Perlunya Identifikasi Kebutuhan

Saat menata arsip di Fakultas Hukum (FH) Universitas Negeri Semarang (Unnes), saya dibantu oleh dua mahasiswa saya yaitu Ana dan Fauza. Kedua adalah asisten labolatorium jurusan pendidikan ekonomi Fakultas Ekonomi (FE) Unnes.

FH merupakan “adik” dari FE. FE sendiri umurnya delapan tahun. Artinya, arsip di FH masih sedikit. Berdasarkan umur tersebut, saya berpendapat, bahwa pola system kearsipan yang simple adalah subjek. Dalam penulisannya dengan kode.

Setelah saya observasi ruang kearsipannya. Saya mendata semua arsip yang ada. Setelah itu saya kelompokkan berdasarkan permasalahannya.

Dalam hal ini, saya tidak membuka map yang telah dirapikan oleh pegawai dari FH. Karena, map tersebut sudah tersusun rapi, seperti bagian keuangan, akademik, administrasi, dan map “lainnya”.

Dari hasil identifikasi, diperoleh hasil pola system kearsipan di FH Unnes sebagai berikut:

PEDOMAN POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN

 DI FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

1. TU. KETATAUSAHAAN

1)      TU – 01 = Surat keluar

2)      TU – 02 = Surat Masuk

3)      TU – 03 = Surat Tugas

4)      TU – 04 = Surat Undangan

5)      TU – 05 = Surat Peraturan

6)      TU – 06 = Surat Rahasia

7)      TU – 07= Surat Keputusan

 

2. KP. KEPEGAWAIAN

1)      KP – 01 = Nama Pegawai

(1)            KP – 01.1 = Agus B.

(2)            KP – 01.2 = Arsif

(3)            KP – 01.3 = Mustafid

(4)            KP – 01.4 = Yuli Dewi

(5)            KP – 01.5 = Waspiah

(6)            KP – 01.6 = Rindia

(7)            KP – 01.7 = Ristina

(8)            KP – 01.8 = Rinif

(9)            KP – 01.9 = Andry S.

(10)        KP – 01.10 = Benry Sumardiana

(11)      KP – 01.11 = Andina S.

(12)      KP – 01.12 = Agung K.

(13)      KP – 01.13 = Indra Rudi S.

(14)      KP – 01.14 = Sunardi

(15)      KP – 01.15 = Suhasyanto

(16)      KP – 01.16 = Roti W.

(17)      KP – 01.17 = Nodi

(18)      KP – 01.18 = Nurul F.

(19)      KP – 01.19 = Indung

(20)      KP – 01.20 = Dion L.

(21)      KP – 01.21 = Cahya

(22)      KP – 01.22 = Dori Muhta

(23)      KP – 01.23 = Son Arifin

(24)      KP – 01.24 = Bagus

(25)      KP – 01.25 = Untung

(26)      KP – 01.26 = Baidhowi

(27)      KP – 01.27 = Tri Sulistyono

(28)      KP – 01.28 = Dahita

(29)      KP – 01.29 = Dewi Sulistyaningsih

(30)      KP – 01.30 = Sartono Sahlan

(31)      KP – 01.31 = Sutrisno

(32)      KP – 01.32 = Sudijono S.

(33)      KP – 01.33 = Andari

(34)      KP – 01.34 = Anis W.

(35)      KP – 01.35 = Indah Sri Utami

(36)      KP – 01.36 = Suhadi

(37)      KP – 01.37 = Rosdi

(38)      KP – 01.38 = Heri S.

(39)      KP – 01.39 = Martitoh

(40)      KP – 01.40 = Rodiyah

(41)      KP – 01.41 = Pujiono

(42)      KP – 01.42 = Ubaudillah Kamal

(43)      KP – 01.43 = Ali Masyhar

(44)      KP – 01.44 = Vita

(45)      KP – 01.45 = Fery

(46)      KP – 01.46 = Windi

(47)      KP – 01.47 = Sony

 

2)      KP – 02 = Silkados

3)      KP – 03 = Lamaran

4)      KP – 04 =Ijin Tidak Mengajar

5)      KP – 05 = Daftar Hadir Dosen

6)      KP – 06 = Kenaikan Pangkat

7)      KP – 07 = Pemantauan Kebersihan Ruangan

8)      KP – 08 = Pelatihan Dosen

9)      KP – 09 = Presensi Online

10)  KP – 10 = Ijin Penelitian dan Pengabdian

11)  KP – 11 = Lain-lain

 

3. KU. KEUANGAN DAN AKUNTANSI

1)      KU – 01 = Keungan dan Akuntansi

2)      KU – 02 = SPJ LS Honorarium

3)      KU – 03 = SPP

4)      KU – 04 = SPK

5)      KU – 05 = SSP

6)      KU – 06 = Lain-lain

 

4. AK. AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN

1)      AK – 01 = Legalisir

2)      AK – 02 = Perangkat Pembelajaran

3)      AK – 03 = Surat Keterangan Aktif Kuliah

4)      AK – 04 = Surat Tugas Bidang 1

5)      AK – 05 = Surat Tugas Pembimbing & Penguji

6)      AK – 06 = Surat Tugas dan Pengangkatan Dosen

7)      AK – 07 =Transkip

8)      AK – 08 = Pindah Kuliah

9)      AK – 09 = Beasiswa

10)  AK – 10 = PKL

11)  AK – 11 = Berita Acara Pelaksanaan Ujian Skripsi

12)  AK – 12 = Pelaksanaan dan ujian Komprehensif

13)  AK – 13 = Arsip Bidang 1

14)  AK – 14 = Penelitian Mahasiswa

15)  AK – 15 = KHS (Kartu Hasil Studi / nilai)

16)  AK – 16 = Arsip Perwalian

17)  AK – 17 = Data Mahasiswa

18)  AK – 18 = Data Alumni

19)  AK – 19 = Surat Keterangan dan Karya Tulis Mahasiswa

20)  AK – 20 = Peraturan Akademik

21)  AK – 21 = Surat Aktif Kuliah

22)  AK – 22 = Lain-lain

 

5. LN. LAIN-LAIN

1)      LN – 01 = Peminjaman Barang

2)      LN – 02 = Perbaikan Barang

3)      LN – 03 = ATK

4)      LN – 04 = Audit

 

Dari pedoman tersebut, mempermudahkan kepada pegawai (arsiparis) dalam me-manage arsip, baik menyimpan maupun meminjam arsip.

Setelah pola tersebut dibuat, kemudian saya membuat database yang dibuat melalui access dengan dibantu oleh Trisna, sebagai awal dari elektronik arsip (e arsip). E arsip yang dimaksudkan dalam hal ini adalah dalam pola pencariannya, tidak bentuk wujud file (copy). Namun, bentuk aslinya (hard) tertata dalam filling cabinet.

Demikian cerita pengelolaan arsip saya bersama Ana dan Fauza selama lima hari (15 Juli- 20 Juli 2014) di FH Unnes. Semoga bermanfaat untuk kalian semua. Mohon maaf, jika pekerjaan kami masih banyak kekurangaan. Kami mohon masukan atas hasil kerja kami. Terima kasih. Sukses untuk semua. Amin

Agung Kuswantoro, dosen administrasi perkantoran Fakultas Ekonomi Unnes dan pegiat gerakan sadar arsip, email : agungbinmadik@gmail.com