Mengenal Elektronik Arsip Pembelajaran (E Arsip) Pembelajaran

Oleh Agung Kuswantoro
Kata Kunci : Kata Kunci: E-arsip pembelajaran)
Arsip adalah sumber informasi yang autentik dan akuntabel. Arsip diajarkan oleh pendidikan melalui SMK spektrum manajemen bisnis dan Perguruan Tinggi prodi manajemen perkantoran dan Pendidikan Administrasi Perkantoran. Pembelajaran selama ini dengan menggunakan praktek kearsipan secara manual, sehingga perlu ada modivikasi dalam pembelajaran karena tuntutan teknologi informasi. Penulis menemukan model pembelajaran kearsipan secara elektronik yang dinamakan dengan e arsip pembelajaran. Ada enam sistem yang ada dalam abjad, subjek, nomor desimal, nomor terminal digit, wilayah, dan tanggal (kronologis). Tujuan dalam penulisan ini adalah mengetahui kelebihan dan kelemahan e arsip pembelajaran. Pendekatan penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif dengan memberikan angket dan wawancara kepada pengguna e arsip pembelajaran. Kelebihan e arsip ini adalah portabel karena menggunakan microsoft access, sehingga mudah disimpan dan dibawa serta dioperasikan, meskipun disimpan dalam flasdisk. Kelemahannya adalah kecil kapasitas penyimpanannya dan kadang-kadang error dalam pengoperasiannya, sehingga sistem tersebut membutuhkan refress. Saran dalam penelitian ini adalah dibutuhkan pengembangan e arsip pembelajaran untuk mengurangi kekurangan dalam e arsip pembelajaran. Selain itu, pengguna e arsip pembelajaran diharapkan mampu cekatan dalam mengoperasikan aplikasi e arsip pembelajaran.

PENDAHULUAN

Arsip mempunyai peran penting dalam eksistensi organisasi organisasi pemerintah dan swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain yaitu informasi yang terkandung dalam arsip, dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan, alat bukti apabila terjadi masalah, alat pertanggung jawaban manajemen, dan bahan transparansi birokrasi. Arsip akan bernilai bagi organisasi, jika dikelola dengan kaidah pengelolaannya. Sebaliknya, arsip tidak bernilai jika tidak dikelola dengan kaidah pengelolaannya, sehingga menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak bernilai dan tidak adanya pengelolaan kearsipan yang baik, berakibat pada ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, sehingga berpengaruh negatif terhadap kinerja organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan, maka menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan serta susah dalam pertanggungjawabannya.
Permasalahan kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian masyarakat, organisasi pemerintah atau swasta. Banyak orang yang masih (belum) memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari, bagi pribadi maupun bagi organisasi, bahkan sebagian orang menganggap profesi arsiparis sebagai profesi yang rendahan. Setiap kegiatan lembaga tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi, maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip, ada tiga aspek yang harus ditangani secara serius, yaitu sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus berdaya guna, dan dievaluasi secara berkesinambungan. Ketiga aspek tersebut dapat terlaksana, jika didukung oleh sumber daya organisasi.
Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer atau file. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen File dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual (Kuswantoro, 2013:46).. Misal, sistem abjad dalam sistem file, maka menggunakan folder-folder dalam datanya. Folder C dibuat, kemudian dalam folder C ada Ca, Cb, Cc, Cd, Ce, Cf, Cg, Ch, dan seterusnya. Jika sistem wilayah maka dalam data folder yang pertama dibuat adalah propinsi, kota, kecamatan, dan desa. Misal, folder propinsi Jawa Tengah, di dalamnya terdapat folder Pemalang. Di dalam folder Pemalang terdapat folder Pemalang Kota, Moga, atau Bantarbolang. Di dalam folder Pemalang Kota terdapat Pelutan, Kebondalem, dan Mulyoharjo. Yang terpenting adalah pembuatan folder terbesar ke terkecil, umum ke khusus, atau pola deduktif.
E-arsip pembelajaran adalah sistem penyimpanan arsip berbasis komputer, jika dikembangkan melalui internet, maka dapat di-online-kan, sehingga dapat digunakan oleh organisasi atau lembaga yang besar. Prinsip e-arsip berdasarkan pada komputer dan internet (Kuswantoro, 2014:78). Menurut peneliti, komputer sebagai embrio sistem kearsipan berbasis internet. Sebelum mendesain sistem kearsipan berbasis internet, maka harus memahami sistem kearsipan berbasis komputer. Logikanya, dalam mendesain arsip, maka harus memahami teori sistem kearsipan konvensional.
Menurut Saputra (2013) bahwa perkembangan teknologi informasi bermula dari mainframe, personal computer (PC), client/server (LAN), dan internet. Komputer dipakai, karena memiliki kecepatan, ketepatan, daya tampung datanya besar, dan andal (terutama untuk proses yang berulang-ulang). Soebandi (2013) Penggunaan komputer untuk pengelolaan data, pengolahan kata, komunikasi, proses kontrol, dan pengembangan TIK. Pengaruh teknologi informasi dan komunikasi terhadap kearsipan berdampak pada pengelolaan arsip berbasis TIK,
E-arsip dapat dikatakan juga arsip virtual atau arsip maya, karena secara fisiknya tidak ada. Jika dalam arsip konvensional maka fisik arsip menjadi bukti sedangkan jika asrip maya maka fisik arsip berupa direktori file (ppt, doc, xls, abs, jpeg, dan lain-lain). Adapun perbedaan arsip konvensional dengan elektronik sebagai berikut:
Tabel Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik
Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari
arsip yang dibuat secara fisik. Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database
Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip. Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen
Arsip Lembaran-lembaran
surat hard copy Lembaran-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file
gambar/teks.
Sumber : Sugiarto dan Wahyono (2005)

Sugiarto dan Wahyono (2005) mengatakan kabinet virtual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital. Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat yaitu (a) Kode Kabinet : akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan (b) Nama Kabinet : digunakan untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya “Surat Masuk”, “Surat Keluar” dan sebagainya, (c) Fungsi Kabinet : untuk mencatat keterangan fungsi kabinet, (d) Lokasi : untuk mencatat lokasi kabinet.
Map virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan yang memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Beberapa atribut yang dicatat mengenai map virtual tersebut antara lain adalah (a) Kode Map : akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan, (b) Nama Map : digunakan untuk mencatat nama map seperti misalnya “Bagian Keuangan”, “Bagian Pemasaran” dan sebagainya, (c) Lokasi Map, (d) Keterangan.
Lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adakah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power Point dan sebagai¬nya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain adalah (a) Kode Arsip : akan mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan. (b) Nama Arsip : untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan. (c) Klasifikasi : digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya “Penawaran Khusus”, “Rahasia”, dan sebagainya. (d) Tanggal Arsip : untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat. (e) Tanggal Terima : mencatat tanggal arsip tersebut diterima. (f) Pengirim : untuk mencatat pengirim arsip. (g) Penerima : untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip). (h) Gambar : untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada. (i) Lokasi File : untuk mencatat lokasi file di dalam hard disk. (j) Lokasi Fisik : untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Sistem Kearsipan Elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahaan dalam pengelolaan dan manajemen arsip. Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut antara lain adalah mudah dioperasikan, tampilan yang menarik, fasilitas pencarian dokumen, pencatatan lokasi fisik dokumen, fasilitas gambar dan suara, keamanan data, retensi otomatis, laporan kondisi arsip, bisa terhubung dengan jaringan komputer, dan memungkinkan fasilitas OCR.
Dari penjelasan di atas, maka tujuan dalam penulisan ini adalah mengetahui kelebihan dan kelemahan e arsip pembelajaran. Rumusan permasalahannya adalah bagaimana kelebihan dan kelemahan e arsip pembelajaran?

METODE PENELITIAN

Pendekatan penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif dengan memberikan angket dan wawancara kepada pengguna e arsip pembelajaran. Wawancara dilakukan kepada pengguna aplikasi e-arsip pembelajaran yaitu guru dan siswa. Guru dalam hal ini yang tergabung dalam MGMP kabupaten Kudus dan Semarang. Siswa dalam penelitian ini adalah SMK Ky. Ageng Giri Demak. Angket digunakan dalam hal mencari kelemahan dan permasalahan mengenai e-arsip pembelajaran.

HASIL PENELIITAN

Program komputer berkembang seperti php Mysql, delphi, membeli software arsip, membuka internet dengan open source (dropbox, google doc, dan lainnya). Secara umum program ini mempunyai kelebihan dibanding dengan sistem komputer berbasis file, karena program tersebut sudah dirancang dan desain sesuai database yang secara khusus, sehingga harga aplikasi tersebut rumit dipelajari oleh orang umum. Jika ada pun software tersebut, maka harganya mahal, sehingga kebanyakan orang tidak bisa membelinya. Untuk itu, diperlukan sofwore yang murah, bahkan free (gratis). Menurut peneliti, salah satu software yang menunjang program ini yaitu microsoft office access, karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah kartu kendali, buku agenda masuk dan keluar, buku pinjam arsip dan buku ekspedisi. Essensinya, sistem ini membuat database dan menyimpan arsip tersebut dalam database tersebut.
Kemudahan dengan sistem ini adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan gratis karena termasuk dalam microsoft office. Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah mengidentifikasi kebutuhan dan pembuatan masing-masing kebutuhan tersebut yang meliputi kartu kendali, buku agendaris surat masuk dan keluar, buku ekspedisi, dan kartu pinjam arsip. Pembuatannya meliputi table, query (jika diperlukan), form, dan report pada masing-masing kebutuhan. Dengan sistem tersebut, diharapkan pengelolaan kearsipan, tidak hanya sekedar disimpan, tetapi pengaturan prosedur penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali, jika diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat. Kelebihan dengan sistem ini adalah portabel karena menggunakan microsoft access, sehingga mudah disimpan dan dibawa serta dioperasikan, meskipun disimpan dalam flasdisk.
Permasalahan Teknis yang muncul dalam e-arsip pembelajaran yaitu (1) File Tidak Bisa Diedit dan (2) Tidak Dapat Pindah Ke Record (Arsip Sebelum dan selanjutnya). File tidak bisa diedit sering terjadi saat mendapatkan program ini adalah tidak dapat meng-entry file (arsip) yang akan digunakan. Mengapa ini terjadi? Karena file yang disimpan, biasanya dalam CD, sehingga CD tidak mau memasukkan file yang akan disimpan. Oleh karenanya, file sebaiknya dipindahkan terlebih dahulu ke komputer (laptop) yang akan digunakan dalam E Arsip. Berikut tampilan permasalahan tidak dapat pindah ke record (arsip sebelum dan selanjutnya)

Gambar Terjadi Error Pada Manajemen Arsip

Tampilan di atas menunjukkan jika kita mengetik sebelumnya pada posisi data (arsip), maka yang harus dilakukan dengan klik OK, pada dialog You may be at the end of recordset. Tampillah gambar berikut ini:

Gambar Error Pada Macro

Klik Stop All Macro, maka tampilan akan kembali kepada Menu Arsip pada tampilan awal, sebagaimana gambar berikut:

Gambar Manajemen Arsip

Kelemahannya adalah kecil kapasitas penyimpanannya dan kadang-kadang error dalam pengoperasiannya, karena sistem tersebut membutuhkan refress. Demikian juga, permasalahan di atas dapat diatasi dengan cara sering me-refress aplikasi tersebut. oleh karenanya, dibutuhkan penelitian lanjutan dalam pengembangan e arsip pembelajaran untuk mengurangi kekurangan dalam e arsip pembelajaran, karena masih ditemukan beberapa kelemahan dari aplikasi tersebut. Saat penggunaan aplikasi tersebut, pengguna baik guru dan siswa ada yang merasa kesusahan dikarenakan mereka masih belum terbiasa dengan program access dan keterampilan penggunaan komputer yang kurang (bingung dalam mengeporasikan komputer).

PENUTUP
Simpulan dalam penelitian ini adalah kelebihan e-arsip pembelajaran adalah portabel karena menggunakan microsoft access, sehingga mudah disimpan dan dibawa serta dioperasikan, meskipun disimpan dalam flasdisk, dengan demikian harganya relatif murah. Kelemahannya adalah kecil kapasitas penyimpanannya dan kadang-kadang error dalam pengoperasiannya, sehingga aplikasi tersebut membutuhkan refress dalam pengoperasiannya. Selain itu, dalam pengoperasiannya kadang muncul masalah teknis yaitu File Tidak Bisa Diedit dan (2) Tidak Dapat Pindah Ke Record (Arsip Sebelum dan selanjutnya).
Saran dalam penelitian ini adalah dibutuhkan pengembangan e arsip pembelajaran untuk mengurangi kekurangan dalam e arsip pembelajaran. Selain itu, pengguna e arsip pembelajaran diharapkan mampu cekatan dalam mengoperasikan aplikasi e arsip pembelajaran.

DAFTAR PUSTAKA
Kuswantoro, A. 2014. Pendidikan Administrasi Perkantoran berbasis Teknologi Informasi Komputer. Jakarta : Salemba Empat.
Kuswantoro, A. 2013. Modul Pendidikan Administrasi Perkantoran berbasis TIK. Semarang : Unnes.
Saputra, E. I. 2013. Manajemen Arsip Elektronik. Bandung: UPI-ASPAPI Jabar. Materi disampaikan saat workshop media pembelajaran kearsipan elektronik, tanggal 11-12 Oktober 2013.
Sobandi, A 2013. Pengelolaan Arsip Berbasis TIK. Bandung: UPI-ASPAPI Jabar. Materi disampaikan saat workshop media pembelajaran kearsipan elektronik, tanggal 11-12 Oktober 2013.
Mulyono, S. Dkk, 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang : UNNES Press.
Sugiarto, A. dan Wahyono, T. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: