Arsiparis : Bukan Pegawai “Tersingkir”

 

Oleh Agung Kuswantoro, S. Pd, M. Pd

Diberlakukannya Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 dan Permendikbud Nomor 60 tahun 2012 tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi di lingkungan Kemendikbud, menjadikan Perguruan Tinggi dituntut memiliki lembaga kearsipan.

Aturan tersebut menunjukkan bahwa arsip itu “sakti” karena mengandung nilai guna, menurut Vernan B. Santan, bahwa nilai guna warkat meliputi administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi.

Betapa penting keberadaan arsip di Perguruan Tinggi, maka dibutuhkan tata kelola kearsipan yang benar. Tata kelola tersebut, harus dipahami oleh unit fakultas, jurusan, dan prodi.

Tata kelola arsip yang baik dibutuhkan sumber daya pendukung, salah satunya adalah arsiparis. Ada anggapan mengenai arsiparis, bahwa pegawai arsip adalah pegawai “singkiran” di lembaga atau dilakukan oleh pegawai Tata Usaha yang tidak memahami arsip. Menurut penulis, hal tersebut tidaklah tepat karena, arsiparis adalah pekerjaan yang harus dilakukan secara professional dan hanya dilakukan oleh orang yang kompeten.

 

Empat Kompetensi

Ada empat kompetensi arsiparis yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. Keterampilan yang dimaksudkan adalah cekatan menempatkan (placing), penemuan kembali (finding), dan memilah golongan arsip. Dengan cekatan, diharapkan arsiparis mampu menyajikan (mendisplay) data tepat waktu dan sistem informasi manajemen (SIM) “mengalir” sesuai dengan kebutuhan.

Ketelitian yang dimaksudkan adalah  arsiparis harus memiliki tingkat kecerdasan angka dan huruf. Cermat angka artinya  teliti dalam membaca makna sistem penyimpanan arsip terminal digit dengan desimal. Cermat huruf, artinya “jeli” kata yang sepintas sama, tetapi berbeda makna seperti nomor urut dan dan nomor kertas. Dengan ketelitian, arsiparis dapat mendisplay data, tanpa ada kesalahan, karena sekecil apapun kesalahan, akan berakibat pada informasi tidak akurat.

Kerapian adalah sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban, dan keapikan. Map, folder, guide (lembar petunjuk) dan laci ditata secara  teratur, tertib, dan anak dipandang, karena  berdampak pada kecepatan meyimpan dan menemukan arsip, sehingga informasi yang terkandung di arsip dapat disajikan secara cepat dan tepat sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi. Cerdas berarti tingkat pemahaman arsip sesuai dengan tugas dan pekerjaannya. Arsiparis harus memiliki daya pikir yang tajam, sehingga apa yang pernah diingat dan dihadapi mampu memperhitungkan permasalahan yang akan dihadapi.

Keempat kompetensi tersebut, menunjukkan bahwa pengelolaan arsip harus professional yang dilakukan oleh orang berkompeten. Terlebih, Perguruan Tinggi adalah “gudang” penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pengajaran, sehingga dibutuhkan arsiparis yang bekompeten, bukan “asal” pegawai Tata Usaha yang tidak memiliki latar belakang kearsipan.

 

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd : Pengampu Mata Kuliah dan Penulis Buku Manajemen Kearsipan FE Unnes.