PERANAN DIGITAL AUTOMATIC FILLING CABINET (DAFC) DALAM PENEMUAN ARSIP PADA PEMBELAJARAN PRAKTEK KEARSIPAN

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas badan korporasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai  yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka  harus ada menajeman atau pengelolaan arsip  yang baik sejak penciptaan  sampai dengan penyusutan.

Petugas arsip (staff) dalam suatu organisasi memegang peranan sangat penting bagi kegiatan perkantoran. Karena arsip mengandung informasi yang penting bagi keberlangsungan hidup organisasi, terutaman dalam membuat suatu kebijakan, maka kearsipan perlu mendapat perhatian, keamanan dan keutuhan isi arsip dinamis karena arsip dinamis asli yang rusak tidak dapat diperbaiki. Harga arsip dinamis tidak dapat dihitung dengan uang. Misalnya kontrak dagang, tagihan, rencana strategis, atau daftar gaji yang hilang atau musnah akan mengakibatkan tidak teraturnya organisasi tersebut, dimana arsip dinamis ini dapat diklasifikasikan salah satunya menjadi arsip dinamis vital.

Dalam pembelajaran kearsipan yang selama ini digunakan adalah system penyimpanan arsip yang masih manual, yaitu dengan system kartu kendali yang disimpan melalui filling cabinet. Di mana control dalam penyimpanan arsip masih lemah.  Sehingga apabila mahasiswa diminta mencari kembali arsip yang telah disimpan, membutuhkan waktu yang lama. Apalagi kalau jumlah arsip yang disimpan semakin banyak. Padahal penilaian dari mata kuliah praktek kearsipan adalah terampil dalam menemukan arsip dalam waktu yang telah ditentukan. Oleh karena itu waktu berperan sangat penting.

 

 

 

 

 

 

 

Gambar : Filling Cabinet yang masih diberi tempelan tulisan kode agar memudahkan penyimpan dan pencarian kembali arsip

Oleh karena itu perlu terobosan baru melalui pembelajaran yang menggunakan kemajuan teknologi. Teknologi yang digunakan memberi sentuhan kepada Filling Cabinet  agar Active Records Staff   tidak memberi tempelan – tempelan kode yang berbentuk tulisan atau angka – angka, dan mempermudah Active Records Staff   untuk mengelola arsip yaitu bagaimana menyimpan dan mencarinya kembali dengan waktu yang secepatnya dari yang biasa. Digital Automatic Filling Cabinet  (DAFC) merupakan alat penyimpanan arsip terbaru dengan sistem digital automatic saat menyimpan dan mencari keberadaan arsip yang sudah di simpan. Dengan keberadaan Digital Automatic Filling Cabinet  (DAFC) para Active Records Staff   tidak perlu mengalami kesulitan saat menyimpan dan mencari keberadaan arsip yang telah disimpan dengan waktu lama dan memperindah ruangan kantor karena tidak ada lagi tempelan – tempelan kode yang berbentuk tulisan atau angka – angka yang menempel di laci – laci Filling Cabinet. Karena Digital Automatic Filling Cabinet  (DAFC) akan memandu dan menolong anda melalui suara otomatis saat melakukan penyimpanan arsip dan pencarian kembali arsip sesuai kode penyimpanan. Keberadaan Digital Automatic Filling Cabinet  (DAFC) akan mendukung kemampuan mahasiswa dalam praktek kearsipan. Dengan demikian melalui sentuhan teknologi pada filling cabinet yang disebut Digital Automatic Filling Cabinet  (DAFC) ini dapat diharapkan menjawab permasalahan pembelajaran praktek kearsipan dalam pengelolaan arsip pada active records staff .

Mata Kuliah praktek kearsipan merupakan mata kuliah wajib ditempuh oleh mahasiswa Prodi Pendidikan Ekonomi Administrasi Perkantoran. Deskripsi mata kuliah ini adalah mengkaji mengenai teknik-teknik pengelolaan arsip dengan berbagai metode penyimpanan, baik berupa system abjad, system pokok soal, system wilayah, system terminal digit maupun system numeric.

Dalam pengamatan awal pada waktu perkuliahan pada materi penyimpanan arsip dengan system wilayah, hanya 6 orang mahasiswa dari 48 mahasiswa yang dapat menemukan kembali arsip yang diminta pada waktu  yang telah ditentukan. Pada materi selanjutnya yang berkaitan dengan penyimpanan arsip dengan system abjad hanya 10 mahasiswa dari 48 mahasiswa yang dapat menemukan kembali arsip yang disimpan dalam waktu yang telah ditentukan.

Kemudian dosen mengadakan pop quis  pada dua materi tersebut diperoleh hasil sebagai berikut :

Tabel 1 : Nilai Post Test Mahasiswa

Aspek Observasi I Observasi II
Skor Terendah 60 65
Skor Tertinggi 71 80
Rata-Rata Kelas 65 70

 

Terlihat bahwa rata-rata kemmpuan mahasiswa dalam praktek kearsipan masih rendah,  karena banyak mahasiswa masih cenderung melakukan kesalahan ketika mencari kembali arsip yang telah disimpan dan kalaupun bisa menemukan melebihi batas waktu yang telah ditentukan. Hal ini memperlihatkan bahwa pembelajaran praktek kearsipan dengan model manual kurang mendukung kemampuan mahasiswa pada mata kuliah praktek kearsipan.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: