Laporan Hasil Observasi Tim UPT Kearsipan UNNES ke Record Center FE UNNES

 

Kami melakukan obervasi dengan tujuan melihat keadaan yang nyata, dimana arsip akan disimpan di record center FE UNNES. Namannya saja, record center maka arsip-arsip yang ada di masing-masing unit atau subunit kerja akan memberikan arsipnya ke record center. Sub-subunit tersebut terdiri dari kemahasiswaan, akademik, kepegawaian, keuangan, akuntansi, perbelakan, dan lainnya.

Temuan yang dilapangan adalah

Ditemukan ada 3 lemari arsip geser dengan 8 lemari.

1 Lemari                                             = 10 rak, dengan 1 baris= 2 rak

Ada 8 lemari X 3 lemari geser         = 24 lemari

24 lemari X 2 rak                              = 48 rak (total dengan 3 lemari arsip geser)

 

1 rak diisi                                           = 8 box arsip

Sisa box yang saya temukan di gudang di gedung C6 lantai 3 sebanyak 250 box

250 box/ 8 box arsip                                   = 31 rak

31 rak/ 10 rak (1 lemari)                = 3 lemari yang dapat diisi dengan menggunakan 250 box

 

I box berisi 300 ekslemplar (dalam dokumen kertas halaman, bukan dalam wujud laporan.

 

Hal yang perlu diperhatikan yaitu ada tujuh pola klasifikasi kearsipan yang ada di FE UNNES yaitu (a) Perkuliahan Dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi, (b) Kemahasiswaan, (c) Keuangan, (d) Akuntansi/ Perencanaan, (e) Kepegawaian, (f) Ketatausahaan, dan (g) Sarana dan Prasarana. Pembagian arsip yang masuk dalam record center FE UNNES berarti tidak semuanya dimasukkan, hanya waktu tertentu (baca :belum dipastikan waktunya), karena jumlah volume masing-masing pola klasifikasi berbeda-beda. Yang terbanyak adalah perkuliahan dan perguruan tinggi.

Lemari geser cocok diisi dengan box arsip karena dapat menampung banyak dan lebih rapi dibanding odner.

Perlu pencatatan pemberkasan arsip dari masing-masing subunit, jadi penata dokumen lebih mudah dalam penataan arsip didamping dari tim UPT Kearsipan.

Selama pemindahan arsip, peran subunit sangat berperan dalam menyerahkan dokumennya karena untuk memastikan dokumen tersebut siap diarsipkan.

 

Agung Kuswantoro, email agungbinmadik@gmail.com

Semarang 8 Agustus 2016

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: