Materi Lookup

3.5 Membuat Lookup

Lookup adalah fitur yang disediakan Access untuk menampilkan pilihan data, misalnya untuk field Jenis Kelamin tersedia pilihan “Laki-laki” dan “Perempuan”, untuk field Jenis Simpanan tersedia pilihan “Pokok”, “Wajib”, dan “Sukarela”, dan sebagainya.

Gambar 3-28. Contoh tampilan Lookup

Pembuatan Lookup tidak harus dilakukan, namun jika dilakukan akan memberikan manfaat sebagai berikut:

• Untuk memudahkan pemakai dalam memasukkan data, yaitu tinggal memilih dari data yang tersedia.
• Untuk membatasi data yang bisa dimasukkan pemakai.
• Untuk menampilkan data yang lebih mudah dibaca/dimengerti padahal data yang sebenarnya bukan itu. Contohnya adalah data Jenis Kelamin, di mana data yang sebenarnya adalah “L” atau “P” tetapi yang ditampilkan adalah “Laki-laki” atau “Perempuan”.

Sebenarnya, penggunaan control Combo Box untuk menampilkan pilihan data bisa dilakukan langsung pada form atau report. Namun jika kita membuat Lookup pada table, maka ketika field yang yang mempunyai Lookup tersebut ditampilkan (dalam datasheet) atau ditambahkan pada form dan report, maka pengaturan Lookup-nya otomatis mengikuti.

3.5.1 Lookup pada Table Anggota

Berikut ini adalah beberapa Lookup yang perlu Anda buat pada table Anggota. Untuk membuatnya, bukalah table tbl_Anggota dalam Design View.

• Lookup JenisKelamin

Lookup JenisKelamin didasarkan pada data yang kita sediakan secara langsung (diketik/dimasukkan), yaitu “L” untuk “Laki­laki” dan “P” untuk “Perempuan”. Karena diketik sendiri, tipe sumber data Lookup ini disebut “Value List”.

Klik field JenisKelamin, lalu klik tab Lookup pada Field Properties.

Pilih “Combo Box” sebagai Display Control, lalu atur properti lain hingga menjadi sebagai berikut:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar-3-29. Membuat Lookup Jenis Kelamin

Properti yang perlu diatur adalah:

 

Display Control	Combo Box
Row Source Type	Value List
Row Source	L;Laki-laki;P;Perempuan
Bound Column
Column Count	2
Column Widths	0cm;1 cm
List Width	1 cm
Limit To List	Yes

Catatan: properti yang tidak dicantumkan di sini dibiarkan se­bagaimana aslinya.

• Lookup Agama

Lookup Agama didasarkan pada table Agama yang sudah kita buat.

Klik field Agama lalu atur properti Lookup sebagai berikut:

Display Control	Combo Box
Row Source Type	Table/Query
Row Source	SELECT tbl_Agama.Agama, tbl_Agama.Urutan FROM tbl_Agama ORDER BY tbl_Agama.Urutan;
Bound Column	1
Column Count	1
Column Widths
List Width	1cm
Limit To List	No

 

Isi properti Row Source di atas merupakan perintah SQL atau query. Untuk membuatnya lakukan langkah-langkah berikut:

1. Klik tombol Build (       ) di sebelah kanan isian properti.
2. Muncul Query Builder. pada kotak Show Table, pilih tbl_Agama. Klik “Add” lalu klik “Close”.
3. Klik-ganda field Agama dari kotak field untuk memasuk­kannya ke dalam grid. Anda bisa juga menyeret field langsung ke dalam kolom pada grid.

Masukkan pula field Urutan ke dalam grid.

1. Di bawah kolom Urutan, pilih Sort: Ascending.
2. Hilangkan tanda centang pada baris Show kolom Urutan.

 

 

Gambar 3-30. Membuat query untuk Row Source

1. Klik tombol “x” untuk menutup Query-Builder (atau pilih menu File > Close pada Access 2007)
2. Klik “Yes” pada pertanyaan konfirmasi.

 

• Lookup Tempat Lahir

Lookup Tempat Lahir didasarkan pada nama kota yang di­masukkan pemakai pada field TempatLahir, serta dikom­binasikan juga dengan nama kota yang dimasukkan pada field Kota (alamat). Dengan cara ini pemakai bisa memilih dari nama kota yang sudah pernah dimasukkan, atau menambahkan nama kota baru jika belum ada dalam pilihan.

Untuk menyediakan data nama kota yang sudah pernah di­masukkan, kita perlu membuat sebuah query, yang disimpan dengan nama qry_Kota (akan dibahas tersendiri di seksi se­lanjutnya dalam bab ini. Untuk saat ini Anda bisa langsung memasukkan nama query tersebut pada properti Row Source).

Klik field TempatLahir lalu atur properti Lookup sebagai berikut:

Display Control	Combo Box
Row Source Type	Table/Query
Row Source	qry-Kota
Bound Column	1
Column Count	1
Column Widths
List Width	1 cm
Limit To List	No

selebihnya klik di sini