Mengelola Arsip Dinamis Per Tahun 2017

Mengelola Arsip Dinamis Per Tahun 2017

Oleh Agung Kuswantoro

 

Keberadaan UPT Kearsipan yang baru berusia akan 2 Tahun (Desember 2017), menjadi momen tersendiri bagi UNNES dalam pengelolaan arsip Perguruan Tinggi (PT).  UNNES yang sudah sudah berusia ke-52 tahun, pasti memiliki arsip yang bernilai dengan jumlah yang banyak pula.

 

Dulu, arsip di simpan di unit masing-masing. Semenjak UPT Kearsipan berdiri, budaya tertib arsip terus disampaikan kepada unit, lembaga, UPT, Fakultas, PPs, dan Badan. Berdasarkan amanat Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, bahwa UPT Kearsipan mengelola arsip statis, dan unit kerja mengelola arsip dinamis. Arsip statis adalah arsip yang nilai gunanya masih tinggi dan masih dibutuhkan sampai kapan pun. Sedangkan arsip dinamis adalah arsip yang penggunaannya masih tinggi di unit kerja, sehingga disimpan di unit kerja.

 

Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan dan Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) UNNES telah ada semenjak tahun 2013, namun dalam praktik pelaksanaannya belum secara maksimal digunakan. Sehingga, saat ada UPT Kearsipan terbentuk, pada akuisisi arsip terjadi beberapa permasalahan, yaitu belum adanya daftar akuisi arsip. Hal ini sangat mengkhawatirkan dalam pengelolaan arsip. Oleh karenanya, berdasarkan instruksi Wakil Rektor bidang Administrasi dan Keuangan, Dr. S. Martono, M. Si agar UPT Kearsipan untuk mendampingi, khususnya di Biro (lingkungan) Rektorat untuk memulai menyimpan arsip dinamis sesuai dengan pola klasifikasinya.

 

Pola klasifikasi yang diguanakan berdasarkan SUBJEK atau POKOK SOAL mengikuti sebagaimana Pedoman Tata Naskah Dinas Universitas Negeri Semarang Salinan Peraturan Rektor UNNES Nomor 28 tahun 2016. Dimana Peraturan Rektor tersebut mengacu pada Permenristkdikti Nomor 51 Tahun2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti.

 

Agar mempermudah dalam mengelompokkan arsip, pola klasifikikasi tersebut, kami buat dalam bentuk excel (terlampir). Nah, yang jarang orang melihat dan mengamati yaitu pedoman JRA dimana, semua arsip yang diakuisisi ke UPT Kearsipan tanpa memperhatikan JRA-nya, padahal itu bisa dilihat dan digunakan oleh unit dalam menilai suatu arsip. Apakah arsip tersebut dimusnahkan? Dinilai kembali? Atau Permanen? Itu semua bisa dilihat di JRA.

 

Pada hari ini, kami meng-copy semua materi tersebut agar bisa digunakan dan dipraktikkan secepatnya. Minimal per tahun 2017. Sehingga, pada saatnya kelak nanti pada proses akuisisi tidak bingung dalam membuat daftar arsip. Semoga bermanfaat tulisan sederhana ini. Arsip dinamis per tahun 2017 bisa terkelompokkan sesuai dengen pola klasifikasinya.