Strategi Penataan Arsip di FE UNNES

Strategi Penataan Arsip di FE UNNES
Oleh Agung Kuswantoro

Beberapa strategi yang saya lakukan terkait penataan arsip di FE UNNES, yaitu:

1. Penataan depot terlebih dahulu. Depot harus rapi, karena akan bekerja di tempat itu. Nyaman dulu, baru bisa bekerja. Kemudian, beberapa perlengkapan yang harus disiapkan seperti komputer, scan, box arsip, dan keperluan lainnya.

2. Penata arsip di FE UNNES akan didampingi oleh tim dari UPT Kearsipan UNNES dengan agenda yang sudah ditentukan, seperti hari pertama pencatatan arsip di depo yang ada di lantai. Semua arsip yang di lantai akan dimasukkan ke lemari arsip. Setelah itu, pengkodean arsip dari box arsip tersebut. Adapun agenda dari UPT Kearsipan UNNES menyusul.

3. Klasifikasi arsip dari arsip-arsip yang sudah ada. Tujuannya, pendataan, sekaligus persiapan untuk digitalisasi kearsipan.

4. Pencatatan langsung ke sistem kearsipan UNNES/SIARDI. Tujuannya, agar terkontrol dari pusat/UPT Kearsipan UNNES.

5. Karena arsip Fakultas yang disimpan, maka klasifikasi arsip khas Fakultas. Bisa jadi akademik yang terbanyak arsipnya. Nanti ada, arsip keuangan, kepegawaian, kemahasiswaan, perkuliahan, sarana dan prasarana, dan akuntansi.

6. SOP kearsipan di FE UNNES harus diterapkan secara total, karena “alur” arsip akan tetap berjalan. Jika salah satunya berhenti, maka proses arsip juga akan berhenti.

7. Proses ini membutuhkan waktu 1 bulan dengan rencana kerja yang sudah ditentukan.

8. Perlu komitmen dari pimpinan Fakultas Ekonomi UNNES dan UPT Kearsipan UNNES dan tim Kearsipan FE UNNES guna menjalankan tugas ini.

Demikian gambaran saya terkait kegiatan penataan arsip di FE UNNES. Semoga bisa berjalan dengan lancar. Amin. []

Semarang, 28 Juli 2020
Ditulis di Rumah, jam 14.30 – 14.45 WIB.