Merancang Record Center Fakultas Ekonomi UNNES

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd
Fakultas Ekonomi UNNES, agungbinmadik@mail.unnes.ac.id
Keberadaan arsip di suatu lembaga sangat penting, sehingga perlu manajemen yang apik dalam pengelolaannya. Fakultas Ekonomi UNNES dalam mewujudkan inovasi konservasi salah satunya dengan penataan arsip. Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang record center di Fakultas Ekonomi UNNES? Penelitian ini bertujuan untuk merancang rocord center di Fakultas Ekonomi UNNES. Pendekatan yang digunakan dalam peneltian ini adalah pendekatan kualitatif deskripsi melalui observasi dan wawancara. Selain itu juga dilakukan Focus Group Discussion. Hasilnya adalah Fakultas Ekonomi UNNES membuat pola klasifikasi kearsipan dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah. Selain itu, Fakultas Ekonomi juga memiliki tata naskah dinas yang khusus digunakan di lingkungannya yang terdiri dari empat jurusan. Saran dalam penelitian ini adalah perlunya koordinasi antar subunit kerja ke unit kerja (Fakultas) dalam serah terima arsip.
Kata kunci : Record Center Fakutas Ekonomi UNNES
PENDAHULUAN
Jika mendengar perkataan arsip, seringkali pegawai membayangkan tumpukan kertas atau berbagai dokumen. lainnya yang penuh dengan debu dan kotor. Dimana arsip tersebut disimpan dalam ruangan yang penuh sesak, berantakan, dan pegawainya sudah tua serta tidak terdidik. Pandangan seperti ini seringkali menghambat perkembangan kearsipan pada setiap organisasi. Apalagi para pegawai kearsipan tidak diberikan keleluasaan untuk mengembangkan pengelolaan kearsipan dan kurang mendapat perhatian dari segi pendanaan. Apabila hal ini tidak diperhatikan, terutama dalam memasuki era informasi, maka suatu organisasi akan sulit berkembang. Arsip bukan hanya berupa kumpulan kertas dan dokumen saja, tetapi lebih dari itu, arsip memiliki arti dan peranan yang besar dalam organisasi. Sebuah arsip bukan hanya kertas (dalam arti sebagai fisik), akan tetapi yang lebih penting adalah bagaimana kertas itu dapat memberikan informasi. Setiap kejadian atau peristiwa yang terjadi dapat direkam pada arsip.
Setiap pimpinan dalam kehidupan sehari-hari selalu dihadap¬kan dengan berbagai masalah yang menuntut penanganan dan pemecahan yang tepat serta dapat diterapkan. Setiap tugas-tugas yang dilakukan tersebut harus dilaksanakan dengan penuh pertimbangan dan perhitungan-perhitungan yang akurat. Agar pertimbangan dan perhitungan itu akurat maka sangat diperlukan informasi atau keterangan-keterangan yang dapat dijadikan sebagai bahan dalam menentukan keputusan atau kebijaksanaan. Informasi atau keterangan-keterangan ini dapat ditemukan/diperoleh dari berbagai dokumen yang disebut dengan arsip.
Arsip merupakan salah satu aset yang sangat berharga, yang dimiliki oleh organisasi. Sebelum manusia mengenal komputer, pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional (classical archiving). Saat ini di negara-negara maju sudah banyak yang mengadopsi teknologi informasi untuk mengelola arsip secara digital. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan profesional demi kemajuan organisasi. Tentu saja hal tersebut harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya.

Odgers dalam Priansa dan Garnida (2013) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman dalam Badri (2007) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.
Choiriyah (2007:5) menyatakan bahwa dalam istilah bahasa Indonesia, arsip terkadang disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Berdasarkan pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Namun sekarang ini lingkup arsip lebih luas mencakup audio, visual, dan audio visual. Lebih lanjut lagi dalam organisasi publik, Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I Pasal 1 menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam, berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyara¬katan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasya¬rakat, berbangsa, dan bemegara.
Kearsipan merupakan aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan arsip atau administrasi arsip. Sedarmayanti (2003:55) menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Lebih lanjut Komarudin (1993:191) menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses penyu¬sunan dan penyimpanan warkat asli, atau copynya (salinannya) sehingga dengan cara itu, warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.
Arsip dinamis (records/dokumen dalam buku ini selanjutnya akan digunakan istilah dokumen) merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Kearsipan bagi organisasi merupakan penunjang bagi kelancaran kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perjalanan organisasi dapat dilihat dari data-data/arsip yang tersimpan. Oleh karena itu, kearsipan yang baik harus dilaksanakan. Fungsi kearsipan yaitu alat penyimpanan warkat; alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi; alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan; alat perekam perjalanan organisasi; mengefektifkan dan mengefisiensikan pekerjaan; alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi; alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data; sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.
Proses terjadinya arsip umumnya melalui beberapa tahap. Pertama, tahap penciptaan dan penerimaan (Creation And Receipt). Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan, formulir, atau gambar. Kedua, tahap distribusi (Distribution). Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak/orang/sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau penyebaran informasi. Caranya bisa. melalui kurir, pos, e-mail, dan sebagainya. Ketiga, tahap penggunaan (Use). Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud, kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan penciptaannya. Tahap Keempat, tahap pemeliharaan (Maintenance). Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahapan ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal masuknya atau menurut masalahnya ataupun susunan lainnya. Kegiatan retrieval atau temu balik mengacu kepada penemuan informasi yang terdapat pada berkas yang diminta. Sedangkan kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari satu ke unit lain. Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses dipindahkan dari unit kerja ke central file. Kelima, tahap pemusnahan (Disposion). Arsip dinamis inaktif yang sudah habis mass simpan dan tidak mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan. Sehingga tidak memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak menimbulkan pemborosan. Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola oleh Unit Kearsipan.
Sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan. Sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor an huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan. Sistem kearsipan yang baik harus sesuai dengan kondisi organisasi, seder¬hana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, akurat. Bagi organisasi yang tidak begitu besar, dapat pula menyeleng¬garakan susunan organisasi kearsipan dengan lebih sederhana dan mudah, dengan tidak mengurangi tugas penyelenggaraan kearsipan yang hemat dan cermat serta praktis.
Dari penjelasan di atas maka permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang record center di Fakultas Ekonomi UNNES? Tulisan ini bertujuan untuk merancang rocord center di Fakultas Ekonomi UNNES.
METODE PENELITIAN
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif dengan observasi dan wawancara. Observasi dilakukan pada unit-unit kerja yang ada di Fakultas Ekonomi yaitu keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, akademik (perkuliahan dan perguruan tinggi), kemahasiswaaan, perencanaan (akuntansi), dan sarana dan prasarana. Wawancara dilakukan dengan kasubbag (Kepala Subbagian) pada masing-masing unit kerja saat bekerja, bahkan dilakukan secara khusus dalam suatu diskusi. Materi yang ditanyakan adalah arsip-arsip yang disimpan di masing-masing unit kerja.
Focus Group Discussion dilakukan dengan dosen pendidikan administrasi perkantoran yang terdiri dari Dr. Ade Rustiana, M.Si, Drs. Marimin, M.Pd, Dra. Nanik Suryani, M. Pd, Drs. Sularso Mulyono, Hengky Pramusinto, S.Pd, M.Pd, Agung Kuswantoro, S.Pd., dan Ismiyati, S. Pd, M. Pd. Mereka mencermati dari setiap permasalahan yang ada di unit kerja Fakultas Ekonomi UNNES.
Berawal dari wawancara terhadap Kasubbag dan observasi di unit kerja masing-masing, kemudian disusun sebuah pola kearsipan dan tata naskah dinas persuratan yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi. Hasilnya berupa Peraturan Dekan mengenai pola klasifikasi dan tata naskah dinas.
Ada ciri khas khusus dari kedua produk tersebut. Pola klasifikasi kearsipan Fakultas Ekonomi UNNES jelas berdasarkan unit kerja Fakultas, bukan Universitas atau lembaga, sehingga pola klasifikasinya ada tujuh yaitu (1) keuangan, (2) kepegawaian, (3) ketatausahaan, (4) akademik (perkuliahan dan perguruan tinggi), (5) kemahasiswaaan, (6) perencanaan (akuntansi), dan (7) sarana dan prasarana. Hal ini berbeda dengan pola klasifikasi yang ada di Universitas dengan jumlah pola klasifikasi sebanyak tiga puluh pola klasifikasi kearsipan. Sedangkan ciri khusus tata naskha Fakultas Ekonomi UNNES adalah alur yang lebih pendek dalam pengelolaan surat masuk dan keluar. Selain itu ada juga, tata naskah yang ada di Fakultas Ekonomi memunculkan kode jurusan yang terdiri dari empat yaitu (1) pendidikan ekonomi, (2) manajemen, (3) akuntansi, dan (4) ekonomi pembangunan.

HASIL PENELITIAN
Fakultas Ekonomi UNNES membuat pola klasifikasi kearsipan dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah. Jenis-jenis pola klasifikasi kearsipan terdiri dari 000. Akuntansi/ Perencanaan; 100. Perkuliahan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi; 200. Kemahasiswaan; 300. Kepegawaian; 400. Sarana dan Prasarana; 500. Ketatausahaan; dan 600. Keuangan.
Ada tujuh pola klasifikasi Fakultas Ekonomi UNNES dengan permasalahan akuntansi diberi kode PR, artinya perencanaan. PR diberi nomor 000, karena yang pertama. Berikut penulisannya 000. PR. AKUNTANSI / PERENCANAAN. Di dalam laci PR terdapat empat guide yaitu 000. Dokumenlakuk (laporan kinerja unit kerja); 010. Hasil audit keuangan; 020. POK (Petunjuk Operasional Kegiatan); 030. RAPA (Rencana Alokasi Pelaksanaan Anggaran); dan 040. Renstra (Rencana Strategis) Fakultas.
Pola klasifikasi perkuliahan diberi kode DT dengan nomor (100. DT. PERKULIAHAN). Dalam folder DT. Perkuliahan terdapat 100. Akreditasi, Ijin pendirian prodi, dan hasil audit akademik. 101. Ijin pendirian prodi. 102. SK hasil akreditasi. 103. Hasil audit akademik. 110. Proposal & laporan penelitian dan pengabdian serta jurnal jurusan mahasiswa dan Dosen. 120. Buku Wisuda dan Pedoman. 130. Akademik 130. Soal UAS dan mid semester. 140. PKL, KKL, PPL (Pendidikan Ekonomi), dan KKN. 150. SK dekan, surat tugas dosen dan tendik. 160. Penjaminan Mutu Fakultas.
Pola klasifikasi kemahasiswaan diberi kode KM dengan nomor (200. KM. KEMAHASISWAAN). Dalam folder KM. Kemahasiswaan terdapat 200. Laporan Beasiswa. 210. Laporan PKM. 220. Pendelagasian lomba. 230. Piala dan sertifikat Prestasi mahasiswa. 240. Proposal dan laporan Kegiatan Mahasiswa. 250. SK Pendamping Mahasiswa
Pola klasifikasi kepegawaian diberi kode KP dengan nomor (300. KP. KEPEGAWAIAN). Dalam folder Kepegawaian terdapat folder 300. Jurusan Pendidikan Ekonomi. 300. Dosen PE Berinisial A-H. 300,0 Ade Rustiana. 300,1 Agung Kuswantoro. 300,2 Ahmad Nurkhin. 300,3 Fahrur Rozi. 300,4 Hanna Netty Purasani 300,5 Harnanik. 300,6 Hengky Pramusinto. 301. Dosen PE Berinisial I-J. 301,0 Inaya Sari Melati. 301,1 Indri Murniawaty. 301,2 Ismiyati. 301,3 Ita Nuryana. 301,4 Jarot Tri Bowo S. 301,5 Joko Widodo. 302. Dosen PE Berinisial K-M. 302,0. Kardiyem. 302,1. Kardoyo 302,2. Kemal Budi Mulyono 302,3. Khasan Setiaji 302,4. Kusumantoro 302,5. Lyna Latifah 302,6. Margunani 302,7. Marimin 302,8. Muhsin. 303. Dosen PE Berinisial N-S 303,0. Nanik Suryani 303,1. Nina Oktarina 303,2. Nurdian Susilowati 303,3. Partono Thomas 303,4. Raeni 303,5. Ratieh Widhiastuti 303,6. Rediana Setiyani 303,7. Sandy Arief 303,8. Syamsu Hadi. 304. Dosen PE Berinisial T-Y. 304,0. Tusyanah 304,1. Widiyanto. 304,2. Wisudani Rahmaningtyas. 304,3. Wulan Suci Rachmadani. 304,4. Yustina Sri Aminah/
310. Jurusan Manajemen. 310. Dosen MAN Berinisial A-E. 310,0. Achmad Slamet. 310,1. Andhi Wijayanto. 310,2. Anindya Ardiansari. 310,3. Arief Yulianto. 310,4. Bayu Wiratama. 310,5. Desti Ranihusna. 310,6. Dorojatun Prihandono. 310,7. Dwi Cahyaningdyah. 310,8. Endah Prapti Lestari. 310,9. Endang Sutrasmawati. 311. Dosen MAN Berinisial I-R. 311,0. Ida Maftukhah. 311,1. Idie Widigdo 311,2. Ketut Sudarma. 311,3. Kris Brantas Abiprayu. 311,4. Made Virma Permana.311,5. Moh Khoiruddin. 311,6. Murwatiningsih. 311,7. Nury Ariani W. 311,8. Palupiningdyah. 311,9. Rini Setyo Witiastuti. 312. Dosen MAN Berinisial I-R. 312,0. S. Martono. 312,1. Siti Ridloah. 312,2. Sri Wartini. 312,3.Vini Wiratno Putri. 312,4. Vitradesie Noekent. 312,5. Wahyono. 320. Jurusan Ekonomi Pembangunan. 320. Dosen EP Berinisial A-L. 320,0. Amin Pujiati. 320,1. Andryan Setyadharma. 320,2. Avi Budi Setiawan. 320,3. Bambang Prishardoyo. 320,4. Deky Aji Suseno. 320,5. Dyah Maya Nihayah. 320,6. Etty Susilowati. 320,7. Fafurida. 320,8. Karsinah. 320,9. Lesta Karolina Br.S.
321. Dosen EP Berinisial N-S. 321,0. Nurjanah Rahayu K. 321,1. Paiman Eko Prasetyo. 321,2. Phany Inneke Putri. 321,3. Prasetyo Ari Bowo. 321,4. Rusdarti. 321,5. Shanty Oktavilia. 321,6. Sri Utami. 321,7. Sucihatiningsih Dian WP. 322. Dosen EP Berinisial N-S. 322,0. Wijang Sakitri. 322,1. Y. Titik Haryati. 322,2. Yozi Aulia Rahman. 330. Jurusan Akuntansi. 330. Dosen AK Berinisial A-F. 330,0. Agung Yulianto. 330,1. Agus Wahyudin. 330,2. Amir Mahmud. 330,3. Asrori. 330,4. Badingatus Solikhah. 330,5. Bestari Dwi Handayani. 330,6. Dhini Suryandari. 330,7. Fachrurrozie.
331. Dosen AK Berinisial H-L. 331,0. Hasan Mukhibad. 331,1. Henny Murtini. 331,2. Heri Yanto. 331,3. Indah Anisykurlillah. 331,4. Indah Fajarini S.W. 331,5. Kiswanto. 331,6. Kusmuriyanto. 331,7. Kuat Waluyo Jati. 331,8. Linda Agustina. 332. Dosen AK Berinisial M-T. 332,0. Maylia Pramono Sari. 332,1. Muhammad Khafid. 332,2. Nanik Sri Utaminingsih. 332,3. Niswah Baroroh. 332,4. Prabowo Yudo J. 332,5. Retnoningrum Hidayah. 332,6. Sukirman. 332,7. Trisni Suryarini.
340. Dosen Pensiun. 340,0. Sri Kustini. 340,1. Subowo. 340,2. Subkhan. 340,3. Sugiarto. 340,4. Sukardi Ikhsan. 340,5. Sularso Mulyono. 340,6. S.T. Sunarto. 340,7. Tarsis Tarmudji
350. Tenaga Akademik dan Kemahasiswaan. 350. Tenaga Akademik dan Kemahasiswaan Berinisial A-R. 350,0. Agung Hery Priambodo. 350,1. Amalia Rahmadhani. 350,2. Eka Dani Rahmawati. 350,3. Dwi Setyo Budi. 350,4. Hayat Widodo A. 350,5. Joko Hendro Wisnubroto. 350,6. Mayasari. 351,7. Mochamad Rois, B.Sc. 350,8. Rini Widiastuti
351. Tenaga Akademik dan Kemahasiswaan Berinisial S-W. 351,0. Sriyono. 351,1. Sunarna Hendra Handaka. 351,2. Suyitno. 351,3. Wiwik Widayati
360. Tenaga Umum dan Kepegawaian (Umpeg). 360,0. Ari Nuryanto. 360,1. Djoko Legowo. 360,2. Djumirah. 360,3. Lusiana. 360,4. Murningsih. 360,5. Nur Rokhman. 360,6. Puguh Tri Wicaksono. 360,7. Sarwitri Haryanto. 360,8. Sri Wahyuningsih. 360,9. Zaenus Sholeh.
370. Tenaga Keuangan dan Akuntansi. 370. Tenaga Keuangan. 370,0. Arbain. 370,1. Istianingsih. 370,2. Sukamtono. 370,3. Wuri Ernawanti. 371. Tenaga Akuntansi. 371,0. Evita Septiana Tyas Utami. 371,1. Ismawati. 371,2. Yuliana Mawarti
380. Tenaga Parkir, Kebersihan, dan driver. 380. Tenaga Parkir. 380,0. Subaidi. 380,1. Tarmudjiono. 381. Tenaga Kebersihan. 381,0. Dwi Murdiyanto. 381,1. Khoirul Anwar. 381,2. Nur Faidah. 381,3. Nur Kholifah. 381,4. Sapari. 381,5. Sholihin. 381,6. Sukari. 381,7. Sumino. 381,8. Suparmi. 381,9. Suratno. 382. Tenaga Driver. 382,0. Bambang Isbiyanto
Pola klasifikasi Sarana dan Prasarana diberi kode SP dengan nomor (400. SP. SARANA dan PRASARANA). Dalam folder Sarana dan Prasarana terdapat 400. Berita acara hasil stock opname barang persediaan. 401. Data asset (Simak/ Sistem Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara). 402. Data gedung. 403. Data ruang. 404. Denah. 405. Dokumen persediaan ATK. 406. Dokumen persediaan alat rumah tangga. 407. Formulir pemakaian persediaan lembar kedua dan ketiga. 408. Surat peminjaman barang milik Negara. 410. Pemeliharaan. 410. Pemeliharaan AC. 411. Pemeliharaan air. 412. Pemeliharaan listrik/ genset. 413. Pemeliharaan mobil dinas. 414. Pemeliharaan telpon
Pola klasifikasi Ketatausahaan diberi kode TU dengan nomor (500. DT. PERKULIAHAN). Dalam folder TU. Ketatausahaan. Terdapat 500. Dokumen surat masuk. 510. Dokumen surat keluar.
Pola klasifikasi perkuliahan diberi kode KU dengan nomor (600. KU. KU. KEUANGAN). Dalam folder keuangan terdapat 600 BKK. 610. Copy cek. 620. Daftar penerima/ SPJ. 630. Dokumen SPJ dan keuangan tiap kegiatan yang diurutkan sesuai nomor SPP. 640. Proposal Laporan kegiatan. 640. Gugus. 640,0. Gugus penjamin mutu. 640,1. Gugus Pengembangan Sumber Daya Manusia. 640,2. Gugus Pengembang Jurnal Dinamika Manajemen. 640,3. Gugus Pengembang Jurnal Ekonomi dan Kebijakan. 640,4. Gugus Pengembang Jurnal Akuntansi. 640,5. Gugus Sosial dan Masyarakat. 640,6. Media dan Informasi. 640,7. Penelitian dan pengabdian. 640,8. Praktek Kerja Lapangan. 641. Jurusan. 641,0. Jurusan Pendidikan Ekonomi. 641,1. Jurusan Manajemen. 641,2. Jurusan Akuntansi. 641,3. Jurusan Ekonomi Pembangunan
642. Kegiatan Fakultas (wisuda dan pelatihan tenaga kependidikan). 650. Rincian/ daftar usulan. 660. SPe, SPK/ Ringkasan kontrak, SPTB, SPUM/ SP2D, dan SSP/ copy SSP.
660. Spe. 661. SPK/ Ringkasan kontrak. 662. SPTB. 663. SPUM/ SP2D. 664. SSP/ copy SSP
670. SuratPermintaan Pembayaran (SPP). 680. Surat permohonan bantuan dosen mengikuti seminar, workshop, konferens (call for paper), dan lainnya. 680. Seminar. 681. Workshop. 682. Konferens (call for paper). 683. Lainnya.
Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
Naskah dinas merupakan surat resmi yang digunakan pada instansi pemerintah, berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah. Naskah dinas terdiri atas bagian- bagian yaitu (1) Kepala naskah dinas. Bentuk kepala naskah dinas perguruan tinggi negeri, dicantumkan lambang perguruan tinggi yang bersangkutan sesuai dengan yang ditetapkan dalam statuta, nama kementerian, nama perguruan tinggi, alamat, dan garis penutup; (2) Lambang universitas dicetak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2011 tentang Statuta Universitas Negeri Semarang dan dicetak berwarna atau hitam putih dengan ukuran tinggi 3 cm dan lebar 3cm; (3) Nama Kementerian dicetak pada baris pertama, Fakultas dicetak pada baris kedua, Jurusan dicetak pada baris ketiga, dan masing-masing dicetak dengan huruf kapital; (4) Nama unit Fakultas dicetak lebih tebal daripada nama kementerian; (5) Nama fakultas dicetak di bawah nama Universitas Negeri Semarang dengan huruf kapital; (6) Alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada;
(7) Kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal. Jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm. Penulisan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 16, unit organisasi atau Fakultas menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, dan alamat menggunakan huruf Times New Roman ukuran12. Bentuk kepala naskah dinas di Universitas Negeri Semarang dicontohkan seperti tercantum di bawah ini:
Contoh Kepala Naskah Dinas Fakultas Ekonomi Unnes
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
FAKULTAS EKONOMI
Gedung C-6 Lantai 1, Kampus Sekaran Gunungpati, Semarang
Telp./Fax : (024) 8508015, email : feunnes@gmail.com

Kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal. Jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm. Penulisan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, unit organisasi atau Fakultas atau jurusan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, dan alamat menggunakan huruf Times New Roman ukuran12. Kertas yang digunakan untuk tata naskah dinas yaitu kertas ukuran A4. Bentuk kepala naskah dinas di Universitas Negeri Semarang dicontohkan seperti tercantum di bawah ini:
Contoh Kepala Naskah Dinas di Jurusan (untuk internal)

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
Gedung C-6 Lantai 1, Kampus Sekaran Gunungpati, Semarang
Telp./Fax : (024) 8508015, email : feunnes@gmail.com

PENUTUP
Simpulan dalam penelitian ini adalah Fakultas Ekonomi UNNES memiliki pola klasifikasi kearsipan dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah yang berjumlah tujuh yaitu 000. Akuntansi/ Perencanaan; 100. Perkuliahan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi; 200. Kemahasiswaan; 300. Kepegawaian; 400. Sarana dan Prasarana; 500. Ketatausahaan; dan 600. Keuangan. Selain itu, Fakultas Ekonomi juga memiliki tata naskah dinas yang khusus digunakan di lingkungannya yang terdiri dari empat jurusan. Saran dalam penelitian ini adalah perlunya koordinasi antar sub unit ke unit kearsipan (record center) dalam serah terima arsip karena ada dari beberapa dalam menyerahkan arsip tanpa ada identifikasi arsip yang akan diserahkan ke record center. Dalam hal ini juga perlu dukungan pimpinan untuk melaksanakan penataan arsip di record center Fakultas Ekonomi UNNES.

DAFTAR PUSTAKA

Badri, Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran: Jakarta
Choiriyah. N. 2007. Manajemen Kearsipan Online. http://www.smk2pasundan –sukabumi-perkantoran-makalah-kearsipan. Didownload tanggal 1 September 2016.
Komaruddin. 1993. Manajemen Kantor:Teori dan Praktek. Bandung: Sinar Baru.
Priansa.J.D. dan Garnida. A. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.
Sedarmayanti. 2003. Data Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Jaya.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: