Mengenalkan dan Menunjukkan Arsip UNNES

Mengenalkan dan Menunjukkan Arsip UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

 

Apakah arsip masih penting? Pertanyaan singkat dan pendek yang disampaikan Rektor UNNES—Prof. Dr. Fathur Rakhman, M. Hum—kepada saya saat pelantikan kepada UPT UNNES tahun 2019-2023 di ruang Kantil, Auditorium UNNES. Acara tersebut dilaksanakan pada hari Jumat (27/12/2019). https://unnes.ac.id/berita/rektor-unnes-lantik-kepala-upt-periode-2019-2023.html

 

Pertanyaan  di atas, pastinya tidak ada jawaban secara langsung oleh saya, karena bentuk acaranya adalah pelantikan. Acara yang sakral. Komunikasi dalam acara tersebut berbentuk satu arah. Artinya, hanya Rektor kepada pejabat yang dilantik dan peserta yang hadir.

 

Melalui tulisan ini saya mencoba menjawab atas pertanyaan tersebut yang ditujukan kepada saya. Mencermati dan menelaah pertanyaan Prof. Fathur—sebutan Rektor dalam tulisan ini selanjutnya—menunjukkan, bahwa pemahaman dan kesadaran tentang arsip oleh civitas warga UNNES masih lemah. Seharusnya, jika orang memahami arsip, pasti tidak akan muncul pertanyaan di atas. Mungkin, pertanyaannya sudah ranah pengembangan pengelolaan kearsipan.

 

Ini pertanda, bahwa saya—selaku kepada UPT Kearsipan UNNES – yang baru dilantik memiliki tugas untuk mengenalkan, memahami, dan menginformasikan arsip UNNES kepada pimpinan UNNES pada khususnya. Dan, mengenalkan, memahamkan, dan menginformasilkan arsip UNNES kepada warga UNNES dan masyarakat pada umumnya. Bisa jadi, selama ini keberadaan arsip belum menempatkan pada posisi yang tepat, sehingga arsip belum dikenal oleh civitas UNNES.

 

Lalu, bagaimana cara mengenalkan arsip kepada pimpinan dan warga seluruh UNNES? Layaknya, orang baru dalam suatu komunitas, agar bisa dikenal, maka ia mengenalkan diri kepada mereka. Sama juga, jika itu suatu lembaga, maka harus mengenalkan. Jika hanya kenalan, maka itu biasa. Seperti layaknya orang yang mengenalkan diri.

 

Saya rasa tidak cukup dengan mengenalkan diri, namun harus ada yang dikenalkan. Apa itu? Produk. Layaknya, orang yang berjualan untuk mengenalkan dirinya, maka produknya yang dikenalkan dulu. Mobil, Mobilio (nama mobil) dikenalkan ke masyarakat, baru orang akan mengenal Honda. Bukan, Honda mengenalkan dirinya, Honda. Tetapi, Honda mengenalkan Mobilo. Honda memiliki apa? Memiliki Mobilio.

 

Produk dari arsip apa? Berdasarkan pengalaman saya selama menjadi koordinator sistem dan layanan kearsipan, bahwa UPT Kearsipan UNNES memiliki arsip-arsip statis yang disimpannya. Arsip-arsip mengenai Rektor, sejarah UNNES, beberapa foto tokoh orang yang berjasa dengan UNNES dan beberapa arsip statis lainnya yang dimiliki oleh UPT Kearsipan UNNES. Arsip-arsip statis tersebut harus ditampilkan ke pimpinan, warga UNNES, dan masyarakat. Bentuk mengenalkan arsip ke pimpinan, warga UNNES, dan masyarakat bentuknya bisa pameran atau tampilan video.

 

Menyimak sambutan Prof Fathur saat pelantikan, bahwa menginginkan diaroma UNNES. Dalam pemahaman saya, untuk membuat diaroma UNNES dibutuhkan data yang akurat dan pendanaan yang cukup. Bisa jadi, diaroma menjadi pilihan yang tepat untuk mengenalkan dan memahami arsip bagi pimpinan, warga UNNES, dan masyarakat. Pastinya, dalam pembuatan diaroma UNNES melibatkan banyak unit seperti UPT TIK, UPT Humas, prodi sejarah, dan prodi administrasi perkantoran.

 

Jika saya boleh bermimpi, pembuatan diaroma UNNES itu dalam waktu beberapa tahun lagi. Bisa jadi dua hingga dua tahun lagi. Butuh persiapan dulu, mulai data/arsip statis, fokus/tema yang akan dibuat diaroma, validitas data, dan persiapan media, dan sumber data berupa orang yang terlibat berkaitan dengan arsip, verifikasi data, dan persiapan yang lainnya.

 

Saya memaknai diaroma termasuk video. Diaroma bermakna (1) sajian pemandangan dalam ukuran kecil yang dilengkapi dengan patung dan perincian lingkungan seperti aslinya serta dipadukan dengan latar yang berwarna alami; pola atau corak tiga dimensi suatu adegan atau pemandangan yang dihasilkan dengan menempatkan objek dan tokoh di depan latar belakang dengan perspektif yang sebenarnya sehingga dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya; (2) pameran spesimen satwa liar atau pemandangan dalam ukuran aslinya yang dilengkapi dengan lingkungan alam asli dan latar yang bercat. (https://kbbi.web.id/diorama)

 

Oleh karenanya, saya harus membuat tahapan-tahapan. Misal pada tahun 2020 fokus kegiatannya adalah pengumpulan data berupa arsip-arsip statisnya. Kemudian, penentuan tema yang akan dibuat diaorama UNNES. Tahun 2021  fokus kegiatannya adalah verifikasi data, keterlibatan orang yang terlibat dalam sumber data, dan persiapan pembuatan media/video.

 

Cara mengenalkan dan memahami arsip kepada pimpinan, warga UNNES, dan masyarakat melalui diaorama—menurut saya—lebih ampuh dibandingkan pameran. Pameran terkesan ‘mati’, hanya orang-orang tertentu yang bisa meresapi akan makna sebuah arsip yang ditampilkan. Tidak semua orang memahami makna sebuah arsip yang ditampilkan. Berbeda dengan diaorama, ada gambar dan suaranya, sehingga terkesan ‘hidup’ arsipnya.

 

Selain itu, dapat ditampilkan saat Dies Natalis UNNES, dimana civitas warga UNNES hadir saat acara tersebut. Betapa banyak tatapan pasangan mata yang melihat diaorama UNNES waktu itu. Diaroma juga sekaligus menjawab tantangan Prof. Fathur yang ditujukan kepada saya saat pelantikan. Dengan cara demikian, arsip terasa hadir saat ini, walaupun terjadi pada masa lampau.

 

Lalu, jika (masih) ada pertanyaan, apakah arsip masih penting? Jawablah dengan diaroma UNNES. Jika orang tidak bertanya dengan kalimat apakah arsip masih penting, berati orang tersebut sudah mengenal dan memahami sebuah arsip.

 

Saya bukanlah Malaikat. Sehingga, untuk mewujudkan hal itu perlu dukungan teman-teman dari UPT Kearsipan UNNES. Ada Pak Dwi, Mba Bunga, Mba Niken, Mba Atu, dan Mba Ina yang akan mewujudkan cita-cita itu. Tanpa mereka, hampir dipastikan tidak bisa. Jika UPT Kearsipan UNNES ingin dikenal, pastinya harus bergerak dulu. Mengingat kebijakan, lokasi, dan sarana prasarana kearsipan, dan beberapa lainnya belum mendukung untuk UPT Kearsipan UNNES. Oleh karenanya, saya dan Anda yang bergerak dulu. UPT Kearsipan UNNES pasti akan terkena dampaknya.

 

Saya dan Anda memiliki kelemahan itu suatu kepastian. Berarti kita tidak sendiri, namun harus melibatkan orang lain agar tujuan tercapai. Itu dari sisi fisik. Dari sisi psikis, kuatkan doa. Karena dengan doa, sesuatu akan menjadi mungkin. Dari tidak mungkin menjadi mungkin. Dari yang tidak dikenal menjadi dikenal. Dari yang sedikit menjadi banyak. Dan, dari yang terasing menjadi dikenal.

 

Itu saja, coret-coretan saya di akhir tahun. Semoga bermanfaat, minimal untuk diri saya agar mudah memetakan apa yang harus saya lakukan. Selamat tahun baru 2020. Semoga UPT Kearsipan UNNES sukses selalu. Amin.

 

Semarang, 31 Desember 2019