Mereview (Lagi), Skema Surat Niaga (Bisnis)

Mereview (Lagi), Skema Surat Niaga (Bisnis)

Oleh Agung Kuswantoro

 

Mengamati dan menelaah skema alur surat niaga dari buku yang pernah saya tulis (2014) dipadukan dengan perkembangan saat ini, saya rasa perlu. Sekarang, orang membeli barang tidak harus pedagang (penjual) mengenalkan diri dengan membuat surat perkenalan. Cukup dengan membuka bukalapak, tokopedia, lazada, atau pembelian melalui OLX. Semua barang lengkap dengan gambar dan spesifikasinya. Bahkan, tawaran-tawaran seperti diskon juga diberikan.

 

Maknanya, sudah ada media yang ikut andil dalam skema surat niaga niaga. Cukup nge-klik di suatu situs. Lalu login, transfer uang, maka barang pesanan akan datang. Sederhana. Tidak butuh ribet-ribet membuat surat pesanan yang dimulai dengan kepala surat, hingga penutup surat.

 

Berdasarkan pengamatan di sebuah toko ritail ternyata saat akan menjual barang melalui toko ritail, harus membuat surat penawaran. Setelah surat penawaran disetujui, baru memesan barang. Tidak asal orang menjualkan barang di Indomaret. Berarti, surat perkenalannya tidak ada, tetapi detail dari surat penawaran harus ada. Jadi, pihak pedagang tidak boleh membuat surat penawaran dengan asal membuatnya, karena pihak pembeli akan mempelajari surat penawaran dengan rinci.

 

Lalu, contoh lain. Saat orang akan pesan kamar hotel. Cukup dengan membuka salah satu situs, misal Traveloka, maka akan muncul detail harga kamar, fasilitas kamar, hingga masih penuh atau kosong kamar tersebut.

 

Disinilah ada kebaruan yaitu media, masuk dunia bisnis. Surat permintaan penawaran, jelas tidak dibuatnya. Penawaran sudah ada pada situs tersebut. Menurut saya, jelas skema (alur) surat niaga berubah. Muncul tambahan-tambahan elemen dalam skema tersebut, seperti media. Berdasarkan penjelasan di atas, cobalah Anda cari literatur-literatur (buku) yang terbaru mengenai skema surat niaga saat ini. Buka pula, jurnal-jurnal dari luar negeri atau dalam negeri mengenai alur surat niaga. Agar lebih mantap dalam menjawabnya, lakukanlah pengamatan terhadap pelaku bisnis terkait skema surat niaga. Observasilah dan wawancarailah mereka, pasti Anda akan menemukan point-point kebaruan dalam menskema (alur) surat niaga. Selamat mencoba.

 

Catatan: (1) tugasnya dilakukan secara berkelompok, 2) literature harus terbaru (3) tidak bersumber buku saya, karena saya sedang membedahnya.

 

Ditulis di Batam, 28 September 2017

Iklan

Mantel dan Pesawat Terbang

Mantel dan Pesawat Terbang

Oleh Agung Kuswantoro

 

Gerimis turun di Batam. Terasa dingin udaranya. Banyak orang menggunakan jaket. Saya pun merasakan apa yang dirasakan oleh mereka. Saya ada keperluan pergi ke Bandara untuk pulang ke Semarang. Sesekali saat di pesawat, saya melihat jendela. Saya melihat rintikan hujan jatuh membasahi bumi.

 

Saya kagum dengan pesawat yang saya tumpaki. Semua penumpang manut dengan instruksi awak pesawat. Barang-barang tertib dan rapi tertata di bagasi, handphone dimatikan saat akan tinggal landas, semua penumpang memakai sabuk pengaman. Dan, yang paling penting meskipun hujan, penumpang tenang dan tidak ada yang memakai mantel/ jas hujan dan tidak ada wiper dibagian jendela. Kurang lebih ada 100-an orang yang ada di pesawat tersebut. Alhamdulillah tenang dan (Insya Allah) selamat  sampai tujuan.

 

Biasanya saat bepergian dalam keadaan hujan, yang naik sepeda motor menggunakan mantel. Yang mengunakan mobil, wipernya menyala. Lalu, kenapa di pesawat pilotnya tidak turun untuk memasangkan mantel ke pesawatnya?

 

Mari kita perhatikan. Pesawat memiliki kecepatan yang tinggi, keamanannya pun juga tinggi, dan mampu membawa orang banyak. Maknanya, saat kita ingin menjadi orang yang sukses, menurut saya, jadilah seperti pesawat. Buatlah pesawat. Buatlah organisasi yang besar. Standar atau regulasi (aturan) yang ada dalam organisasi tersebut juga harus jelas, sebagaimana penjelasan di atas. Yaitu, penumpang atau pengikutnya tertib mengikuti instruksi pimpinan atau “awak” organisasi.

 

Tidak ada pengikut yang protes atas aturan-aturan yang dibuat oleh pimpinan dan regulasinya. Karena organisasilah yang mengantarkan nafkah untuk keluarganya dan memberikan jaminan kesehatan dan keselamatannya.

 

Coba, sekarang lihat, sepeda motor saat hujan, pasti pengemudi harus turun untuk memasang mantel untuk satu penumpangnya. Organisasinya kecil, penumpangnya hanya satu. Pengikutnya hanya satu. Orang yang dijamin kesehatan dan keselamatannya, hanya satu. Lalu ribet harus membuka jok dan cari tempat teduh untuk memasang mantel.

 

Pembelajaran penting dari cerita ini adalah jika Anda ingin sukses, maka jangan tanggung-tanggung suksesnya. Buatlah organisasi yang besar, dimana pengikutnya banyak. Pengikutnya pun tertib dan tidak banyak protes. Dengan organisasi besar, kecepatan dalam mobilitasnya tinggi. Organisasinya mampu mengelola pengikutnya. Namun, membuat organisasinya atau “pesaratnya” tidaklah mudah. Butuh perencanaan, bahan yang digunakan, sumber daya yang kuat, dan yang terpenting memiliki tujuan yang jelas.

 

 

Pesawat terbang tidak langsung jadi dalam wujud pesawat yang siap terbang. Ia terdiri dari komponen-komponen yang dirakit. Teknisinya pun harus profesional. Standar dan aturannya harus dibaca oleh semua orang yang akan membuat dan menumpanginya agar selamat.

 

Mulai sekarang, latihanlah berpikir menjadi orang besar. Wujudkan cita-cita yang belum tercapai. Jangan tanggung-tanggung dalam bertindak. Jangan ragu dalam melangkah. Hidup harus berani mengambil resiko. Pilih mana, kehujanan memakai mantel dengan memakai sepedan motor untuk jarak tempuh yang pendek atau memakai pesawat tanpa harus menggunakan mantel untuk jarak yang panjang? Waallahu’alam.

 

 

Ditulis dalam perjalanan pulang ke Semarang dari Batam, pukul 10.50 WIB,

Batam, 29 September  2017

Efektifkah Aplikasi (Sistem)?

Efektifkah Aplikasi (Sistem)?

Oleh Agung Kuswantoro

 

Mendengarkan dan menyimak materi yang disampaikan oleh Dr. Eng. Imam Machdi, MT sangat menarik. Imam Machdi adalah Asdep Perumusan Kebijakan dan Koordinasi Pelaksanaan SAP dan Penerapan SPBE. Pengalaman dan pendidikannya sangat cocok materinya. Imam Machdi menguasai betul konsep-konsep sebuah aplikasi. Imam Machdi menjelaskan infrastruktur yang harus dipenuhi dalam sebuah aplikasi mulai kebutuhan, keuangan, sumber daya manusia, dan sistem keamanan. Mari kita kaji satu-satu.

 

Sebuah aplikasi berawal dari proses bisnisnya. Alurnya harus ceto welolo. Termasuk pekerjaannya apa saja setiap point yang harus dilakukan. Bukan IT-nya diperkuat dulu, tetapi identifikasi setiap kebutuhannya. Baru setelah itu memiikirkan IT-nya.

 

Bicara IT tidak lepas dari keuangan. Membuat aplikasi tidaklah murah. Butuh biaya yang tidak sedikit. Oleh karenanya perlu direncanakan dan dianggarkan mengenai kebutuhan dalam IT.

 

Setelah IT-nya disusun, kemudian dipikirkan siapa yang mengoperasionalkan? Disinilah letak sumber daya manusianya. Pastinya, harus mumpuni dalam bidangnya. Jangan menunjuk atau orang yang mengoperasionalkan yang belum memahami konteks (isi) yang ada dalam aplikasi tersebut.

 

Setelah itu, perhatikan keamanannnya. Pernahkah kita mengisi pendaftaran Facebook? Di Facebook kita mengisi data kelahiran dan alamat lokasi. Padahal kita saat mengisi data kelahiran adalah membuka kerahasiaan diri kita. Dalam bidang perbankan data kelahiran itu sangat rahasia. Namun, justru kita membuka dan memunculkannya saat kita berulang tahun, serta Facebook pun mengucapkan ucapan selamat ulang tahun.

 

Lalu, saat mengisi alamat lokasi, sadarkan mungkin disekitar kita ada orang yang mengintai? Jika ada orang yang (semoga tidak terjadi) berniat jahat, maka sesungguhnya dia sedang membocorkan keberadaannya. Disitulah letak keamanannya. Mungkin kita tidak sadar saat mengisi identitas tersebut. Oleh karenanya, kita jangan terlalu membuka diri kita melalui media (akses internet).

 

Dari sisi manajemen sebuah sistem itu efektif, terbukti cepat dan tidak ribet. Semua informasi mudah diperoleh, cukup dengan meng-kik bisa diperoleh informasi tersebut. Dari sisi manajemen ternyata juga tidak efektif. Misal, apakah di instansi Ibu/ Bapak memiliki sistem kepegawaian? Dapat dipastikan, jawabannya memilikinya. Ada 10 instansi, ada 10 pula sistem kepegawaian. 1 sistem butuh dana, berarti ada 10 pendanaan. Nah, disinilah muncul ketidak efesiensinya dalam bidang anggaran. Dari data Imam Machdi ada 65% lembaga yang memiliki sistem tersebut, selebihnya 35% lembaga memiliki pusat data sendiri.

 

Hal ini menjadi Pekerjaan Rumah (PR) bagi kementerian atau lembaga yang tinggi. Coba muncul sistemnya dari atas terlebih dahulu, maka lembaga yang dibawahnya pasti akan menggunakannya. Dana pun lebih irit. Lembaga yang dibawahnya, tidak membuat proposal kegiatan untuk membuat sistem tersebut.

 

Lalu, bagaimanakah e-goverment dalam bidang kearsipan? Saya belum bisa menuliskannya, karena sedang dirancang oleh Pemerintah. Minimal ANRI melalui JIKN dan SIKD menjadi simpul-simpul dalam bidang kearsipan di Kabupaten/ Kota/ Perguruan Tinggi . Simak pula materi yang sedang disampaikan oleh Imam Machdi. Hingga tulisan ini ditulis, materi masih disampaikan oleh Imam Machdi. Terima kasih.

 

Batam, 28 September 2017

Pengungkapan Diri

Pengungkapan Diri

Oleh Agung Kuswantoro

 

 

Setelah kita belajar kesadaran diri melalui Johari Windows, tiba saatnya untuk mengungkapkan diri. Pengungkapan diri sebagai wujud menggambarkan “sosok” yang ada dalam diri seseorang. Minimal memaparkan jendela-jendela yang berjumlah empat, yaitu daerah terbuka, tertutup, buta, dan gelap.

 

Buatlah jendela Johari, namun berisi mengenai diri kita sendiri. Silakan diisi setiap jendela dengan poin-pointnya saja. Keterangannya ditulis dibawah bagannya. Sekali lagi, dasar pengungkapan diri ini adalah berbasis pada diri sendiri. Andalah yang lebih mengetahui kesadaran diri Anda. Sehingga tugas ini bersifat rahasia  antara Anda dengan saya.

 

Setiap orang pasti memiliki daerah yang berbeda-beda. Ada yang lebih luas daerah terbukanya. Ada yang luas daerahnya tertutupnya. Ada pula yang luas daerah buta atau gelapnya. Disitulah letak dari fungsi mengungkapkan diri.

 

Tugas ini dikumpulkan hari Jumat (28/09) di meja saya. Buat dengan sebaik-baiknya di buku tulis. Tugas ini sebagai dasar dalam keterampilan menulis dan bicara. Selamat mengerjakan.

 

Batam, 27 September 2017

 

 

 

 

 

 

Barcode dan Cash Register

Barcode dan Cash Register

Oleh Agung Kuswantoro

 

Suatu tantangan bagi saya mengajar mata kuliah teknologi perkantoran. Alat-alat perkantoran  saat ini begitu dinamis. Oleh karenanya, saya pun harus meng-update alat-alat kantor. Kemungkinan besar di sekolah-sekolah terkait alat kantor masih (belum) canggih. Alatnya masih sederhana.

 

Latar belakang itulah yang menggugah saya untuk belajar perkembangan alat perkantoran. Misal, alat hitung, ada cash register. cash register harus kita gali bagaicara bekerjanya hingga ada barcodenya.

 

Alhamdulillah di Laboratorium saya sudah ada cash register dan alat barcode. Namun, mahasiswa dan saya belum mengetahui cara penggunaan atas cash register dan barcode secara detail.

 

Beberapa video (10 video-an) tentang pengggunaan alat hitung cash register, saya download dengan maksud agar saya bisa mempelajarinya. Disinilah tantangan saya, dimana saya sendiri belum bisa mengoperasionalkan.

 

Saya ikuti langkah dan petunjuk di cash register di video tersebut. Namun, saat menggunakan barcodenya belum berhasil. Akhirnya, saya memutuskan untuk bekerjasama dengan para mahasiswa untuk belajar alat cash register dengan barcode. Hingga tulisan ini ditulis, belum berhasil mengoperasionalkan alat cash register. Itulah tantangannya.

 

Tapi saya yakin, pasti bisa menggunakan cash register berbantuan barcode. Masa Tuhan membiarkan hambanya yang telah berusaha? Waallahu’alam.

 

Batam, 27 September 2017

Menakar Kepemimpinan Diri Sendiri

 

Menakar Kepemimpinan Diri Sendiri

Oleh Agung Kuswantoro

 

 

Dalam dimensi kepemimpinan ada 3 komponen yaitu pemimpin, pengikut, dan situasi. Dalam pertemuan awal atau di modul telah dijelaskan secara detail mengenai definisi kepemimpinan.

 

 

Dari definisi-definisi dan konsep-konsep kepemimpinan,  cobalah Anda pahami maknanya, lalu refleksikan dalam diri Anda. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut:

  1. Dari 3 dimensi itu (pemimpin, pengikut, dan situasi), apakah ada jiwa kepemimpinan dalam diri Anda? Jika ada terangkan dan jelaskan disertai dengan bagan.
  2. Lihatlah situasi keluarga Anda (Bapak, Ibu, atau saudara Anda), adakah yang Anda kagumi kepemimpinannya? Jika ada, terangkan berdasarkan konsep-konsep kepemimpinan.
  3. Anda lebih suka mana antara menjadi pemimpin atau pengikut? Kemungkinan pendapat Anda dengan detail terkait alasan pertanyaan tersebut. Jangan lupa disertai dalil-dalil atau teori-teori yang mendukung, mengapa Anda memilih sebagai pemimpin/pengikut?
  4. Sebagai wujud rasa bangga Anda terhadap kepemimpinan di keluarga (kampus) Anda, apakah yang Anda lakukan? Lihatlah jawaban Anda dari teori-teori yang ada. Bukan mengarang indah, namun perhatikan point-pointnya. Jelaskan dengan detail dan lengkap, rasa bangga Anda terhadap kepemimpinan Anda.

 

 

Kerjakan pertanyaan-pertanyaan tersebut di buku, beserta tugas yang kemarin dilampirkan. Jika itu sudah diprint, ditempel dibuku tersebut. Kumpulkan pada hari Jum’at tanggal 29 September 2017. Selamat mengerjakan.

 

 

Semarang, 26 September 2017

 

Umatnya Pun Diserukan Untuk Berhati-hati

Umatnya Pun Diserukan Untuk Berhati-hati

Oleh Agung Kuswantoro

 

Surat Alkahfi ayat 28 secara redaksional ditujkan kepada Nabi Muhammad SAW agar tidak menginginkan kesenangan hidup dan perhiasan-perhiasan-Nya. Akan tetapi, anjuran tersebut juga untuk umatnya, agar menjaga segala macam godaan dunia.

 

Nilai yang hakiki bukanlah diukur dari harta, kedudukan, atau kekuasaan, bukan pula pada kenyamanan hidup di dunia dan hiasannya. Tetapi nilai yang paling kekal adalah nilai-nilai illahiyah (Tuhan) yang menghiasi jiwa dan mewarnai aktifitas manusia.

 

Oleh karenanya, tidak ada perbedaan pandangan antara orang kaya dan miskin dari segi kekayaan dan kemiskinannya. Tolak ukur perbedaannya adalah nilai-nilai Illahiyah, sehingga orang kaya tidak menggunakan kekayaannya, untuk keperluan duniawi. Sebaliknya si miskin, perlu bersabar agar selamat dunia dan akhirat, karena Nabi Muhammad SAW sendiri menemani, menganjurkan, dan membimbingnya, an bersabar bersama orang miskin. Waallahu’alam.

 

 

Semarang, 5 September 2017

 

 

 

 

Previous Older Entries