Beberapa yang perlu diperhatikan dalam penataan arsip record center FE UNNES.

Beberapa yang perlu diperhatikan dalam penataan arsip record center FE UNNES.

1. Sarana berupa box arsip tersisa 250 buah. Hanya 31 rak yang terisi atau 3 lemari (asumsinya 1 lemari = 10 rak)
2. Ada tujuh pola klasifikasi dari arsip yang akan disimpan yaitu (a) perkuliahan dan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi, (b) kemahasiswaan, (c) keuangan, (d) akuntansi/perencanaan, (e) kepegawaian, (f), ketatausahaan, dan (g) sarana dan prasarana. Ada tujuh pola klasifikasi dengan jumlah box hanya 250, maka pemilihan arsip yang akan disimpan ke record center harus selektif. Cara yang paling mungkin adalah menata arsip dihitung dari waktu mundur (misal bulan Agustus, Juli, dan Juni tahun 2016).
3. Perlu adanya serah terima arsip dari subunit ke record center ditunjukkan berita acara serah terima arsip yang ditanda tangani oleh kepala subunit kerja dan pengelola arsip unit kerja, disaksikan oleh dua orang saksi.
4. Diperlukan koordinasi untuk menentukan tugas yang akan dilakukan oleh masing-masing subunit, seperti tugas penata dokumen, kepala subunit, mahasiswa yang akan membantu penataan arsip, pekerja yang memindahkan arsip dari C6 ke record center, dan lainnya.
5. Dalam serah terima arsip, arsip harus teridentifikasi atau tercatat oleh subunit.
6. Penata dokumen akan menata sesuai dengan pola klasifikasi yang telah ditentukan, dengan pendampingan tim UPT Kearsipan UNNES.

 

 

Semarang, 9 Agustus 2016

Agung Kuswantoro