Judulnya memang mudah, namun praktek dan persiapannya lama. Sehingga saya membuat langkah kerjanya dengan membuat uruatan tahapan dalam pelatihan. Adapun urutan Tahapan dalam Pola Klasifikasi Arsip Aktif di UNNES:
1. Penjelasan materi dari modul yang akan dibagikan
2. Pembagian arsip berupa surat masuk dan keluar ke peserta pelatihan
3. Memperhatikan lembar disposisi. Diasumsikan surat tersebut diarsip. Setelah itu, surat dicatat ke buku agenda masuk – keluar
4. Mencatat arsip tersebut ke buku identifikasi arsip masuk – keluar
5. Mempola klasifikasikan arsip sesuai dengan pola klasifikasi UNNES
6. Memasukkan arsip ke dalam laci, guide, dan map ke filling cabinet
7. Mengecek arsip tersebut sesuai dengan pola klasifikasi yang telah ditentukan
Urutan Peminjaman dan Pengembalian Arsip
A. Peminjaman Arsip
1. Membagikan lembar pinjam arsip
2. Menjelaskan form isi lembar arsip pinjam arsip
3. Praktek peminjaman arsip
Arsip yang dipinjam, diambil kemudian kertas pinjam yang berwarna putih ditinggal (atau ada tanda bahwa arsip sedang dipinjam)
B. Pengembalian Arsip
1. Membagi form pengembalian arsip
2. Penjelasan form pengembalian arsip
3. Arsip yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan pola klasifikasinya
4. Mengambil tanda bahwa arsip yang dipinjam sudah dikembalikan
Memang saya mengakui masih banyak dalam kegiatan ini, namun saya yakin memiliki manfaat yang banyak bagi peserta pelatihan, Semoga setelah pelatihan ini, kita dapat mempraktekkan arsip dan menatanya di unit kerja masing-masing.
Semarang, 21-22 Juli 2016
Agungbae123's Blog 