Buku Sofware Manajemen Kearsipan

KATA PENGANTAR

Agar arsip selalu bernilai guna, perlu adanya alih media. Dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa salah satu cara untuk mengalihmediakan arsip dengan mengelektronikkan dokumen. Untuk mengelektronikan suatu dokumen dibutuhkan software yang sesuai dengan kebutuhan lembaga. Aplikasi yang pernah penulis buat adalah e arsip pembelajaran berbasis access.
Aplikasi e arsip pembelajaran memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihannya adalah murah (gratis), sesuai dengan kebutuhan, tidak memerlukan install program, dan mudah dioperasikan. Sedangkan kelemahannya adalah sering terjadi error sehingga perlu di refresh, enable harus aktif, dan error system. Oleh karenanya, diperlukan solusi untuk mengatasi masalah teknis tersebut. Salah satu cara untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan menciptakan software arsip. Software ini diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada dalam e arsip pembelajaran. Bahkan, diharapkan lebih baik dari aplikasi sebelumnya.
Ucapan terima kasih kepada jurusan pendidikan ekonomi administrasi perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang sebagai lembaga yang membesarkan penulis dalam bidang kearsipan. Semoga software ini bisa bermanfaat untuk masyarakat Indonesia. Amin.

Bandung, 30 Januari 2017

Dr. H. Ade Sobandi, M. Si, M.Pd
Dosen Prodi Pendidikan Manajemen Perkantoran
dan Kepala Arsip Universitas Pendidikan Indonesia

DAFTAR ISI

Halaman Sampul i
Kata Pengantar ii
Daftar Isi iii

BAB 1 MANUAL BOOK E ARSIP LITE 1
1. Kebutuhan Sistem 1
2. Paket Instalasi 1
3. Instalasi Web Server XAMPP 1
4. Import Database 6

BAB 2 PENGOPERASIAN E ARSIP 10
1. Membuka E Arsip Melalui Browser 10
2. Dashboard dan Bagian-bagian Menu E Arsip 12
3. Pengaturan Dasar 12
4. Master Data Pokok 14
5. Mengelola Unit 15
6. Mengelola User 17
7. Mengelola Data Arsip 19
8. Mencetak Kartu Kendali 21
9. Edit Data Arsip 22
10. Pencarian dan Memfilter Data Arsip 22
11. Ikhtisar Arsip 22
12. File atau Softfile Arsip 23
13. Hapus Data Arsip 24

BAB 3 MENGELOLA DATA PEMINJAM 25
1. Entry Data Peminjam Baru 25
2. Edit Data Peminjam 25
3. Hapus Data Peminjam 25

BAB 4 MENGELOLA DATA PEMINJAMAN 27
1. Peminjaman Arsip 27
2. Pengembalian Arsip 28
3. Pencarian 28
4. Hapus Data Peminjaman 29

BIODATA PENULIS 30

Buku Manajemen Kearsipan

PRAKATA

Ada suatu pandangan yang keliru, apabila beranggapan bahwa pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau lembaga adalah merupakan peherjaan yang mudah. Dengan anggapan seperti tersebut di atas, maka banyak Kantor atau Organisasi yang menyerahkan urusan kearsipannya kepada orang/pegawai yang kurang tepat.

Petugas-petugas kearsipan seperti tersebut di  atas bukan tidak dapat melaksanakan pekerjaan yang dibebankan, tetapi mereka itu hanya menjalankan tugasnya tanpa  mengembangkan apa yang sebaharusnya dilakukan. Pada saat Kantor atau organisasi belum mengalami perkembanqan yang berarti semua urusan kearsipan dapat berjalan lancar, pada hal suatu Kantor atau Organisasi seperti saat ini  banyak mengalami perkembangan yang pesat. Kondisi seperti itulah baru dirasakan adanya hambatan yang bersumber pada ketidaklancaran urusan kearsipan 9sebagai salah satu sumber pengambilan keputusan)

Dengan mempelajari buku “Manajemen Kearsipan” ini diharapkan mahasiswa dapat memahami bagaimana mengelola  kearsipan dengan baik sesuai dengan standar pengelolaan yanga diharapkan.  Mengurus arsip bukan berarti hanya soal menyimpan warkat (record) yang pada  masanya nanti harus  dimusnahkan. Pengelola arsip harus memahami tentang system penyimpanan yang digunakan, azas penyimpanan. Demikian pula perlu memahami dalam periode tertentu untuk menentukan angka kecermatan, maupun angka pemakaian, sehingga apabila perlu mengadakan pembenahan dalam mengelola kearsipan.

Pengelola arsip yang professional adalah mereka yang memiliki sertifikat sebagai Arsiparis, setidak-tidaknya mereka pernah dilatih atau mengembangkan pengetahuan tentang pengelolaan arsip yang baik dan benar. Buku “Manajemen Kearsipan” ini mudah dipelajari karena dilengkapi dengan gambar-gambar dan contoh-contoh.

Harapan penulis, mudah-mudahan buku ini bermanfaat, baik bagi mahasiswa yang menekuni pengetahuan tentang Manajemen Kearsipan maupun Praktek Kearsipan, demikian pula bagi pengelola kearsipan serta para pembaca yang bergerak pada bidang Administrasi Perkantoran.

Penulis percaya bahwa isi buku ini tidak luput dari kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun akan penulis terima dengan senang hati demi kemajuan dibidang Administrasi Perkantoran. Ucapan terima kasih penulis tujukan kepada Drs. Agus Wahyudin, M.Si Pembantu REktor Bidang Akademik UNNES Semarang, juga kepada Drs. Amas Suryadi pembimbing penulisan buku ajar yang  telah memberi arahan dalam segi kebahasaan.

Semarang, 11 Maret 2011

Penulis,

KATA PENGANTAR

 

Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan Manajemen Perkantoran, merupakan hal yang penting dan tidak mudah dalam pelaksanaannya. Keterampilan mengelola Arsip harus dimiliki tenaga pengelola untuk membantu tugasnya, serta membantu kelancaran kerja secara keseluruhan bagi aparat instansi yang bersangkutan.

Pengelolaan kearsipan yang baik dan benar akan membantu kelancaran tugas-tugas pekerjaan selanjutnya. Karena arsip merupakan salah satu sumber pengambilan keputusan pada setiap instansi.

Sesuai dengan kurikulum mata kuliah kearsipan diharapkan dapat diajarkan kepada mahasiswa terutama pada Jurusan Pendidikan Ekonomi Program Studi Administrasi Perkantoran. Kearsipan bukan saja sekedar pengetahuan yang dipahami secara teoritis, akan tetapi lebih ditekankan pada kegiatan kearsipan. Diharapkan dengan terbitnya buku “Manajemen Kearsipan” ini dapat dimanfaatkan oleh para pengelola administrasi baik di instansi pemerintah maupun instansi lainnya. Semoga ada manfaatnya.

Semarang,   Mei 2011

Drs. Agus Wahyudin, M.Si

Pembantu Rektor Bidang Akademik

DAFTAR ISI

PRAKATA…………………………………………………………………………………………………………..         ii

KATA PENGANTAR…………………………………………………………………………………………..        iv

BAB      I : ARSIP TATA KEARSIPAN………………………………………………………………………. 1

1. Pengertian Arsip…………………………………………………………………………………… 2
2. Batasan tentang Arsip…………………………………………………………………………… 3
3. Daya Guna Warkat………………………………………………………………………………. 5
4. Pengelolaan Arsip……………………………………………………………………………. …. 7
   1. Arsip Tidak Penting………………………………………………………………………… 7
   2. Arsip Biasa…………………………………………………………………………………….. 7
   3. Arsip Penting…………………………………………………………………………………. 7
   4. Arsip Sangat Penting………………………………………………………………………. 7
5. Jenis Arsip…………………………………………………………………………………………… 8
6. Penataan Arsip…………………………………………………………………………………….. 9
7. Sistem Penyimpanan Arsip………………………………………………………………….. 16
8. Peminjaman Arsip……………………………………………………………………………. .. 37

BAB     II : PRINSIP PENYIMPANAN ARSIP………………………………………………………….. 42

1. Tempat Penyimpanan Arsip…………………………………………………………………. 42
2. Persyaratan Petugsa Kearsipan…………………………………………………………….. 43
3. Asas Penyimpanan……………………………………………………………………………… 46
   1. Sentralisasi…………………………………………………………………………………… 47
   2. Desentralisasi……………………………………………………………………………….. 48
   3. Kombinasi Sentralisasi – Desentralisasi……………………………………………. 49
   4. Kombinasi Desentralisasi – Sentralisasi……………………………………………. 50
   5. Konsentrasi………………………………………………………………………………….. 52
   6. Dekonsentrasi……………………………………………………………………………….. 53

BAB    III : PENILAIAN DAN PENGAMANAN ARSIP………………………………………… .. 58

1. Nilai Arsip………………………………………………………………………………………. .. 58
2. Angka Cermatan Tata Arsip………………………………………………………………… 60
3. Pengamanan Arsip……………………………………………………………………………… 64
   1. Penertiban Kegiatan……………………………………………………………………….. 64
   2. Pemeliharaan Arsip…………………………………………………………………………. 64

BAB    IV : PENYUSUTAN DAN PEMINDAHAN ARSIP…………………………………….. .. 71

1. Angka Pemakaian Arsip………………………………………………………………………. 72
2. Penyusunan Jadwal Retensi…………………………………………………………………. 77
3. Pemindahan Arsip………………………………………………………………………………. 81

BAB     V : PEMUSNAHAN ARSIP………………………………………………………………………….. 87

1. Prosedur Pemusnahan…………………………………………………………………………. 87
2. Cara Pemusnahan……………………………………………………………………………….. 89
   1. Pembakaran…………………………………………………………………………………. 89
   2. Pencacahan………………………………………………………………………………….. 89
   3. Penghancuran………………………………………………………………………………. 90

BAB    VI : ARSIP STATIS………………………………………………………………………………………. 92

1. Penentuan Status Arsip……………………………………………………………………….. 95
2. Pengiriman Arsip Statis ke ANRI……………………………………………………………..

BAB    VII : KONSEP DASAR SISTEM KEARSIPAN   ELEKTRONIK

BERBASIS KOMPUTER ………………………………………………………………………. 96

1. Konsep Dasar Kearsipan Elektronik…………………………………………………….. 97
2. Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip………………………………………………….. 99
3. Perangkat yang Digunakan……………………………………………………………….. 102

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………………………………………….. 106

LAMPIRAN…………………………………………………………………………………………………………… 107

LEMBAR DISPOSISI…………………………………………………………………………………………….. 108

LEMBAR PENGANTAR ………………………………………………………………………………………  109

UU NO. 43 TAHUN 2009……………………………………………………………………………………….. 110

BIODATA PENULIS……………………………………………………………………………………………… 151

LAMPIRAN GAMBAR

Gambar 1 BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN

LEMBAR PENGANTAR…………………………………………………………………………. 10

Gambar 2 BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN KARTU KENDALI……… 12

Gambar 3 BAGAN PENATAAN SURAT KELUAR DENGAN KARTU KENDALI……. 14

Gambar 4 FILLING CABINET (LEMARI BERLACI)………………………………………………… 16

Gambar 5 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM ABJAD………………………………… 24

Gambar 6 PENYIMPANAN ARSIP STATIS……………………………………………………………… 25

Gambar 7 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM POKOK SOAL…………………….. 28

Gambar 8 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM KRONOLOGIS……………………. 30

Gambar 9 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM TERMINAL DIGIT………………. 32

Gambar 10 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM KLASIFIKASI DESIMAL….. 34

Gambar 11 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM  WILAYAH……………………….. 36

Gambar 12 BAGAN PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN ARSIP

DARI TEMPAT PENYIMPANAN………………………………………………………….. 38

Gambar 13 PENYELENGGARAAN PENYIMPANAN ARSIP

BERDASARKAN ASAS SENTRALISASI……………………………………………… 47

Gambar 14 PENYELENGGARAAN PENYIMPANAN ARSIP

BERDASARKAN ASAS DESENTRALISASI………………………………………… 48

Gambar 15 ASAS PENYIMPANAN KOMBINASI SENTRA-DESENTRA…………………. 49

Gambar 16 ASAS PENYIMPANAN KOMBINASI

DESENTRALISASI-SENTRALISASI…………………………………………………….. 50

Gambar. 17 ASAS KOMBINASI DENGAN POLA KONSENTRASI………………………….. 52

Gambar 18 ASAS KOMBINASI DENGAN POLA DEKONSENTRASI……………………… 53

gambar 19. ARSIPARIS MEMINDAHKAN ARSIP YANG SUDAH TIDAK

MEMILIKI NILAI GUNA……………………………………………………………………… 81

Gambar 20 PENCACAHAN KERTAS MELALUI SCHRIDER…………………………………… 90

Jika ada yang mau berminat beli buku tersebut silakan hubungi saya, karena terbatas stoknya cepet buruan beli,,atau sms dulu ke 08179599354

Penulis Buku Drs. Partono, M. Pd, Agung Kuswantoro, S.Pd, M. Pd, dan Drs. Sularso Mulyono