa dengan program access dan keterampilan penggunaan komputer yang kurang (bingung dalam mengeporasikan komputer).

PENUTUP
Simpulan dalam penelitian ini adalah kelebihan e-arsip pembelajaran adalah portabel karena menggunakan microsoft access, sehingga mudah disimpan dan dibawa serta dioperasikan, meskipun disimpan dalam flasdisk, dengan demikian harganya relatif murah. Kelemahannya adalah kecil kapasitas penyimpanannya dan kadang-kadang error dalam pengoperasiannya, sehingga aplikasi tersebut membutuhkan refress dalam pengoperasiannya. Selain itu, dalam pengoperasiannya kadang muncul masalah teknis yaitu File Tidak Bisa Diedit dan (2) Tidak Dapat Pindah Ke Record (Arsip Sebelum dan selanjutnya).
Saran dalam penelitian ini adalah dibutuhkan pengembangan e arsip pembelajaran untuk mengurangi kekurangan dalam e arsip pembelajaran. Selain itu, pengguna e arsip pembelajaran diharapkan mampu cekatan dalam mengoperasikan aplikasi e arsip pembelajaran.

DAFTAR PUSTAKA
Kuswantoro, A. 2014. Pendidikan Administrasi Perkantoran berbasis Teknologi Informasi Komputer. Jakarta : Salemba Empat.
Kuswantoro, A. 2013. Modul Pendidikan Administrasi Perkantoran berbasis TIK. Semarang : Unnes.
Saputra, E. I. 2013. Manajemen Arsip Elektronik. Bandung: UPI-ASPAPI Jabar. Materi disampaikan saat workshop media pembelajaran kearsipan elektronik, tanggal 11-12 Oktober 2013.
Sobandi, A 2013. Pengelolaan Arsip Berbasis TIK. Bandung: UPI-ASPAPI Jabar. Materi disampaikan saat workshop media pembelajaran kearsipan elektronik, tanggal 11-12 Oktober 2013.
Mulyono, S. Dkk, 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang : UNNES Press.
Sugiarto, A. dan Wahyono, T. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.

Dhomir TU, NA, LII dan LAA

Oleh Agung Kuswantoro

Hari ini (2/1/2017) masjid terasa sepi, mungkin karena libur tahun baru sehingga mahasiswa hanya satu yang datang, dan tiga warga kampung. Yang aktif ikut kajian dari keempat keempat jamaah tersebut hanya ada dua.

Saya memutuskan untuk belajar yang diinginkan mereka. Pak Selamat–salah satu jamaah–langsung mengambil catatan solawatan doa khatam qur’an yaitu Allahummarkhanannaa bilquran waj ‘al hulii dan seterusnya

Sayalah yang menuliskan catatan tersebut dalam dua versi yaitu tulisan bahasa Arab dan Indonesia. Dia sekarang lagi semangat-semangatnya belajar khatam quran. Setelah hafal solawat nariyah atas catatan yang pernah saya tulis pula.

Beliau bertanya kepada saya, kok ada orang membaca solawat khatam quran dengan kalimat NI, misal KhamNI bilquran waj ‘al hulaNI dan seterusnya. Itu bagaimana? Saya menjawabnya dengan bahasa sederhana karena beliau pun dalam taraf belajar membaca alquran. NI niku kangge awak kito piyambak–itu untuk diri sendiri. Sedangkan NA–niku kangge kito sedoyo–itu untuk kita semua.

Sama halnya dengan jahilNA dan JahilTU. NA itu untuk kita semua. TU untuk kita sendiri.

Jadi doanya, kalau kita baca dengan orang lain atau jamaah dengan menggunakan NA. Namun doa tersebut kalau kita baca sendirian dengan menggunakan NI. Mengapa NA? Karena kita tidak egois. Kita mengajak orang lain larut dalam doa tersebut.

Kasus ini sama seperti waktu kita baca qunut. AllahumahdiNI kalau solat sendiri. AllahumahdiNA kalau solat jamaah. Sembari saya bercerita dengan pak Selamet, disela-sela baca khatam quran.

Setelah selesai saya pulang ke rumah, membuka kitab tasrif. Mohon maaf jika saya keliru dalam menyampaikannya. Dalam bab MADHI AU MUDHORI’ TASORROFA. Menemukan Nasora nasoroo nasoruu. Inilah bab yang saya cari. Bahwa NA itu mutakallim ma’al ghoiru–kurang lebih artinya bersama dengan orang lain–dhomirnya NA. Sedangkan TU itu mutakallim wahdah–kurang lebih artinya– diri sendiri dhomirnya TA. sedangkan untuk LII untuk kepunyaan diri sendiri dan LAA untuk kepunyaan kita bersama.

Kurang lebih seperti itu maknanya secara kaidah. Namun secara kaidah tidak saya sampaikan kepada pak Selamet. Yang ke beliau dengan bahasa yang mudah dan sederhana. Tujuannya agar tetap semangat belajar membaca alquran. Jangan sampai beranggapan belajar alquran itu susah.

Demikian cerita saya di pagi ini. Semoga Allah membimbing pak Selamat, dan jamaah serta kita semua dalam belajar membaca alquran–khususnya doa khatam quran. Amin

Semarang, 2 Januari 2017

Refleksi Kajian Subuh (2):Habis

Oleh Agung Kuswantoro

Syarat kajian subuh adalah harus ada guru dan murid. Siapa gurunya? Imam. Siapa muridnya? Makmum. Imam dalam hal ini adalah saya. Makmumnya adalah mahasiswa dan warga kampung.

Sebagai guru–sebutan imam–saya harus mengetahui karakteristik muridnya. Jika mahasiswa, maka ia siap menerima perubahan. Jika ia warga, maka pelan-pelan dalam memberikan materi. Tepatnya hati-hati dalam penyampaian materi.

Yang menjadi kekuatan saya adalah mahasiswa. Jujur, agak susah mengajak warga untuk mengaji. Padahal kajian ini muncul atas ide salah satu warga, yaitu pak Selamet, yang kemarin sudah saya ceritakan. Namun, tidak menutup alhamdulillah ada warga yang lain ikut mengaji (kadang satu, dua, atau tidak ada sama sekali).

Modal ikut mengaji ini hanya duduk dan mendengarkan selama 7 menit setelah doa solat subuh. Titik itu saja. Alhamdulillah, mahasiswa istiqomah mengikuti. Nah, warga kampung beberapa saja. Bahkan, salam hingga berdoa kemudian langsung pulang.

Dalam hati ya sedih. Namun saya selalu berdoa dan menguatkan diri kepada Allah agar besok di Akhirat, saya jangan disiksa karena tidak mengamalkan ilmu yang sudah saya peroleh di pesantren. Saya akan berusaha menyampaikan walau hanya satu ayat. Saya bisa mengaji, tapi masyarakat sekitar tidak bisa mengaji. Disaat saya membuka pintu untuk mereka belajar mengaji, malah mereka tidak mau duduk dan mendengar. Mohon jangan siksa saya dan keluarga saya. Saya sudah menyampaikan ilmu yang ada dalam diri saya. Bukalah pintu hati mereka. Langgengkan jamaah dan mahasiswa yang sudah ikut kajian.

Itulah doa saya. Semoga Allah memberikan kekuatan kepada saya dan keluarga dalam meng-istiqomah-kan kajian ini. Mudah-mudahan Allah memberikan kesehatan kepada kita semua agar kajian tetap berjalan. Amin

Selesai

Semarang, 31 Desember 2016

Previous Older Entries