Pendampingan Penyimpanan Arsip Berbasis MS. Access sebagai Upaya Konservasi (Paperless) Di Kelurahan Kalisegoro, Gunungpati, Semarang

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen. Selain itu dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.

Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.

Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.

Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur sumber daya manusia yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung.

Sistem kearsipan selama ini menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku sehingga keakuratan dari sistem manual adalah ketidak-efesienan dan efektifnya ruang, waktu, dan biaya. Ketidak-efektifan ruang dalam hal penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya. Ketidak-efektifan waktu dalam hal pencarian dokumen yang lama karena ketidak-rapian dalam administrasi. Ketidak-efektifan biaya dalam hal kebutuhan peralatan yang mahal sehingga membutuhkan perawatan dan pemiharaan tempat penyimpanan arsip.

Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer atau file. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen File dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual. Misal sistem abjad dalam sistem komputer dengan file maka dengan menggunakan folder-folder dalam datanya. Folder A dibuat, kemudian dalam folder A ada Aa, Ab, Ac, Ad, Ae, Af, Ag, Ah, dan seterusnya. Jika sistem wilayah maka dalam data folder yang pertama dibuat adalah propinsi kemudian kota, kecamatan, dan desa seperti folder propinsi Jawa Tengah, di dalamnya terdapat folder Semarang. Di dalam folder Semarang terdapat folder Semarang Timur, Semarang Barat, Semarang. Di dalam folder Semarang Selatan terdapat folder Sekaran, Banaran, dan seterusnya. Demikian juga dengan sistem penyimpanan arsip yang lainnya. Yang terpenting adalah pembuatan folder terbesar ke terkecil, umum ke terkecil, folder ke map, dan lainnya.

Program komputer pun berkembang seperti php Mysql, Delphi, membeli software arsip, membuka internet dengan open source, dan lainnya. Secara umum program ini mempunyai kelebihan yang banyak dibanding dengan sistem komputer berbasis file karena program tersebut sudah dirancang dan desain sesuai database yang secara khusus sehingga harga aplikasi tersebut rumit dipelajari oleh orang umum. Jika ada pun software maka harganya mahal sehingga kebanyakan orang tidak bias menjangkau.

Untuk itu diperlukan sofwore yang murah bahkan free atau gratis. Menurut penulis salah satu software yang menunjang program ini yaitu access karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah sistem surat masuk, surat keluar, penyimpanan arsip, kartu kendali, buku agenda masuk, buku agenda surat keluar, dan buku ekspedisi. Pada intinya bahwa sistem ini hanya menyimpan database saja bukan menyimpan arsip secara fisik.

Kemudahan dengan sistem ini adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan bahkan gratis karena termasuk dalam microsoft office. Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah mengidentifikasi kebutuhan, penentuan sistem kearsipan yang digunakan, mengarsip dokumen menjadi file, pemeliharaan dokumen, pengamanan dokumen, penyingkiran dokumen, dan pemusnahan dokumen.

Setiap organisasi dalam mencapai tujuannya dibutuhkan informasi yang akurat termasuk data lama (arsip) karena mengandung nilai yang penting bagi organisasi seperti kelurahan Kalisegoro, Gunungpati, Semarang. Selama ini penyimpanan arsip yang ada di kelurahan Kalisegoro menggunakan sistem manual, artinya arsip disimpan ke dalam map setelah disortir sesuai dengan permasalahannya. Dalam manajemen kearsipan bahwa arsip tidak hanya sekedar disimpan tetapi perlu pengaturan cara prosedur penyimpanannya sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

IDENTIFIKASI DAN PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian di atas maka permasalahan yang ada di kelurahan Kalisegoro, Gunungpati, Semarang yaitu perlu adanya pelatihan penyimpanan arsip berbasis MS. Access sebagai upaya konservasi (paperless) bagi tenaga administrasi kelurahan

TINJAUAN PUSTAKA

Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai banyak arti. Di satu segi, arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat berupa selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, compact disk (CD) dan sebagainya. Di segi lain, arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap dalam “Arsip Nasional” yang menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dan sebagainya. Istilah arsip yang dibicarakan di atas berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya, sehingga diadopsi menjadi “arsip”. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak mengetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang popular di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama “pertinggal”. Istilah pertinggal kurang popular penggunaannya sehingga dikalangan petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti tidak pernah  digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakannya (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005).

Warkat adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk sebagai pengingat (alat bantu ingatan). Warkat otomatis menjadi arsip begitu diproses untuk penyelesaian suatu kegiatan organisasi. Warkat sebagai bahan arsip mempunyai  4 kegunaan, yaitu guna informasi, guna yuridis; guna sejarah; dan guna ilmu pengetahuan (Martono, E, 1990).

Warkat juga dapat dibedakan menjadi 2 nilai guna sesuai dengan siapa yang memanfaatkan warkat tersebut. Secara otomatis warkat bernilai guna bagi organisasi yang menciptakan warkat tersebut atau pemilik warkat (nilai guna primer). Di samping itu warkat juga dapat dimanfaatkan oleh pihak lain di luar organisasi pencipta warkat  yang bersangkutan (nilai  guna sekunder). Sebagai contoh, laporan tahunan suatu organisasi dapat memiliki nilai guna primer  karena bermanfaat untuk perkembangan yang akan datang  bagi organisasi yang bersangkutan. Selain berguna bagi organisasi pencipta atau pemilik warkat,  laporan itu dapat dimanfaatkan oleh organisasi lain sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan untuk perkembangan organisasinya (Sularso, Mulyono, dkk, 2011).

(Zulkifli Amsyah, 1990) menata arsip dengan baik, arsip perlu dikelompokkan dalam 4 golongan. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupun  penyingkiran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini:

1. Arsip tidak penting, yaitu (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Surat arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Surat arsip ini dapat diberi tanda (T). misalnya, surat undangan, konsep surat, ucapan terima kasih, dan sebagainya. Surat arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.
2. Arsip biasa, yaitu surat arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1–5 tahun. Surat arsip ini dapat diberi tanda (B). misalnya, surat pesanan, surat pengaduan, surat peringatan, surat tugas, surat putusan yang bersifat rutin, dan sebagainya.
3. Arsip penting, yaitu surat arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Surat arsip ini akan disimpan dalam jangkan waktu 5 – 10 tahun dan dapat diberi tanda (P). Misalnya, naskah laporan, data statistik, surat kontrak, surat perjanjian, dan sebagainya.
4. Arsip sangat penting, yaitu surat arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Surat arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V). Misalnya, akte pendirian, sertifikat, piagam penghargaan dan arsip lain yang mempunyai nilai dokumenter.

Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu disimpan sementara (sampai 1 tahun, sebagian lagi disimpan 1–5 tahun, yang lain 5–10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunannya sangat rendah. Jadi, ada arsip yang dalam jangka waktu tertentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah). Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama seklai tidak pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang dilasksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini:

1. Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip aktif ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan. Jadi, dalam jangka waktu tertentu arsip aktif ini sering keluar masuk tempat penyimpanan. Untuk pengamanan arsip perlu direncanakan tatacara penggunaan supaya tidak rusak atau hilang. Di unit pengolah ini kehilangan atau kerusakan arsip sering terjadi.

 

1. Arsip inaktif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip inaktif ini disimpan di unit kearsipan dan dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang sangat jarang, bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan dalam jangka waktu lama. Jadi, arsip inaktif ini hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan. Arsip inaktif setelah jangka waktu penyimpanan habis (nilai gunanya habis) akan segera di proses untuk disusut. Dalam penyusutan akan ditentukan surat (kelompok) arsip yang segera dihapus dan surat arsip yang harus disimpan terus (abadi) .
2. Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  digunakan secara  langsung  dalam  kegiatan  pencipta  arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 3).
3. Arsip statis, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/dan atau Lembaga Kearsipan (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 7). Arsip statis sebagai arsip  sudah mencapai taraf nilai yang abadi. Contoh : Teks Proklamasi.

 

1. TUJUAN KEGIATAN

Menyimpan arsip dengan baik melalui Ms. Access bagi tenaga administrasi di kelurahan Kalisegoro, Semarang.

 

1. MANFAAT KEGIATAN

Manfaat kegiatan ini adalah

1. Memberikan kontribusi positif terhadap tenaga administrasi dalam menyimpan arsip.
2. Menerapkan Teknologi Informasi dalam arsip dengan program Ms Access.

 

 

1. KERANGKA PENYELESAIAN MASALAH

Untuk Mengatasi permasalahan  yang ada pada kelurahan Kalisegoro, maka perlu adanya pendampingan system penyimpanan arsip bagi tenaga administrasi kelurahan Kalisegoro, Gunungpati, Semarang.

Adapun pola yang di buat dalam kegiatan ini untuk dapat memecahkan permasalahan di atas sebagai berikut:

1. Penyampaian materi
2. Simulasi arsip
3. Mengevaluasi presentasi

Adapun tahapan dari pelatihan dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat digambarkan sebagai berikut :

 

			Praktek Penyimpanan Arsip
	Pemberikan teori kepada anggota karangtaruna

 

 

 

Pelatih

 

	Hasil

Didampingi oleh tim pengabdian

kepada masyarakat

 

			Evaluasi

 

 

 

KHALAYAK SASARAN STRATEGIS

Sasaran kegiatan ini adalah tenaga administrasi untuk dapat menyimpanan arsip berbasis Ms Access yang berjumalh sepuluh dari maing-masing kaur, termasuk sekretarisnya.

KETERKAITAN

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini mempunyai keterkaitan erat dengan tenaga administrasi kelurahan Kalisegoro, Gunungpati, Semarang.

METODE KEGIATAN

Metode yang digunakan adalah ceramah dan simulasi. Ceramah dengan teori tentang sistem penyimpanan arsip. Simulasi dilakukan dengan praktek materi yang telah diperolehnya. Setiap tenaga administrasi mempraktekkannya.

RANCANGAN EVALUASI

Aspek yang dievaluasi dalam kegiatan ini adalah keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. Keterampilan adalah cekatan menempatkan (placing), penemuan kembali (finding), dan memilah golongan arsip. Ketelitian adalah arsiparis harus memiliki tingkat kecerdasan angka dan huruf. Kerapian adalah sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban, dan keapikan. Map, folder, guide (lembar petunjuk) dan laci ditata secara  teratur, tertib, dan anak dipandang, karena  berdampak pada kecepatan menyimpan dan menemukan arsip. Cerdas berarti tingkat pemahaman arsip sesuai dengan tugas dan pekerjaannya.

Evaluasi dilakukan dengan lembar pengamatan kepada tenaga administrasi kelurahan.

RENCANA DAN JADUAL KEGIATAN

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini akan dilaksanakan selama enam bulan. Adapun rencana kegiatanya adalah sebagai berikut :

Tabel. Rencana Kegiatan

NO	KEGIATAN	BULAN KE
		1	2	3	4	5	6
1	Observasi lapangan
2	Penyusunan proposal
3	Persiapan
4	Penyediaan alat
5	Pelaksanaan kegiatan
6	Evaluasi
7	Laporan sementara
8	Revisi
9	Laporan akhir