Bukan Biaya Administrasi

 

Konon, pada era sembilan puluhan, saat orang mengurus KTP atau akta kelahiran di kelurahan, setelah selesai mendapatkannya, mereka mengeluarkan uang dari dompetnya ke kotak. Pengeluaran uang tersebut, kebanyakan orang menyebutnya biaya atau ongkos administrasi. Sedangkan kotaknya disebut dengan kotak administrasi.

Istilah yang beredar di masyarakat,  menurut saya tidak sesuai. Mengapa? Administrasi yang dilakukan oleh pegawai kelurahan sebenarnya sudah termasuk dalam kewajiban dia. Dia tersebut bertugas melayani masyarakat.

Namun, mengapa “menarik uang” kepada masyarakat dengan mengistilahkan “biaya administrasi”?

Berdasarkan pengamatan di lapangan, bahwa masalah tersebut merupakan masalah birokrasi. Sehingga saya tidak mencoba untuk mengetahui secara detail. Namun, informasi yang saya dapatkan bahwa pola kerja sebagaimana yang dilakukan oleh para pegawai kelurahan, perlu direformasi birokrasi.

Kembali pada permasalahan awal, yaitu  biaya administrasi. Istilah biaya administrasi, saya sebagai pelaku administrator merasa malu. Mengapa? Sebenarnya  dalam pengurusan administrasi tidaklah ribet.  Dibutuhkan sistem atau manajemen  yang baik, mulai dari pimpinan, kepala bagian, hingga pegawai lapangan.

Janganlah kata administrasi menjadikan “momok” di masyarakat yang menakutkan. Kecanggihan teknologi informasi menjadikan lebih efektif dan efisien. Dengan memanfaatkan teknologi, maka proses yang terlalu panjang, dapat dilakukan oleh sistem. Seperti, kita registrasi melalui internet atau mengisi formulir di website. Dulu, biasanya mengambil formulir harus  mengantri, tetapi dengan pemanfaatan teknologi menjadi lebih praktis. Sehingga pada saat sekarang, kita mengenal sistem informasi seperti e KTP, e procuremen, e arsip, e laporan, dan lainnya.

Dengan cara seperti itu, menjadikan “pungutan liar” atau pungli di suatu lembaga dapat berkurang. Sehingga istilah biaya administrasi bisa hilang.

Memang benar, dalam administrasi dibutuhkan manajemen yang apik. Fungsi manajemen harus berjalan sesuai dengan polanya, karena merupakan suatu kesatuan yang utuh, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.

Melalui manajemen yang apik, maka saya berharap tidak ada istilah biaya administrasi. Adanya biaya lelah atas pekerjaan seseorang. Tidak ada kaitan antara biaya dengan administrasi dalam suatu lembaga. Karena, administrasi adalah bagian pekerjaan yang wajib diselesaikan pegawai di kantor tersebut. Dan, ia sudah digaji atau dibayar oleh lembaga tersebut. Jika lembaga itu swasta, maka yang menggaji adalah perusahaan. Jika itu pemerintah, maka yang menggaji adalah rakyat. Apabila ada rakyat yang datang mengurus KTP atau akta  kelahiran, maka pegawai tersebut harus melayaninya, karena pegawai tersebut, digaji oleh rakyat.

Agung Kuswantoro, dosen mata pendidikan admnistrasi FE Unnes, email agungbinmadik@gmail.com.

Cerita lengkapnya ada di buku saya