Memaknai Administrasi

Banyak orang menyamakan mencatat, mengirim surat, menyimpan surat, atau pekerjaan yang berkaitan dengan tata usaha adalah administrasi.

Jika ada lowongan kerja di koran, maka ada tulisan dibutuhkan tenaga administrasi.

Jika di kelurahan, setelah mengurus KTP atau KK, maka dikenai biaya administrasi.

Menurut saya hal tersebut kurang tepat memaknai administrasi. Administrasi secara istilah berasal dari kata ad + ministrare yang artinya membantu, melayani, dan memenuhi.

Makna tersebut secara implicit tidak mengandung sebagaimana diatas, bahkan administrasi lebih luas dari itu.

Ada tiga komponen yang terkandung dalam administrasi yaitu sekelompok orang, bekerja sama dan tujuan tertentu. Ketiga hal tersebut harus menjadi satu dalam pelaksanannya, sehingga sering diistilahkan dengan “kegiatan penataan”.

Kegiatan  penataan meliputi mengatur, membagi-bagi jenis pekerjaan orang yang mengerjakan, memimpin, mengendalikan, memerintah, menegur, meminta pertanggungjawaban, menerima, menempatkan, memberhentikan anggota, mencari anggota, menggunakan dan mempertanggungjawabkan keuangan, perbekalan dan perlengkapan  lain, mengirim, menyimpan surat, serta  mengusahakan komunikasi yang baik antara kelompok yang bekerjasama disuatu lingkungan organisasi.

Definisi di atas menunjukkan bahwa makna administrasi sangat luas. Pekerjaannya pun beragam tidak hanya mencatat atau mengirim surat saja, sehingga  administrator membutuhkan kompetensi-kompetensi yang di atas.

Misal, jika pekerjaan mencatat dilakukan oleh seorang, maka tidak dapat dikatakan administrasi karena tidak ada keterlibatan orang lain. Jika menyimpan arsip, tanpa persetujuan pimpinan, maka tidak dikatakan administrasi karena tidak adanya kerjasama. Jika orang bekerja, asal bekerja, maka tidak dapat dikatakan admnistrasi, karena dia tidak memiliki visi  atau tujuan yang dituju.

Terkait hal tersebut, Unnes  pada tanggal 19 Agustus 2013 dinobatkan menjadi juara pertama layanan publik bidang pendidikan se-Indonesia oleh Kemendikbud. Sesungguhnya “layanan” yang dimaksudkan menurut penulis adalah makna administrasi, sebagaimana makna administrasi secara bahasa.

Kegiatan penataan tersebut terlihat adanya kerjasama, sekelompok orang dan tujuan tertentu. Misal kerjasama antar semua kalangan, mulai dari rektor, pembantu rektor, kabag, ketua jurusan, sekretaris jurusan, ketua laboratorium, mahasiswa dan cleaning service untuk menjalankan tupoksinya masing-masing bahkan mereka mengetahui visi Unnes yaitu konservasi-konservasi yang menjadi tujuan Unnes, seorang cleaning service pun mengetahuinya. Artinya kegiatan penataan berjalan  bersama-sama.

Sekelompok, artinya tidak  hanya individu atau kelompok yang bekerja sama, melainkan semua komponen mulai dari cleaning service sampai rektor.

Kerjasama antar elemen menjadi kekuatan dalam mewujudkan Unnes konservasi. Rektor menjalin komunikasi dengan cleaning service di taman, dosen bekerja sama dengan mahasiswa dalam penelitian.

Unnes konservasi sebagai tujuan yang diraih. Tujuan ini didukung oleh semua kalangan yang ada di Unnes.

Dengan memahami hal di atas, maka yang menunjukkan bahwa administrasi itu mencatat atau menyimpan surat? Justru administrasi memiliki makna sangat luas. Seorang administrator harus cakap kompetensinya. Tidaklah mudah menjadi administrator karena harus mengkombinasikan ketiga komponen tersebut.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: