Terlalu Perguruan Tinggi

Ini adalah pengalaman pertama berbagi ilmu (pelatihan) dengan asesor pendidikan administrasi perkantoran (guru) se Jawa Tengah. Pandai untuk diri sendiri, itu biasa. Tapi, pandai untuk diri sendiri, keluarga, masyarakat, dan bangsa, itu baru luar biasa. Hal itulah yang ingin aku wujudkan, sehingga menjadi motivasi diri untuk berbuat baik yang akan mengantarkan saya, keluarga, lembaga,d an bangsa ini menjadi bermanfaat utuk sesama.

Usaha yang kulakukan sederhana, yaitu dengan membuat Elektronik Arsip (E Arsip). Konsep yang ku perkenalkan adalah E Arsip berbasis Access. Dari peserta yang datang sejumlah enam puluhan asesor, computer (laptop) yang siap hanya empat buah, sehingga perlu dipindahkan praktek E Arsipnya di labolatorum computer yang berada di lantai dua, gedung C6.

Saya adalah instruktur ketiga. Yang pertama dan kedua adalah Dr. S. Martono, M. Si (dekan FE Unnes), Drs. Bangkit (guru SMK Solo). Keduanya saling terkait materinya, untuk mengantarkan materi E Arsip. Pak Martono, menerangkan mengenai proses E Arsip, mulai dari materi hingga menjadi sebuah dokumen file. Pak Bangkit, menerangkan mengenai E Arsip yang masuk dalam kurikulum tahun 2013 administrasi perkantoran.

Saat saya memberikan pelatihan, ternyata tidak semudah saat saya mengajar di kelas. Biasanya saya berhadapan dengan mahasiswa, di mana Ia adalah anak muda dengan semangat belajar yang tinggi dan pemikiran yang fress. Namun, saat bertemu dengan Ibu/ Bapak asesor, saya harus ekstra menjelaskan secara detail. Secara umur, beliau-beliau sudah berumur, sehingga butuh kesabaran dalam menjelaskannya, terlebih materinya sangat Kendal dengan computer.

Saya dibantu oleh Trisna Novi Ashari, mahasiswa yang memilki kemampuan dalam database. Saya bekerja sama delam membuat program E Arsip. Alhamdulillah, pada tanggal 17 Mei 2014, kami diundang oleh Aspapi Jawa Tengah untuk melatih asesor.

Alhasil, secara umum pelatihan berjalan lancar. Saya memberikan pelatihan mulai pukul 10.30 hingga jam 15.00 WIB. Tak mudah saat mendampingi asesor, karena mengingat pelatihan tersebut berisfat praktikum, banyak kendala teknis dihadapi, mulai dari computer, program tidak bisa diaktifkan, dan lainnya. Namun, semua permasalahan dapat diselesaikan dengan baik.

Setelah kegiatan, di adakan evaluasi. Hasilnya, penyampaian materi saya dihapan asesor terlalu tinggi, bahkan dari peserta masih bergaya di perguruan tinggi. Namun, secara program sudah baik. Dengan adanya masukan itu, menjadikan saya untuk megubah cara penyampaian materi kelak, jika dihadapan Ibu/ Bapak guru, saya harus lebih pelan, runtut, dan sistematis.

Saya sangat senang bisa berbagi dan berkumpul dengan para asesor. Kekurangan saya akan saya perbaiki kelak, Insaalloh bulan Juni, saya akan memberikan pelatihan yang sama, seoga saya menjadi pribadi yang lebih baik. Amin

Agung Kuswantoro, trainer E Arsip, dosen pendidikan administrasi perkantoran FE Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com

Materi dapat didownload pada http://www.4shared.com/office/En_Ld7HOba/petunjuk_edit.html

Berbagi ilmu tentang SPSS

Berbagi ilmu tentang SPSS
Peserta rata-rata berasal dari mahasiswa semester dua. Ada enam mahasiswa yang berasala dari Psikologi. Hal ini menjadikan saya sebagai penyaji semangat dalam memberikan materi, karena ada tamu dari jurusan lain.
Hal yang pertama saya lakukan adalah menanyakan kebutuhan peserta untuk mengikuti pelatihan SPSS tersebut. Mengingat yang pesertanya adalah semester dua, artinya mereka belum pernah mendapatkan materi tersebut.
Alhasil, tebakan saya benar. Bahwa, mereka belum mengenal SPSS. Akhrinya saya menerangkan mengenai sofware khusus statistik tersebut.
Materi yang saya berikan sama sebagaimana materi yanng diberikan oleh Pak Pras (Ketua DET) tahun 2014. Sehingga, peserta yang terbagi dalam dua kelas mendapatkan materi yang sama dengan penyaji yang berbeda. Materinya adalah statistik deskriptif.
Saya menyadari, bahwa saya bukan pengampu mata kuliah statistik. Oleh karenanya, saya memohon kepada peserta untuk dikoreksi penjelasan saya, jika da kekurangannya. Namun, saya sebagai pengampu mata kuliah aplikom, yang dalam materinya ada pembahasan tersebut saya berusaha belajar dan memahaminya.
Saat pemberian materi terjadi ganguan teknis, yaitu listrik anjlog.Sehingga, saya dalam menjelaskan harus ekstra, karena pesertanya mengenai SPSS meruapakn sesuatu yang baru.
Saya memberikan materi mulia dari input, proses, output, dan menginterpretasikan layar output. Peserta kelihatan antusias dengan pelatihan tersebut.
Dalam memberikan contoh, saya mohon bantuan kepada panitia untuk memperagakan dari contoh melalui layar LCD, sehingga peserta tidak bingung. Setelah saya selesai memberikan materi mengenai statistic deskriptif, selanjutnya, saya memberikan soal pengayaan. Alhamdulillah pesertanya berhasil mengerjakannya. Bahkan, ada tiga peserta yang aktif bertanya jawab.
Saya sangat senang bisa berbagi ilmu dengan mahasiswa tersebut. Terima kasih kepada BEM Fe yang telah memberikan kesempatan kepada saya untuk bersedekah ilmu. Sukses selalu untuk kita.Amin

Berbagi ilmu tentang SPSS
Peserta rata-rata berasal dari mahasiswa semester dua. Ada enam mahasiswa yang berasala dari Psikologi. Hal ini menjadikan saya sebagai penyaji semangat dalam memberikan materi, karena ada tamu dari jurusan lain.
Hal yang pertama saya lakukan adalah menanyakan kebutuhan peserta untuk mengikuti pelatihan SPSS tersebut. Mengingat yang pesertanya adalah semester dua, artinya mereka belum pernah mendapatkan materi tersebut.
Alhasil, tebakan saya benar. Bahwa, mereka belum mengenal SPSS. Akhrinya saya menerangkan mengenai sofware khusus statistik tersebut.
Materi yang saya berikan sama sebagaimana materi yanng diberikan oleh Pak Pras (Ketua DET) tahun 2014. Sehingga, peserta yang terbagi dalam dua kelas mendapatkan materi yang sama dengan penyaji yang berbeda. Materinya adalah statistik deskriptif.
Saya menyadari, bahwa saya bukan pengampu mata kuliah statistik. Oleh karenanya, saya memohon kepada peserta untuk dikoreksi penjelasan saya, jika da kekurangannya. Namun, saya sebagai pengampu mata kuliah aplikom, yang dalam materinya ada pembahasan tersebut saya berusaha belajar dan memahaminya.
Saat pemberian materi terjadi ganguan teknis, yaitu listrik anjlog.Sehingga, saya dalam menjelaskan harus ekstra, karena pesertanya mengenai SPSS meruapakn sesuatu yang baru.
Saya memberikan materi mulia dari input, proses, output, dan menginterpretasikan layar output. Peserta kelihatan antusias dengan pelatihan tersebut.
Dalam memberikan contoh, saya mohon bantuan kepada panitia untuk memperagakan dari contoh melalui layar LCD, sehingga peserta tidak bingung. Setelah saya selesai memberikan materi mengenai statistic deskriptif, selanjutnya, saya memberikan soal pengayaan. Alhamdulillah pesertanya berhasil mengerjakannya. Bahkan, ada tiga peserta yang aktif bertanya jawab.
Saya sangat senang bisa berbagi ilmu dengan mahasiswa tersebut. Terima kasih kepada BEM Fe yang telah memberikan kesempatan kepada saya untuk bersedekah ilmu. Sukses selalu untuk kita.Amin
Ditulis oleh Agung Kuswantoro, penyaji pelatihan SPSS di Gedung C3 pada 24 Mei 2014

Rukun Sholat

Diadakan jumat, 9 Mei 2014 bertempat di gedung C3 ruang 245. Dihadiri tiga mahasiswa, yaitu : Laela Atikah, Nuristikomah, Rina Opik. Mereka dari satu rombel yaitu pendidikan administrasi perkantoran. Ada yang berbeda Mahasiswa Mengaji (MM), yang biasanya dilaksanakan hari sabtu sore di depan serambi perpustaan pusat, tetapi MM  pada hari itu, diganti hari Jumat sore di dalam gedung. Terjadi miss-communication antara saya dan teman-taman, karena ternyata HP saya dipinjam teman, sehingga saya tidak bisa memberitahukan teman-teman yang lain. Materi kali ini mengenai fiqih membahas tentang rukun shalat menurut kitab fathul qorib/taqrib.

Siang itu menunjuukan pukul 13:30 saatnya berangkat menuju FE untuk mengikuti MM. setelalah sekian lama MM ditunda, Alhamdulillah MM bisa dimulai lagi pada hari jumat, 9 Mei 2014. MM kali ini membahas tentang fiqih yaitu melanjutkan materi MM sebelumnya. Materi minggu kemarin kita telah membahas mengenai sarat wajib shalat, sekilas saja mengenai syarat wajib shalat ada islam, baligh, dan berakal. Syarat dengan wajib berbeda makna, jika syarat mengenai kegiatan yang ada diluar sebuah pekerjaan dan rukun lebih kerah sebuah pekerjaan yang ada di dalam shalat. Berikut dijelaskan mengenai rukun shalat yang tertuang dalam kitab fathul qorib/ takrib.

Rukun shalat ada delapan belas yaitu niat, berdiri jika mampu, takbiratul ihram, membaca surat al fatihah, ruku’, tumaninah dalam ruku’, i’tidal tumaninah dalam i’tidal, sujud, tumaninah dalam sujud, duduk diantara dua sujud, tuma’ninah diantara dua sujud, duduk tahiyat akhir, membaca syahadat waktu tahiyat, membaca shalawat nabi dalam tahiyat, salam pertama, niat menyelesaikan shalat, dan tertib

Kita akan membahas satu persatu rukun shalat tersebut. Pertama, Niat. Niat dalam bahasa arab al qosdu yang artinya sengaja. Maksudnya saat jalan kita menuju musolla itu dalam hati sudah ada nilai niat. Sama halnya, saat kita niat makan. Ketika kita sedang atau akan mengambil sendok, piring, dan lauk. Itu sudah dinilai niat. Niat dalam shalat ada yang pendapat yang harus di-lafaladz-kan sampai telinga kita sendiri mendengar, namun ada juga yang hanya diniatkan dalam hati. Niat artinya mengerjakan suatu pekerjaan bersamaan dengan pekerjaan tersebut. Tempatnya niat ada di dalam hati.

Kedua, berdiri jika mampu. Jika kita tidak bisa berdiri maka duduk, namun jika tidak bisa duduk kita di perbolehkan untuk berbaring. Ketiga, takbiratul ihram. Takbir adalah membesarkan nama Allah. Ihram artinya haram, maksudnya disini bukan haram untuk takbir, namun seusai takbir haram untuk makan, haram untuk minum, haram untuk berbicara dan lainnya. Seperti masjidil haram, maksudnya bukan masjid yang haram, namun haram untuk membunuh, haram untuk mencuri, haram untuk berbuat dosa. Di dalam kitab ini hanya mengatakan takbir bukan tata cara takbir. Takbir diucapkan secara sempurna “Allahu Akbar” tidak boleh di putus seperti “Allah”,  “Akbar”. Atau diganti dengan kalimat lain seperti “Arrohman”, “Arrohiim”. Karena Akbar artinya Maha Besar, lebih.

Syarat keabsahan bacaan takbirotul ikhrom yaitu terjadi di waktu berdiri (ketika) dalam sholat fardhu, diucapkan dengan menggunakan bahasa arab,  menggunakan lafal jalalah, yaitu lafal Allah, meggunakan lafal Akbar, berurutan  dalam menyebutkan lafal tersebut, tidak memanjangkan hamzah pada lafal jalalah, tidak memanjangkan ba’ pada lafal akbar, tidal men-tasdid-kan ba’ pada lafal akbar. tidak menambahkan wawu sukun atau wawu berharokat di antara dua kalimat tersebut, tidak menambah wawu sebelum lafal jalalah (Allah), tidal waqof (berhenti) di antara dua kalimat tersebut, baik waqof panjang/ pendek, memperdengarkan pengucapan seluruh hurufnya pada dirinya, ketika mengucapkan, sudah masuk waktu sholat, jika sholat yg dikerjakan adalah sholat yg mempunyai waktu, melafalkannya ketika menghadap kiblat, tidak rusak pada salah satu huruf-huruf bacaannya (membaca bacaan pada lafal tersebut sesuai tajwid), dan jika menjadi makmum, maka harus mengakhirkan takbirotul ihrom-nya daripada takbirotul ihrom imam.

Ketiga, membaca surat al fatihah. Basmalah merupakan ayat sehingga harus dilafalkan. Baik dilafalkan dengan jahr (keras) atau syir (pelan). Cara membacanya harus tertib dan pas bacaan tasydidnya. Jumlah tasydid dlm al-fatihah yaitu Bismillaah di atas lam, Ar-rahmaan di atas ra’, Ar-rahiim di atas ra’, Al-hamdulillaah di atas lam, Robbil ‘aalamiin di atas ba’, Ar-rahmaan di di atasatas ra’, Ar-rahiim di atas ra’, Maaliki yaumiddiin di atas dal, Iyyaaka na’budu di atas ya’, Iyyaka nasta’iin di atas ya’, Ihdinash shiraathal mustaqiim di atas shod, Shiraathal ladziina di atas lam, An amta ‘alaihim ghairil maghdhuubi ‘alaihim waladhdhaalliin di atas dhad dan lam,  syarat keabsahan bacaan al-fatihah, urut dan terus-menerus, menjaga makhroj dan sifat huruf-hurufnya, menjaga tasdidnya, tidak melakukan saktah yang panjang, tidal melakukan saktah yg pendek dengan tujuan memotong bacaan, membaca seluruh ayat-ayatnya termasuk diantaranya adalah basmalah,tidak melakukan kesalahan bacaan yang merusak arti, dibaca dengan berdiri, ketika sholat fardu, memperdengarkan pembacaannya pada diri sendiri, dan tidal disela-selai dengan dzikir yg lain.

Keempat, Ruku. Pada saat ruku posisi jari-jari menghadap kiblat. Dan, posisi duduk saat ruku sebesar 90’. Kelima, tuma’ninah dalam ruku. Dalam kitab fathul qorib/takrib tidak ada keterangan bacaan ruku, yang ditegaskan di sini adalah tuma’ninah atau berhenti sejenak. tuma’ninah dalam ruku dilakukan Karena saat itu kita berada pada posisi terendah sehingga kita membaca ‘Adimi yang artinya “luhur”. Keenam, I’tidal, yaitu bangun dari ruku. Ketujuh, tuma’ninah. Kedelapan, Sujud. Saat sujud ada tujuh anggota badan yang harus menempel dengan tanah. Ketujuh anggota badan tersebut yaitu, jidat, dua telapak tangan, dua dengkul dan dua telapak kaki.

Demikian sedikit penjelasan mengenai rukun shalat. Karena waktu sudah menunujukan pukul 13.30 kegiatan MM akhirnya di akhiri dengan berdoa bersama-sama. SElamat ketemu di kajian MM berikutnya. Saya tunggu kedatangan tema-teman lainnya.

 

Ditulis oleh Opic Rina, santriwati Mahasiswa Mengaji

Editor : Agung Kuswantoro

PENDAMPINGAN PENYIMPANAN ELEKTONIK ARSIP (E ARSIP) BERBASIS MICROSOFT ACCESS SEBAGAI UPAYA KONSERVASI (PAPERLESS) DI KELURAHAN KALISEGORO, SEMARANG

Oleh Agung Kuswantoro, Fakultas Ekonomi Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com

 Abstrak

Perkembangan teknologi informasi telah mengubah pola manusia dalam bekerja, salah satunya adalah mengelola arsip. Selama ini pengelolaan arsip di kelurahan bersifat manual yaitu penulisan identitas arsip ke dalam buku agenda, buku ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam arsip, sehingga dibutuhkan sistem yang lebih praktis, efektif dan efisien, salah satunya dengan sistem elektronik arsip (e arsip) berbasis Microsoft Access. Database yang dibangun berdasarkan kebutuhan penyimpanan arsip yang meliputi buku agenda, buku ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam arsip. Tujuan kegiatan ini adalah tenaga administrasi mampu mengoperasikan e arsip dengan baik melalui microsoft access. Metode yang digunakan yaitu ceramah, simulasi e arsip berbasis access sesuai dengan identifikasi kebutuhan di kelurahan, dan evaluasi sistem tersebut.Hasil kegiatan tersebut adalah pegawai kelurahan Kalisegoro sangat antusias dalam pelatihan e arsip berbasis access, pada awalnya mereka bingung dengan sistem ini, karena biasanya mereka menggunakan sistem kearsipan manual yang ditulis tangan, diagendakan, dan disimpan dalam filling cabinet. Namun, setelah mencobanya mereka tertarik untuk menerapkan sistem tersebut di tempat kerja mereka, karena lebih efektif dan efesien. Sarannya adalah pegawai kelurahan Kalisegoro perlu adanya peningkatan keterampilan berkomputer dan pendampingan yang intensif dalam mengelola e arsip.

  Kata Kunci : E Arsip, Microsoft Access, Paperless

Abstract

The development of information technology has changed the patterns of human beings in the works, one of which is to manage the archive. During this time of record-keeping in the village is the manual that is writing the identity of the archive into the agenda book, books expedition, control cards, and card and loan records, so it takes the system more practical, effective and efficient, one of them with an electronic filing system (e filing) based Microsoft Access. The database is built based archival storage requirements which include agenda books, books expedition, control cards, and card and loan records. The purpose of this activity is able to operate the administrative staff either through e archive with Microsoft Access. The methods used are lectures, simulation-based e archival access in accordance with the identification of needs in the village, and the evaluation of the system. The results of these activities are very enthusiastic employee Kalisegoro village in training e-based archive access, at first they were confused with this system, because they usually use a manual filing system handwritten, scheduled, and stored in a filing cabinet. However, once they try keen to implement the system in their workplace, because it is more effective and efficient. The suggestion is Kalisegoro village employees need to increase the skills of computing and intensive assistance in managing e archive.

Keywords : E Archive, Microsoft Access, Paperless

 PENDAHULUAN

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen. Selain itu dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.

Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan (Kuswantoro, 2013).

Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.

Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur sumber daya manusia yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung.

Sistem kearsipan selama ini menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku sehingga keakuratan dari sistem manual adalah ketidak-efesienan dan efektifnya ruang, waktu, dan biaya. Ketidak-efektifan ruang dalam hal penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya. Ketidak-efektifan waktu dalam hal pencarian dokumen yang lama karena ketidak-rapian dalam administrasi. Ketidak-efektifan biaya dalam hal kebutuhan peralatan yang mahal sehingga membutuhkan perawatan dan pemiharaan tempat penyimpanan arsip (Kuswantoro dan Saeroji 2014b).

Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer atau file. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen file dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual. Misal sistem abjad dalam sistem komputer dengan file, maka dengan menggunakan folder-folder dalam datanya. Folder A dibuat, kemudian dalam folder A ada Aa, Ab, Ac, Ad, Ae, Af, Ag, Ah, dan seterusnya. Jika sistem wilayah maka dalam data folder yang pertama dibuat adalah propinsi kemudian kota, kecamatan, dan desa seperti folder propinsi Jawa Tengah, di dalamnya terdapat folder Semarang. Di dalam folder Semarang terdapat folder Semarang Timur, Semarang Barat, Semarang. Di dalam folder Semarang Selatan terdapat folder Sekaran, Banaran, dan seterusnya. Demikian juga dengan sistem penyimpanan arsip yang lainnya. Yang terpenting adalah pembuatan folder terbesar ke terkecil, umum ke terkecil, folder ke map, dan lainnya.

Program komputer pun berkembang seperti php Mysql, Delphi, membeli software arsip, membuka internet dengan open source, dan lainnya. Secara umum program ini mempunyai kelebihan yang banyak dibanding dengan sistem komputer berbasis file, karena program tersebut sudah dirancang dan desain sesuai database yang secara khusus sehingga harga aplikasi tersebut rumit dipelajari oleh orang umum. Jika ada pun software, maka harganya mahal, sehingga kebanyakan orang tidak bias menjangkau Untuk itu diperlukan sofwore yang murah bahkan free atau gratis. Menurut penulis, salah satu sofware yang menunjang program ini yaitu access karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah sistem surat masuk, surat keluar, penyimpanan arsip, kartu kendali, buku agenda masuk, buku agenda surat keluar, dan buku ekspedisi. Pada intinya bahwa sistem ini hanya menyimpan database saja, bukan menyimpan arsip secara fisik.

Kemudahan dengan sistem ini adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan gratis karena termasuk dalam microsoft office. Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah mengidentifikasi kebutuhan, penentuan sistem kearsipan yang digunakan, mengarsip dokumen menjadi file, pemeliharaan dokumen, pengamanan dokumen, penyingkiran dokumen, dan pemusnahan dokumen (Talib, 2011). Inti dari access adalah mendesain table,setelah itu membuat form dan report (Kuswantoro, 2014a).

Setiap organisasi dalam mencapai tujuannya dibutuhkan informasi yang akurat termasuk data lama (arsip) karena mengandung nilai yang penting bagi organisasi seperti kelurahan, Semarang. Selama ini penyimpanan arsip yang ada di kelurahan Kalisegoro menggunakan sistem manual, artinya arsip disimpan ke dalam map setelah di-sortir sesuai dengan permasalahannya. Dalam manajemen kearsipan bahwa arsip tidak hanya sekedar disimpan tetapi perlu pengaturan cara prosedur penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

Berdasarkan uraian di atas maka permasalahan yang ada di kelurahan Kalisegoro, Gunungpati, Semarang yaitu bagaimana pelaksanaan pemdampingan penyimpanan e arsip berbasis microsoft access sebagai upaya konservasi (paperless) bagi tenaga administrasi kelurahan di Kalisegoro, Gunungpati, Semarang?

Tujuan kegiatan ini adalah tenaga administrasi di kelurahan Kalisegoro mampu mengoperasikan e arsip dengan baik melalui microsoft access. Manfaat kegiatan ini adalah memberikan kontribusi positif terhadap tenaga administrasi dalam menyimpan arsip dan menerapkan Teknologi Informasi (TI) mengenai arsip elektronik dengan program microsoft access.

Target kegiatan ini adalah pegawai kelurahan Kalisegoro, Semarang mampu menyimpan arsip berbasis elektronik, sehingga lebih efektif dan efesian dalam pekerjaan mereka. Luarannya adalah pegawai kelurahan Kalisegoro terampil dalam manajemen kearsipan malalui access, sebagai database sistem kearsipan.

Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai banyak arti. Di satu segi, arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat berupa selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, Compact Disk (CD) dan sebagainya. Di segi lain, arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap dalam Arsip Nasional yang menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dan sebagainya. Istilah arsip yang dibicarakan di atas berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya, sehingga diadopsi menjadi arsip. Sejak istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak mengetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang popular di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama pertinggal. Istilah pertinggal kurang popular penggunaannya sehingga dikalangan petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakannya (Sugiarto dan Wahyono, 2005).

Warkat adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk sebagai pengingat (alat bantu ingatan). Warkat otomatis menjadi arsip begitu diproses untuk penyelesaian suatu kegiatan organisasi. Warkat sebagai bahan arsip mempunyai 4 kegunaan, yaitu guna informasi, guna yuridis; guna sejarah; dan guna ilmu pengetahuan (Martono, 1990).

Warkat juga dapat dibedakan menjadi dua nilai guna sesuai dengan siapa yang memanfaatkan warkat tersebut. Secara otomatis warkat bernilai guna bagi organisasi yang menciptakan warkat tersebut atau pemilik warkat (nilai guna primer). Di samping itu warkat juga dapat dimanfaatkan oleh pihak lain di luar organisasi pencipta warkat yang bersangkutan (nilai guna sekunder). Sebagai contoh, laporan tahunan suatu organisasi dapat memiliki nilai guna primer karena bermanfaat untuk perkembangan yang akan datang bagi organisasi yang bersangkutan. Selain berguna bagi organisasi pencipta atau pemilik warkat, laporan itu dapat dimanfaatkan oleh organisasi lain sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan untuk perkembangan organisasinya (Mulyono, dkk, 2011).

Menata arsip dengan baik, arsip perlu dikelompokkan dalam empat golongan. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupun penyingkiran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Empat golongan arsip itu yaitu arsip tidak penting, penting, biasa, dan sangat penting.

Arsip tidak penting, yaitu arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Surat arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Surat arsip ini dapat diberi tanda (T). misalnya, surat undangan, konsep surat, ucapan terima kasih, dan sebagainya. Surat arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu satu tahun.

Arsip biasa, yaitu surat arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu satu hingga lima tahun. Surat arsip ini dapat diberi tanda (B). misalnya, surat pesanan, surat pengaduan, surat peringatan, surat tugas, surat putusan yang bersifat rutin, dan sebagainya.

Arsip penting, yaitu surat arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Surat arsip ini akan disimpan dalam jangkan waktu lima hingga sepuluh tahun dan dapat diberi tanda (P). Misalnya, naskah laporan, data statistik, surat kontrak, surat perjanjian, dan sebagainya.

Arsip sangat penting, yaitu surat arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Surat arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V). Misalnya, akte pendirian, sertifikat, piagam penghargaan dan arsip lain yang mempunyai nilai documenter (Alamsyah, 1990).

 METODE PELAKSANAAN

Kerangka pelaksanaan kegitan tersebut, sebagai berikut :

 

 Kerangka di Lapangan

 

Adapun pola yang di buat dalam kegiatan ini untuk dapat memecahkan permasalahan di atas, yaitu penyampaian materi, simulasi arsip (e arsip), dan mengevaluasi kegiatan kearsipan. Subjek dalam kegiatan ini adalah pegawai administrasi kelurahan Kalisegoro, Gunungpati, Semarang. Metode yang digunakan dalam kegiatan ini yaitu ceramah, simulasi e arsip berbasis access sesuai dengan identifikasi kebutuhan di kelurahan, dan evaluasi sistem tersebut.

 HASIL DAN PEMBAHASAN

Arsip di kelurahan Kalisegoro belum dikelola dengan baik, hal ini terlihat pada menumpuknya arsip di meja kerja pegawai administrasi, sehingga menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak bernilai dan tidak adanya pengelolaan kearsipan yang baik, berakibat pada ruangan terasa sempit dan tidak nyaman. Oleh karenanya, berpengaruh negatif terhadap kinerja organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan, maka menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan serta susah dalam pertanggungjawabannya.

Untukmewujudkantertib pengelolaan arsip, ada tiga aspek yang harus ditangani secara serius, yaitu sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus berdaya guna, dan dievaluasi secara berkesinambungan. Ketiga aspek tersebut dapat terlaksana, jika didukung oleh sumber daya organisasi.

Sistem kearsipan selama ini di kelurahan menggunakan cara manual yaitu menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku, sehingga keakuratan dari sistem tersebut adalah tidak efektif dan efesien. Segi ruang, penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya. Segi waktu, pencarian dokumen lama karena tidak rapi dalam menatanya. Segi biaya, kebutuhan peralatan yang mahal, sehingga membutuhkan perawatan dan pemiharaan tempat penyimpanan arsip.

Sistem kearsipan (e arsip) bagi pegawai kelurahan merupakan sesuatu yang baru, sehingga dalam pelaksanaannya secara bertahap. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen file dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual. Adapun model e arsip yang dikembangkan oleh penulis, sebagai berikut :

Gambar Model E Arsip yang Dikembangkan

Dalam model tersebut, terintegrasi antara peminjaman, pengembalian, rekap, daftar, pencarian, penghapusan, dan penyimpanan arsip dalam satu tampilan. Bahkan, dapat membuat kartu kendali dan kartu pinjam dengan rangkap tiga yaitu warna putih, biru, dan pink saat di-print out. Oleh karena, bagi pengguna (tenaga administrasi) lebih mempermudahkan dalam mengoperasikannya, karena satu tampilan. Hal ini, sebagaimana didesain oleh Ashari (2013) dalam pengembangan model e arsip.

Saat pelaksanaan kegiatan, tenaga administrasi sangat anustias dalam pengisian database yang meliputi kartu kendali, buku agenda masuk dan keluar, buku pinjam arsip dan buku ekspedisi, karena biasanya merka melakukan dengan menulis tangan di kertas yang rangkat tiga.

Pada awalnya mereka bingung dengan sistem kearsipan dengan elektronik, karena harus diidentifikasi dan dikelola terlebih dahulu sebelum menggunakannya. Dengan sistem tersebut, diharapkan pengelolaan kearsipan, tidak hanya sekedar disimpan, tetapi pengaturan prosedur penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali, jika diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan kegiatan ini adalah pegawai kelurahan Kalisegoro sangat antusias dalam pelatihan e arsip berbasis access, pada awalnya mereka bingung dengan sistem ini, karena biasanya mereka menggunakan sistem kearsipan manual yang ditulis tangan, diagendakan, dan disimpan dalam filling cabinet. Namun, setelah mencobanya mereka tertarik untuk menerapkan sistem tersebut di tempat kerja mereka, karena lebih efektif dan efesien.

Sarannya adalah pegawai kelurahan Kalisegoro perlu adanya peningkatan keterampilan berkomputer, sehingga dalam mengoperasikan e arsip akan lebih mudah dan cekatan. Selain itu, perlu adanya pendampingan yang intensif dalam e arsip bagi tenaga kelurahan, karena pola yang selama ini mereka lakukan adalah penyimpanan arsip secara manual.

Dipresentasikan di Universitas Negeri Surabaya, tanggal 3 Mei 2014

DAFTAR PUSTAKA

Alamsyah, Z. (1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta. Penerbit : PT Gramedia.

 

Ashari, N.T. 2013. Trivilia E Arsip. (2013).Tugas dalam matakuliah Aplikasi Komputer Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Unnes tidak dipubilkasikan.

Kuswantoro, A. (2014a). Pendidikan Administrasi Perkantoran berbasis Teknologi Informasi Komputer. Jakarta: Salemba Empat. Hal 65-70.

Kuswantoro, A. dan Saeroji, A. (2014b). Manajemen Arsip Elektronik (E Arsip) Konsep dan Aplikasi dengan Microsoft Access. Penerbit Fastinto : Semarang. 7-14.

Kuswantoro. (2013). Menggagas Arsiparis Kompeten melalui Elektronik Arsip (E Arsip) berbasis Microsoft Access di Fakultas Ekonomi Unnes. Proceeding Human Resouces Management Seminar and Call for Paper. Volume 3 Nomor 1 tahun 2013. Semarang 29 Oktober 2013. Hal 80-85.

Martono, E. (1990). Kearsipan (Rekord Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta. Penerbit: Karya Utama.

Mulyono, S. dkk. (2011). Manajemen Kearsipan. Semarang : Unnes Press.

Sugiarto, A. dan Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyaka)rta: Penerbit Gava Media.

Talib, H. (2011). Membuat Sendiri Aplikasi Database Koperasi dengan MS Access. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Hal 3-6.