BUKU MODEL ELEKTRONIK ARSIP (E ARSIP) UNTUK PEMBELAJARAN

Cover FINAL_editBuku ini mengkaji tentang cara pemakaian (user) Elektronik Arsip (E Arsip) berbasis microsoft access dari yang dikembangkan oleh penulis. Pola yang dibangun adalah berupa identifikasi kebutuhan dari arsip, sehingga muncul main menu. Main menu yang ditampilkan meliputi manajemen arsip, buku agenda surat masuk-keluar, pencarian arsip, pengaturan instansi, tentang E Arsip, rekap surat masuk, rekap surat keluar, rekap buku agenda, dan rekap peminjaman arsip.

Oleh karenanya, buku ini sangat bermanfaat siswa, guru, dosen, dan pelaku administrasi perkantoran. Dengan sistem yang sederhana, namun dapat menampilkan berbagai kebutuhan manajemen kearsipan. Program tersebut sangat murah, bahkan gratis karena dapat diaplikasikan dalam semua komputer. Mengingat kemajuan teknologi informasi, maka E Arsip di saat sekarang sangat dibutuhkan.

 

Agung Kuswantoro telah menempuh pendidikan S1 (lulus 2006) dan S2 ( lulus 2012) di Universitas Negeri Semarang. Ia aktif di berbagai kegiatan berbagai kegiatan penelitian dalam bidang administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi dan pengabdian pada aparat desa dan guru dalam rangka peningkatan tertib administrasi melalui pelatihan berbasis komputer (E Arsip). Ia juga aktif dalam berbagai seminar pendidikan dan pengembangan administrasi perkantoran, pelatihan untuk tenaga administrasi di perguruan tinggi dan di lingkungan perkantoran, serta workshop metode penelitian, penulisan artikel ilmiah, e-learning bagi dosen, jurnal terakreditasi untuk peningkatan mutu dan tata kelola.

Trisna Novi Ashari, mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran (angkatan 2011) di Universitas Negeri Semarang. Ia aktif di berbagai karya ilmiah seperti pelatihan E Arsip di aparat desa Ungaran. Ia sangat tertarik dalam bidang teknologi informasi, khususnya Elektronik Arsip. Berbagai karya tentang E Arsip sudah diterapkan di kelurahan dan pembelajaran manajemen kearsipan elektronik.

KATA PENGANTAR

 

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas nikmatnya, sehingga buku petunjuk Elektronik Arsip (E-Arsip) dapat terselesaikan. Buku ini merupakan pedoman penggunaan E-Arsip (user), bukan buku cara pembuatan E-Arsip (creator).

Model E-Arsip yang dikembangkan penulis menggunakan program access, di mana program tersebut include dalam Microsoft Office. Microsoft Office yang digunakan adalah program Microsoft Office tahun 2010. Karena aplikasinya lebih lengkap dibanding Microsoft Office tahun 2007. Ke depan, akan ada software E-arsip yang dapat di install di komputer (laptop).

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada ASPAPI Jawa Tengah yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk sharing ilmu mengenai E-Arsip. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada Bapak/ Ibu guru administrasi perkantoran yang telah memberikan masukan untuk pengembang E-Arsip dari program yang kami buat .

Penulis menyadari dalam pembuatan E-Arsip masih terdapat kekurangan. Oleh karenanya penulis membutuhkan saran dan kritikan bagi pembaca mengenai E-Arsip untuk perbaikan E-Arsip di waktu mendatang. Saran dan kritik dapat melalui email penulis yaitu agungbinmadik@gmail.com atau trisna.x2@gmail.com

 

Semarang, 16 Juni 2014

Penulis,

 

 

Agung Kuswantoro

Trisna Novi Ashari

 

DAFTAR ISI

 

COVER ……………………………………………………………………………………………………. i

KATA PENGANTAR……………………………………………………………………………….. ii

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………… iii

BAB I MENYIMPAN DOKUMEN DI KOMPUTER………………………………….. 1

  1. Sistem Nomor Terminal Digit………………………………………………………………… 1
  2. Sistem Nomor Desimal…………………………………………………………………………. 3
  3. Sistem Tanggal (Kronologis) ………………………………………………………………… 5
  4. Sistem Pokok Soal ………………………………………………………………………………. 7
  5. Sistem Wilayah……………………………………………………………………………………. 8

BAB II SISTEM E-ARSIP……………………………………………………………………….. 10

  1. Membuka Sistem E-Arsip……………………………………………………………………. 10
  2. Menu Utama Sistem E-Arsip ………………………………………………………………. 12
  3. Manajemen Arsip pada Sistem E-Arsip ………………………………………………… 14
  4. Cari Arsip …………………………………………………………………………………………. 15

BAB III PENGATURAN INSTANSI ………………………………………………………. 18

BAB IV MENYIMPAN ARSIP BARU ……………………………………………………. 20

BAB V MENYUNTING ARSIP ……………………………………………………………… 23

BAB VI MENCETAK KARTU KENDALI ……………………………………………… 24

BAB VII PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN ARSIP ……………………… 27

  1. Peminjaman Arsip ……………………………………………………………………………… 27
  2. Pengembalian Arsip …………………………………………………………………………… 31

BAB VIII DAFTAR ARSIP ……………………………………………………………………. 35

BAB VIX PENCARIAN ARSIP ……………………………………………………………… 37

  1. Pencarian Arsip Melalui Menu Utama ………………………………………………….. 37
  2. Pencarian Arsip Melalui Manajemen Arsip ……………………………………………. 38

BAB X REKAP ARSIP (REKAP BUKU AGENDA)

MELALUI MAIN MENU………………………………………………………………………… 39

BAB XI REKAP SURAT MASUK MELALUI MAIN MENU ………………….. 41

BAB XII REKAP SURAT KELUAR MELALUI MAIN MENU………………… 43

BAB XIII REKAP PEMINJAMAN ARSIP MELALUI MAIN MENU……….. 44

BAB XIV TENTANG E-ARSIP ………………………………………………………………. 46

 

BAB XV PERMASALAHAN TEKNIS ……………………………………………………. 48

  1. File Tidak Bisa Diedit ………………………………………………………………………… 48
  2. Tidak Dapat Pindah ke Record (Arsip Sebelum) ……………………………………. 48
  3. Tidak Dapat Pindah ke Record (Arsip Selanjutnya) ……………………………….. 50

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………………. 52

BIODATA PENULIS 1……………………………………………………………………………. 53

BIODATA PENULIS 2……………………………………………………………………………. 56

Jika tertarik membaca atau pesan buku silakan sms ke 08179599354 atau email agungbinmadik@gmail.com

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: