(Seharusnya) Menindaklanjuti Atau Mengevaluasi?

(Seharusnya) Menindaklanjuti Atau Mengevaluasi?
Oleh Agung Kuswantoro

Selasa (14 Juli 2020), saya dapat undangan dalam rangka koordinasi penataan arsip Fakultas Ekonomi UNNES. Undangan tersebut mengingatkan kepada saya pada kegiatan yang pernah saya lakukan pada 21 Oktober 2015, yaitu penataan arsip Fakultas Ekonomi UNNES. Serupa, kegiatannya. Saya sebagai ketua dalam kegiatan tersebut.

Hal yang dilakukan waktu itu, saya dan panitia mengumpulkan dosen pendidikan ekonomi administrasi perkantoran UNNES. Termasuk didalamnya ada (almarhum) Drs. Sularso Mulyono. Kami berkumpul di ruang Ad-Hock Gedung C6 lantai 1. Kami membahas klasifikasi arsip dan tata naskah yang ada di Fakultas Ekonomi UNNES.

Hasil pertemuan tersebut, menghasilkan sebuah Surat Keputusan Dekan FE UNNES Nomor 83/TU/2015 tentang Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan FE UNNES dan Surat Keputusan Dekan FE UNNES Nomor 84/TU/2015 tentang Di Lingkungan FE UNNES. Dari kedua Surat Keputusan tersebut, muncullah Surat Edaran ke tenaga kependidikan dan tenaga pendidik FE mengenai tertib arsip.

Sebelum pertemuan—dosen pendidikan administrasi perkantoran (21 Oktober 2015)—ada kegiatan identifikasi arsip FE UNNES yang diketuai oleh Ibu Murningsih, dengan anggota semua tenaga kependidikan FE UNNES, khususnya yang berkaitan dengan dokumen dalam bekerja. Kegiatan identifikasi arsip ini dilakukan beberapa hari di lantai 3 Gedung C6 pada tanggal 22 April 2015. Saya sebagai pendamping dalam kegiatan tersebut. Waktu itu, UPT Kearsipan UNNES belum ada. Namun, beberapa peraturan kearsipan UNNES sudah ada. Diantaranya, Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, dan Klasifikasi Arsip UNNES.

Dalam kegiatan pendampingan identifikasi arsip fakultas, saya membagikan kedalam kelompok-kelompok bidang sesuai dengan pekerjaannya. Mulai dari kepegawaian, akademik, keuangan, akuntansi, sarana dan prasarana, kemahasiswaan, dan tata usaha. Masing-masing tim tersebut, ada ketua dan anggotanya. Setiap kelompok mengidentifikasi dari arsip-arsip yang mereka kelola. Hasil kegiatan tersebut, dibahas dan disusun menjadi sebuah Surat Keputusan Dekan, sebagaimana di atas.

Singkat cerita, FE UNNES memiliki gedung baru, yaitu gedung L3. Didalam gedung L3 tersebut ada ruang depo kearsipan fakultas. Saya terlibat dalam penentuan dan desain depo tersebut. Termasuk, pengadaan box arsip.

Arsip-arsip yang pernah dicatat, diidentifikasi, dikelompokkan, dan disimpan di depo tersebut. Bahkan, ada kegiatan serah terima arsip dari subunit (akuntansi) ke fakultas. Berikut informasinya: http://fe.unnes.ac.id/19/serah-terima-arsip-subunit-ke-fakultas-ekonomi-unnes/. Kegiatan tersebut dilakukan pada tanggal 16 Oktober 2016. Setelah itu, kegiatan kearsipan FE UNNES berlangsung seperti biasa.

Ada kenangan tersendiri—bagi saya dalam keterlibatan diri—dengan fakultas yang saya tempati itu. Menjadi saksi, bahwa ada keseriusan dan komitmen dari pimpinan dalam pengelolaan kearsipan fakultas. Saya masih ingat betul, saat identifikasi dan proses serah terima arsip ke depo harus ada pencatatannya. Jadi, tidak asal menyerahkan arsip.

Dari fakultas sendiri memberikan mandat/perintah secara langsung untuk ada orang yang mengelola, yaitu Mba Jumirah. Lalu, Mba Jumirah pindah tugas di jurusan Ekonomi Pembangunan FE UNNES. “Kepergian” Mba Jumirah menjadi “pukulan” telak buat saya, karena selama ini, saya belajar bersama dengannya. Artinya, informasi kearsipan atau praktek kerja arsip yang pernah saya lakukan bersamanya, ia sudah pahami dan “kuasi”.

Mba Jumirah “pergi”, lalu “datang” Mba Sri. Mba Sri yang melanjutkan pekerjaan Mba Jumirah. Dalam pengamatan saya, bahwa Mba Sri dalam bekerja itu, tidak hanya mengurusi kearsipan saja, namun juga ada pekerjaan-pekerjaan administrasi yang lain. Akhrinya, tidak fokus dalam pekerjaan kearsipan.

Depo arsip fakultas yang sudah bagus—menurut saya—lama kelamaan belum/tidak terkelola dengan baik, karena beberapa faktor. Namun, keberadaan depo arsip masih berjalan dan petugas arsip masih berfungsi. “Lalu lintas” atau proses jalannya arsip di fakultas, yang “berujung” pada depo masih bisa dilaksanakan. Perangkat komputer sebagai peng-entry/pencatatan arsip masih digunakan, saat ada arsip yang akan masuk ke depo.

Dari cerita di atas, maka sebenarnya—menurut saya—kegiatan kearsipan di fakultas itu, sudah berjalan. Hanya saja, perlu dievaluasi dan ditindaklanjuti lagi. Menelaah kembali, isi dari tata kelola kearsipan di FE UNNES. Dimana kelemahan, kelebihan, peluang, dan ancaman dari yang sudah pernah dilakukan? Siapa yang terlibat dan pengendali dari kegiatan arsip fakultas? Bagaimana alur perjalanan arsip mulai dari jurusan, subunit, dan unit itu sendiri? Bagaimana proses penyusutan arsip tersebut? Dan, bagaimana proses digitalisasi (e-arsip) di fakultas?

Catatan kecil ini, hanya gambaran untuk melangkah dan menatap kearsipan FE yang lebih baik. Eman-eman, karena sudah ada sumber daya kearsipannya. Tinggal diperbaiki atas kekurangannya.

Yuk, bepikir positif untuk berbuat yang lebih baik. Mengawali suatu perbuatan baik, biasanya lebih susah. Namun, jika sudah berjalan akan mudah. Artinya, memulai dan melanjutkan kegiatan kearsipan (mungkin) itu berat, namun jika sudah diniatkan dan dilakukan itu menjadi mudah dan ringan. []

Semarang, 14 Juli 2020
Ditulis di Rumah, jam 00.00 – 01.00 WIB.
Informasi ini disampaikan saat rapat koordinasi penataan arsip FE UNNES, Selasa (14 Juli 2020) jam 09.30 WIB – selesai di ruang senat FE UNNES.