Kami melakukan obervasi dengan tujuan melihat keadaan yang nyata, dimana arsip akan disimpan di record center FE UNNES. Namannya saja, record center maka arsip-arsip yang ada di masing-masing unit atau subunit kerja akan memberikan arsipnya ke record center. Sub-subunit tersebut terdiri dari kemahasiswaan, akademik, kepegawaian, keuangan, akuntansi, perbelakan, dan lainnya.
Temuan yang dilapangan adalah
Ditemukan ada 3 lemari arsip geser dengan 8 lemari.
1 Lemari = 10 rak, dengan 1 baris= 2 rak
Ada 8 lemari X 3 lemari geser = 24 lemari
24 lemari X 2 rak = 48 rak (total dengan 3 lemari arsip geser)
1 rak diisi = 8 box arsip
Sisa box yang saya temukan di gudang di gedung C6 lantai 3 sebanyak 250 box
250 box/ 8 box arsip = 31 rak
31 rak/ 10 rak (1 lemari) = 3 lemari yang dapat diisi dengan menggunakan 250 box
I box berisi 300 ekslemplar (dalam dokumen kertas halaman, bukan dalam wujud laporan.
Hal yang perlu diperhatikan yaitu ada tujuh pola klasifikasi kearsipan yang ada di FE UNNES yaitu (a) Perkuliahan Dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi, (b) Kemahasiswaan, (c) Keuangan, (d) Akuntansi/ Perencanaan, (e) Kepegawaian, (f) Ketatausahaan, dan (g) Sarana dan Prasarana. Pembagian arsip yang masuk dalam record center FE UNNES berarti tidak semuanya dimasukkan, hanya waktu tertentu (baca :belum dipastikan waktunya), karena jumlah volume masing-masing pola klasifikasi berbeda-beda. Yang terbanyak adalah perkuliahan dan perguruan tinggi.
Lemari geser cocok diisi dengan box arsip karena dapat menampung banyak dan lebih rapi dibanding odner.
Perlu pencatatan pemberkasan arsip dari masing-masing subunit, jadi penata dokumen lebih mudah dalam penataan arsip didamping dari tim UPT Kearsipan.
Selama pemindahan arsip, peran subunit sangat berperan dalam menyerahkan dokumennya karena untuk memastikan dokumen tersebut siap diarsipkan.
Agung Kuswantoro, email agungbinmadik@gmail.com
Semarang 8 Agustus 2016
Agungbae123's Blog 