Digitalisasi Kearsipan Percepat Layanan

Oleh Agung Kuswantoro

Membaca berita rubrik Fokus Jateng berjudul “Perpustakaan Digital Jateng Segera Diluncurkan (Suara Merdeka Edisi Selasa (28/2), dalam informasi tersebut ada sebuah keterangan yaitu penyimpanan arsip bila tak dilakukan secara digitalisasi, bisa akan kesulitan mencari arsip-arsip lama.

Peran tersebut disampaikan oleh Asisten Bidang Administrasi Setda Jateng, Budi Wibowo. Bahkan beliau mengatakan sarana penyelenggaraan kearsipan sangat penting. Sistem kearsipan kerap dianggap belum prioritas, padahal itu sangat menunjang sistem birokrasi.

Berdasarkan pemberitaan tersebut, saya sebagai pengamat administrasi, khususnya pegiat kearsipan sangat antusias mendengar informasi tersebut. Artinya ada perhatian oleh pemerintah dalam masalah kearsipan.

Saat orang menyepelekan arsip, justru saya sangat cinta kepada arsip. Memberikan penguatan materi kearsipan kepada masyarakat melalui pengabdian kepada masyarakat. Terkait dengan adanya digitalisasi kearsipan, saya rasa sah saja. Namun perlu diperhatikan kaidah dalam manajemen kearsipan.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, disebutkan bahwa salah satu penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan keautentikan dan keterpercayaan. Autentik artinya dapat dipercaya, asli, dan sah. Sedangkan percaya artinya mengakui atau yakin bahwa sesuatu memang benar atau nyata (KBBI).

Sebuah dokumen dikatakan arsip harus autentik. Dokumen tersebut asli, bukan copian. Jika itu fotokopi juga harus diautentifikasi oleh pencipta arsip atau lembaga yang membuat arsip. Autentifikasi dapat berwujud alih media elektronik atau lainnya. Prinsip inilah yang harus dipegang. Jadi dalam digitalisasi juga harus ada prinsip kerahasiaan dalam penggunaan, karena digitalisasi membutuhkan proses, salah satunya “privatisasi”. Jadi, tidak asal mendigitalisasikan suatu dokumen.

Katakanlah, dokumen sangat penting dan rahasia, maka tidak harus dimunculkan secara vulgar dokumen tersebut. Hanya pimpinan yang mengetahui arsip tersebut. Sebaliknya, dokumen yang bersifat terbuka, maka orang umum (publik) dapat mengaksesnya.

Kelebihan digitalisasi adalah cepat dalam penemuan arsip. Jadi, informasi cepat diakses oleh publik melalui sistem. Setiap orang dapat mengaksesnya, dimanapun dan kapan pun. Sehingga pelayanan kearsipan cepat terpenuhi.

Hal yang diperhatikan adalah digitalisasi adalah salah satu alih media. Arsip yang telah dialihmediakan, harus dijaga dokumen aslinya. Dalam penyimpanan manual, harus memperhatikan kaidah manajemen kearsipan. Saat digitalisasi hanya “klik”, namun saat manual harus jelas sistem penyimpanannya, mulai dari laci, guide, dan map.

Sehingga, saya sepakat bahwa digitalisasi kearsipan mempercepat layanan karena menggunakan sistem informasi atas dokumen yang telah dialihmediakan. Teknologi sangat membantu lembaga dalam melayani bidang administrasi, khususnya kearsipan.

Mari, kita dukung langkah Badan Perpustakaan dan Arsip Jawa tengah dalam proses me-launcing digitalisasi kearsipan. Saya menunggu aplikasi tersebut. Semoga lancar dalam proses pembuatannya. Amin.

Semarang, 6 Februari 2017

Agung Kuswantoro, Perum Sekarwangi Gang I nomor 9 Rt 2 / Rw 1 Jalan Pete Selatan, Sekaran, Gunungpati, Semarang.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: