Menggagas Arsiparis Kompeten

Oleh : Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd

 

Diberlakukannya Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 dan Permendikbud Nomor 60 tahun 2012 tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi di lingkungan Kemendikbud, menjadikan Perguruan Tinggi dituntut memiliki lembaga kearsipan, termasuk Unnes.

Aturan tersebut menunjukkan bahwa arsip itu “sakti” karena mengandung nilai guna, menurut Vernan B. Santen, bahwa nilai guna warkat meliputi administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi.

Betapa penting keberadaan arsip di Perguruan Tinggi, maka dibutuhkan tata kelola kearsipan yang benar. Tata kelola tersebut, harus dipahami oleh unit fakultas, jurusan, dan prodi.

Tata kelola arsip yang baik dibutuhkan sumber daya pendukung, salah satunya adalah arsiparis. Ada anggapan mengenai arsiparis, bahwa pegawai arsip adalah pegawai “singkiran” di lembaga tersebut atau dilakukan oleh pegawai Tata Usaha yang tidak memahami arsip. Menurut penulis, hal tersebut tidaklah tepat karena, arsiparis adalah pekerjaan yang harus dilakukan secara professional dan hanya dilakukan oleh orang yang kompeten.

 

Empat Kompetensi

Ada empat kompetensi arsiparis yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. Keterampilan yang dimaksudkan adalah cekatan menempatkan (placing), penemuan kembali (finding), dan memilah golongan arsip. Dengan cekatan, diharapkan arsiparis mampu menyajikan (mendisplay) data tepat waktu dan sistem informasi manajemen (SIM) “mengalir” sesuai dengan kebutuhan.

Ketelitian yang dimaksudkan adalah arsiparis harus memiliki tingkat kecerdasan angka dan huruf. Cermat angka artinya teliti dalam membaca makna sistem penyimpanan arsip terminal digit dengan desimal. Cermat huruf, artinya “jeli” kata yang sepintas sama, tetapi berbeda makna, seperti nomor urut dan nomor berkas. Dengan ketelitian, arsiparis dapat mendisplay data, tanpa ada kesalahan, karena sekecil apapun kesalahan, akan berakibat pada informasi tidak akurat.

Kerapian adalah sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban, dan keapikan. Map, folder, guide (lembar petunjuk) dan laci ditata secara  teratur, tertib, dan anak dipandang, karena  berdampak pada kecepatan menyimpan dan menemukan arsip, sehingga informasi yang terkandung di arsip dapat disajikan secara cepat dan tepat sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi. Cerdas berarti tingkat pemahaman arsip sesuai dengan tugas dan pekerjaannya. Arsiparis harus memiliki daya pikir yang tajam, sehingga apa yang pernah diingat dan dihadapi mampu memperhitungkan permasalahan yang akan dihadapi.

Kompetensi tersebut dapat diperoleh melalui pendidikan, diklat, workshop, dan seminar tentang pengelolaan arsip. Hal ini dilakukan agar arsiparis mengetahui perkembangan kearsipan seperti arsip elektronik, audio visual, atau jaringan internet. Arsiparis tidak cukup memahami kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku agendaris, buku ekspedisi, lembar pengantar, dan lainnya yang dikelola secara manual.

Keempat kompetensi di atas, menunjukkan bahwa pengelolaan arsip harus professional yang dilakukan oleh orang berkompeten. Terlebih, Perguruan Tinggi adalah “gudang” penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pengajaran, sehingga dibutuhkan arsiparis yang bekompeten, bukan “asal” pegawai Tata Usaha yang tidak memiliki latar belakang kearsipan.

Unnes sebagai pemenang layanan publik di Lingkungan Kemdikbud, harus mampu menciptakan arsiparis kompeten. Lembaga Kearsipan yang segera didirikan, akan menjadi “apik”, jika dikelola oleh arsiparis kompeten. Setiap dokumen pasti tersimpan, terpelihara, dan terjamin keamanannya. Informasi yang terkandung didalamnya akan diketahui oleh orang atau lembaga yang membutuhkannya. Pelayanan prima akan tercapai, salah satunya dengan pengelolaan arsip yang baik dengan arsiparis kompeten. Semoga Unnes menciptakan arsiparis kompeten dari prodi Manajemen Perkantoran D3 atau Pendidikan Administrasi Perkantoran.

 

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd : Penulis Buku “Manajemen Kearsipan”, Dosen Fakultas Ekonomi Unnes.

 

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: