Latihan data short and filter

berikut ini contoh latihannya, silakan di klik di sini

pertanyaannya adalah :

1. siapa nilai yang tertinggi dan terendah?

2. siapa saja yang napat nilai tugas 75 ?

3. siapa saja yang dapat nilai mid 70?

4. siapa saja yang dapat nilai ujian (UAS) 85?

materi Bab II

materi bab II adalah mail merger,,berikut materinya,,silakan pelajari,,klik di sini

Faktor, unsur dan sejarah administrasi

Silakan di klik aja di sini..monggoh

Arsiparis : Bukan Pegawai “Tersingkir”

 

Oleh Agung Kuswantoro, S. Pd, M. Pd

Diberlakukannya Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 dan Permendikbud Nomor 60 tahun 2012 tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi di lingkungan Kemendikbud, menjadikan Perguruan Tinggi dituntut memiliki lembaga kearsipan.

Aturan tersebut menunjukkan bahwa arsip itu “sakti” karena mengandung nilai guna, menurut Vernan B. Santan, bahwa nilai guna warkat meliputi administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi.

Betapa penting keberadaan arsip di Perguruan Tinggi, maka dibutuhkan tata kelola kearsipan yang benar. Tata kelola tersebut, harus dipahami oleh unit fakultas, jurusan, dan prodi.

Tata kelola arsip yang baik dibutuhkan sumber daya pendukung, salah satunya adalah arsiparis. Ada anggapan mengenai arsiparis, bahwa pegawai arsip adalah pegawai “singkiran” di lembaga atau dilakukan oleh pegawai Tata Usaha yang tidak memahami arsip. Menurut penulis, hal tersebut tidaklah tepat karena, arsiparis adalah pekerjaan yang harus dilakukan secara professional dan hanya dilakukan oleh orang yang kompeten.

 

Empat Kompetensi

Ada empat kompetensi arsiparis yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. Keterampilan yang dimaksudkan adalah cekatan menempatkan (placing), penemuan kembali (finding), dan memilah golongan arsip. Dengan cekatan, diharapkan arsiparis mampu menyajikan (mendisplay) data tepat waktu dan sistem informasi manajemen (SIM) “mengalir” sesuai dengan kebutuhan.

Ketelitian yang dimaksudkan adalah  arsiparis harus memiliki tingkat kecerdasan angka dan huruf. Cermat angka artinya  teliti dalam membaca makna sistem penyimpanan arsip terminal digit dengan desimal. Cermat huruf, artinya “jeli” kata yang sepintas sama, tetapi berbeda makna seperti nomor urut dan dan nomor kertas. Dengan ketelitian, arsiparis dapat mendisplay data, tanpa ada kesalahan, karena sekecil apapun kesalahan, akan berakibat pada informasi tidak akurat.

Kerapian adalah sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban, dan keapikan. Map, folder, guide (lembar petunjuk) dan laci ditata secara  teratur, tertib, dan anak dipandang, karena  berdampak pada kecepatan meyimpan dan menemukan arsip, sehingga informasi yang terkandung di arsip dapat disajikan secara cepat dan tepat sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi. Cerdas berarti tingkat pemahaman arsip sesuai dengan tugas dan pekerjaannya. Arsiparis harus memiliki daya pikir yang tajam, sehingga apa yang pernah diingat dan dihadapi mampu memperhitungkan permasalahan yang akan dihadapi.

Keempat kompetensi tersebut, menunjukkan bahwa pengelolaan arsip harus professional yang dilakukan oleh orang berkompeten. Terlebih, Perguruan Tinggi adalah “gudang” penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pengajaran, sehingga dibutuhkan arsiparis yang bekompeten, bukan “asal” pegawai Tata Usaha yang tidak memiliki latar belakang kearsipan.

 

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd : Pengampu Mata Kuliah dan Penulis Buku Manajemen Kearsipan FE Unnes.

Lahir Dinanti

Pengalaman saya, ketika istri hamil sembilan bulan dan mendekati HPL (Hari Perkiraan Lahir) yaitu ingin segera si kecil lahir. Terlebih HPL mendekati Hari Raya Idul Fitri, dimana dokter kandungan yang dengan rumah  cuti lebaran selama enam hari. Hal  ini menjadikan saya berharap agar dia lahir sebelum lebaran.

Posisi istri yang berada di Rembang, dan saya di Semarang, tidak menghalangi saya untuk bisa menemani persalinannya. Setiap Sabtu – Ahad saya pulang ke Rembang.

Salah satu kewajiban suami adalah memberikan kebahagiaan batin, salah satunya dengan memotivasi istri  saat melahirkan.

Suami memegang istri saat kontraksi, suami membisikkan kata ‘Alloh” ditelinga istri saat sakit, suami memberikan air minum ke istri dan tindakan lainnya yang bersifat menyemangati istri, itu semua merupakan bentuk nafkah batin pada istri.

Hal  yang menjadikan “was-was” adalah saat minggu HPL tiba, tetapi belum ada pertanda lahir.

Setiap detik, menit, jam, dan hari, saya selalu menanti tanda-tanda kelahirannya. Rasanya tidak sabar dalam menanati yang belum  mengetahui waktunya, sehingga pekerjaan saya adalah menanti, menanti dan menanti.

Sikap saya yang demikian, menjadikan sata tidak tenang. Keadaan tersebut menjadikan jauh dari Tuhan. Seakan-akan saya protes padanya mengenai waktu, padahal pemilik waktu itu adalah Dia. Dia telah menyistemkan waktu yang terbaik untuk manusia.

Dalam hadis qudsi diterangkan bahwa manusia menyakiti Alloh dengan cara memaki masa (waktu). Padahal Dialah yang menguasainya. Ditangan Dia segala perintah. Dialah yang membolak-balikkan siang dan malam.

Setelah introspeksi diri, saya menyadari kesalahan saya bahwa jika saya protes  mengenai waktu kelahiran, maka sama artinya saya protes pada Alloh.

Saya mengubah tindakan dengan cara berdoa dan berdzikir. Tiap saat saya selalu melakukan kedua tindakan tersebut. Berdoa agar anak lahir selamat secara normal, dia tidak bermasalah secara fisik, atau anak dan istri tidak memiliki permasalahan selama persalinan.

Ketika saya berdoa, maka artinya saya berharap akan Alloh ada disetiap waktu. Diperkuat dengan dzikir, menyebut nama-Nya setiap saat, sehingga hati terisi dengan nama Alloh.

Lahir dinanti, menjadi dosa ketia saya menanti tanpa adanya Dia. Saya hanya bisa mengeluh dan tidak sabar, sehingga dapat dikatakan penantian tanpa arti.

Lahir dinanti, itu menjadi ibadah karena setiap saat hati diisi dengan doa dan dzikir. Penantian yang biasanya diucapkan dengan pertanyaan “Kapan bayi akan lahir”? berubah menjadi “Apakah saya sudah berdoa untuk keselamatan istri dan bayi?”

Dengan mengubah seperti itu, menjadikan hati lebih tenang, terasa bahwa waktu adalah milik Alloh. Alloh yang mengatur semuanya. Manusia hanya mengikuti ketetapan Alloh yang telah ditentukannya.

Hati : Filling Cabinet Abadi

Saat perkuliahan dipertemuan pertama, saya memberikan gambar mengenai konsep dasar kearsipan. Dimana orang mengenal arsip adalah kertas kuno yang ditumpuk dan disimpan.

Jika kita sebagai administrator, maka definisi diatas tidaklah cukup karena dalam perkembangannya arsip dikelola secara elektronik (e arsip).

Ada sebuah kisah percintaan Handy dan Hani. Keduanya sedang merasakan cinta yang sedang bersemi. Ada empat perasaan yang dialami mereka.

Perasaan pertama, saat Handy mengagumi Hani, sebagai wanita terindah dihatinya, dia menuliskan lirik lagu yang berjudul Pujaan Hati sebagai berikut:

Melati pujaan hati

Kau harum mewangi

Menyejukkan hatiku

Kau bagai cahaya rembulan

Sucikan aku

Bawalah aku dimana

Tercipta damai

Sucikan aku

Tebarkan wangi cintamu

Untukku

Perasaan kedua, saat Hani merindukan Handy yang pernah menyakiti hatinya, tetapi, karena Handy akan pergi ke luar kota dan belum menemuinya. Dia akan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di luar kota, yang jauh dari kampus. Dia menuliskan lirik lagu yang berjudul Antara Benci dan Rindu, sebagai berikut:

Benci…benci…tapi rindu jua

Memandang wajah dan  senyummu sayang

Rindu…..rindu….tapi benci jua

Bila kau ingat sakiti hati

Kuantara benci dan rindu disini membuat mataku menangis.

Yang pernahkah kau bermimpi

Kita bersatu bagai dulu lagi

Tak pernah menangis

Seperti saat rindu begini

Perasaan ketiga, saat Handy yang mencuekkan Hani saat dia meng-sms atau meneleponnya, karena Handy sibuk dengan kegiatan-kegiatan KKN-nya. Hany merasa tidak dianggap sebagai kekasihnya, kemudian dia menulis lagu yang berjudul kekasih yang tak dianggap, sebagai berikut:

Aku mentari tapi tak menghangatkanmu

Aku pelangi tak memberi warna dihidupmu

Aku sang bulan tak menerangi malammu

Akulah bintang yang hilang ditelan  kegelapan

Sebagai kekasih yang tak dianggap

Aku hanya bisamencoba mengalah

Menahan setiap amarah

Perasaan keempat, saat Handy akan keluar negeri untuk kuliah S2 di Amerika, Hany merasa sedih, dia menuliskan lirik lagu yang berjudul salam terakhir, sebagai berikut:

Aku sadari kau harus pergi

Tinggalkan diriku mengejar semua cita

Aku sadari ku harus sendiri

Jalani hidupku tanpa dirimu

Ingin kubisikkan kata

Yang menemani pergi

Salam terakhir, semoga dapat menggapainya

Pulanglah untukku kasih, ku akan selalu

Menanti kehadiranmu selalu kunanti

Disisiku

Dari keempat perasaan tersebut di atas, sebenarnya kita belajar akan filling cabinet, di mana hati sebagai filling cabinetnya. Secara umum filling cabinet ada empat laci.

Penamaan kode laci secara berturut-turut dari pertama, kedua, ketiga, dan keempat yaitu senang, rindu, marah, dan benci.

Semua arsip yang tersimpan dikelola laci dengan baik. Keempat perasaan tersebut disortir, disimpan, dipelihara, dijaga, diamankan, disingkirkan, dicacah, dan dibakar.

Di dalam laci tersimpan banyak warkat atau arsip. Misal, laci senang berisi warkat pujaan hati, laci rindu berisi antara benci dan rindu, laci marah berisi warkat kekasih yang tak dianggap, dan laci sedih berisi warkat salam terakhir.

Arsip atau perasaan yang difilling cabinet hati memiliki nilai guna informasi, sehingga harus disimpan dengan rapi, tertata, dan apik agar warkat terebut cepat ditemukan kembali.

Saat masih bernilai guna, maka perlu dipelihara dan diamankan. Dipelihara sesuai dengan kriteria warkatnya. Diamankan dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran dicuri orang atau kebanjiran.

Jika warkat tersebut dapat disingkirkan, seperti warkat yang ada di laci marah, dengan cara dicacah atau dibakar biar perasaan tersebut hilang.

Filling cabinet hati memiliki beribu warkat perasaan yang diletakkan dalam empat laci. Betapa hebat, Tuhan menciptakannya, meskipun tak sebesar filling cabinet yang terbuat dari besi.

Karakteristik dari filling cabinet tersebut adalah dinamis, sehingga membutuhkan ruang yang besar. Meskipin hati itu kecil, tetapi mampu menampung ribuan perasaan yang tersimpan. Kedinamisan dari warkat tersebut seperti saat Hendy pertama kali mengenal Hany yaitu dia merasa benci, tetapi seiring berjalannya waktu dia merasakan senang padanya.

Demikian juga di saat yang sama, rasa rincu tidak akan tersimpan oleh Hany, tetapi dengan mengenal agama, kepribadian, karakter Hendy, Hany pun akan menyimpan rasa benci sangat mungkin muncul setelah pengenalannya.

Begitulah gambaran perasaan cinta yang dikaitkan dengan pembelajaran arsip. Semoga bermanfaat dan lebih menghargai  arti sebuah warkat, dimana orang boleh lupa, tapi arsip tak akan pernah lupa. Terlebih tersimpan difilling cabinet hati.

Agung Kuswantoto, penulis buku Manajemen Kearsipan, dosen pendidikan administrasi perkantoran, Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com

Memaknai Administrasi

Banyak orang menyamakan mencatat, mengirim surat, menyimpan surat, atau pekerjaan yang berkaitan dengan tata usaha adalah administrasi.

Jika ada lowongan kerja di koran, maka ada tulisan dibutuhkan tenaga administrasi.

Jika di kelurahan, setelah mengurus KTP atau KK, maka dikenai biaya administrasi.

Menurut saya hal tersebut kurang tepat memaknai administrasi. Administrasi secara istilah berasal dari kata ad + ministrare yang artinya membantu, melayani, dan memenuhi.

Makna tersebut secara implicit tidak mengandung sebagaimana diatas, bahkan administrasi lebih luas dari itu.

Ada tiga komponen yang terkandung dalam administrasi yaitu sekelompok orang, bekerja sama dan tujuan tertentu. Ketiga hal tersebut harus menjadi satu dalam pelaksanannya, sehingga sering diistilahkan dengan “kegiatan penataan”.

Kegiatan  penataan meliputi mengatur, membagi-bagi jenis pekerjaan orang yang mengerjakan, memimpin, mengendalikan, memerintah, menegur, meminta pertanggungjawaban, menerima, menempatkan, memberhentikan anggota, mencari anggota, menggunakan dan mempertanggungjawabkan keuangan, perbekalan dan perlengkapan  lain, mengirim, menyimpan surat, serta  mengusahakan komunikasi yang baik antara kelompok yang bekerjasama disuatu lingkungan organisasi.

Definisi di atas menunjukkan bahwa makna administrasi sangat luas. Pekerjaannya pun beragam tidak hanya mencatat atau mengirim surat saja, sehingga  administrator membutuhkan kompetensi-kompetensi yang di atas.

Misal, jika pekerjaan mencatat dilakukan oleh seorang, maka tidak dapat dikatakan administrasi karena tidak ada keterlibatan orang lain. Jika menyimpan arsip, tanpa persetujuan pimpinan, maka tidak dikatakan administrasi karena tidak adanya kerjasama. Jika orang bekerja, asal bekerja, maka tidak dapat dikatakan admnistrasi, karena dia tidak memiliki visi  atau tujuan yang dituju.

Terkait hal tersebut, Unnes  pada tanggal 19 Agustus 2013 dinobatkan menjadi juara pertama layanan publik bidang pendidikan se-Indonesia oleh Kemendikbud. Sesungguhnya “layanan” yang dimaksudkan menurut penulis adalah makna administrasi, sebagaimana makna administrasi secara bahasa.

Kegiatan penataan tersebut terlihat adanya kerjasama, sekelompok orang dan tujuan tertentu. Misal kerjasama antar semua kalangan, mulai dari rektor, pembantu rektor, kabag, ketua jurusan, sekretaris jurusan, ketua laboratorium, mahasiswa dan cleaning service untuk menjalankan tupoksinya masing-masing bahkan mereka mengetahui visi Unnes yaitu konservasi-konservasi yang menjadi tujuan Unnes, seorang cleaning service pun mengetahuinya. Artinya kegiatan penataan berjalan  bersama-sama.

Sekelompok, artinya tidak  hanya individu atau kelompok yang bekerja sama, melainkan semua komponen mulai dari cleaning service sampai rektor.

Kerjasama antar elemen menjadi kekuatan dalam mewujudkan Unnes konservasi. Rektor menjalin komunikasi dengan cleaning service di taman, dosen bekerja sama dengan mahasiswa dalam penelitian.

Unnes konservasi sebagai tujuan yang diraih. Tujuan ini didukung oleh semua kalangan yang ada di Unnes.

Dengan memahami hal di atas, maka yang menunjukkan bahwa administrasi itu mencatat atau menyimpan surat? Justru administrasi memiliki makna sangat luas. Seorang administrator harus cakap kompetensinya. Tidaklah mudah menjadi administrator karena harus mengkombinasikan ketiga komponen tersebut.