Buku Agung Bercerita Arsip

Agung Bercerita Arsip

KATA PENGANTAR

 Segala puji bagi Allah, Tuhan semesta alam. Kalimat pertama yang penulis ucapkan saat selesai menulis buku “Agung Bercerita Arsip”. Buku yang ditulis berdasarkan pengalaman pribadi penulis tentang arsip.

Arsip bagi penulis merupakan sesuatu yang unik. Ia seperti makhluk hidup yang lainnya, yang memiliki fase-fase seperti lahir, penamaan, penggolongan, pemeliharaan, pengamanan, penyingkiran, dan pemusnahan (mati). Oleh karenanya, ia perlu dikelola sesuai dengan kaidah dan pedomannya.

Penulis beraktivitas sebagai pengajar administrasi perkantoran, sehingga arsip menjadi salah satu kajian yang dikaji melalui penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Tahun 2012, penulis mendirikan konsultan kearsipan “Sadar Arsip” sebagai “ekspresi” di lapangan tentang kearsipan. Ditemukan, bahwa arsip belum tertata, ada yang ditaruh di lantai, sistem penyimpanan tidak jelas, tidak adanya perawatan, pengamanan lemah, dan kondisi lainnya.

Penulis juga mengembangkan elektronik arsip (e arsip) berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk pembelajaran. Model tersebut sudah di-sharing oleh penulis saat memberikan pelatihan mengenai e arsip kegiatan guru-guru pendidikan administrasi di beberapa daerah Jawa Tengah.

Berbekal dari pengalaman pribadi tersebut, penulis mendokumentasikan cerita dalam suatu buku. Mudah-mudahan buku tersebut bermanfaat bagi pelaku administrasi perkantoran, sekretaris, dan pendidik administrasi perkantoran.

 

 

Semarang, 7 Februari 2015

Penulis,

 

 

Agung Kuswantoro

 

 

Sinopsis

Arsip merupakan sumber informasi yang penting bagi manusia dan lembaga. Ia memiliki “beribu” makna yang terkandung di dalamnya. Oleh karenanya, kita harus memelihara, menjaga, dan mengamankannya.

Jika ia dapat berkata, maka ia akan mengatakan “Jangan sia-siakan Aku. Rawatlah dan jagalah Aku, agar kau dapat menceritakan apa yang terjadi dalam diriku”.

Perkataan itulah yang melatar belakangi penulis untuk menuliskan buku ini, berdasarkan moment yang dialami oleh penulis.

Penulis yang berprofesi sebagai dosen administrasi perkantoran sangat tertarik untuk meneliti dan mengabdi kepada masyarakat tentang kearsipan.

Selain itu, penulis sering berbagi ilmu kepada guru administrasi perkantoran di daerah dengan memberikan pelatihan (pemakalah) kepada mereka. Penulis juga pernah menjadi pembicara di seminar nasional (call for paper) di beberapa kota besar.

Berbagai pengalaman tersebut, penulis mengkisahkan dalam sebuah buku dengan judul “Agung Bercerita Arsip”. Buku ini ada dua bagian, yaitu artikel dan makalah dan pengalaman arsip. Bagian satu, makalah berisikan kumpulan makalah-makalah penulis yang telah diprosidingkan di Seminar Nasional. Bagian kedua, yaitu cerita tentang arsip yang dialami oleh penulis.

Buku ini sangat cocok bagi guru, dosen pendidikan administrasi perkantoran dan pelaku administrasi, karena berkaitan erat dengan salah satu bidangnya, yaitu kearsipan. semoga buku tersebut bermanfaat untuk kita. Amin.

 

Agung Kuswantoro telah menempuh pendidikan S1 (lulus 2006) dan S2 (lulus 2012) di Universitas Negeri Semarang. Ia aktif diberbagai kegiatan berbagai kegiatan penelitian dalam bidang administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi dan pengabdian pada aparat desa dan guru dalam rangka peningkatan tertib administrasi melalui pelatihan berbasis komputer. Ia juga aktif dalam berbagai seminar pendidikan dan pengembangan administrasi perkantoran, pelatihan untuk tenaga administrasi di perguruan tinggi dan di lingkungan perkantoran, serta workshop metode penelitian, penulisan artikel ilmiah, e-learning bagi dosen, jurnal terakreditasi untuk peningkatan mutu dan tata kelola.

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

 

Motto

Hidup menjadi tanpa makna, jika tanpa adanya arsip. Kita bisa menangis dan sedih, karena adanya arsip.

 

 

 

 

 

 

Persembahan :

1. Ibuku, Zumrohati yang selau mendoakanku untuk kebaikan dunia dan akhirat.
2. Istiku, Lu’lu’ Khakinah dan Anakku, Muhammad Fathul Mubin yang selalu memberiku semangat dalam berkarya.
3. Alamamaterku, Universitas Negeri Semarang (Unnes), sebagai tempat menimba ilmu dan memberi rizki kepada penulis.
4. Pondok pesantren Salafiah, Kauman, Pemalang yang telah memberikan ilmu-ilmu agama yang sangat bermafaat kepada penulis.
5. ASPAPI Jawa Tengah yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk sharing mengenai elektronik arip (e arsip).
6. Guru pendidikan administrasi perkantoran dan pelaku administrasi sebagai teman berdiskusi tentang perkembangan administrasi perkantoran.

 

 

 

 

DAFTAR ISI

 

Cover     …………………………………………………………………………………………………………….       i

Kata Pengantar……………………………………………………………………………………………………      ii

Moto dan Persembahan ……………………………………………………………………………………….     iii

Daftar Isi……………………………………………………………………………………………………………     iv

Daftar Gambar……………………………………………………………………………………………………     vi

Daftar Tabel……………………………………………………………………………………………………….    vii

Daftar Bagan………………………………………………………………………………………………………   viii

 

BAGIAN I : ARTIKEL DAN MAKALAH………………………………………………………..      1

E Arsip: Simpel dan Dibutuhkan…………………………………………………………………………..      2

Pendampingan Penyimpanan Elektronik Arsip (E Arsip) Berbasis Microsoft Access sebagai Upaya Konservasi (Paperless) di Kelurahan Kalisegoro, Semarang……………………………………..      6

E Arsip (Elektronik Arsip) Berbasis TIK sebagai Upaya Konservasi (Paperless)

Di Fakultas Ekonomi (FE) Unnes………………………………………………………………………….    14

Pelatihan Elektronik Arsip (E Arsip) Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi

(TIK) sebagai Upaya Konservasi (Paperless) pada Guru MPGP Pendidikan

Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal………………………………………………………….    26

Menggagas Arsiparis Kompeten Melalui Elektronik Arsip (E-Arsip) Berbasis

Ms. Access pada Fakultas Ekonomi Unnes……………………………………………………………..    35

Model Manajemen Kearsipan sebagai Upaya Unnes Meraih Sertifikat

ISO 9001: 2008 (Kajian Konseptual)……………………………………………………………………..    44

Peningkatan Pembelajaran Praktek Kearsipan dengan Digital Automatic Filling Cabinet (DAFC)             58

Arsip Hilang, Negara Galau………………………………………………………………………………….    68

 

BAGIAN II: PENGALAMAN ARSIP……………………………………………………………….    72

Aku dan Keinginanku………………………………………………………………………………………….    73

Arsip Via Handphone………………………………………………………………………………………….    75

Arsiparis Kompeten Melalui E Arsip Berbasis Access………………………………………………    77

Pria Panggilan Tak Bertarif…………………………………………………………………………………..    79

 

Elektronik Arsip (E Arsip) Berbasis Capaian Mutu Melalui Folder dan Guide Virtue

dan Aplikasi Access……………………………………………………………………………………………..    81

E Arsip: Simpel dan Dibutuhkan…………………………………………………………………………..    85

E Arsip: Kombinasi TIK dengan Teori Arsip…………………………………………………………..    87

Kisah Menjadi Juri di LKS Administrasi Perkantoran Kabupaten Pemalang……………….    89

Model Manajemen Kearsipan Bagian Sistensis PT Kereta Api DAOP IV Jateng………..    92

Mengabdi Arsip di Kelurahan……………………………………………………………………………….    95

Menggagas Arsiparis Kompeten……………………………………………………………………………    98

Microteaching: Elektronik Arsip (E Arsip) untuk Pembelajaran………………………………… 100

Contoh Satuan Acara Perkuliahan (SAP) tentang E Arsip ………………………………………. 103

Rencana Workshop Elektronik Arsip (E Arsip)………………………………………………………. 107

Agenda Pelatihan Elektronik Arsip (E Arsip)…………………………………………………………. 109

Diskusi Penentuan Sistem Kearsipan…………………………………………………………………….. 110

Pedoman Pola Kearsipan Badan Konservasi Universitas Negeri Semarang (Unnes)……. 115

Pelabelan dengan Stiker………………………………………………………………………………………. 134

Penempatan Arsip Didampingi Staf Pegawai………………………………………………………… 135

Pelatihan Elektronik Arsip dan Pendampingan Tata Kelola Kearsipan

di Fakultas Hukum Unnes……………………………………………………………………………………. 137

Perlunya Identifikasi Kebutuhan………………………………………………………………………….. 140

Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Fakultas Hukum Universitas Negeri Semarang. 141

Terlalu Perguruan Tinggi……………………………………………………………………………………… 145

2015: Ada Tiga Pelatihan Arsip Bagi Tenaga Kependidikan PPs Unnes……………………. 147

Hati: Filling Cabinet Abadi………………………………………………………………………………….. 148

BIODATA PENULIS………………………………………………………………………………………… 151

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR GAMBAR

 

Gambar 1. Model E Arsip yang Dikembangkan………………………………………………………    12

Gambar 2. Membuka E-Arsip………………………………………………………………………………    31

Gambar 3. Tampilan Awal E-Arsip………………………………………………………………………..    31

Gambar 4. Sig In E Arsip……………………………………………………………………………………..    32

Gambar 5. Sign In E-Arsip……………………………………………………………………………………    32

Gambar 6. Menu Utama……………………………………………………………………………………….    33

Gambar 7. Buku Agenda E Arsip………………………………………………………………………….    41

Gambar 8. Report Kartu Kendali E Arsip……………………………………………………………….    41

Gambar 9. Form Kartu Pinjam E Arsip…………………………………………………………………..    42

Gambar 10. Design View pada Tabel Buku Ekspedisi……………………………………………..    42

Gambar 11. E Arsip via HP…………………………………………………………………………………..    75

Gambar 12. Laci dan Guide Virtue………………………………………………………………………..    83

Gambar 13. Manajemen E Arsip Berbasis Mutu………………………………………………………    84

Gambar 14. Peserta yang sedang Mengerjakan Soal LKS…………………………………………    90

Gambar 15. Pemaparan Materi Sistem Penyimpan Arsip ………………………………………….    95

Gambar 16. Praktek Sistem Penyimpan Arsip…………………………………………………………    95

Gambar 17. Contoh Laci Virtue……………………………………………………………………………. 101

Gambar 18. Main Menu E Arsip…………………………………………………………………………… 101

Gambar 19. Contoh Laci Virtue……………………………………………………………………………. 104

Gambar 20. Main Menu E Arsip…………………………………………………………………………… 105

Gambar 21. Arsip yang Dikelompokkan Berdasarkan Kronologis (Tahun)…………………. 110

Gambar 22. Arsip yang Belum Dikelola………………………………………………………………… 112

Gambar 23. Label berupa Stiker……………………………………………………………………………. 134

Gambar 24. Arsip pada Rak Kayu Dengan Posisi Landscape Dan Portrait………………… 136

Gambar 25. Suasana Diskusi E Arsip dengan Staf Fakultas Hukum………………………….. 138

Gambar 26. Arsip yang Sebagian Sudah Tertata…………………………………………………….. 140

Gambar 27. Instruktur menjelaskan materi pelatihan E Arsip……………………………………. 145

Gambar 28. Instruktur menjelaskan langkah-langkah pembuatan program E Arsip …….. 146

 

 

 

DAFTAR TABEL

 

Tabel 1.    Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik…………………. 16

Tabel 2.    Pedoman Penilaian……………………………………………………………………………… 106

Tabel 3.    Agenda Pelatihan E Arsip……………………………………………………………………. 109

Tabel 4.    Arsip Laporan…………………………………………………………………………………….. 118

Tabel 5.    Arsip Dokumen/Berkas……………………………………………………………………….. 123

Tabel 6.    Arsip Majalah…………………………………………………………………………………….. 125

Tabel 7.    Arsip Pedoman dan Panduan……………………………………………………………….. 126

Tabel 8.    Arsip Buku………………………………………………………………………………………… 128

Tabel 9.    Arsip Jurnal……………………………………………………………………………………….. 129

Tabel 10. Arsip Essay………………………………………………………………………………………… 130

Tabel 11. Arsip Proposal……………………………………………………………………………………. 130

Tabel 12. Persuratan………………………………………………………………………………………….. 131

Tabel 13. Buletin………………………………………………………………………………………………. 131

Tabel 14. Leaflet………………………………………………………………………………………………. 132

Tabel 15. Compact Disc(CD)……………………………………………………………………………… 132

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR BAGAN

 

Bagan 1. Kerangka di Lapangan………………………………………………………………………….. 10

Bagan 2. Pengelolaan Arsip berbasis TIK……………………………………………………………… 17

Bagan 3. Tahapan Pelaksanaan Kegiatan………………………………………………………………. 30

Bagan 4. Desain Pemikiran Manajemen Kearsipan Berbasis Sertifikat

ISO 9001: 2008                   52