Tata Usaha Itu Unsur Administrasi

Ada sebuah kisah ketika dulu penulis mengurus perpanjangan KTP di kampung. Untuk mengurus hal tersebut, diawali dari membuat surat keterangan dari ketua RT yang telah ditandai oleh ketua RT, kemudian surat tersebut dibawa ke kantor kelurahan. Setelah urusan di kantor kelurahan selesai kemudian, saya membayar uang yang disebutkan oleh pegawai adalah uang administrasi yang biasanya diberi tempat khusus. Demikian juga ketika melegalisir ijasah, setelah kita selesai, maka kita dipungut biaya administrasi.

Dengan berbekal dari dua contoh di atas, maka pemahaman administrasi memiliki makna yang sempit. Secara bahasa administrasi berasal dari bahasa Belanda yaitu administratie yang mencakup mencakup gegeven (tata usaha), bestuur (manajemen dari kegiatan organisasi), dan beheer (manajemen dari sumber daya, finansial, manusia, bahan baku, dan lainnya). Sedangkan dalam bahasa Inggris berasal dari kata administration yang dimaknai to administer/ to manage (mengelola) dan to direct (mengarahkan). Dari kedua arti secara bahasa tersebut bahwa administrasi adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta ke arah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Menurut Sutarto, administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan tehadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan penjelasan di atas bahwa, administrasi merupakan segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha kerja sama dari sekelompok orang. Maka dalam administrasi ada empat pikiran pokok yaitu rangkaian kegiatan penataan, sekelompok orang, usaha kerja sama, dan tujuan tertentu yang dalam pelaksanaannya efesien. Efesien dimaknai dari segi yaitu hasil dan usaha. Segi hasil, jika usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal. Maksimal mengenai mutu atau jumlah satuan hasil itu. Segi usaha, jika hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal. Usaha tersebut berupa pikiran, tenaga, waktu, ruang, uang dan benda.

Unsur adalah bagian dari sesuatu kebulatan. Tidak adanya unsur bukan berarti suatu kejadian atau suatu akibat itu tidak ada. Akibat atau kejadian itu ada tetapi kurang sempurna. Faktor lebih luas daripada unsur sebab sekumpulan faktor-faktor itu selalu merupakan penyebab atau pendorong timbulnya sesuatu hal lain yang merupakan kebulatan. Diumpamakan baju yang terdiri dari benang, kain, penjahit, saku, kerah, lengan, dan kancing. Maka yang dikatakan faktor adalah benang, kain, dan penjahit, sedangkan unsur adalah saku, kerah, lengan, dan kancing. Tidak adanya saku, maka baju tersebut masih dapat dikatakan baju, namun tidak adanya benang, maka pasti baju itu tidak dapat dibuat. Unsur administrasi ada delapan yaitu organisasi, manajemen, komunikasi, informasi, personalia, financial, material, relasi public. Ada sedikit istilah yang berbedaan istilah menurut Miftah Thoha bahwa unsur administrasi salah satunya tata usaha, sebagai unsur informasi. Dari hal tersebut di atas, sangat jelas bahwa tata usaha termasuk dalam bagian unsur administrasi.

Dengan melihat pemahaman di atas, maka tata usaha sebagai bagian unsur administrasi. Administrasi memiliki arti yang luas, tak hanya dari segi tata usaha saja. Akan tetapi, jika melihat unsur administrasi cakupan sangat luas. Namun sebagian orang, memaknai bahwa administrasi adalah tata usaha. Padahal, Tata usaha merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama. Dengan kata lain adalah tata usaha bagian dari unsur administrasi.

Ada tiga kegiatan penting dalam administrasi administer meliputi melayani, mentaati kebijakan yang telah ditentukan, administrare meliputi menyelenggarakan tata usaha untuk dipertanggungjawabkan aktivitasnya, dan administro meliputi memimpin, mengatur personil dalam rangka melakukan kegiatan organisasi yang dipimpin. Administator dalam masyarakat adalah pelaku yang harus melayani pada orang yang membutuhkan. Katakanlah, pejabat sebagai administrator yang harus melayani akan kebutuhan informasi berupa tantang manajemen, organisasi, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, hubungan masyarakat, dan tata usaha. Petugas pejabat di desa dan kota sebagai administator adalah melayani akan kebutuhan dari masyarakat.

Dengan demikian, pemahaman sebagian kalangan di masyarakat mengenai tata usaha sebagai administarasi perlu dimaknai bahwa tata usaha sebagai bagian unsur administrasi. Karena unsur administrasi meliputi manajemen, organisasi, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, hubungan masyarakat, dan tata usaha. Ketika seseorang belajar administrasi, maka orang tersebut akan belajar kedelapan unsur tersebut.

Penulis : Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd, Pengajar Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: