Mendisiplin Diri

Oleh Agung Kuswantoro

Hidup tidak datar. Orang mengatakan life is never flat. Biar tidak datar, saya mendisiplinkan diri saya. 24 jam sama semua manusia hidup di bumi. Donald Trump – presiden Amerika – dengan saya, waktu bernafas di dunia ini, sama. Yang membedakan adalah aktivitasnya.

Jadilah manusia yang luar biasa. Jangan menjadi biasa. Kunci menjadi manusia luar biasa adalah pemanfaatan waktu. Manusia luar biasa akan memanfaatkan waktu secara optimal. Manusia biasa tidak memanfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya.

Manusia luar biasa cerdas memanfaatkan waktu. Ukuran 24 jam dipergunakan dengan alokasi jam dan menit dengan detail. Saking seriusnya, merasa kurang dengan alokasi yang telah ditentukan. Ia pandai dalam mengorganisir kegiatannya. Siapa punlah dia. Bukan harus jadi pejabat. Namun, karena luar biasa aktivitas dan pengaturan waktu orang tersebut.

Sekali lagi, ia juga bukan pejabat. Kalau pejabat itu wajar. Agenda sudah dibuatkan oleh stafnya mengenai jadwal yang akan dilakukannya. Ini lumrah sekali untuk pejabat. Coba, kalau ini orang biasa. Betapa luar biasanya orang tersebut. Bukan pejabat, namun agendanya sudah padat.

Perhatikanlah orang yang seperti itu. Pasti ia orang luar biasa. Luar biasa kerjanya. Luar biasa semangatnya. Dan, luar biasa pemandangannya. Ia mampu melihat “awan yang menembus langit”. Ia mampu memprediksi dengan teori yang ia baca. Ia pandai memanfatkan waktu untuk membaca, menulis, berbagi, ibadah, dan aktivitas rutin untuk keluarga, masyarakat, dan negara.

Jadilah manusia luar biasa. Pasti Anda akan merasa bersyukur terhadap nikmat waktu. Allah-lah pemilik waktu. Hanya orang yang beriman dan beramal sholeh yang akan tidak merugi terhadap waktu. Jadilah orang yang luar biasa dengan cara beriman dan beramal sholeh agar Anda mampu mengoptimalkan waktu yang 24 jam itu.

Semarang, 25 Januari 2017

Sosial dan Bisnis

Oleh Agung Kuswantoro

Setiap orang pasti memiliki kebutuhan. Manusia butuh makan, minum, rumah, kendaraan, dan lainnya. Setiap kebutuhan, harus ada anggarannya. Minum? beli Aqua. Makan? Jelas, beli beras [baca: nasi]. Kendaraan? Butuh bensin. Semuanya menggunakan uang. Sekali lagi uang, bukan daun.

Tak selamanya, segala sesuatu hidup di dunia identik dengan masalah uang. Allah adalah Dzat segalanya. Dia telah menggratiskan oksigen kepada umat penjuru dunia. Tak melihat ciptaannya tersebut beragama Islam atau tidak. Dia telah membebaskan harga atas air yang segar dan bening di sungai yang mengalir dari sumbernya, tanpa henti dan habis. Dia memberikan kepada siapa pun yang haus, baik itu manusia atau hewan.

Nah, sekarang bagaimana dengan kehidupan kita. Paragraf awal menjelaskan, bahwa segala sesuatu pasti dengan fulus. Paragraf kedia menjelaskan, bahwa segala sesuatu tak harus diperhitungkan dengan duit.

Saya ingin mengatakan seperti ini. Sosial, sosial. Bisnis, bisnis. Gratis, gratis. Bayar,bayar. Jangan, sosial tapi ada pungutan. Jangan gratis, ternyata ada lainnya administrasi. Jangan, memberi sesuatu secara cuma-cuma, tapi ada maksudnya setelah pemberian itu.

Allah sudah memberikan contoh di atas. Tidak pandang bulu. Tidak pilih kasih. Tidak mengkelas-kelaskan. Dan, tidak membanding-bandingkan. Air untuk manusia dan hewan. Tidak melihat, ia beriman atau tidak. Tidak melihat laki-laki atau perempuan. Tidak melihat, manusia atau hewan. Intinya, Allah sayang dengan ciptaann-Nya.

Lantas, jangan tanggung-tanggung, jika Anda berbisnis. Bayar, silakan buat rincian detail per rupiahnya. Jangan bilang sama kliennya, silakan mau dibayar berapa pun, saya manut. Stop! Ini bisnis. Anda sedang cari nafkah. Ada anak dan istri yang menanti sesuap nasi yang Anda bawa setelah pulang bekerja [baca: bisnis]. Maknanya, Anda harus bersungguh-sungguh dalam berbisnis atau bekerja. Yang semangat!! Ukurlah setiap pekerjaan Anda, dengan standar yang jelas. Hitunglah waktu Anda dlam setiap kali menyelesaikan satu pekerjaan. Pasti, Anda akan meraih kesuksesan di bisnis Anda. Terperinci. Klien pasti akan senang.

Katakan, Anda dibayar Rp. 50.000.000 per tampil dengan durasi 2 jam, tanpa ada teman dialog saat berada dipanggung. Maknanya, Anda sangat professional. Hitungannya jelas per jam dan per pertemuan. Anda – batuk saja– jelas dibayar. Sekali lagi, bisnis, bisnis. Bayar, bayar. Gratis, gratis.

Marilah, kita menjadi pribadi yang bisa menempatkan kedua keadaan tersebut. Dalam sehari harus ada jiwa sosial dan jiwa bisnis. Jika tidak bisa sehari, agendakan dalam satu minggu ada kegiatan sosial. Kegiatan sosial, tidak usah nunggu kaya. Sosial tak harus berwujud uang. Pikiran, tenaga, dan apa punlah bentuknya yang kita miliki bisa kita bagikan kepada sesama.

Semarang, 6 Januari 2017

Gapai Mimpi: Nulis, Terbit, Publikasi, dan Bedah

Oleh Agung Kuswantoro

Menulis adalah sebuah pekerjaan mudah, tapi jangan dipermudah. Mudah karena sebenarnya tiap orang pasti bisa menulis. Menulis dari kompetensi, minat, dan segala sesuatu yang terlintas dalam idenya.

Jangan dipermudah! Sikap inilah yang muncul dari orang yang meremehkan pekerjaan menulis. Karena menganggap mudah, justru ia tidak menulis. Menulis butuh disiplin. Didi Junedi mengatakan konsisten dan disiplin menulis adalah salah satu keberhasilan seorang penulis. Bahkan, mengatakan penulis sejati adalah penulis yang menulis tiap hari.

2017 baru kita lalui beberapa hari. Saatnya kita membuat revolusi dalam menulis. Revolusi harus cepat dan kuat. Cepat dalam berpikir. Tangkap ide, tulislah. Tulislah itu yang harus cepat dieksekusi. Jangan terlalu lama, nanti akan mengendap di pikiran. Atau, waktunya sudah tidak tepat lagi.

Kuat. Kuat merekonstruksi setiap perkara ke dalam tulisan. Tulisan harus dibuat konstruk (bangunan) yang kuat. Jangan sampai asal menulis. Idenya tidak jelas, dan organisasi antar paragraf tidak nyambung. Hal ini jangan sampai terjadi.

Buku
Setelah menulis, selanjutnya adalah buku. Saya tiap hari memberikan kuliah tujuh menit (kultum) tentang fiqih di masjid dekat rumah. Setiap materi disampaikan, pulang dari masjid langsung saya ikat, dengan tulisan. Hernowo mengatakan menulis mampu mengurutkan segala sesuatu yang belum tertata, menulis mampu memecahkan masalah atas perkara, menulis mampu mensinergikan pikiran, menulis mampu mengetahui kemampuan penulis, dan penulis tanggap atas perkara yang terjadi di lingkungan sekitar. Kurang lebih seperti itu.

Buku Fiqih
Kumpulan kultum rencana akan saya jadikan buku. Agustus 2017, saya akan menjadikan satu dari materi-materi tersebut. Mudah-mudahan bisa terpenuhi menjadi sebuah buku. Rencana saya, jika tahun 2017 terpenuhi jadi buku, saya akan memohon kepada guru saya di Pondok Pesantren Salafiah, Pemalang untuk memberikan kata pengantar. Beliau adalah KH. Drs. Ramadhon Sya’ban Zuhdi. Sedangkan endorsement-nya adalah ustad Husnaini, Ketua Sahabat Pena Nusantara (SPN) dan penulis buku islami. Kedua tokoh tersebut sangat menginspirasi dalam belajar menulis saya dan memahami suatu ilmu.

Buku Madrasah
Buku selanjutnya adalah kumpulan tulisan yang saya tulis mengenai madrasah yang saya dirikan. Madrasah tersebut bernama Istiqlal. Tahun 2016, tepatnya Desember, atas persetujuan pengelola – saya dan istri – serta orang tua/wali santri, madrasah tersebut berhenti dulu, karena ada beberapa permasalahan. Madrasah tersebut saya dirikan tahun 2014 bertempat di rumah saya, yang luasnya 73 meter persegi.

Setiap peristiwa dan harapan saya tulis, sehingga saya selalu memiliki makna. Kecil kegiatannya, namun besar maknanya. Sempit bangunan untuk mengaji, namun luas harapan dan pahalanya hingga sekarang (9/1/2017) tulisan tersebut saya kumpulkan dan 26 halaman dengan kertas A4 dengan spasi 1,5. Saya sharing dengan bapak Much. Khoiri-penulis buku Sopo Ora Sibuk-mengatakan naskah buku tentang madrasah Istiqlal perlu ada tambahan halaman. Solusinya, bisa bekerjasama dengan penulis lain agar terpenuhi menjadi standar buku.

Berarti naskah buku ini perlu ada tambahan naskah agar bisa layak menjadi buku. Minimal tahun 2017 sudah siap naskah menjadi buku yang layak untuk diajukan ke penerbit. Untuk kata pengantar dan endorsement-nya, belum ada bayangan siapa beliau.

Buku Aplikasi Arsip
Buku aplikasi arsip adalah buku yang insyallah siap terbit di tahun 2017. Prototype-nya sudah siap pada tahun 2016. Ini adalah hasil penelitian saya. Kata pengantar rencananya adalah saya sendiri, karena bercerita mengenai latar belakang muncul buku ini. Jadi biar jelas, langsung penulisnya. Endorsement-nya adalah pengguna atas aplikasi tersebut. Rencananya Bapak Prof. Bambang Suratman, M.Pd– Dekan FE UNESA periode 2011 hingga 2015.

Bedah
Ketiga buku saya minimal tahun ini bisa terbit. Mimpi saya, hingga hari ini belum ada lembaga atau panitia ingin membedah buku-buku saya. Saya sadar, saya adalah penulis pemula. Masih banyak kelemahan dalam penulisan. Dibutuhkan banyak belajar lagi. Dari beberapa buku yang saya tulis. Buku yang sering dibuat pelatihan adalah e arsip pembelajaran. Semoga, tahun ini ada beberapa buku-buku saya yang dibedah.

Publikasi
Selain menulis buku, saya akan konsisten juga pada menulis artikel di beberapa website penerbit buku atau gagasan UNNES. 2017, saya juga ada target menulis artikel di koran, dimana tahun 2016 nihil saya tampil di media massa. Demikian juga nulis di jurnal, sebagai bentuk kepakaran saya. Di tahun 2016 nihil publikasi.

Semoga tahun 2017 minimal ada satu publikasi di jurnal maupun media massa. Demikian juga, buku dan bedah buku dapat terwujud. Itulah mimpi menulis saya di tahun ini. Semoga Allah melindungi dan memberi kekuatan pada kita semua. Amin.

Semarang 10 Januari 2017

Fardu Kifayah dan Menyampaikannya

Oleh Agung Kuswantoro

“Katakanlah, apakah sama antara orang yang mengetahui dengan orang yang tidak tahu” [az Zumar:9]

Penggalan ayat di atas sebuah pertanyaan yang harus direnungkan. Al qur’an begitu memahami tabiat manusia yang cenderung ingin mengetahui sesuatu, tetapi dengan instan. Ingin mendapatkan informasi, tanpa harus membaca. Ingin memperoleh ilmu, tanpa belajar. Ingin cepat kaya, tanpa bekerja.

Allah mengajarkan kita untuk mendapatkan sesuatu harus menggunakan ilmu. Ilmu menjadi kunci pembeda antara seseorang dalam bertindak. Sehingga Allah menjawabnya atas pertanyaan di atas dengan kalimat orang berakallah yang dapat menerima pelajaran. Maknanya yang menjadi perbedaan antara orang yang berilmu dengan tidak berilmu, ada pada pemikirannya.

Orang berilmu, pasti membaca tak cukup sekali, sebagaimana perintah Allah – Iqro sebanyak dua kali – yang ditujukan kepada umat muslim. Sebagai bukti keimanan, maka kita harus mengamalkan rukun iman yang ketiga, yaitu iman kepada kitab Allah. Isi Al qur’an harus kita amalkan, salah satunya adalah membaca. Membaca sebagai alat untuk orang mencari ilmu.

Menuntut ilmu hukumnya wajib, sebagaimana hadist Nabi yaitu mencari ilmu adalah wajib bagi setiap muslim dan muslimah (HR Ibnu Majah). Definisi hukum wajib adalah suatu pekerjaan yang diberi pahala bagi yang melakukannya, dan mendapatkan siksa bagi yang meninggalkannya. Dalam usul fiqih wajib dibagi menjadi dua yaitu yang diwajibkan bagi setiap pribadi, seperti solat lima waktu, puasa, zakat, haji, dan lainnya. Sedangkan wajib kifayah yaitu suatu perbuatan wajib yang dapat terlepas kewajiban yang lain setelah sebagian orang melaksakannya. Dapat dikatakan kewajiban kifayah ini bersifat sosial, atau masyarakat, seperti solat jenazah. Letak perbedaannya ada pada subjeknya. Jika fardu ‘ain itu untuk diri sendiri, sedangkan fardu kifayah itu untuk masyarakat.

Kedua hukum tersebut diberlakukan bagi mukallaf orang yang dikenai hukum – yaitu orang muslim, berakal, sehat, dan baligh. Konteks dalam tulisan ini adalah hukum fardu kifayah. Jelas, bahwa orang muslim terkena hukum fardu kifayah. Definisinya sudah dipaparkan di atas. Namun kita perluas contohnya. Kebanyakan contoh fardu kifayah adalah solat jenazah. Padahal, tidak! Mempelajari ilmu kedokteran, ekonomi, atau ilmu agama lainnya – tajwid, fiqih, atau tauhid – termasuk fardu kifayah.

Mengapa termasuk fardu kifayah? Karena, apabila ada dalam suatu tempat (desa), dimana masyarakatnya tidak ada yang memahami satu ilmu saja, kemudian desa tersebut kesusahan atau bingung dengan permasalahan atas bidang ilmu tersebut, maka berdosalah satu desa tersebut. Karena tidak ada satu orang yang memahaminya, sehingga desa tersebut kesusahan.

Misal, di desa tersebut ada wanita yang sedang hamil. Ia akan melahirkan, kemudian ia susah mencari dokter atau bidan untuk persalinannya. Hingga ibu tersebut meninggal dunia beserta anaknya. Kasus seperti ini dalam usul fiqih masuk kategori hukum fardu kifayah, karena melibatkan masyarakat. Masyarakat yang bermukim di desa tersebut dosa semua, karena tidak ada yang berkeinginan belajar ilmu persalinan, dokter, atau bidan.

Demikian juga dalam suatu desa. Satu desa tidak ada yang mempelajari ilmu tajwid, dimana masyarakatnya tidak bisa membaca Al Qur’an. Ia tidak bisa membedakan huruf hijaiyah sin, syin, shod, dho, tho, a, ‘a, ta, tho, da, dza, dan lainnya. Maka satu masyarakat tersebut berdosa. Karena dengan mempelajari bacaan Al Qur’an, masyarakat tersebut dapat memahami apa yang ia baca dan ucapkan. Membaca Al Qur’an pun menjadi fasih.

Fiqih juga demikian. Jika ada dalam satu desa, masyarakatnya tidak ada satu pun yang mempelajari ilmu fiqih, maka berdosalah satu penduduk tersebut. Karena, tanpa ada ilmu tersebut orang tidak memahami bacaan wajib dalam solat berupa surat al fatihah, mengetahui rukun solat, gerakan solat, menghormati pendapat, praktek perbuatan sunah, dan lainnya.

Cukup ada satu orang saja yang pandai, maka selamatlah masyarakat tersebut. Ada orang meninggal langsung terurus. Ada orang sakit, langsung terobati. Ada masjid, langsung solat jamaah. Ada Al Qur’an langsung baca.

Jangan, ada orang sakit, bingung bagaimana cara mengobatinya. Ada masjid, bingung bagaimana cara solatnya. Ada Al Qur’an bingung, bagaimana cara membacanya.

Taruhlah satu orang yang pandai, siapa itu? Orang berilmu. Siapa dia? Dokter dan guru (ustad). Dokter berkewajiban memberikan pemeriksaan kepada pasien yang ada di sekitar rumahnya. Ia akan memberikan resep kepada pasiennya. Ia akan bersikap ramah terhadap pasien. Ia berharap pasiennya bisa sembuh.

Guru – ustad – akan memberikan ilmunya kepada muridnya atau santrinya. Ia akan menuliskan bacaan al fatihah lengkap dengan harokatnya dan maknanya. Ia akan menuntun muridnya cara menuliskan dan melafalkan. Ia akan mendampingi pelafalan muridnya. Ia sabar dalam menata gerakan solat santrinya. Ia akan membenarkan setiap bacaannya. Ia meluruskan bacaan yang diucapkan santrinya. Mana A, E, dan I. Alhamdu, bukan Alehamdu. Indonesia, bukan Endonesia. Dan seterusnya. Itulah contoh-contoh perbuatan fardu kifayah.

Orang yang berilmu harus ada di satu desa. Jangan sampai, ilmu yang ia miliki hanya untuk dirinya sendiri. Ingat sabda Nabi Muhammad SAW: “Sampaikan dariku walaupun satu ayat. [HR. Bukhori]. Ya, meskipun satu ayat.

Satu ayat menurut saya juga tidak mudah. Kenalkan hurufnya ayat tersebut. Perhatikan sifat hurufnya. Hitung jumlah tasydidnya. Perpanjang mad-nya. Dan, dalami maknanya.

Jangan takut dengan respon yang negatif. Sekelas Kiai Mustofa Bisri saja, ia menyampaikan pendapat berdasarkan ilmunya mengenai solat Jum’at di jalanan, seorang netizen mengatakan kepada beliau “ndasmu”. Bahkan Nabi Muhammad SAW saat berdakwah di Thoif, ia dilempar dengan batu, hingga berdarah dan giginya lepas.

Ada Si’ir : Orang alim yang tidak mengamalkan ilmunya, mereka akan disiksa sebelum disiksanya para penyembah berhala. (Hasyisah tsalasatul usul hal. 12).

Dalil di atas menguatkan, bahwa ilmu harus disampaikan, terlebih ilmu yang bersifat fardu kifayah. Sampaikan dengan komunikatif. Ajak masyarakat untuk membuka kitab fiqih, tajwid, dan membuka al qur’an. Sampaikan dengan pelan-pelan, agar mereka tidak tersinggung. Jangan sampaikan informasi yang provokatif atau menyesatkan.

Kewajiban seorang berilmu itu menyampaikan. Masalah ia menerima atau tidak masyarakatlah yang akan menilai. Nabi Nuh AS, sudah menyampaikan ketauhidan pada keluarganya. Tapi, faktanya istri tidak ikut dalam kapal, Nabi Musa AS berdakwah, godaannya luar biasa mulai dari umatnya yang membangkang, hingga rajanya – presiden – menentangnya. Ia berargumen mengenai ketauhidan. Ia bersihkukuh mempertahankan dan memperjuangkan Allah adalah tuhannya dihadapan presidennya – Fir’aun – yang mengakui bahwa ia adalah tuhan dari rakyatnya. Bagaimana dengan kedua kisah Nabi tersebut? Jelas, kita harus semangat berdakwah.

Demikianlah tulisan singkat ini. Adapun kesimpulannya sebagai berikut:
1. Ada perbedaan antara orang berilmu dengan tidak berilmu dalam bertindak dan berpikir
2. Orang Islam harus melakukan hukum fardu ain dan fardu kifayah
3. Fardu kifayah tidak hanya solat jenazah, tetapi mempelajari ilmu kesehatan, ekonomi, tajwid, fiqih, dan tauhid pun termasuk fardu kifayah.
4. Cukup satu orang yang pandai dalam ilmu yang berhukum fardu kifayah wajib menyampaikan kepada masyarakat walaupun satu ayat.
5. Semangat berbagi ilmu bagi orang yang berilmu, karena hukumnya wajib karena ia hukumnya berdosa apabila tidak menyampaikannya, meskipun tidak ada orang yang mengikuti atau mendengarkan ilmu yang ia sampaikan.

Semarang, 3 Januari 2017

Mengarang Indah

Oleh Agung Kuswantoro

Apabila Anda ingin belajar menulis, berlatihlah dengan menulis. Jangan selalu berteori. Setelah kemarin kita belajar”dialog diri sendiri” sebagai sarana menulis tentang diri sendiri. Mengapa menulis tentang diri sendiri? Agar mengalir dan mengenali siapa diri kita sendiri. Sehingga”bebas” dalam pengungkapannya.

Sekarang belajar menulis dengan “mengarang indah”. Istilah yang sering saya dengar waktu ujian bahasa Indonesia dulu waktu SD hingga SMP. Dimana, ada satu lembar khusus kertas kosong untuk mengarang dengan tema yang sudah ditentukan. Nah, cara itulah kita gunakan.

Lupakan aturan dalam menulis, agar diri Anda bebas. Pikiran Anda “lepas”. Aturan kebahasaan atau teknik kepenulisan untuk sementara lupakan dulu. Tulislah yang Anda kehendaki. Tujuannya agar Anda berani dan bereksploitasi dalam menuangkan gagasan-gagasannya. Mengalir saja! Stephen King mengatakan “Menulislah dengan alasan apa pun, asal bukan untuk meremehkan” (Hernowo, 2016, 136).

Pernyataan Stephen King jelas menunjukkan kebebasan dalam menulis dengan alasan yang beragam. Jangan sibuk atau tidak ada waktu menjadi alasan untuk menulis. Atau menulis untuk menjatuhkan seseorang dengan meremehkan pendapatnya. Jelas, yang ini tidak boleh.

Kebebasan menulis atau mengarang indah-istilah saya-inilah, saya menemukan pada sosok JK Rowling. Ia adalah penulis terkenal di dunia berjudul Harry Potter. Ia membebaskan pikirannya untuk menuliskan kisah Harry Potter. Ia menulis hampir tiap hari. Kadang menulis selama sepuluh atau sebelas jam. Pada hari lain, ia menulis selama tiga jam (Hernowo, 2016, 122).

Keren bukan? Itulah kebebasan dalam menulis. Jadi langsung praktik saja. Rajin ikut pelatihan-pelatihan menulis itu, OK. Tapi, lebih penting lagi, langsung praktik. Tidak berteoritis. Atau memberikan tanda jempol setiap ada tulisan. Inilah yang sering muncul di saat sekarang. Keberanian untuk menulis bebas itu sedikit. Tapi, keberanian memberikan komentar atau likes “jempol” banyak. Padahal menulis, itu prakteknya dengan menulis.

Itulah gambaran sederhana mengenai “mengarang bebas” sebagai teknik cara menulis. Kuncinya niat untuk memulai latihan. Modalnya hanya itu. Ambillah sehelai kertas kosong, lalu tulislah dengan bolpenmu yang sederhana. Bukalah microsoft word, lalu ketiklah kata demi kata. Itulah baru menulis. Bukan, beretorika! Lakukan saja! Insaallah, ada waktunya akan lebih terampil dalam menulis. Selamat mencoba!

Semarang, 24 Januari 2017

Dialog dengan Diri

Saat membaca bab 2 buku Quantum Writing karya Hernowo (2016), Bab ini tentang perjalanan menjelajah diri: menulis bagi diri sendiri. Penulis memberikan tips yang sederhana kepada pembaca agar menuliskan tentang diri sendiri. Pembaca ingin menjadi seorang penulis, jangan takut dan grogi.

Jika, takut mengenai apa yang akan ditulis. Tulislah tentang diri sendiri. Ajaklah dialog diri kita. Maunya apa? Misal, saat ini ingin makan. Tulislah tentang keinginan makan. Mulai dari kapan makan? Dimana makannya? Dengan siapa makannya? Lauknya apa? Taksiran biaya makannya berapa? Dan pertanyaan lainnya.

Setelah ajak dialog, tulislah jawaban-jawaban di atas. Sudahlah, tulis aja. Jangan pusing, mikir kosa kata atau membuat rangkaian kalimat yang efektif. Tulis yang ada dibenak pikiran. Ikuti diri sendiri maunya kemana. Atau maunya makan apa. Sudah gitu aja.

Dengan sendirinya, kita akan belajar menulis. Pikiran kita akan terurai melalui menulis. Kita mampu menjabarkan dari aktivitas sederhana tadi. Kemudian, dirinci melalui kata-kata dan kalimat. Kita telah sedikit mengajak dialog diri kita sendiri.

Latihan sederhana seperti di atas sangatlah mudah. Kuncinya niat dan tidak takut. Niat mengajak diri sendiri untuk berdialog dan menulisnya. Tidak takut akan hasil tulisan, karena bercerita mengenai diri sendiri.

Menulislah, agar Anda mampu mengurai pikiran. Menulislah, untuk Anda merinci kegiatan yang masih belum terperinci. Menulislah, agar Anda lepas dari penat permasalahan. Menulislah, agar Anda menemukan diri sendiri. Cobalah, cobalah, dan cobalah.

Semarang, 12 Januari 2017

Korespondesi Bahasa Indonesia 2016

Berikut nama mahasiswa yang belajar bersama saya
Kamis, Jam 10
1. Ana Rahmawati
2. Ira Rizki
3. Almira Fadila
4. Fiki Andriani
5. Khusnul Chotimah

Kamis, jam 13.00
1. Arini Fitria U
2. Dwi Berliana
3. Noor Jannatun
4. Fauzan Prambodo
5. Fela Ayu F.
6. Yunita Dwi A
7. Ima Dwi K
8. Adi Rian
9. Fuad Bawzi
Santai saja, kita belajar bersama, Kok!
Tolong ke meja saya, janjian dulu. Silakan, kontak saya. Terimakasih

Semarang, 9 Januari 2017

Merancang Record Center Fakultas Ekonomi UNNES

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd
Fakultas Ekonomi UNNES, agungbinmadik@mail.unnes.ac.id
Keberadaan arsip di suatu lembaga sangat penting, sehingga perlu manajemen yang apik dalam pengelolaannya. Fakultas Ekonomi UNNES dalam mewujudkan inovasi konservasi salah satunya dengan penataan arsip. Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang record center di Fakultas Ekonomi UNNES? Penelitian ini bertujuan untuk merancang rocord center di Fakultas Ekonomi UNNES. Pendekatan yang digunakan dalam peneltian ini adalah pendekatan kualitatif deskripsi melalui observasi dan wawancara. Selain itu juga dilakukan Focus Group Discussion. Hasilnya adalah Fakultas Ekonomi UNNES membuat pola klasifikasi kearsipan dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah. Selain itu, Fakultas Ekonomi juga memiliki tata naskah dinas yang khusus digunakan di lingkungannya yang terdiri dari empat jurusan. Saran dalam penelitian ini adalah perlunya koordinasi antar subunit kerja ke unit kerja (Fakultas) dalam serah terima arsip.
Kata kunci : Record Center Fakutas Ekonomi UNNES
PENDAHULUAN
Jika mendengar perkataan arsip, seringkali pegawai membayangkan tumpukan kertas atau berbagai dokumen. lainnya yang penuh dengan debu dan kotor. Dimana arsip tersebut disimpan dalam ruangan yang penuh sesak, berantakan, dan pegawainya sudah tua serta tidak terdidik. Pandangan seperti ini seringkali menghambat perkembangan kearsipan pada setiap organisasi. Apalagi para pegawai kearsipan tidak diberikan keleluasaan untuk mengembangkan pengelolaan kearsipan dan kurang mendapat perhatian dari segi pendanaan. Apabila hal ini tidak diperhatikan, terutama dalam memasuki era informasi, maka suatu organisasi akan sulit berkembang. Arsip bukan hanya berupa kumpulan kertas dan dokumen saja, tetapi lebih dari itu, arsip memiliki arti dan peranan yang besar dalam organisasi. Sebuah arsip bukan hanya kertas (dalam arti sebagai fisik), akan tetapi yang lebih penting adalah bagaimana kertas itu dapat memberikan informasi. Setiap kejadian atau peristiwa yang terjadi dapat direkam pada arsip.
Setiap pimpinan dalam kehidupan sehari-hari selalu dihadap¬kan dengan berbagai masalah yang menuntut penanganan dan pemecahan yang tepat serta dapat diterapkan. Setiap tugas-tugas yang dilakukan tersebut harus dilaksanakan dengan penuh pertimbangan dan perhitungan-perhitungan yang akurat. Agar pertimbangan dan perhitungan itu akurat maka sangat diperlukan informasi atau keterangan-keterangan yang dapat dijadikan sebagai bahan dalam menentukan keputusan atau kebijaksanaan. Informasi atau keterangan-keterangan ini dapat ditemukan/diperoleh dari berbagai dokumen yang disebut dengan arsip.
Arsip merupakan salah satu aset yang sangat berharga, yang dimiliki oleh organisasi. Sebelum manusia mengenal komputer, pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional (classical archiving). Saat ini di negara-negara maju sudah banyak yang mengadopsi teknologi informasi untuk mengelola arsip secara digital. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan profesional demi kemajuan organisasi. Tentu saja hal tersebut harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya.

Odgers dalam Priansa dan Garnida (2013) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman dalam Badri (2007) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.
Choiriyah (2007:5) menyatakan bahwa dalam istilah bahasa Indonesia, arsip terkadang disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Berdasarkan pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Namun sekarang ini lingkup arsip lebih luas mencakup audio, visual, dan audio visual. Lebih lanjut lagi dalam organisasi publik, Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I Pasal 1 menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam, berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyara¬katan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasya¬rakat, berbangsa, dan bemegara.
Kearsipan merupakan aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan arsip atau administrasi arsip. Sedarmayanti (2003:55) menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Lebih lanjut Komarudin (1993:191) menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses penyu¬sunan dan penyimpanan warkat asli, atau copynya (salinannya) sehingga dengan cara itu, warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.
Arsip dinamis (records/dokumen dalam buku ini selanjutnya akan digunakan istilah dokumen) merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Kearsipan bagi organisasi merupakan penunjang bagi kelancaran kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perjalanan organisasi dapat dilihat dari data-data/arsip yang tersimpan. Oleh karena itu, kearsipan yang baik harus dilaksanakan. Fungsi kearsipan yaitu alat penyimpanan warkat; alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi; alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan; alat perekam perjalanan organisasi; mengefektifkan dan mengefisiensikan pekerjaan; alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi; alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data; sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.
Proses terjadinya arsip umumnya melalui beberapa tahap. Pertama, tahap penciptaan dan penerimaan (Creation And Receipt). Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan, formulir, atau gambar. Kedua, tahap distribusi (Distribution). Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak/orang/sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau penyebaran informasi. Caranya bisa. melalui kurir, pos, e-mail, dan sebagainya. Ketiga, tahap penggunaan (Use). Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud, kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan penciptaannya. Tahap Keempat, tahap pemeliharaan (Maintenance). Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahapan ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal masuknya atau menurut masalahnya ataupun susunan lainnya. Kegiatan retrieval atau temu balik mengacu kepada penemuan informasi yang terdapat pada berkas yang diminta. Sedangkan kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari satu ke unit lain. Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses dipindahkan dari unit kerja ke central file. Kelima, tahap pemusnahan (Disposion). Arsip dinamis inaktif yang sudah habis mass simpan dan tidak mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan. Sehingga tidak memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak menimbulkan pemborosan. Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola oleh Unit Kearsipan.
Sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan. Sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor an huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan. Sistem kearsipan yang baik harus sesuai dengan kondisi organisasi, seder¬hana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, akurat. Bagi organisasi yang tidak begitu besar, dapat pula menyeleng¬garakan susunan organisasi kearsipan dengan lebih sederhana dan mudah, dengan tidak mengurangi tugas penyelenggaraan kearsipan yang hemat dan cermat serta praktis.
Dari penjelasan di atas maka permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang record center di Fakultas Ekonomi UNNES? Tulisan ini bertujuan untuk merancang rocord center di Fakultas Ekonomi UNNES.
METODE PENELITIAN
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif dengan observasi dan wawancara. Observasi dilakukan pada unit-unit kerja yang ada di Fakultas Ekonomi yaitu keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, akademik (perkuliahan dan perguruan tinggi), kemahasiswaaan, perencanaan (akuntansi), dan sarana dan prasarana. Wawancara dilakukan dengan kasubbag (Kepala Subbagian) pada masing-masing unit kerja saat bekerja, bahkan dilakukan secara khusus dalam suatu diskusi. Materi yang ditanyakan adalah arsip-arsip yang disimpan di masing-masing unit kerja.
Focus Group Discussion dilakukan dengan dosen pendidikan administrasi perkantoran yang terdiri dari Dr. Ade Rustiana, M.Si, Drs. Marimin, M.Pd, Dra. Nanik Suryani, M. Pd, Drs. Sularso Mulyono, Hengky Pramusinto, S.Pd, M.Pd, Agung Kuswantoro, S.Pd., dan Ismiyati, S. Pd, M. Pd. Mereka mencermati dari setiap permasalahan yang ada di unit kerja Fakultas Ekonomi UNNES.
Berawal dari wawancara terhadap Kasubbag dan observasi di unit kerja masing-masing, kemudian disusun sebuah pola kearsipan dan tata naskah dinas persuratan yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi. Hasilnya berupa Peraturan Dekan mengenai pola klasifikasi dan tata naskah dinas.
Ada ciri khas khusus dari kedua produk tersebut. Pola klasifikasi kearsipan Fakultas Ekonomi UNNES jelas berdasarkan unit kerja Fakultas, bukan Universitas atau lembaga, sehingga pola klasifikasinya ada tujuh yaitu (1) keuangan, (2) kepegawaian, (3) ketatausahaan, (4) akademik (perkuliahan dan perguruan tinggi), (5) kemahasiswaaan, (6) perencanaan (akuntansi), dan (7) sarana dan prasarana. Hal ini berbeda dengan pola klasifikasi yang ada di Universitas dengan jumlah pola klasifikasi sebanyak tiga puluh pola klasifikasi kearsipan. Sedangkan ciri khusus tata naskha Fakultas Ekonomi UNNES adalah alur yang lebih pendek dalam pengelolaan surat masuk dan keluar. Selain itu ada juga, tata naskah yang ada di Fakultas Ekonomi memunculkan kode jurusan yang terdiri dari empat yaitu (1) pendidikan ekonomi, (2) manajemen, (3) akuntansi, dan (4) ekonomi pembangunan.

HASIL PENELITIAN
Fakultas Ekonomi UNNES membuat pola klasifikasi kearsipan dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah. Jenis-jenis pola klasifikasi kearsipan terdiri dari 000. Akuntansi/ Perencanaan; 100. Perkuliahan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi; 200. Kemahasiswaan; 300. Kepegawaian; 400. Sarana dan Prasarana; 500. Ketatausahaan; dan 600. Keuangan.
Ada tujuh pola klasifikasi Fakultas Ekonomi UNNES dengan permasalahan akuntansi diberi kode PR, artinya perencanaan. PR diberi nomor 000, karena yang pertama. Berikut penulisannya 000. PR. AKUNTANSI / PERENCANAAN. Di dalam laci PR terdapat empat guide yaitu 000. Dokumenlakuk (laporan kinerja unit kerja); 010. Hasil audit keuangan; 020. POK (Petunjuk Operasional Kegiatan); 030. RAPA (Rencana Alokasi Pelaksanaan Anggaran); dan 040. Renstra (Rencana Strategis) Fakultas.
Pola klasifikasi perkuliahan diberi kode DT dengan nomor (100. DT. PERKULIAHAN). Dalam folder DT. Perkuliahan terdapat 100. Akreditasi, Ijin pendirian prodi, dan hasil audit akademik. 101. Ijin pendirian prodi. 102. SK hasil akreditasi. 103. Hasil audit akademik. 110. Proposal & laporan penelitian dan pengabdian serta jurnal jurusan mahasiswa dan Dosen. 120. Buku Wisuda dan Pedoman. 130. Akademik 130. Soal UAS dan mid semester. 140. PKL, KKL, PPL (Pendidikan Ekonomi), dan KKN. 150. SK dekan, surat tugas dosen dan tendik. 160. Penjaminan Mutu Fakultas.
Pola klasifikasi kemahasiswaan diberi kode KM dengan nomor (200. KM. KEMAHASISWAAN). Dalam folder KM. Kemahasiswaan terdapat 200. Laporan Beasiswa. 210. Laporan PKM. 220. Pendelagasian lomba. 230. Piala dan sertifikat Prestasi mahasiswa. 240. Proposal dan laporan Kegiatan Mahasiswa. 250. SK Pendamping Mahasiswa
Pola klasifikasi kepegawaian diberi kode KP dengan nomor (300. KP. KEPEGAWAIAN). Dalam folder Kepegawaian terdapat folder 300. Jurusan Pendidikan Ekonomi. 300. Dosen PE Berinisial A-H. 300,0 Ade Rustiana. 300,1 Agung Kuswantoro. 300,2 Ahmad Nurkhin. 300,3 Fahrur Rozi. 300,4 Hanna Netty Purasani 300,5 Harnanik. 300,6 Hengky Pramusinto. 301. Dosen PE Berinisial I-J. 301,0 Inaya Sari Melati. 301,1 Indri Murniawaty. 301,2 Ismiyati. 301,3 Ita Nuryana. 301,4 Jarot Tri Bowo S. 301,5 Joko Widodo. 302. Dosen PE Berinisial K-M. 302,0. Kardiyem. 302,1. Kardoyo 302,2. Kemal Budi Mulyono 302,3. Khasan Setiaji 302,4. Kusumantoro 302,5. Lyna Latifah 302,6. Margunani 302,7. Marimin 302,8. Muhsin. 303. Dosen PE Berinisial N-S 303,0. Nanik Suryani 303,1. Nina Oktarina 303,2. Nurdian Susilowati 303,3. Partono Thomas 303,4. Raeni 303,5. Ratieh Widhiastuti 303,6. Rediana Setiyani 303,7. Sandy Arief 303,8. Syamsu Hadi. 304. Dosen PE Berinisial T-Y. 304,0. Tusyanah 304,1. Widiyanto. 304,2. Wisudani Rahmaningtyas. 304,3. Wulan Suci Rachmadani. 304,4. Yustina Sri Aminah/
310. Jurusan Manajemen. 310. Dosen MAN Berinisial A-E. 310,0. Achmad Slamet. 310,1. Andhi Wijayanto. 310,2. Anindya Ardiansari. 310,3. Arief Yulianto. 310,4. Bayu Wiratama. 310,5. Desti Ranihusna. 310,6. Dorojatun Prihandono. 310,7. Dwi Cahyaningdyah. 310,8. Endah Prapti Lestari. 310,9. Endang Sutrasmawati. 311. Dosen MAN Berinisial I-R. 311,0. Ida Maftukhah. 311,1. Idie Widigdo 311,2. Ketut Sudarma. 311,3. Kris Brantas Abiprayu. 311,4. Made Virma Permana.311,5. Moh Khoiruddin. 311,6. Murwatiningsih. 311,7. Nury Ariani W. 311,8. Palupiningdyah. 311,9. Rini Setyo Witiastuti. 312. Dosen MAN Berinisial I-R. 312,0. S. Martono. 312,1. Siti Ridloah. 312,2. Sri Wartini. 312,3.Vini Wiratno Putri. 312,4. Vitradesie Noekent. 312,5. Wahyono. 320. Jurusan Ekonomi Pembangunan. 320. Dosen EP Berinisial A-L. 320,0. Amin Pujiati. 320,1. Andryan Setyadharma. 320,2. Avi Budi Setiawan. 320,3. Bambang Prishardoyo. 320,4. Deky Aji Suseno. 320,5. Dyah Maya Nihayah. 320,6. Etty Susilowati. 320,7. Fafurida. 320,8. Karsinah. 320,9. Lesta Karolina Br.S.
321. Dosen EP Berinisial N-S. 321,0. Nurjanah Rahayu K. 321,1. Paiman Eko Prasetyo. 321,2. Phany Inneke Putri. 321,3. Prasetyo Ari Bowo. 321,4. Rusdarti. 321,5. Shanty Oktavilia. 321,6. Sri Utami. 321,7. Sucihatiningsih Dian WP. 322. Dosen EP Berinisial N-S. 322,0. Wijang Sakitri. 322,1. Y. Titik Haryati. 322,2. Yozi Aulia Rahman. 330. Jurusan Akuntansi. 330. Dosen AK Berinisial A-F. 330,0. Agung Yulianto. 330,1. Agus Wahyudin. 330,2. Amir Mahmud. 330,3. Asrori. 330,4. Badingatus Solikhah. 330,5. Bestari Dwi Handayani. 330,6. Dhini Suryandari. 330,7. Fachrurrozie.
331. Dosen AK Berinisial H-L. 331,0. Hasan Mukhibad. 331,1. Henny Murtini. 331,2. Heri Yanto. 331,3. Indah Anisykurlillah. 331,4. Indah Fajarini S.W. 331,5. Kiswanto. 331,6. Kusmuriyanto. 331,7. Kuat Waluyo Jati. 331,8. Linda Agustina. 332. Dosen AK Berinisial M-T. 332,0. Maylia Pramono Sari. 332,1. Muhammad Khafid. 332,2. Nanik Sri Utaminingsih. 332,3. Niswah Baroroh. 332,4. Prabowo Yudo J. 332,5. Retnoningrum Hidayah. 332,6. Sukirman. 332,7. Trisni Suryarini.
340. Dosen Pensiun. 340,0. Sri Kustini. 340,1. Subowo. 340,2. Subkhan. 340,3. Sugiarto. 340,4. Sukardi Ikhsan. 340,5. Sularso Mulyono. 340,6. S.T. Sunarto. 340,7. Tarsis Tarmudji
350. Tenaga Akademik dan Kemahasiswaan. 350. Tenaga Akademik dan Kemahasiswaan Berinisial A-R. 350,0. Agung Hery Priambodo. 350,1. Amalia Rahmadhani. 350,2. Eka Dani Rahmawati. 350,3. Dwi Setyo Budi. 350,4. Hayat Widodo A. 350,5. Joko Hendro Wisnubroto. 350,6. Mayasari. 351,7. Mochamad Rois, B.Sc. 350,8. Rini Widiastuti
351. Tenaga Akademik dan Kemahasiswaan Berinisial S-W. 351,0. Sriyono. 351,1. Sunarna Hendra Handaka. 351,2. Suyitno. 351,3. Wiwik Widayati
360. Tenaga Umum dan Kepegawaian (Umpeg). 360,0. Ari Nuryanto. 360,1. Djoko Legowo. 360,2. Djumirah. 360,3. Lusiana. 360,4. Murningsih. 360,5. Nur Rokhman. 360,6. Puguh Tri Wicaksono. 360,7. Sarwitri Haryanto. 360,8. Sri Wahyuningsih. 360,9. Zaenus Sholeh.
370. Tenaga Keuangan dan Akuntansi. 370. Tenaga Keuangan. 370,0. Arbain. 370,1. Istianingsih. 370,2. Sukamtono. 370,3. Wuri Ernawanti. 371. Tenaga Akuntansi. 371,0. Evita Septiana Tyas Utami. 371,1. Ismawati. 371,2. Yuliana Mawarti
380. Tenaga Parkir, Kebersihan, dan driver. 380. Tenaga Parkir. 380,0. Subaidi. 380,1. Tarmudjiono. 381. Tenaga Kebersihan. 381,0. Dwi Murdiyanto. 381,1. Khoirul Anwar. 381,2. Nur Faidah. 381,3. Nur Kholifah. 381,4. Sapari. 381,5. Sholihin. 381,6. Sukari. 381,7. Sumino. 381,8. Suparmi. 381,9. Suratno. 382. Tenaga Driver. 382,0. Bambang Isbiyanto
Pola klasifikasi Sarana dan Prasarana diberi kode SP dengan nomor (400. SP. SARANA dan PRASARANA). Dalam folder Sarana dan Prasarana terdapat 400. Berita acara hasil stock opname barang persediaan. 401. Data asset (Simak/ Sistem Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara). 402. Data gedung. 403. Data ruang. 404. Denah. 405. Dokumen persediaan ATK. 406. Dokumen persediaan alat rumah tangga. 407. Formulir pemakaian persediaan lembar kedua dan ketiga. 408. Surat peminjaman barang milik Negara. 410. Pemeliharaan. 410. Pemeliharaan AC. 411. Pemeliharaan air. 412. Pemeliharaan listrik/ genset. 413. Pemeliharaan mobil dinas. 414. Pemeliharaan telpon
Pola klasifikasi Ketatausahaan diberi kode TU dengan nomor (500. DT. PERKULIAHAN). Dalam folder TU. Ketatausahaan. Terdapat 500. Dokumen surat masuk. 510. Dokumen surat keluar.
Pola klasifikasi perkuliahan diberi kode KU dengan nomor (600. KU. KU. KEUANGAN). Dalam folder keuangan terdapat 600 BKK. 610. Copy cek. 620. Daftar penerima/ SPJ. 630. Dokumen SPJ dan keuangan tiap kegiatan yang diurutkan sesuai nomor SPP. 640. Proposal Laporan kegiatan. 640. Gugus. 640,0. Gugus penjamin mutu. 640,1. Gugus Pengembangan Sumber Daya Manusia. 640,2. Gugus Pengembang Jurnal Dinamika Manajemen. 640,3. Gugus Pengembang Jurnal Ekonomi dan Kebijakan. 640,4. Gugus Pengembang Jurnal Akuntansi. 640,5. Gugus Sosial dan Masyarakat. 640,6. Media dan Informasi. 640,7. Penelitian dan pengabdian. 640,8. Praktek Kerja Lapangan. 641. Jurusan. 641,0. Jurusan Pendidikan Ekonomi. 641,1. Jurusan Manajemen. 641,2. Jurusan Akuntansi. 641,3. Jurusan Ekonomi Pembangunan
642. Kegiatan Fakultas (wisuda dan pelatihan tenaga kependidikan). 650. Rincian/ daftar usulan. 660. SPe, SPK/ Ringkasan kontrak, SPTB, SPUM/ SP2D, dan SSP/ copy SSP.
660. Spe. 661. SPK/ Ringkasan kontrak. 662. SPTB. 663. SPUM/ SP2D. 664. SSP/ copy SSP
670. SuratPermintaan Pembayaran (SPP). 680. Surat permohonan bantuan dosen mengikuti seminar, workshop, konferens (call for paper), dan lainnya. 680. Seminar. 681. Workshop. 682. Konferens (call for paper). 683. Lainnya.
Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
Naskah dinas merupakan surat resmi yang digunakan pada instansi pemerintah, berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah. Naskah dinas terdiri atas bagian- bagian yaitu (1) Kepala naskah dinas. Bentuk kepala naskah dinas perguruan tinggi negeri, dicantumkan lambang perguruan tinggi yang bersangkutan sesuai dengan yang ditetapkan dalam statuta, nama kementerian, nama perguruan tinggi, alamat, dan garis penutup; (2) Lambang universitas dicetak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2011 tentang Statuta Universitas Negeri Semarang dan dicetak berwarna atau hitam putih dengan ukuran tinggi 3 cm dan lebar 3cm; (3) Nama Kementerian dicetak pada baris pertama, Fakultas dicetak pada baris kedua, Jurusan dicetak pada baris ketiga, dan masing-masing dicetak dengan huruf kapital; (4) Nama unit Fakultas dicetak lebih tebal daripada nama kementerian; (5) Nama fakultas dicetak di bawah nama Universitas Negeri Semarang dengan huruf kapital; (6) Alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada;
(7) Kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal. Jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm. Penulisan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 16, unit organisasi atau Fakultas menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, dan alamat menggunakan huruf Times New Roman ukuran12. Bentuk kepala naskah dinas di Universitas Negeri Semarang dicontohkan seperti tercantum di bawah ini:
Contoh Kepala Naskah Dinas Fakultas Ekonomi Unnes
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
FAKULTAS EKONOMI
Gedung C-6 Lantai 1, Kampus Sekaran Gunungpati, Semarang
Telp./Fax : (024) 8508015, email : feunnes@gmail.com

Kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal. Jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm. Penulisan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, unit organisasi atau Fakultas atau jurusan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, dan alamat menggunakan huruf Times New Roman ukuran12. Kertas yang digunakan untuk tata naskah dinas yaitu kertas ukuran A4. Bentuk kepala naskah dinas di Universitas Negeri Semarang dicontohkan seperti tercantum di bawah ini:
Contoh Kepala Naskah Dinas di Jurusan (untuk internal)

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
Gedung C-6 Lantai 1, Kampus Sekaran Gunungpati, Semarang
Telp./Fax : (024) 8508015, email : feunnes@gmail.com

PENUTUP
Simpulan dalam penelitian ini adalah Fakultas Ekonomi UNNES memiliki pola klasifikasi kearsipan dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah yang berjumlah tujuh yaitu 000. Akuntansi/ Perencanaan; 100. Perkuliahan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi; 200. Kemahasiswaan; 300. Kepegawaian; 400. Sarana dan Prasarana; 500. Ketatausahaan; dan 600. Keuangan. Selain itu, Fakultas Ekonomi juga memiliki tata naskah dinas yang khusus digunakan di lingkungannya yang terdiri dari empat jurusan. Saran dalam penelitian ini adalah perlunya koordinasi antar sub unit ke unit kearsipan (record center) dalam serah terima arsip karena ada dari beberapa dalam menyerahkan arsip tanpa ada identifikasi arsip yang akan diserahkan ke record center. Dalam hal ini juga perlu dukungan pimpinan untuk melaksanakan penataan arsip di record center Fakultas Ekonomi UNNES.

DAFTAR PUSTAKA

Badri, Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran: Jakarta
Choiriyah. N. 2007. Manajemen Kearsipan Online. http://www.smk2pasundan –sukabumi-perkantoran-makalah-kearsipan. Didownload tanggal 1 September 2016.
Komaruddin. 1993. Manajemen Kantor:Teori dan Praktek. Bandung: Sinar Baru.
Priansa.J.D. dan Garnida. A. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.
Sedarmayanti. 2003. Data Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Jaya.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

TRAINING OF ELECTRONIC ARCHIEVING (E-ARCHIVES) BASED ON INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT) AS A CONSERVATION EFFORT (PAPERLESS) FOR ADMINISTRATION OFFICES MPGP TEACHER IN SEMARANG CITY

Agung Kuswantoro, S. Pd, M.Pd
Email : agungbinmadik@mail.unnes.ac.id
Abstract

Archives are authentic source public information services, therefore, its arrangement in an organization or institution must be systematic and effective. All along, file management has been done manually making people get difficulties to access it publicly. Therefore, archival management based on Information and Communication Technology (ICT) is needed. Archiving study in Vacation High Schools has been manually including writing the identity of the archive into a diary, book expedition, control cards, and cards and loans archive. Thereupon, it is considered necessary to use electronic system that is more practical, effective and efficient, one which is with a system of electronic filing (e-archive) based on Microsoft Access. Database given during this Public Service Activity is required in the system database file storage that includes an agenda book, book expedition, control cards, and credit cards and archives. The conclusions of this devotion is that office administration teachers are able to apply the concept of e-archive theoretically and practically using a computer through the Access program including opening, operating the e-archive menu, and implementing e-archive in accordance with records management that has been determined in the program. Suggestions in this devotion is that office administration teachers in Semarang should improve their skills in operating computer, especially of Access as e-archive is closely related to the program.

Keywords: E-archive, Paperless, Office administration education teachers

INTRODUCTION
Archives have an important value in the viability of organizations both governmental and private organization. Its advantages comprises information providing used in decision-making, evidence-giving, and tool-utilization of accountability. Furthermore, it can also be used as an instrument of bureaucratic transparency.
Being managed optimally, archives can be very advantageous, otherwise it can also cause problems. Piles of archives without classification will only fill-up the office room, which surely disrupt organization activities and performance. The difficulty in finding any archives will influence decision-making and complicate the law process as well as accountability.
Governmental and non-governmental organizations do not give full attention to the problem of archiving. A lot of people do not even understand its values and advantages for their daily life nor for the organization do they belong to. Many of them assume that archives are merely not useful and valuable.
Every organization activity always involves administration process as a part of their liability. Without this process, the organization cannot achieve their visions and missions effectively.
In order to arrange archives, there are some aspects that should be considered; 1) an effective managing system of archive, 2) an implementation of the system effectively and efficiently, and 3) a sharp and continuous evaluation of the system implementation. These three aspects can be implemented with human resources, finance and infrastructure support.
The classical archival system is done by saving it in filling cabinet and recording the data in a book, however, this system is considered with disadvantages as it is inefficient and ineffective in space, time, and cost. The ineffectiveness of space is in term of providing filling cabinet, file folder, shelf and other equipment. The ineffectiveness of time is in term of wasting time searching unregulated documents that it would spend cost ineffectively to purchase maintenance.
Along with the development of communication and information technology, archival system is designed for computer-based storage or file. This system has advantages in its simple design that saves more time. File management in a computer arranges as how manual archive is ordered. For example, alphabetical system in computer with file is made by creating folders inside the data. If we make folder A, then inside folder A there would be Aa, Ab, Ac, Ad, Ae, Af, Ag, Ah and so on. If we make area-based folder, the first folder would be province of which the inside is city, then sub-district and village. For example, there is Central Java folder that contains Semarang folder. Inside Semarang folder, there is East Semarang, West Semarang, South Semarang and North Semarang. Inside South Semarang folder there are Sekaran and Banaran folder, etc. The same system is also applied to other kinds of archive. The most important thing is the arrangement from the widest or largest range to the smallest folder creation, general to specific folder, folder to map, etc.
The computer program was developed as php, MySQL, Delphi, buy-software archives, open internet with open source, and more. In general, this program has many advantages compared to file-based computer system as the program has been arranged and designed in accordance with a data base specifically so that the application is complicated to be learned by people generally. If the software is there, the price will be expensive and not affordable.
Therefore, it requires a cheap software or even free. According to the official team, the software that supports this program is Access as a program for designing databases. The database created is a system of incoming mail, outgoing mail, archive storage, control cards, diary entry, agenda books, and expedition books. At the core, this system is only used for storing the database files not the physical archives.
This system is cheap compared to other archival system applications and free because it belongs to Microsoft Office. The stages access-based archival system is to identify the needs, determine the archival system used, archive documents into files, documents maintenance, document security, documents exclusion, and documents decimation.
Every organization needs accurate information to achieve its goals, including the old data (archives) because it contains important values to the organization. Likewise, the teachers of office administration education need to understand e archives, as the deepening of the material in the Manual archives learning, as it pertains to the demands of technological progress and information, so that the teachers of office administration education have to master e archives. In the management of archives, archives are not only saved but needed the arrangements storage procedures as to ease recovering it (finding). It means that the archives should be recovered easily and quickly if needed as information material.
Based on the above description, the formulation of the existing problems in MGMP teachers of office administration education in Semarang city, namely the need for training of archives electronic storage (e archives) based on Information and Communication Technology (ICT) as conservation efforts (paperless).
The purpose of this research is to provide electronic archive training (e archives) based on Information and Communication Technology (ICT) as conservation efforts (paperless) on MPGP teachers of office administration education in Semarang city.
The benefits of this research is to provide a positive contribution to MGMP teachers of office administration education on archives management, implement the Information Technology using the Microsoft Access program, and instill the value of conservation in the form of paperless in archives management.
The term archive that is often heard, written, and spoken is a term that has many meanings. On the one hand, archive means a message, which is saved in the form of letters, bills, statistics, films, tapes, Compact Disk (CD) etc. On the other hand, archive also means a place to keep notes, documents, or evidence of activities that have been implemented. It was revealed in “The National Archives” that stored the archives including the text of the proclamation, Roem-Ruijen treaty, the text of Indonesia Raya song, and so forth. The term archive discussed above is derived from the Dutch word “Archief” that are hardly pronounced by Indonesian, so it was adopted to “arsip”. People do not know for sure since when the term was adopted into “arsip”, but it can be estimated when the Dutch language was less popular in Indonesia (1950s).
If an archive means a record which is stored as a proof of an organization’s activity, then it is called as “copy.” The term itself is not often used so that most officials did not recognize it. However, it does not mean that the term copy is never used, because up until now there are many people who still use it (Agus Sugiarto and Teguh Wahyono, 2005).
Arhive is a written note, picture, or transcription that contains a certain case or event that is used as a reminder. Record automatically becomes an archive after being processed to complete an organization’s activity. As an archive material, record has 4 functions: informational function; judicial function; historical function; and scientific function (Martono, E, 1990).
Archive can also be broken down into 2 value functions based on whoever used the record. A record is automatically valuable for the organization which created that record itself or the record’s owner (primary value). In addition, a record can also be used by other party outside of the organization that created the record (secondary value). For example, the annual report of an organization can have a primary value because it is useful for the future development for involved organization. Besides useful for the creator organization or record owner, the report can be used by other organization as a source material of information in forming policy for the development of the organization (Sularso, Mulyono, and friends, 2011).
(Zulkifli Amsyah, 1990) arranging archive well, it needs to be grouped in 4 categories. This will help to facilitate the process of sorting in storing or eliminating archive that has already no value.

METHODS OF IMPLEMENTATION
The material in this training is an access-based e-archive. The matters that will be learned are how to open e-archive program and to introduce menu in e-archive management such as agenda book, e-archive search, list of archives loan, organization management, and others. For the methods of implementation, see chart below:

Trainer

Accompanied by the team
To the citizen

Chart of Implementation Activity Stages
The methods of implementation is done through three stages, they are material delivery, e-archive simulation, and presentation evaluation.

RESULTS AND DISCUSSIONS

The result achieved that office administration teachers in Semarang City are able to understand the concept of computer-based e-archive theoretically and practically using Access program. Moreover, there is a team work between office administration teachers in the fields of education and training through community service. They are able to open e-archive, as follows:

Picture of Opening E-Archive
The window appears. Click Sign In as follows:

Picture of E-Archive Homepage

The picture below will appear:

Picture of E-Archive Sign In
In choose username there are two choices: trisna and agung. Choose trisna or agung with password 1. Click Go, as the picture below:

Picture of E-Archive Sign In

After successfully Sign In, the Main Menu will appear in E-Archive system as follows:

Picture of Main Menu

E-Archive has some menus, they are New Archive, Archive Management, Agenda Book, Incoming-outgoing mail, Search Archive, Institute Seeting, About E-Archive, Incoming Mail Recap, Outgoing Mail Recap, Agenda Book Recap, and Borrowing Archive Recap. All menus on Main Menu have their own functions.

The training participants were not yet skilled in operating Access program. Even though the program also included Microsoft Office, teachers of educational administrative offices in Semarang were not quite familiar with it.
E-archives needs a combination of manual and electronic filing in its concept. Therefore, it is necessary to comprehend the concept of manual archive before apprehending E-archive. Most participants understand the concept of records management manual. However, they are poor in electronic operation. Electronics intended in this case is computer operation, thus, they previously need a separate training in the application of computer programs as the participants already understand the basic concepts of E-archives management.
During the E-archive training, there were some teachers who get confused in operating the program, therefore, there was manual instructions needed. Hopefully, after the training is completed, they are able to practice at the school they teach.

CONCLUSIONS
This devotion shows that the administration education teachers are now able to apply the concept of E-archive theoretically and practically using a computer on an Access program by opening, operating the E-archive menu, and implementing E-archive in accordance with records management that has been determined in the program.
The advice in this Public Service Activity is that office administration teachers in Semarang City should improve skills in operating computer, especially of Access, as E-archive is closely related to the program.

BIBLIOGRAPHY
Agus Sugiarto and Teguh Wahyono. 2005. Modern Archive Management from Conventional to Computer-Based. Yogyakarta: Gava Media.
Martono, E, 1990. Filing (Management Record and Filing in Modern Offices, Jakarta. Publisher: Karya Utama.
Sularso Mulyono et al, 2011. Archiving Management. Semarang: Unnes Press.
Zulkifli Amsyah, 1990. Archiving Management. Jakarta. Peneibit: PT Gramedia.

Mengenal Elektronik Arsip Pembelajaran (E Arsip) Pembelajaran

Oleh Agung Kuswantoro
Kata Kunci : Kata Kunci: E-arsip pembelajaran)
Arsip adalah sumber informasi yang autentik dan akuntabel. Arsip diajarkan oleh pendidikan melalui SMK spektrum manajemen bisnis dan Perguruan Tinggi prodi manajemen perkantoran dan Pendidikan Administrasi Perkantoran. Pembelajaran selama ini dengan menggunakan praktek kearsipan secara manual, sehingga perlu ada modivikasi dalam pembelajaran karena tuntutan teknologi informasi. Penulis menemukan model pembelajaran kearsipan secara elektronik yang dinamakan dengan e arsip pembelajaran. Ada enam sistem yang ada dalam abjad, subjek, nomor desimal, nomor terminal digit, wilayah, dan tanggal (kronologis). Tujuan dalam penulisan ini adalah mengetahui kelebihan dan kelemahan e arsip pembelajaran. Pendekatan penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif dengan memberikan angket dan wawancara kepada pengguna e arsip pembelajaran. Kelebihan e arsip ini adalah portabel karena menggunakan microsoft access, sehingga mudah disimpan dan dibawa serta dioperasikan, meskipun disimpan dalam flasdisk. Kelemahannya adalah kecil kapasitas penyimpanannya dan kadang-kadang error dalam pengoperasiannya, sehingga sistem tersebut membutuhkan refress. Saran dalam penelitian ini adalah dibutuhkan pengembangan e arsip pembelajaran untuk mengurangi kekurangan dalam e arsip pembelajaran. Selain itu, pengguna e arsip pembelajaran diharapkan mampu cekatan dalam mengoperasikan aplikasi e arsip pembelajaran.

PENDAHULUAN

Arsip mempunyai peran penting dalam eksistensi organisasi organisasi pemerintah dan swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain yaitu informasi yang terkandung dalam arsip, dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan, alat bukti apabila terjadi masalah, alat pertanggung jawaban manajemen, dan bahan transparansi birokrasi. Arsip akan bernilai bagi organisasi, jika dikelola dengan kaidah pengelolaannya. Sebaliknya, arsip tidak bernilai jika tidak dikelola dengan kaidah pengelolaannya, sehingga menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak bernilai dan tidak adanya pengelolaan kearsipan yang baik, berakibat pada ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, sehingga berpengaruh negatif terhadap kinerja organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan, maka menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan serta susah dalam pertanggungjawabannya.
Permasalahan kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian masyarakat, organisasi pemerintah atau swasta. Banyak orang yang masih (belum) memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari, bagi pribadi maupun bagi organisasi, bahkan sebagian orang menganggap profesi arsiparis sebagai profesi yang rendahan. Setiap kegiatan lembaga tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi, maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip, ada tiga aspek yang harus ditangani secara serius, yaitu sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus berdaya guna, dan dievaluasi secara berkesinambungan. Ketiga aspek tersebut dapat terlaksana, jika didukung oleh sumber daya organisasi.
Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer atau file. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen File dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual (Kuswantoro, 2013:46).. Misal, sistem abjad dalam sistem file, maka menggunakan folder-folder dalam datanya. Folder C dibuat, kemudian dalam folder C ada Ca, Cb, Cc, Cd, Ce, Cf, Cg, Ch, dan seterusnya. Jika sistem wilayah maka dalam data folder yang pertama dibuat adalah propinsi, kota, kecamatan, dan desa. Misal, folder propinsi Jawa Tengah, di dalamnya terdapat folder Pemalang. Di dalam folder Pemalang terdapat folder Pemalang Kota, Moga, atau Bantarbolang. Di dalam folder Pemalang Kota terdapat Pelutan, Kebondalem, dan Mulyoharjo. Yang terpenting adalah pembuatan folder terbesar ke terkecil, umum ke khusus, atau pola deduktif.
E-arsip pembelajaran adalah sistem penyimpanan arsip berbasis komputer, jika dikembangkan melalui internet, maka dapat di-online-kan, sehingga dapat digunakan oleh organisasi atau lembaga yang besar. Prinsip e-arsip berdasarkan pada komputer dan internet (Kuswantoro, 2014:78). Menurut peneliti, komputer sebagai embrio sistem kearsipan berbasis internet. Sebelum mendesain sistem kearsipan berbasis internet, maka harus memahami sistem kearsipan berbasis komputer. Logikanya, dalam mendesain arsip, maka harus memahami teori sistem kearsipan konvensional.
Menurut Saputra (2013) bahwa perkembangan teknologi informasi bermula dari mainframe, personal computer (PC), client/server (LAN), dan internet. Komputer dipakai, karena memiliki kecepatan, ketepatan, daya tampung datanya besar, dan andal (terutama untuk proses yang berulang-ulang). Soebandi (2013) Penggunaan komputer untuk pengelolaan data, pengolahan kata, komunikasi, proses kontrol, dan pengembangan TIK. Pengaruh teknologi informasi dan komunikasi terhadap kearsipan berdampak pada pengelolaan arsip berbasis TIK,
E-arsip dapat dikatakan juga arsip virtual atau arsip maya, karena secara fisiknya tidak ada. Jika dalam arsip konvensional maka fisik arsip menjadi bukti sedangkan jika asrip maya maka fisik arsip berupa direktori file (ppt, doc, xls, abs, jpeg, dan lain-lain). Adapun perbedaan arsip konvensional dengan elektronik sebagai berikut:
Tabel Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik
Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari
arsip yang dibuat secara fisik. Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database
Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip. Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen
Arsip Lembaran-lembaran
surat hard copy Lembaran-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file
gambar/teks.
Sumber : Sugiarto dan Wahyono (2005)

Sugiarto dan Wahyono (2005) mengatakan kabinet virtual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital. Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat yaitu (a) Kode Kabinet : akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan (b) Nama Kabinet : digunakan untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya “Surat Masuk”, “Surat Keluar” dan sebagainya, (c) Fungsi Kabinet : untuk mencatat keterangan fungsi kabinet, (d) Lokasi : untuk mencatat lokasi kabinet.
Map virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan yang memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Beberapa atribut yang dicatat mengenai map virtual tersebut antara lain adalah (a) Kode Map : akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan, (b) Nama Map : digunakan untuk mencatat nama map seperti misalnya “Bagian Keuangan”, “Bagian Pemasaran” dan sebagainya, (c) Lokasi Map, (d) Keterangan.
Lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adakah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power Point dan sebagai¬nya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain adalah (a) Kode Arsip : akan mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan. (b) Nama Arsip : untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan. (c) Klasifikasi : digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya “Penawaran Khusus”, “Rahasia”, dan sebagainya. (d) Tanggal Arsip : untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat. (e) Tanggal Terima : mencatat tanggal arsip tersebut diterima. (f) Pengirim : untuk mencatat pengirim arsip. (g) Penerima : untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip). (h) Gambar : untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada. (i) Lokasi File : untuk mencatat lokasi file di dalam hard disk. (j) Lokasi Fisik : untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Sistem Kearsipan Elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahaan dalam pengelolaan dan manajemen arsip. Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut antara lain adalah mudah dioperasikan, tampilan yang menarik, fasilitas pencarian dokumen, pencatatan lokasi fisik dokumen, fasilitas gambar dan suara, keamanan data, retensi otomatis, laporan kondisi arsip, bisa terhubung dengan jaringan komputer, dan memungkinkan fasilitas OCR.
Dari penjelasan di atas, maka tujuan dalam penulisan ini adalah mengetahui kelebihan dan kelemahan e arsip pembelajaran. Rumusan permasalahannya adalah bagaimana kelebihan dan kelemahan e arsip pembelajaran?

METODE PENELITIAN

Pendekatan penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif dengan memberikan angket dan wawancara kepada pengguna e arsip pembelajaran. Wawancara dilakukan kepada pengguna aplikasi e-arsip pembelajaran yaitu guru dan siswa. Guru dalam hal ini yang tergabung dalam MGMP kabupaten Kudus dan Semarang. Siswa dalam penelitian ini adalah SMK Ky. Ageng Giri Demak. Angket digunakan dalam hal mencari kelemahan dan permasalahan mengenai e-arsip pembelajaran.

HASIL PENELIITAN

Program komputer berkembang seperti php Mysql, delphi, membeli software arsip, membuka internet dengan open source (dropbox, google doc, dan lainnya). Secara umum program ini mempunyai kelebihan dibanding dengan sistem komputer berbasis file, karena program tersebut sudah dirancang dan desain sesuai database yang secara khusus, sehingga harga aplikasi tersebut rumit dipelajari oleh orang umum. Jika ada pun software tersebut, maka harganya mahal, sehingga kebanyakan orang tidak bisa membelinya. Untuk itu, diperlukan sofwore yang murah, bahkan free (gratis). Menurut peneliti, salah satu software yang menunjang program ini yaitu microsoft office access, karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah kartu kendali, buku agenda masuk dan keluar, buku pinjam arsip dan buku ekspedisi. Essensinya, sistem ini membuat database dan menyimpan arsip tersebut dalam database tersebut.
Kemudahan dengan sistem ini adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan gratis karena termasuk dalam microsoft office. Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah mengidentifikasi kebutuhan dan pembuatan masing-masing kebutuhan tersebut yang meliputi kartu kendali, buku agendaris surat masuk dan keluar, buku ekspedisi, dan kartu pinjam arsip. Pembuatannya meliputi table, query (jika diperlukan), form, dan report pada masing-masing kebutuhan. Dengan sistem tersebut, diharapkan pengelolaan kearsipan, tidak hanya sekedar disimpan, tetapi pengaturan prosedur penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali, jika diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat. Kelebihan dengan sistem ini adalah portabel karena menggunakan microsoft access, sehingga mudah disimpan dan dibawa serta dioperasikan, meskipun disimpan dalam flasdisk.
Permasalahan Teknis yang muncul dalam e-arsip pembelajaran yaitu (1) File Tidak Bisa Diedit dan (2) Tidak Dapat Pindah Ke Record (Arsip Sebelum dan selanjutnya). File tidak bisa diedit sering terjadi saat mendapatkan program ini adalah tidak dapat meng-entry file (arsip) yang akan digunakan. Mengapa ini terjadi? Karena file yang disimpan, biasanya dalam CD, sehingga CD tidak mau memasukkan file yang akan disimpan. Oleh karenanya, file sebaiknya dipindahkan terlebih dahulu ke komputer (laptop) yang akan digunakan dalam E Arsip. Berikut tampilan permasalahan tidak dapat pindah ke record (arsip sebelum dan selanjutnya)

Gambar Terjadi Error Pada Manajemen Arsip

Tampilan di atas menunjukkan jika kita mengetik sebelumnya pada posisi data (arsip), maka yang harus dilakukan dengan klik OK, pada dialog You may be at the end of recordset. Tampillah gambar berikut ini:

Gambar Error Pada Macro

Klik Stop All Macro, maka tampilan akan kembali kepada Menu Arsip pada tampilan awal, sebagaimana gambar berikut:

Gambar Manajemen Arsip

Kelemahannya adalah kecil kapasitas penyimpanannya dan kadang-kadang error dalam pengoperasiannya, karena sistem tersebut membutuhkan refress. Demikian juga, permasalahan di atas dapat diatasi dengan cara sering me-refress aplikasi tersebut. oleh karenanya, dibutuhkan penelitian lanjutan dalam pengembangan e arsip pembelajaran untuk mengurangi kekurangan dalam e arsip pembelajaran, karena masih ditemukan beberapa kelemahan dari aplikasi tersebut. Saat penggunaan aplikasi tersebut, pengguna baik guru dan siswa ada yang merasa kesusahan dikarenakan mereka masih belum terbiasa dengan program access dan keterampilan penggunaan komputer yang kurang (bingung dalam mengeporasikan komputer).

PENUTUP
Simpulan dalam penelitian ini adalah kelebihan e-arsip pembelajaran adalah portabel karena menggunakan microsoft access, sehingga mudah disimpan dan dibawa serta dioperasikan, meskipun disimpan dalam flasdisk, dengan demikian harganya relatif murah. Kelemahannya adalah kecil kapasitas penyimpanannya dan kadang-kadang error dalam pengoperasiannya, sehingga aplikasi tersebut membutuhkan refress dalam pengoperasiannya. Selain itu, dalam pengoperasiannya kadang muncul masalah teknis yaitu File Tidak Bisa Diedit dan (2) Tidak Dapat Pindah Ke Record (Arsip Sebelum dan selanjutnya).
Saran dalam penelitian ini adalah dibutuhkan pengembangan e arsip pembelajaran untuk mengurangi kekurangan dalam e arsip pembelajaran. Selain itu, pengguna e arsip pembelajaran diharapkan mampu cekatan dalam mengoperasikan aplikasi e arsip pembelajaran.

DAFTAR PUSTAKA
Kuswantoro, A. 2014. Pendidikan Administrasi Perkantoran berbasis Teknologi Informasi Komputer. Jakarta : Salemba Empat.
Kuswantoro, A. 2013. Modul Pendidikan Administrasi Perkantoran berbasis TIK. Semarang : Unnes.
Saputra, E. I. 2013. Manajemen Arsip Elektronik. Bandung: UPI-ASPAPI Jabar. Materi disampaikan saat workshop media pembelajaran kearsipan elektronik, tanggal 11-12 Oktober 2013.
Sobandi, A 2013. Pengelolaan Arsip Berbasis TIK. Bandung: UPI-ASPAPI Jabar. Materi disampaikan saat workshop media pembelajaran kearsipan elektronik, tanggal 11-12 Oktober 2013.
Mulyono, S. Dkk, 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang : UNNES Press.
Sugiarto, A. dan Wahyono, T. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.