Buku ini mengkaji tentang cara pemakaian (user) Elektronik Arsip (E Arsip) berbasis microsoft access dari yang dikembangkan oleh penulis. Pola yang dibangun adalah berupa identifikasi kebutuhan dari arsip, sehingga muncul main menu. Main menu yang ditampilkan meliputi manajemen arsip, buku agenda surat masuk-keluar, pencarian arsip, pengaturan instansi, tentang E Arsip, rekap surat masuk, rekap surat keluar, rekap buku agenda, dan rekap peminjaman arsip.
Oleh karenanya, buku ini sangat bermanfaat siswa, guru, dosen, dan pelaku administrasi perkantoran. Dengan sistem yang sederhana, namun dapat menampilkan berbagai kebutuhan manajemen kearsipan. Program tersebut sangat murah, bahkan gratis karena dapat diaplikasikan dalam semua komputer. Mengingat kemajuan teknologi informasi, maka E Arsip di saat sekarang sangat dibutuhkan.
Agung Kuswantoro telah menempuh pendidikan S1 (lulus 2006) dan S2 ( lulus 2012) di Universitas Negeri Semarang. Ia aktif di berbagai kegiatan berbagai kegiatan penelitian dalam bidang administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi dan pengabdian pada aparat desa dan guru dalam rangka peningkatan tertib administrasi melalui pelatihan berbasis komputer (E Arsip). Ia juga aktif dalam berbagai seminar pendidikan dan pengembangan administrasi perkantoran, pelatihan untuk tenaga administrasi di perguruan tinggi dan di lingkungan perkantoran, serta workshop metode penelitian, penulisan artikel ilmiah, e-learning bagi dosen, jurnal terakreditasi untuk peningkatan mutu dan tata kelola.
Trisna Novi Ashari, mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran (angkatan 2011) di Universitas Negeri Semarang. Ia aktif di berbagai karya ilmiah seperti pelatihan E Arsip di aparat desa Ungaran. Ia sangat tertarik dalam bidang teknologi informasi, khususnya Elektronik Arsip. Berbagai karya tentang E Arsip sudah diterapkan di kelurahan dan pembelajaran manajemen kearsipan elektronik.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas nikmatnya, sehingga buku petunjuk Elektronik Arsip (E-Arsip) dapat terselesaikan. Buku ini merupakan pedoman penggunaan E-Arsip (user), bukan buku cara pembuatan E-Arsip (creator).
Model E-Arsip yang dikembangkan penulis menggunakan program access, di mana program tersebut include dalam Microsoft Office. Microsoft Office yang digunakan adalah program Microsoft Office tahun 2010. Karena aplikasinya lebih lengkap dibanding Microsoft Office tahun 2007. Ke depan, akan ada software E-arsip yang dapat di install di komputer (laptop).
Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada ASPAPI Jawa Tengah yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk sharing ilmu mengenai E-Arsip. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada Bapak/ Ibu guru administrasi perkantoran yang telah memberikan masukan untuk pengembang E-Arsip dari program yang kami buat .
Penulis menyadari dalam pembuatan E-Arsip masih terdapat kekurangan. Oleh karenanya penulis membutuhkan saran dan kritikan bagi pembaca mengenai E-Arsip untuk perbaikan E-Arsip di waktu mendatang. Saran dan kritik dapat melalui email penulis yaitu agungbinmadik@gmail.com atau trisna.x2@gmail.com
Semarang, 16 Juni 2014
Penulis,
Agung Kuswantoro
Trisna Novi Ashari
DAFTAR ISI
COVER ……………………………………………………………………………………………………. i
KATA PENGANTAR……………………………………………………………………………….. ii
DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………… iii
BAB I MENYIMPAN DOKUMEN DI KOMPUTER………………………………….. 1
- Sistem Nomor Terminal Digit………………………………………………………………… 1
- Sistem Nomor Desimal…………………………………………………………………………. 3
- Sistem Tanggal (Kronologis) ………………………………………………………………… 5
- Sistem Pokok Soal ………………………………………………………………………………. 7
- Sistem Wilayah……………………………………………………………………………………. 8
BAB II SISTEM E-ARSIP……………………………………………………………………….. 10
- Membuka Sistem E-Arsip……………………………………………………………………. 10
- Menu Utama Sistem E-Arsip ………………………………………………………………. 12
- Manajemen Arsip pada Sistem E-Arsip ………………………………………………… 14
- Cari Arsip …………………………………………………………………………………………. 15
BAB III PENGATURAN INSTANSI ………………………………………………………. 18
BAB IV MENYIMPAN ARSIP BARU ……………………………………………………. 20
BAB V MENYUNTING ARSIP ……………………………………………………………… 23
BAB VI MENCETAK KARTU KENDALI ……………………………………………… 24
BAB VII PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN ARSIP ……………………… 27
- Peminjaman Arsip ……………………………………………………………………………… 27
- Pengembalian Arsip …………………………………………………………………………… 31
BAB VIII DAFTAR ARSIP ……………………………………………………………………. 35
BAB VIX PENCARIAN ARSIP ……………………………………………………………… 37
- Pencarian Arsip Melalui Menu Utama ………………………………………………….. 37
- Pencarian Arsip Melalui Manajemen Arsip ……………………………………………. 38
BAB X REKAP ARSIP (REKAP BUKU AGENDA)
MELALUI MAIN MENU………………………………………………………………………… 39
BAB XI REKAP SURAT MASUK MELALUI MAIN MENU ………………….. 41
BAB XII REKAP SURAT KELUAR MELALUI MAIN MENU………………… 43
BAB XIII REKAP PEMINJAMAN ARSIP MELALUI MAIN MENU……….. 44
BAB XIV TENTANG E-ARSIP ………………………………………………………………. 46
BAB XV PERMASALAHAN TEKNIS ……………………………………………………. 48
- File Tidak Bisa Diedit ………………………………………………………………………… 48
- Tidak Dapat Pindah ke Record (Arsip Sebelum) ……………………………………. 48
- Tidak Dapat Pindah ke Record (Arsip Selanjutnya) ……………………………….. 50
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………………. 52
BIODATA PENULIS 1……………………………………………………………………………. 53
BIODATA PENULIS 2……………………………………………………………………………. 56
Jika tertarik membaca atau pesan buku silakan sms ke 08179599354 atau email agungbinmadik@gmail.com
Agungbae123's Blog 