Apakah Ini Pertanda Kurang Perhatian Terhadap Administrasi?

Apakah Ini Pertanda Kurang Perhatian Terhadap Administrasi?
Oleh Agung Kuswantoro

Penyerapan ruang kantor di Kawasan Central Business District atau kawasan bisnis terpadu di Jakarta mencapai 62.000 meter persegi. Jumlah tersebut relatif sedikit (rendah) dibandingkan dengan rata-rata penyerapan ruang kantor sejak tahun 2007 – 2013 sebesar 190.000 meter persegi per tahun. Namun jumlah ini masih lebih tinggi dibandingkan dengan taun 2014-2015 yaitu sekitar 50.000 meter persegi (Kompas, edisi 2 Februari 2017).

Keadaan di atas, saya langsung berpikir bahwa apakah orang saat ini menyepelekan tentang perkantoran? Atau orang urusan administrasi? Jika orang sudah berpikiran tentang hal tersebut, maka jangan menyalahkan kelak saat ada masalah tentang administrasi.

Misal, kasus tingkat negara, yaitu SUPERSEMAR hilang. Apakah yang terjadi? Ketajaman akan informasi tersebut menjadi berkurang. Senada hal itu, yaitu saat ATM atau KTM-Kartu Tanda Mahasiswa hilang, maka harus membuat surat kehilangan ke kantor polisi. Betapa repotnya, hanya karena satu berkas hilang, harus mengikuti prosedur meminta berita kehilangan ke tempat yang sudah ditentukan kelegalannya. Seperti kepolisian, mungkin kelurahan, kalau itu KTP.

Penurunan lahan perkantoran tahun 2016 relatif tinggi dibandingkan dengan tahun 2015, tetapi luasannya masih jauh dibawah rata-rata tahun sebelumnya. (Kompas, 2 Februari 2017). Mengapa demikian? Karena tingginya penyerapan didukung oleh pertumbuhan perusahaan dan dagang dan teknologi informasi (TI) yang berekspansi menambah ruang perkantoran.

Dapat dikatakan, bahwa lahan perkantoran berkurang, sedangkan perdagangan dan TI bertambah. Menurut saya logis jika ada alasan seperti di atas. Lahan secara fisik berkurang tetapi secara kapasitas bandwith bertambah.

Mungkin sudah menjadi kebutuhan bagi setiap organisasi untuk menerapkan suatu sistem (baca: aplikasi), namun bukan berarti menghilangkan dokumen manual. Sah saja secara proses dapat memperpendek dalam membuat atau menciptakan suatu dokumen, akan tetapi kaidah atau norma administrasi harus terpenuhi. Jangan sampai, elektroniknya dapat, tetapi keutentikan akan administrasinya hilang sebagaimana contoh di atas.

Sehingga, – menurut saya – konsep manajemen perkantoran saat sekarang sangat dibutuhkan. Misal, lay out kantor yang sederhana, namun semua pekerjaan tertangani semua. Dulu, ada bagian penulis buku agenda surat masuk-keluar. Sekarang, bagian tersebut sudah ada yang menangani oleh sistem. Jadi, prosesnya diperpendek, namun esensinya sama. Mengapa demikian? Karena ada sistem, pekerjaan yang semula ditulis di buku dipindah ke komputer. Jelas berarti ada pengalihan dalam kapasitas komputer.

Saya sependapat dengan informasi yang disampaikan oleh Kompas (2/2/2017), dengan catatan konsep administrasi harus utuh. Jangan asal mengambil atau memotong proses bisnis dalam suatu kantor. Tepatnya, manajemen perkantoran modern dibutuhkan sekarang. Jangan sampai modern, tetapi tidak ada kaidah perkantoran. Atau, jangan sampai manual, tetapi pekerjaan tidak efektif, sehingga tujuan organisasi lambat tercapai.

Semarang, 6 Maret 2017