Kesalahan Menulis Surat Via Email

Pertemuan kedua dalam mata kuliah korespondensi bahasa Indonesia mengkaji tentang penggolongan, teknik, dan bagian-bagian surat. Ada hal yang menarik, saat menjelaskan bagian-bagian surat dikaitkan dengan email.

Email singkatan dari elektronik mail atau surat elektronik. Artinya, email bukan SMS (Short Message Sent) atau pesan singkat yang dimiliki fasilitas handphone (HP).

Menurut penulis, ada tiga kesalahan dalam meng-email. Pertama, tidak mengikuti kaidah persuratan (korespondensi), seperti tidak ada paragraf pembuka, isi, dan penutup pada tubuh surat. Biasanya, kebanyakan orang meng-email langsung pada isi surat, dengan bahasa yang singkat, ia tidak menggunakan tanggal, hal, lampiran, alamat dalam, kata pemanggil, dan kalimat penutup.

Berdasarkan inbox email penulis, bahwa sebagian besar orang meng-email tidak ada bagian-bagian surat. Padahal email itu surat. Berarti, dia sedang menulis pesang singkat (SMS), bukan menulis sebuah surat.

Adalah kesalahan fatal, jika seorang tenaga administrasi atau sekretaris melakukannya. Terlebih, dia melampirkan (attachment) pada email tersebut, dengan bahasa yang singkat.

Kedua, menyamakan bahasa SMS dengan email. Bahasa merupakan sesuatu yang tersirat dari sebuah surat. Sifatnya tak terlihat atau implisit. Sang kekasih akan menyimpan surat dari pujaan hatinya, karena puitis isi suratnya. Sebaliknya, Ia akan membakar surat tersebut, karena tersinggung dengan pembahasaan yang tidak berkenan.

Apalah arti Surat Perintah Sebelas Maret yang ditulis oleh Presiden Soekarno kepada Jenderal Soeharto. Dengan bahasa yang singkat dan jelas, menjadikan surat tersebut bagian sejarah bangsa Indonesia.

Singkatnya, bahasa merupakan batin sebuah surat, ia tak  nampak, namun  memiliki perasaan. Bahasa surat harus sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan) dan menggunakan bahasa baku, bukan bahasa gaul, kecuali surat pribadi. Berbeda dengan bahasa SMS yang sebagian besar ditulis dengan singkat, tidak baku, dan tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

Ketiga, pengetikan naskah di-email tidak memiliki bentuk (style). Padahal bentuk-bentuk surat bermacam-macam, seperti full block, indented, semi  block, official mode A, official model B, dan hanging paragraph style. Seharusnya email mengikuti salah satu bentuk penulisan surat tersebut. Bentuk yang sederhana untuk email adalah full block, karena penulisan suratnya dimulai dari kiri secara penuh, tanpa menjorok. Hal ini menunjukkan, bahwa surat memiliki estetika. Demikian juga email, akan terlihat cantik, jika memiliki gaya dalam bentuk penulisannya (style).

Cara termudah untuk menghindari ketiga kesalahan dalam penulisan di email, yaitu memahami arti sebuah surat dan membiasakan menulis surat secara manual, melalui tulis tangan. Berdasarkan pengalaman dan pengamatan penulis, bahwa dengan belajar menulis surat secara tulis tangan, akan memiliki daya ingat kaidah korespondensi yang baik dan mampu menyusun bahasa secara terstruktur, termasuk penulisan huruf kecil dan besar.

Dengan demikian, akan terlatih dan terampil dalam menulis surat, termasuk email, sehingga ia akan menghormati makna surat dari yang eksplisit dan implisit.  Eksplisit berupa bentuk surat dan implisit berupa bahasa surat, gaya bahasa, dan makna email atau surat.

Mari kita menghargai diri sendiri dengan menulis surat dan email sesuai dengan tata kaidah korespondensi bahasa Indonesia yang benar.

Agung Kuswantoro, penulis buku korespondensi Bahasa Indonesia, dosen pendidikan administrasi perkantoran Universitas Negeri Semarang, email:agungbinmadik@gmail.com

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: