Buku Bedah dan Studi Kasus Peraturan Menteri Nomor 51 tahun 2015 Tentang Surat Dinas Di Lingkungan Kemenristekdiskti

COVER BUKU BEDAH.jpg

 

 

Pembelajaran Korespondensi Bahasa Indonesia selama ini bersifat teoritis. Pembelajaran dilakukan secara ceramah di kelas dan disampaikan secara lisan dengan berbantuan powerpoint. Gaya pembelajaran ini “object student” menjadikan siswa pasif dan pembelajaran menjadi monoton.

 

 

Menarik, saat Kemenristekdikti menerbitkan peraturan pemerintah Nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas, dimana ada kaidah (teori) dan contohnya. Saya membedah peraturan tersebut sembari melihat contoh di lapangan (UNNES).

 

 

Hasilnya saya diskusikan kepada mahasiswa dan beberapa stakeholder yang terlibat di lembaga tersebut. temuannya, macam-macam mulai dari gaya bahasa, tata letak, hingga menunjukkan teknis yang tertulis dalam konsepnya.

 

 

Buku ini adalah catatan sederhana yang pernah saya lakukan dan temukan, sebagai pembelajaran nyata agar mahasiswa lebih kritis dan tanggap dalam permasalahan tata naskah dinas (korespondensi).

 

 

Saya mengucapkan terima kasih kepada Biro Umum, Hukum, dan Kepegawaian (BUHK) UNNES yang telah bekerja sama dalam memberikan contoh-contoh surat yang diproduksi UNNES.

 

 

Tidak ada kata yang patut selain kata “Maaf” karena tidak ada yang sempurna dalam diri seseorang di dunia ini. Demikian buku ini, apabila ada kesalahan dan kekeliruan, mohon untuk dimaafkan. Tidak ada gading yang retak!

 

 

Semarang, 28 Agustus 2017

Penulis,

 

 

 

Agung Kuswantoro

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR ISI

 

BAB 1 PERATUAN ……………………………………………………………………………………. 1

  1. Konsep …………………………………………………………………………………………….. 1
  2. Analisis Kesalahan …………………………………………………………………………….. 4
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 13

BAB 2 KEPUTUSAN………………………………………………………………………………… 23

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 23
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 24
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 31

BAB 3 INSTRUKSI…………………………………………………………………………………… 44

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 44
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 46
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 48

BAB 4 SURAT EDARAN………………………………………………………………………….. 49

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 49
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 52
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 53

BAB 5 SURAT TUGAS……………………………………………………………………………… 54

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 54
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 57
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 59

BAB 6 NOTA DINAS……………………………………………………………………………….. 61

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 61
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 63
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 65

BAB 7 MEMO…………………………………………………………………………………………… 66

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 66
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 68
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 69

BAB 8 SURAT UNDANGAN …………………………………………………………………… 70

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 70
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 73
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 75

BAB 9 SURAT UNDANGAN……………………………………………………………………. 76

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 76
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 78
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 79

BAB 10 NOTA KESEPAHAMAN……………………………………………………………… 80

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 80
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 84
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 85

BAB 11 SURAT PERJANJIAN………………………………………………………………….. 88

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 88
  2. Analisis Kesalahan……………………………………………………………………………. 93
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………… 94

BAB 12 SURAT KUASA…………………………………………………………………………… 98

  1. Konsep……………………………………………………………………………………………. 98
  2. Analisis Kesalahan………………………………………………………………………….. 101
  3. Contoh yang Benar……………………………………………………………………….. 103

BAB 13 SURAT KETERANGAN…………………………………………………………….. 104

  1. Konsep………………………………………………………………………………………….. 104
  2. Analisis Kesalahan………………………………………………………………………….. 106
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………. 107

BAB 14 BERITA ACARA……………………………………………………………………….. 108

  1. Konsep………………………………………………………………………………………….. 108
  2. Analisis Kesalahan………………………………………………………………………….. 110
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………. 111

BAB 15 SURAT PENGANTAR……………………………………………………………….. 112

  1. Konsep………………………………………………………………………………………….. 112
  2. Analisis Kesalahan………………………………………………………………………….. 114
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………. 115

BAB 16 SURAT PERNYATAAN…………………………………………………………….. 116

  1. Konsep………………………………………………………………………………………….. 116
  2. Analisis Kesalahan………………………………………………………………………….. 119
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………. 120

BAB 17 PENGUMUMAN………………………………………………………………………… 121

  1. Konsep………………………………………………………………………………………….. 121
  2. Analisis Kesalahan………………………………………………………………………….. 123
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………. 124

BAB 18 LAPORAN…………………………………………………………………………………. 125

  1. Konsep………………………………………………………………………………………….. 125
  2. Analisis Kesalahan………………………………………………………………………….. 128
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………. 129

BAB 19 TELAAH S…………………………………………………………………………………. 131

  1. Konsep………………………………………………………………………………………….. 131
  2. Analisis Kesalahan………………………………………………………………………….. 134
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………. 135

BAB 20 NOTULA RAPAT………………………………………………………………………. 137

  1. Konsep………………………………………………………………………………………….. 137
  2. Analisis Kesalahan………………………………………………………………………….. 140
  3. Contoh yang Benar…………………………………………………………………………. 141

BAB 21 PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR…………………………………… 143

  1. Konsep………………………………………………………………………………………….. 143
  2. Contoh SOP………………………………………………………………………………….. 150

 

Iklan

Buku Pengantar Ilmu Administrasi

KATA PENGANTAR

 

Segala puji bagi Allah, Tuhan semesta alam. Kata itulah yang saya ucapkan saat selesai menulis buku ini, berharap pada ridho-Nya semoga buku ini bermanfaat dan menjadi amal baik saya di dunia serta bekal untuk di akhirat.

Administrasi, bukanlah tata usaha. Penekanan itu yang ingin saya sampaikan pada buku ini. Mengapa? Jika kita mengatakan administrasi itu tata usaha, maka kita termasuk kategori orang yang sempit dalam berpikir. Administrasi memiliki kajian yang luas, termasuk di dalamnya tata usaha. Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi.

Dalam buku ini mengkaji tentang seputar administrasi, filsafat administrasi, dan unsur-unsur administrasi seperti manajemen, organisasi, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan humas.

Melalui buku ini, penulis menuliskan gagasan-gagasan mengenai administrasi dan aplikasi di lapangan, serta mengkajinya.

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada Istri, Lu’lu’ Khakimah, S.Pd dan anak, Muhammad Fathul Mubin dan Muhammad Syafa’atul Quddus, sebagai bagian dari hidup penulis yang telah memberikan motivasi dan doanya kepada penulis.

Penulis sebagai manusia yang tak lepas dari kesalahan mengharapkan kritik dan saran mengenai isi buku  tersebut melalui e-mail atau HP, sebagaimana yang teretra di biodata penulis. Atas perhatiannya, penulis ucapkan terima kasih.

 

Semarang, 22 Mei 2017

Penulis,

 

 

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd

 

 

 

 

 

 

DAFTAR ISI

 

BAB 1 SEPUTAR ADMINISTRASI ………………………………………………………………      1

  1. Bukan Biaya Administrasi …………………………………………………………………………. 1
  2. Hasil Angket Alasan Masuk Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran ……….. 2
  3. Bercerita Administrasi ………………………………………………………………………………. 2

 

BAB 2 KONSEP ADMINISTRASI DAN SEJARAHNYA ………………………………      4

  1. Makna Administrasi Secara Bahasa ……………………………………………………………. 4
  2. Administrasi Menurut Ahli ………………………………………………………………………… 6
  3. Contoh Kegiatan Administrasi …………………………………………………………………… 8
  4. Perkembangan Administrasi di Luar Negeri ………………………………………………… 11

 

BAB 3 FAKTOR DAN UNSUR ADMINISTRASI ………………………………………….    15

  1. Unsur Administrasi …………………………………………………………………………………… 15
  2. Faktor Administrasi ………………………………………………………………………………….. 17

 

BAB 4 FILSAFAT ADMINISTRASI ……………………………………………………………..    22

  1. Definisi Filsafat Secara Bahasa ………………………………………………………………….. 22
  2. Filsafat Administrasi ………………………………………………………………………………… 24
  3. Ontologi Ilmu Administrasi ……………………………………………………………………….. 24
  4. Aksiologi Ilmu Administrasi ……………………………………………………………………… 32
  5. Teori-Teori Tentang Nilai ………………………………………………………………………….. 34

 

BAB 5 MANAJEMEN

  1. Pengertian Manajemen ……………………………………………………………………………… 38
  2. Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli …………………………………………………… 38
  3. Pandangan Manajemen ……………………………………………………………………………… 40
  4. Fungsi Manajemen ……………………………………………………………………………………. 42
  5. Hubungan Administrasi dan Manajemen …………………………………………………….. 47
  6. Sejarah Manajemen …………………………………………………………………………………… 47

 

BAB 6 ORGANISASI …………………………………………………………………………………..    49

  1. Sifat Organisasi ……………………………………………………………………………………….. 49
  2. Pengertian Organisasi ……………………………………………………………………………….. 50
  3. Tujuan Orang Masuk Organisasi ………………………………………………………………… 52
  4. Asas-Asas Organisasi ……………………………………………………………………………….. 52
  5. Bagan Organisasi ……………………………………………………………………………………… 53
  6. Miskin Struktur Kaya Fungsi …………………………………………………………………….. 56
  7. Hubungan Antara Administrasi dan Organisasi ……………………………………………. 56

 

BAB 7 KOMUNIKASI ………………………………………………………………………………….    58

  1. Pengertian Komunikasi ……………………………………………………………………………… 58
  2. Unsur Komunikasi ……………………………………………………………………………………. 59
  3. Model Komunikasi …………………………………………………………………………………… 61
  4. Bentuk-Bentuk Komunikasi ………………………………………………………………………. 64
  5. Hambatan dalam Komunikasi ……………………………………………………………………. 67
  6. Dampak Positif Dan Negatif Komunikasi ……………………………………………………. 68
  7. Hubungan Antara Komunikasi Dan Administrasi …………………………………………. 68

BAB 8 KEUANGAN …………………………………………………………………………………….    69

  1. Pengertian Keuangan ………………………………………………………………………………… 69
  2. Unsur –Unsur Administrasi Keuangan ………………………………………………………… 71
  3. Prinsip – Prinsip Administrasi Keuangan …………………………………………………….. 73
  4. Fungsi Administrasi Keuangan ………………………………………………………………….. 73
  5. Fungsi Administrasi Keuangan Perusahaan …………………………………………………. 75
  6. Pemeriksaan Keuangan Negara ………………………………………………………………….. 76
  7. Hubungan Administrasi dengan Keuangan ………………………………………………….. 77

 

BAB 9 KEPEGAWAIAN ………………………………………………………………………………    78

  1. Pengertian Kepegawaian …………………………………………………………………………..    78
  2. Fungsi Operasional Kepegawaian ………………………………………………………………. 79
  3. Sistem Pengangkatan Kepegawaian ……………………………………………………………. 84

 

BAB 10 PERBEKALAN ……………………………………………………………………………….    87

  1. Pengertian Perbekalan ………………………………………………………………………………    87
  2. Fungsi Perbekalan dalam suatu kantor ………………………………………………………… 87
  3. Barang Habis Pakai ………………………………………………………………………………….. 88
  4. Barang Tidak Habis Pakai …………………………………………………………………………. 88
  5. Perabot Kantor dan Contoh ………………………………………………………………………. 89
  6. Mesin Kantor …………………………………………………………………………………………… 91
  7. Pemeliharaan dan Perawatan ……………………………………………………………………… 95
  8. Penghapusan ……………………………………………………………………………………………. 96
  9. Hubungan Administrasi dengan Perbekalan ………………………………………………… 97

 

BAB 11 TATA USAHA …………………………………………………………………………………    98

  1. Pengertian Tata Usaha ………………………………………………………………………………. 98
  2. Tujuan Kegiatan Tata Usaha ……………………………………………………………………… 98
  3. Asas-Asas Dalam Ketatausahaan ……………………………………………………………….. 99
  4. Aktivitas didalam Tata Usaha …………………………………………………………………… 103
  5. Peranan Tata Usaha ………………………………………………………………………………….. 105
  6. Hubungan Administrasi dengan Tata Usaha ………………………………………………… 107

 

BAB 12 HUBUNGAN MASYARAKAT (HUMAS)  ………………………………………. 110

  1. Pengertian Humas …………………………………………………………………………………….. 110
  2. Sejarah Hubungan Masyarakat……………………………………………………………………. 110
  3. Tujuan dan Peranan Hubungan Masyarakat …………………………………………………. 111
  4. Peranan Hubungan Masyarakat ………………………………………………………………….. 111
  5. Fungsi Humas ………………………………………………………………………………………….. 112
  6. Unsur dan Peran Humas ……………………………………………………………………………. 113
  7. Asas Humas menurut Hadari Nawawi dan Martini Hadari (1994) ………………….. 113
  8. Asas Kegiatan Humas……………………………………………………………………………….. 115
  9. Kegiatan-kegiatan Hubungan Masyarakat ………………………………………………….. 116
  10. Kegiatan Humas >< Periklanan  ………………………………………………………………… 117
  11. Pendekatan-pendekatan Dalam Humas ……………………………………………………….. 118
  12. Media Humas Internal ………………………………………………………………………………. 118
  13. Media Humas Eksternal ……………………………………………………………………………. 119
  14. Hubungan Antara Humas dan Administrasi ……………………………………………….. 120

 

 

DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………………………………. 121

LAMPIRAN ………………………………………………………………………………………………… 124

Analisis Artikel Administrasi 1 ……………………………………………………………………….. 126

Analisis Artikel Administrasi 2 ……………………………………………………………………….. 128

Analisis Artikel Administrasi 3 ……………………………………………………………………….. 129

Analisis Artikel Administrasi 4 ……………………………………………………………………….. 131

Analisis Artikel Administrasi 5 ……………………………………………………………………….. 132

BIODATA …………………………………………………………………………………………………… 134

SINOPSIS…………………………………………………………………………………………………….. 137

GLOSARIUM ……………………………………………………………………………………………… 138

INDEKS………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR  BAGAN

 

Bagan 1.  Unsur Adminstrasi …………………………………………………………………………………   17

Bagan 2. Unsur Adminstrasi ………………………………………………………………………………….   17

Bagan 3. Bagan Pokok Pikiran Administrasi ……………………………………………………………   18

Bagan 4. Lulus Tepat Waktu (1) …………………………………………………………………………….   36

Bagan 5. Lulus Tepat Waktu (2) …………………………………………………………………………….   37

Bagan 6. Organisasi Horizontal ………………………………………………………………………………   53

Bagan 7. Organisasi Vertikal ………………………………………………………………………………….   54

Bagan 8. Contoh Struktur Kelas …………………………………………………………………………….   55

Bagan 9. Organisasi Piramida …………………………………………………………………………………   56

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR GAMBAR

 

Gambar 1. Faktor Baju ………………………………………………………………………………………….    20

Gambar 2. Unsur Baju …………………………………………………………………………………………..    20

Gambar 3. Faktor Rumah ………………………………………………………………………………………    21

Gambar 4. Unsur Rumah ……………………………………………………………………………………….    21

Gambar 5. Model Laswell Komunikasi ……………………………………………………………………    61

Gambar 6. Model Komunikasi Diagramatik Gerbner …………………………………………………    62

Gambar 7. Model Komunikasi DeFleur……………………………………………………………………    63

 

 

cover PIA

Najis Yang Diampuni (6)

Najis Yang Diampuni (6)

Oleh Agung Kuswantoro

 

Termasuk najis yag diampuni berikutnya  yaitu

  1. Sedikit lumpur pada tempat air yang berjalan (telah diyakini) najisnya. Meskipun najis mugholadoh. Dengan alasan, sulit menyingkirkan najis tersebut. selama najis tersebut tidak nampak dengan jelas.

 

Mengenai “pengampunan” atau ma’fu atas najis tersebut, dibedakan sesuai dengan waktu dan tempatnya, baik najis tersebut menempel atau nyipret pada pakaian atas badan.

 

Kasus apabila, suatu najis datang dari jalanan, maka najis tersebut diampuni/ma’fu. Tetapi, apabila sudah pasti tempat jalanan tersebut berupa tempatnya anjing/kompleks peranjingan, maka najis tersebut tidak diampuni, karena sudah mengetahui tempat yang dituju adalah tempat najis.

 

Guru kita dalam kitab Fathul Mu’in,  mengeluarkan fatwa, bahwa jalanan yang tidak berlumpur/debu – terdapat   kotoran manusia, anjing, dan binatang lainnya – , lalu terkena air hujan, maka dalam hal ini termasuk najis yang diampuni. Alasannya, karena susah menghindari atas najis tersebut. Waallahu’alam.

 

Semarang, 3 Desember 2017

 

Berbuat Baik Dan Balasannya

Berbuat Baik Dan Balasannya

Oleh Agung Kuswantoro

 

Kajian kita sudah masuk hadis yang ke-36. Hadist ini mengkaji tentang perbuatan baik dan balasannya. Apa itu perbuatan baik tersebut? Ini:

  1. Barangsiapa yang menyelesaikan kesulitan orang mukmin dan berbagai kesulitan-kesulitan di dunia, maka Allah akan memudahkan kesulitan tersebut di hari kiamat.

 

  1. Barang siapa memudahkan orang yang sedang kesulitan, maka Allah akan memudahkan baginya di dunia dan akhirat.

 

  1. Barang siapa yang menutupi aib seseorang muslim, maka Allah akan menutup aibnya di dunia dan akhirat.

 

Ingat Allah akan selalu menolong seseorang, selama orang tersebut menolong sesama orang lain/saudaranya.

 

  1. Barang siapa yang menutut ilmu, maka Allah mempermudah baginya jalan ke surga.

 

  1. Sekelompok orang yang berkumpul di suatu rumah Allah/masjid/musholla, kemudian membaca dan mempelajarinya, maka Allah akan menurunkan ketentraman, rahmat, dan mereka dikelilingi Malaikat. Dan, Allah pun menyebut-nyebut kebaikan orang tersebut.

 

 

Nah, sekarang lawannya. Barangsiapa yang “lambat” amalannya, maka Allah tidak mempercepat nasab/timbangannya di hari kiamat. Waallahu’alam.

 

 

Semarang, 3 Desember 2017

Menuntun Hidup

hidup harus pintar ngegas dan ngeremMenuntun Hidup

Oleh Agung Kuswantoro

 

Emha Ainun Najib atau Cak Nun sangat piawai dan cerdas. Tidak harus sekolah yang tinggi, strata satu saja, tidak lulus. Namun, ilmu mengenai “hikmah” – menurut saya – sangat luar biasa sekali. Segala sesuatu yang ada di sekitar kita, menjadi sangat berharga, jika kita mengetahuinya.

 

Hidup itu indah. Hidup itu menjalan. Hidup itu harus disyukuri. Hidup itu, tidak ada yang susah. Hidup itu, tidak ada yang bersedih. Dan, hidup itu tak ada yang beban. Hidup itu, mengalir saja. Itu yang saya rasakan, setelah membaca buku ini. Buku yang berjudul Hidup Itu Harus Pintar Ngegas & Ngerem, karya Cak Nun.

 

Buku ini sebenarnya belajar ilmu Sufi – mungkin istilah yang tepat – karena mempelajari hakikat kehidupan. Kajiannya dalam buku ini, sangat tinggi. Namun, kepiawaian Cak Nun dalam membuat perumpamaan atau analogi itu sangat mudah. Ia membuat perumpamaan yang ada disekitar kita. Saya yakin, orang awam mengetahui perupamaan-perumpamaan tersebut. Sederhana sekali, perumpamaannya. Didalam buku tersebut sangat banyak. Oleh karenanya, menurut Ahmad Najib selaku pengantar dan penerbit memberikan judul “Kabar Langit dengan Bahasa Bumi”. Jelaslah, maknanya langit sebagai simbol pesan dari Allah yang dimaknai oleh manusia. Dalam memaknai itulah dibutuhkan alat yaitu bahasa. Disinilah letak  bahasa Cak Nun yang sangat membumi. “Membumi” yang sangat menyentuh manusia dari golongan mana pun.

 

Awal membaca buku ini, saya kesulitan untuk memaknai. Kemudian, saya membaca ulang, Alhamdulillah, ternyata Cak Nun itu luar biasa. Mampu memberikan makna yang orang jarang mengetahuinya. Bahkan, ia menggunakan pendekatan ilmu Fiqih, Tajwid, Nahwu, Shorof, dan Tasawuf. Ilmu-ilmu itu yang saya belum pahami, menjadikan saya belajar dengan mudah. Mengapa mudah? Karena Cak Nun menuntun saya (sebagai pembaca) dengan bahasa bumi- uang relatif – bisa dicerna oleh orang awam seperti saya.

 

Awalnya, saya pernah belajar bahwa hidup itu seperti “ngegas” dan “ngerem”, setelah membaca buku ini, menjadikan saya “ngegasnya” tambah banter dan “ngerem-nya” tambah pakem. Mengapa demikian? Karena, kita tambah pandai. Sehingga, saya sepakat dengan judul dalam buku tersebut dengan kata “harus pintar”. Kalau tidak pintar, maka akan “nyasar”. Kalau tidak direm, maka akan nabrak. Dan, kalau tidak digas akan berhenti atau glundung. Lalu, bagaimana? Harus tetap jalan, tetapi pelan. Tetapi, dengan membaca buku ini, menjadikan kita cepat dan tepat.

 

Artinya, cepat itu tidak kebawa kepada perbuatan negatif. Dan, tepat itu sesuai dengan koridor agama Islam. Imbanglah, istilahnya. Awalnya, hidup saya banyak “ngeremnya”. Tetapi setelah membaca buku ini, ternyata ngerem, juga harus pandai. Sebaliknya, saat “ngegas” juga harus pandai pula, agar tidak nabrak.

 

Mari, kita lihat nasihat Cak Nun berikut:

Jangan memasuki suatu sistem yang membuat Anda melampiaskan diri. Tapi, dekat-dekatlah dengan sahabat yang membuat Anda mengendalikan diri. Karena, Islam itu mengendalikan, bukan melampiaskan. Hidup itu harus bisa ngegas dan ngerem”.

 

Sangat jelas nasihatnya. Itulah pesan yang ada dalam buku itu. Mari, kita jeli dan pandai dalam memerankan hidup. Saya yang merasa “kurang” ilmu, menjadikan buku ini sebagai acuan hidup. Terima kasih, Cak Nun, atas ilmu-ilmunya. Semoga, Bapak sehat selalu. Amin.

 

Semarang, 26 November 2017

Sisi Lain Arsip

Sisi Lain Arsip

Oleh Agung Kuswantoro

 

Bicara arsip, biasanya orang akan mencarinya, saat ia kehilangan akan arsip tersebut.  Bingung atas keberadaan arsip yang hilang. Dan, biasanya, ia mencari saat ada suatu kepentingan, bahkan kasus. Lihatlah, kasus di Negara kita, Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar). Itu dikategorikan sebagai Daftar Pencarian Arsip (DPA). Negara ini, “bingung” akan keberadaan arsip bersejarah tersebut, sehingga informasi yang ada dalam arsip tersebut menjadi kurang ampuh. “Keampuhan” isi dari Supersemar pun, tak sekuat waktu zaman saya Sekolah Dasar (SD), sekitar tahun 1990an.

 

Demikian juga, orang bicara arsip, kebanyakan pada sisi teknis. Apa itu teknis? Yaitu penataan. Jika kita perhatikan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ada petunjuk mengenai arsip dinamis dan statis. Sangat jelas, bagaimana cara mengelolanya. Pengelolaan arsip dinamis meliputi dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip (Undang-Undang Nomor 43/ 2009 Pasal 1 ayat 25), sedangkan pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, (baca:pemindahan), pengelolaan preservasi, dan akses arsip statis (Undang-Undang Nomor 43/ 2009 Pasal 59 ayat 2).

 

Menurut saya, melihat arsip tidak cukup dari sisi penataan saja. Ada hal-hal yang menarik dari arsip itu. Apa itu? Misal, diorama, kilas balik (sejarah), pameran, buku kearsipan, dan telusur arsip. Selain itu berbicara arsip, juga tidak terlepas dari kebijakan, sarana dan prasarana, sumber daya manusia (arsiparis/penata arsip) dan keuangan.

 

Mari kita lihat satu-satu. Pertama, diaroma. Diorama adalah sejenis benda miniatur tiga dimensi untuk menggambarkan suatu pemandangan atau suatu adegan (www.wikipedia.com). Dalam perkembangannya–menurut saya– diaroma disajikan dalam bentuk video, sebagaimana yang sering kita lihat. Orang akan tertarik dan mengambil suatu “nilai” dari arsip tersebut (arsip yang disajikan dalam diaroma). Orang menjadi tahu melalui diaroma.

 

Kedua, sejarah atau kilas balik “perjalanan” suatu peristiwa. Sejarah berasal dari kata syajarotun, yang artinya pohon. Sejarah adalah rekaman perputaran masa dan pergantian kekuasaan yang terjadi pada masa lalu (Ibnu Khaldun dalam www.kanalinfo.web.id). Nah pertanyannya, bagaimana merangkai itu semua? Sumbernya dari mana? Jawabnya, jelas arsip. Ingat, arsip itu tidak hanya dari kertas saja.

 

Ketiga, pameran. Pameran adalah pertunjukan, hasil karya, seni, barang produksi dan lainnya (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Arsip pun layak kita dipamerkan. Di IPB, UI, dan UGM rutin menyelanggarakan pameran arsip. Masyarakat menjadi tahu mengenai arsip-arsip yang ada di lembaga tersebut.

 

Keempat, buku kearsipan. Arsip yang dipelajari dapat kita susun menjadi sebuah buku, seperti buku-buku sejarah. Demikian juga pengalaman dalam mengelola atau menata arsip dapat kita tulis menjadi sebuah buku. Seperti arsiparis UGM yang sangat sukses dengan dunia kearsipan yaitu Muscliihah. Ia menuliskan buku tentang pengalaman kearsipannya, bukunya berjudul Bunga Rampai Kearsipan. Demikian juga, Profesor Nandang. Ia adalah pakar hukum bidang kearsipan. Beberapa produk hukum tentang kearsipan, ia kaji, hingga menghasilkan buku.

 

Kelima, telusur arsip. Telusur arsip merupakan kegiatan untuk mengetahui informasi yang terkandung dalam suatu arsip. Misal, menelusuri sejarah IKIP Semarang. Bagaimana asal mulanya? Siapa rektor pertamanya? Letak pertama kali, ada dimana? Dan, pertanyaan lainnya. Otomatis, nanti kita akan ada tokoh yang ada di balik arsip tersebut. Kita akan melakukan pendekatan berupa wawancara. Tujuannya, agar mendapatkan informasi yang utuh dan rinci. Itulah telusur.

 

Kelima hal tersebut terlihat dari sisi arsip. Namun, saat berbicara sisi arsip tersebut, maka tidak bisa lepas komponen-komponen yang ada dalam kearsipan. Apa saja itu? Komponen tersebut adalah kebijakan dan sumber daya seperti SDM (arsiparis), sarana dan prasarana (mobile file, filing cabinet, map, dan box), serta keuangan (program kearsipan). Berikut contoh abstrak hasil penelitian.

 

Tujuan penelitian ini adalah (1) Untuk mengetahui kebijakan penyelenggaran kearsipan Fakultas Ekonomi UNNES, (2) Untuk mengetahui pembinaan kearsipan Fakultas Ekonomi UNNES, dan (3) Untuk mengetahui sumber daya kearsipan Fakultas Ekonomi UNNES. Pendekatan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif. Subjek  penelitan  ini adalah arsiparis atau penata dokumen, tata usaha, dan Wakil Dekan bidang Administrasi Umum. Kebijakan kearsipan di FE UNNES sudah ada yaitu SK Dekan FE UNNES Nomor 84/TU/2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan FE UNNES dan SK Dekan FE UNNES Nomor 83/TU/2015 tentang Pedoman Pola Klasifikasi kearsipan di Lingkungan FE UNNES. Pembinaan kearsipan FE UNNES dilakukan dengan cara pelatihan dan bimbingan teknis yang dilakukan oleh Fakultas, Universitas, dan lembaga diklat. Sarana dan prasarana kearsipan FE UNNES berupa record center atau depo arsip yang menyimpan arsip-arsip Fakultas. Fasilitas record center meliputi mobile file, box arsip, map, dan odner. Anggaran kearsipan dilakukan dengan mengajukan proposal kegiatan berupa pelatihan dan workshop kearsipan yang ditujukan kepada Wakil Dekan bidang Administrasi Umum. Selain untuk anggaran pelatihan dan workshop juga, ada anggaran untuk fasilitas kearsipan. Saran dalam penelitian ini adalah (1) Penata arsip lebih intensif dalam melakukan pekerjaan kearsipan di record center. Penata arsip lebih fokus dalam mengelola kearsipan dibanding dengan mengelola administrasi lainnya, (2) Perlu ada standar jam kerja bagi penata arsip di record center, agar arsip-arsip yang di record center dapat dikelola lebih baik lagi, (3) Pimpinan perlu mengevaluasi secara periodik kearsipan, mulai dari arsip yang disimpan oleh subunit dan jurusan, sehingga keberlangsungan (keberadaan) arsip dapat dikontrol.

 

 

 

Itulah hasil penelitian yang saya lakukan. Dari tulisan diatas, dapat disimpulkan bahwa

  1. Berbicara arsip tak semata-mata pada ranah teknis, tetapi ada sisi lain, yaitu diaroma, sejarah, pameran, buku, dan telusur arsip. Namun, sisi lain arsip dapat ditampilkan, jika pengelolaan arsipnya baik.
  2. Dalam pengelolaan kearsipan dibutuhkan kebijakan dan sumber daya. Sumber daya meliputi arsiparis, sarana dan prasarana dan pendanaan.

Itu saja, semoga bermanfaat tulisan ini.

 

 

Agung Kuswantoro,  Dosen Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang

 

Materi disampaikan di workshop kearsipan Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonomi UNNES, Semarang, 23 November 2017

 

Daftar Pustaka

Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2017. Jakarta: Penerbit Gramedia Pustaka Utama.

 

Kuswantoro, A dan Pramusinto, H. 2017. Penyelenggaraan Kearsipan Fakultas Ekonomi Unnes (Ditinjau Dari Kebijakan Kearsipan, Pembinaan Kearsipan,  dan Sumber Daya Kearsipan). Hasil Penelitian.

 

Ibnu Khaldun dalam www.kanalinfo.web.id

ww.wikipedia.com

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Sarana Menuju Ke Surga (3)

Sarana Menuju Ke Surga (3)

Oleh Agung Kuswantoro

 

Setelah Nabi Muhammad SAW bertanya mengenai amalan yang bisa menyebabkan masuk surga dan terhindar dari api neraka. Kemudian, Nabi Muhammad menanyakan kepada Mu’adz yaitu “Maukah, Engkau (Mu’adz), beritahu tentang pintu-pintu surga?” Mu’adz menjawab: “Ya, Rasul mengatakan: “Pintu-pintu surga itu adalah (1) puasa, (2) sedekah, dan (3) sholatul lail. Rosul menjelaskan, bahwa puasa adalah benteng, sedekah itu akan menghapus (mematikan) kesalahan, sebagaimana air mematikan api. Saat Nabi Muhammad SAW mengatakan sholatul lail, kemudian Nabi Muhammad membaca ayat yang ada di surat Assajadah (tataja fa junubuhum ‘anil madho ji’i).

 

Hal ini menunjukkan ada kaitan sholatul lail dengan ayat tersebut. Menurut saya, hadist ini banyak menunjukkan “gerak-gerik” Nabi Muhammad SAW dalam menyampaikannya. Nabi Muhammad SAW sangat aktif berkomunikasi dengan Mu’adz, bahkan gesture (gerakan) Nabi Muhammad sangat terlihat dalam percakapan dengan Mu’adz, sebagaimana tadi, yaitu Nabi Muhammad SAW langsung membaca ayat tataja fa junubuhum ‘anil madhoji’i dan seterusnya. Nabi Muhammad SWA menuntun kepada seseorang untuk beramal menuju surga. Adapun amalan tersebut yaitu (1) menyembah Allah dan tidak menyekutukannya, (2) mendirikan sholat, (3) membayar zakat, (4) puasa di bulan Ramadhan, dan (5) naik haji, jika mampu.

 

Lalu, hadist ini memaparkan tentang pintu surga. Adapun pintu-pintu surga yaitu puasa, sedekah, dan sholat malam. Setelah menjelaskan pintu-pintu surga, Nabi Muhammad SAW menjelaskan tentang pokok perkara, tiang, dan puncaknya. Nabi Muhammad SAW menjawabnya, Islam, sholat, dan jihad. Setelah itu, perbuatan yang bisa mengantarkan ketiga perkara adalah menjaga lisan. Bisa dikatakan inti dari hadist ini adalah menjaga lisan.

 

Sisi lain dari hadist ini yaitu Nabi Muhammad SAW sangat dekat dengan Mu’adz hingga bertanya berkali-kali. Hadis ini tidak semata-mata diucapkan dengan lisan, tetapi juga perbuatan. Buktinya saat mengatakan “jagalah ini”. Nabi Muhammad SAW mengarahkan jarinya ke mulutnya. Sehingga Mu’adz pun menjadi paham akan yang dimaksudkannya. Selesai.

 

 

 

Semarang, 20 November 2017

 

 

Previous Older Entries