MENGGAGAS ARSIPARIS KOMPETEN MELALUI ELEKTRONIK ARSIP (E-ARSIP) BERBASIS MS. ACCESS PADA FAKULTAS EKONOMI UNNES

Oleh Agung Kuswantoro, S. Pd, M. Pd

Dosen Fakultas Ekonomi, UNNES

agungbinmadik@gmail.com

 

Abstrak

Arsip memiliki peran penting dalam memberikan informasi kepada orang atau lembaga yang membutuhkan, sehingga dibutuhkan arsiparis kompeten dalam pengelolaannya. Penelitian ini bertujuan untuk kompetensi keterampilan arsiparis, pengembangan kompetensinya, dan upaya peningkatan kompetensinya dalam bidang TIK. Pendekatan penelitian ini adalah kualitatif, setting penelitian di Fakultas Ekonomi UNNES. Metode Penelitiannya adalah observasi, wawancara, dan studi dokumen. Simpulannya adalah kompetensi arsiparis belum sesuai dengan kompetensinya, sehingga dibutuhkan peningkatan atau pengembangan arsiparis. Kompetensi keterampilan arsiparis pada komputer perlu ditingkatkan dengan workshop e arsip berbasis access. Saran penelitian ini adalah petugas arsip, seharusnya pegawai yang memiliki pendidikan manajemen atau administrasi perkantoran, sehingga lebih professional, dan pihak pengelola lembaga, perlu melatih arsiparis dalam meningkatkan kompetensinya, salah satunya dengan e arsip berbasis access.

 

Key word : Arsiparis Kompeten, e Arsip, Access

 

  1. PENDAHULUAN

Arsip mempunyai peran penting dalam eksistensi organisasi organisasi pemerintah dan swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain yaitu informasi yang terkandung dalam arsip, dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan, alat bukti apabila terjadi masalah, alat pertanggung jawaban manajemen, dan bahan transparansi birokrasi.

Arsip akan bernilai bagi organisasi, jika dikelola dengan kaidah pengelolaannya. Sebaliknya, arsip tidak bernilai jika tidak dikelola dengan kaidah pengelolaannya, sehingga menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak bernilai dan tidak adanya pengelolaan kearsipan yang baik, berakibat pada ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, sehingga berpengaruh negatif terhadap kinerja organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan, maka menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan serta susah dalam pertanggungjawabannya.

Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian masyarakat, organisasi pemerintah atau swasta. Banyak orang yang masih (belum) memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari, bagi pribadi maupun bagi organisasi, bahkan sebagian orang menganggap profesi arsiparis sebagai profesi yang rendahan.

Setiap kegiatan lembaga tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi, maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.

Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip, ada tiga aspek yang harus ditangani secara serius, yaitu sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus berdaya guna, dan dievaluasi secara berkesinambungan. Ketiga aspek tersebut dapat terlaksana, jika didukung oleh sumber daya organisasi.

Sistem kearsipan selama ini, di organisasi menggunakan cara manual yaitu menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku, sehingga keakuratan dari sistem tersebut adalah tidak efektif dan efesien. Segi ruang, penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya. Segi waktu, pencarian dokumen lama karena tidak rapi dalam menatanya. Segi biaya, kebutuhan peralatan yang mahal, sehingga membutuhkan perawatan dan pemiharaan tempat penyimpanan arsip.

Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer atau file. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen File dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual. Misal, sistem abjad dalam sistem file, maka menggunakan folder-folder dalam datanya. Folder A dibuat, kemudian dalam folder A ada Aa, Ab, Ac, Ad, Ae, Af, Ag, Ah, dan seterusnya. Jika sistem wilayah maka dalam data folder yang pertama dibuat adalah propinsi, kota, kecamatan, dan desa. Misal, folder propinsi Jawa Tengah, di dalamnya terdapat folder Semarang. Di dalam folder Semarang terdapat folder Semarang Timur, Semarang Barat, atau Semarang Selatan. Di dalam folder Semarang Selatan terdapat folder Sekaran, Banaran, dan seterusnya. Demikian juga dengan sistem penyimpanan arsip yang lainnya. Yang terpenting adalah pembuatan folder terbesar ke terkecil, umum ke khusus, atau pola “deduktif”.

Program komputer berkembang seperti php Mysql, delphi, membeli software arsip, membuka internet dengan open source (dropbox, google doc, dan lainnya). Secara umum program ini mempunyai kelebihan dibanding dengan sistem komputer berbasis file, karena program tersebut sudah dirancang dan desain sesuai database yang secara khusus, sehingga harga aplikasi tersebut rumit dipelajari oleh orang umum. Jika ada pun software tersebut, maka harganya mahal, sehingga kebanyakan orang tidak mampu membelinya.

Untuk itu, diperlukan sofwore yang murah, bahkan free (gratis). Menurut peneliti, salah satu software yang menunjang program ini yaitu microsoft office access, karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah kartu kendali, buku agenda masuk dan keluar, buku pinjam arsip dan buku ekspedisi. Essensinya, sistem ini membuat database dan menyimpan arsip tersebut dalam database tersebut.

Kemudahan dengan sistem ini adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan  gratis karena termasuk dalam microsoft office. Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah mengidentifikasi kebutuhan dan pembuatan masing-masing kebutuhan tersebut yang meliputi kartu kendali, buku agendaris surat masuk dan keluar, buku ekspedisi, dan kartu pinjam arsip. Pembuatannya meliputi table, query (jika diperlukan), form, dan report pada masing-masing kebutuhan.

Dengan sistem tersebut, diharapkan pengelolaan kearsipan, tidak hanya sekedar disimpan, tetapi pengaturan prosedur penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali, jika diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

Diberlakukannya Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 dan Permendikbud Nomor 60 tahun 2012 tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi di lingkungan Kemendikbud, menjadikan Perguruan Tinggi dituntut memiliki lembaga kearsipan, termasuk Unnes.

Aturan tersebut menunjukkan bahwa arsip itu “sakti” karena mengandung nilai guna, menurut Vernan B. Santen, bahwa nilai guna warkat meliputi administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi.

Betapa penting keberadaan arsip di Perguruan Tinggi, maka dibutuhkan tata kelola kearsipan yang benar. Tata kelola tersebut, harus dipahami oleh unit fakultas, jurusan, dan prodi.

Tata kelola arsip yang baik dibutuhkan sumber daya pendukung, salah satunya adalah arsiparis. Ada anggapan mengenai arsiparis, bahwa pegawai arsip adalah pegawai “singkiran” di lembaga tersebut atau dilakukan oleh pegawai Tata Usaha yang tidak memahami arsip. Menurut penulis, hal tersebut tidaklah tepat karena, arsiparis adalah pekerjaan yang harus dilakukan secara professional dan hanya dilakukan oleh orang yang kompeten.

Ada empat kompetensi arsiparis yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. Keterampilan yang dimaksudkan adalah cekatan menempatkan (placing), penemuan kembali (finding), dan memilah golongan arsip. Dengan cekatan, diharapkan arsiparis mampu menyajikan (mendisplay) data tepat waktu dan sistem informasi manajemen (SIM) “mengalir” sesuai dengan kebutuhan.

Ketelitian yang dimaksudkan adalah arsiparis harus memiliki tingkat kecerdasan angka dan huruf. Cermat angka artinya teliti dalam membaca makna sistem penyimpanan arsip terminal digit dengan desimal. Cermat huruf, artinya “jeli” kata yang sepintas sama, tetapi berbeda makna, seperti nomor urut dan nomor berkas. Dengan ketelitian, arsiparis dapat mendisplay data, tanpa ada kesalahan, karena sekecil apapun kesalahan, akan berakibat pada informasi tidak akurat.

Kerapian adalah sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban, dan keapikan. Map, folder, guide (lembar petunjuk) dan laci ditata secara  teratur, tertib, dan anak dipandang, karena  berdampak pada kecepatan menyimpan dan menemukan arsip, sehingga informasi yang terkandung di arsip dapat disajikan secara cepat dan tepat sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi. Cerdas berarti tingkat pemahaman arsip sesuai dengan tugas dan pekerjaannya. Arsiparis harus memiliki daya pikir yang tajam, sehingga apa yang pernah diingat dan dihadapi mampu memperhitungkan permasalahan yang akan dihadapi.

Kompetensi tersebut dapat diperoleh melalui pendidikan, diklat, workshop, dan seminar tentang pengelolaan arsip. Hal ini dilakukan agar arsiparis mengetahui perkembangan kearsipan seperti arsip elektronik, audio visual, atau jaringan internet. Arsiparis tidak cukup memahami kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku agendaris, buku ekspedisi, lembar pengantar, dan lainnya yang dikelola secara manual.

Keempat kompetensi di atas, menunjukkan bahwa pengelolaan arsip harus professional yang dilakukan oleh orang berkompeten. Terlebih, Perguruan Tinggi adalah “gudang” penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pengajaran, sehingga dibutuhkan arsiparis yang bekompeten, bukan “asal” pegawai Tata Usaha yang tidak memiliki latar belakang kearsipan.

Univeristas Negeri Semarang (UNNES) sebagai pemenang layanan publik di Lingkungan Kemdikbud, harus mampu menciptakan arsiparis kompeten. Lembaga Kearsipan yang segera didirikan, akan menjadi “apik”, jika dikelola oleh arsiparis kompeten. Setiap dokumen pasti tersimpan, terpelihara, dan terjamin keamanannya. Informasi yang terkandung didalamnya akan diketahui oleh orang atau lembaga yang membutuhkannya. Pelayanan prima akan tercapai, salah satunya dengan pengelolaan arsip yang baik dengan arsiparis kompeten.

Demikian juga Fakultas Ekonomi UNNES, harus memiliki arsiparis kompeten untuk melayani permintaan informasi kepada masyarakat, sehingga dibutuhkan arsiparis kompeten, salah satunya dengan kemampuan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

Kompetensi keterampilan mengusai komputer, menjadi syarat bagi arsiparis kompeten. Teknologi komputer membantu arsiparis dalam menghimpun database, dengan program access mampu mengelola kearsipan.

Identifikasi kebutuhan dalam sistem kearsipan berbasis access adalah kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku agendaris surat masuk dan keluar, serta buku ekspedisi surat masuk dan keluar.

Fokus masalah dalam penelitian ini adalah kompetensi keterampilan arsiparis di Fakultas Ekonomi, UNNES.

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana kompetensi keterampilan arsiparis? Bagaimana pengembangan kompetensinya? Upaya apa saja agar kompetensi arsiparis meningkat di bidang TIK di Fakultas Ekonomi UNNES?

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kompetensi keterampilan arsiparis, pengembangan kompetensinya, dan upaya peningkatan kompetensinya dalam bidang TIK di Fakultas Ekonomi UNNES.

 

  1. METODE PENELITIAN

Penelitian ini yang menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Tempat penelitiannya di Fakultas Ekonomi, UNNES dengan subjek dan sumber penelitiannya adalah pegawai arsip Fakultas Ekonomi, UNNES. Teknik pengumpulan data observasi partisipan, wawancara, dan studi dokumen. Analisis data berupa reduksi, display, dan verifikasi.

Berdasarkan data yang diperoleh, peneliti kemudian mengembangkan database berbasis access sebagai upaya mengembangkan kompetensi keterampilan arsiparis. Pengembangan tersebut belum diuji cobakan pada lembaga terkait.

 

  1. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Hasil penelitian ini adalah empat kompetensi arsiparis di Fakultas Ekonomi UNNES, masih belum optimal. Hal ini terlihat dalam pengelolaan arsip yang masih belum tertata, seperti ada arsip yang diletakkan di lantai, label petunjuk arsip berupa kertas yang ditulis spidol, tidak adanya pemeliharaan dan pengamanan arsip. Demikian juga, mendata arsip yang masuk dicatat data program excel, tanpa adanya inovasi di menu data berupa filter atau short.

Dalam pengelolaan kearsipannya, belum ada buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi surat masuk dan keluar, kartu kendali, dan pinjam arsip. Dengan belum adanya keempat kebutuhan pokok tersebut, mengakibatkan pada kurang kontrolnya arsip yang akan disimpan, terlebih arsip tersebut dipinjam.

Arsiparis di Fakultas Ekonomi UNNES berjumlah seorang, yang bukan berlatar belakang dari lulusan manajemen perkantoran atau pendidikan administrasi perkantoran, Artinya, kemampuan dalam manajemen kearsipan masih kurang seperti sistem penyimpanan kearsipan, asas penyimpanan arsip, Angka Pemakaian (AP), Angka Kecermatan (AC), pemerliharaan, pengamanan, pemusnahan arsip dan elektronik arsip (e arsip).

Pegawai yang menangani dokumen dan arsip seharusnya berlatar belakang atau memiliki kompetensi arsip, bukan ”asal” pegawai Tata Usaha, karena pekerjaan arsip, perlu pengelolaan yang profesional.

Salah satu pengembangan arsiparis melalui pendidikan atau pelatihan kearsipan berupa seminar atau workshop. Dengan mengikuti latihan tersebut diharapkan arsiparis lebih kompeten dalam bekerja.

Kompetensi arsiparis di antaranya adalah keterampilan menguasi komputer, melalui komputer arsiparis dapat mengefesiensi dan mengefektifkan pekerjaannya. Misal, mendata dokumen melalui access, maka dapat menyimpan dan menunjukkan dokumen tersebut berupa data file atau gambar yang telah discan (jpeg).

Biaya dengan komputer relatif murah, terlebih dengan access yang include dalam microsoft, artinya bahwa program tersebut mudah didapatkan, serta jika sudah dikelola, maka file tersebut dapat disimpan diflasdis.

Arsiparis yang kompeten perlu dilatih dengan pelatihan komputer. Tidaklah sulit untuk mewujudkan itu, yang dibutuhkan ketekunan. Tekun dalam memahami konsep dasar kearsipan hingga mendesain databasenya.

Kebutuhan dalam membuat database e arsip adalah kartu kendali, pinjam arsip, buku ekspedisi masuk dan keluar, serta buku agendaris masuk dan keluar.

Buku Agenda dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Walaupun di dalam Buku Agenda tidak tercantum nomor file, buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dan lain-lain. Adapun bentuk form e arsip buku agendarisnya sebagai berikut :

 

Gambar Buku Agenda e arsip

Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat merupakan sebagai pengganti Buku Agenda dan buku ekspedisi. Prosedur Kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar. Berikut report kartu kendali e arsip :

Gambar Report Kartu Kendali e arsip

Arsip memiliki nilai guna informasi, sehingga orang atau lembaga ingin mengetahui informasi yang dikandungnya, oleh karena itu dibutuhkan kartu pinjam arsip, berikut bentuk form yang didesain dalam databasenya :

Gambar Form Kartu Pinjam e arsip

Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mengantar surat keluar/masuk sampai pada alamat yang dituju atau menerima surat. Biasanya bukunya kecil dan dibawa oleh petugas saat mengirimkan surat, jika surat tersebut sudah sampai pada alamat tujuan, maka petugas tersebut meminta tanda tangan kepada pegawai pada lembaga penerima surat. Adapun tabel buku ekspedisinya sebagai berikut :

Gambar Design View pada Tabel Buku Ekspedisi

Database yang dibuat berdasarkan kebutuhan lembaga. Pada intinya ada empat kebutuhan sebagaimana di atas. Artinya tiap organisasi memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, bahkan dalam kolom (data) berbeda dalam modelnya.

  1. KESIMPULAN

Simpulan dalam penelitian ini adalah kompetensi arsiparis belum sesuai dengan kompetensinya, sehingga dibutuhkan peningkatan atau pengembangan arsiparis melalui pendidikan dan pelatihan. Kompetensi keterampilan arsiparis pada komputer perlu ditingkatkan dengan workshop e arsip berbasis access.

Saran dalam penelitian ini adalah petugas arsip, seharusnya pegawai yang memiliki pendidikan manajemen atau pendidikan perkantoran, sehingga lebih professional, bukan dari pegawai Tata Usaha yang tanpa memiliki dasar pengetahuan kearsipan. Pihak pengelola lembaga, perlu melatih arsiparis dalam meningkatkan kompetensinya, salah satunya dengan e arsip berbasis  access.

 

  1. DAFTAR PUSTAKA

Sugiarto, A. dan Wahyono, T. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.

 

Mulyono, S. Dkk, 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang : UNNES Press.

 

Kuswantoro, A. 2013. Modul Pendidikan Administrasi Perkantoran Berbasis TIK. Semarang.

 

Kuswantoro, A. dan Saeroji. 2013. Modul Arsip Elektronik (e arsip) Berbasis Access. Semarang.

 

Talib, H. 2011. Membuat Sendiri Aplikasi Database Koperas dengan MS Access. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.

 

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan. Didownload pada http://sumut.kemenag.go.id/file/file/Peraturanpemerintah/ tanggal 1 Oktober 2013.

 

Permendikbud Nomor 60 tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi di Lingkungan Kemendikbud. Didownload pada http://luk.staff.ugm.ac.id/atur/ tanggal 1 Oktober 2013

 

Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Didownload pada http://www.pu.go.id/satminkal/itjen/ tanggal 1 Oktober 2013.

dipresentasikan di call for papaer dan seminar nasional human resoucers manajemen system di hotel grasia

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: