konsultan kearsipan

ini adalah menu tentang konsultasi mengenai arsip. konsultan ini berkantor di Perum Sekar Wangi blok satu Nomor 10, Jalan Petereya Selatan, sekaran Rt 2/ I, Gunungpati, Semarang. konsultan ini melayani permasalahan arsip baik di kantor atau lembaga. pengalaman yang pernah dikelola adalah mengelola kearsipan di Pascasarjana Unnes, mengisi pelatihan kearsipan di kelurahan-kelurahan di jawa tengah, menerbitkan artikel mengenai kearsipan, membuar database kearsipan (e arsip), diskusi tentang kearsipan, dan lainnya.

Konsultan ini dipimpin oleh Nina Oktarina dan Agung Kuswantoro, dan beberapa anggota seperti Imam, Amri, Nupita, Masfufati, dan Nanik

tim konsultan kearsipan sebelum ditata

Setelah diklasifikasikan arsip yang di atas sesuai dengan masalah dan dibuat penomoran

terihat salah satu tim sedang mengecek kearsipan

Tim sedang mengecek kearsipan yang sedang dikerjakan

Tim sedang merapikan arsip

Tim sedang mengecek arsip statis arsip

Model Manajemen Kearsipan Bagian Sistensis PT Kereta Api DAOP IV Jateng

Jum’at, 29 November 2013 jam 09.00, konsultan sadar arsip diundang oleh bagian sintesis PT Kereta Api Indonesia (PT KAI) DAOP IV Jateng yang bertempat di Jalan MH. Thamrin 3 Semarang.

Kebetulan pada hari itu tim kami, hanya seorang yang dapat presentasi di kantor tersebut.

Alhamdulillah atas ijin Alloh, saya dapat hadir dan memaparkan materi tentang kearsipan.

Saya diundang selain memaparkan tentang arsip. Saya juga mendengarkan permasalahan mengenai kearsipan dibagian kantor tersebut.

Saya dan beberapa staf sharing mengenai kearsipan yang mereka gunakan. Pada intinya mereka ingin mengefisiensikan sistem kearsipan mereka melalui elektronik arsip (e arsip).

Setelah itu, Saya dan tim berdiskusi untuk memecahkan masalah tersebut. Alhasil, kami mendapatkan 3 model yang akan ditawarkan.

Pertama, model access. Model ini sebagai dasar kami untuk menciptakan database kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Kebutuhan mereka simpel yaitu dapat mendata surat masuk  menjadi elektronik (soft), yang selama ini digunakan adalah hard, sehingga saya membangun database yang diperlukan.

Sebenarnya, banyak program yang mendesain database seperti MySQL, Delphi, Access, dan lainnya. Berdasarkan permasalahan di tempat tersebut, maka pola yang sederhana digunakan melalui program access.

Perangkat access yang dibutuhkan  yaitu spesifikasi komputer terstandar, program office 2013, resolusi LCD, dan field table  yang dibutuhkan.

Kelebihan dengan program tersebut adalah ringkas dan mudah dibawa (portable), relatif murah, dan mudah dipelajari bagi semua kalangan. Sedangkan kelemahannya adalah digunakan dalam lingkup yang terjangkau. Tetapi jika ingin bisa di access oleh bagian lain, maka dapat di-LAN-kan.

Model tersebut memiliki keunggulan yaitu tidak hanya surat masuk yang dikelola, tetapi juga kartu kendali, kartu pinjam, membuat report (laporan), keamanan terjamin (password), tampilan sederhana, terintegrasi dalam satu manajemen, terkoneksi antar program, dan searching lebih mudah.

Kedua, model barcode. Fungsi barcode adalah membaca kode dengan cepat. Dapat dikatakan juga bahwa barcode berfungsi sebagai keyboard, jika dengan keyboard, maka diketikkan per karakter, sehingga menjadikan tidak efisien dan efektif.

Dengan barcode, entry data menjadi cepat, karena ia mampu memanggil data logikanya untuk memanggil data, maka data sudah dientry terlebih dahulu (teridentifikasi). Dapat dikatakan pula barcode bukanlah program, melainkan alat pemanggilan data yaitu scanner laser, sehingga barcode membutuhkan bebagai peralatan.

Peralatan barcode yaitu alat scanner, field yang siap pakai, dan entry data. Dalam entry data membutuhkan waktu, lama atau cepat tergantung pada banyak sedikitnya data yang tersedia.

Kelebihan barcode adalah proses cepat, saat pemanggilan (bukan entry), sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan waktu untuk meng-entry, membuat code barcode dan barcode itu sendiri, dan fungsi kurang maksimal jika digunakan untuk sistem kearsipan, karena dalam pengarsipan lebih cenderung entry data, dibanding dengan mencatat  barang atau surat keluar sebagaimana di supermarket, Indomaret, atau Alfamart.

Kasus

Jika suatu supermarket atau swalayan, maka model barcode sangat cocok dipakai, karena pemanggilan data cepat dan field sedikit, sehingga tidak mengantri saat pembayaran dikasir.

Jika suatu instansi penggunaan barcode perlu dikaji terlebih dahulu. Jika lalu lintas barang atau surat yang keluar itu lebih banyak, maka barcode lebih baik digunakan. Tetapi, jika instansi tersebut lebih cenderung mengentry surat, maka tidak perlu  dengan penggunaan barcode.

Ketiga, internet. Melalui internet secara tidak langsung jangkauan yang mengakses lebih luas. Kelebihan dari internet adalah dapat digunakan kapan dan dimanapun berada dan memiliki kapasitas besar.

Kelemahannya adalah biaya relatif mahal, keamanan perlu diperhatikan, dan virus.

Dari ketiga model tersebut, maka ada beberapa pilihan yang cocok bagi PT KAI untuk membuat sistem soft kearsipan.

Jika arsip yang sebelum ditata (hard) itu masih manual, maka sistem yang akan dibangun ada dua alternatif. Pertama, mengikuti pola sistem yang lama, jadi dalam e arsip-nya mengubah hard menjadi soft di komputer. Kedua, membuat atau memodifikasi sistem yang telah ada, berarti dalam e arsipnya memodifikasi surat yang akan  masuk, yang akan dijadikan soft.

Demikian juga dengan hard (surat yang lama) dalam waktu tertentu akan disoft-kan berdasarkan pola yang baru.

Model pertamalah (Access), menurut penulis yang tepat dalam membangun e-arsip. Jika kebutuhannya meningkat, maka digunakana barcode. Demikian juga jika kebutuhan melalui barcode meningkat, maka digunakan internet. Dengan menggunakan internet perlu diuji coba, direvisi, diujicoba lagi, dan seterusnya. Sehingga e arsip yang terbangun menjadi lebih baik.

Demikianlah gambaran model yang dapat penulis sampaikan di teman-teman PT KAI Indonesia, Jawa Tengah. Semoga bermanfaat dan Alloh selalu melindungi kita dalam berkarya. Amin.

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran, Unnes, penulis buku manajemen kearsipan, email : agungbinmadik@gmail.com

 

Terlalu Perguruan Tinggi
Ini adalah pengalaman pertama berbagi ilmu (pelatihan) dengan asesor pendidikan administrasi perkantoran (guru) se Jawa Tengah. Pandai untuk diri sendiri, itu biasa. Tapi, pandai untuk diri sendiri, keluarga, masyarakat, dan bangsa, itu baru luar biasa. Hal itulah yang ingin aku wujudkan, sehingga menjadi motivasi diri untuk berbuat baik yang akan mengantarkan saya, keluarga, lembaga,d an bangsa ini menjadi bermanfaat utuk sesama.
Usaha yang kulakukan sederhana, yaitu dengan membuat Elektronik Arsip (E Arsip). Konsep yang ku perkenalkan adalah E Arsip berbasis Access. Dari peserta yang datang sejumlah enam puluhan asesor, computer (laptop) yang siap hanya empat buah, sehingga perlu dipindahkan praktek E Arsipnya di labolatorum computer yang berada di lantai dua, gedung C6.
Saya adalah instruktur ketiga. Yang pertama dan kedua adalah Dr. S. Martono, M. Si (dekan FE Unnes), Drs. Bangkit (guru SMK Solo). Keduanya saling terkait materinya, untuk mengantarkan materi E Arsip. Pak Martono, menerangkan mengenai proses E Arsip, mulai dari materi hingga menjadi sebuah dokumen file. Pak Bangkit, menerangkan mengenai E Arsip yang masuk dalam kurikulum tahun 2013 administrasi perkantoran.

10401473_4205048461289_3431530451755578736_n

Saat saya memberikan pelatihan, ternyata tidak semudah saat saya mengajar di kelas. Biasanya saya berhadapan dengan mahasiswa, di mana Ia adalah anak muda dengan semangat belajar yang tinggi dan pemikiran yang fress. Namun, saat bertemu dengan Ibu/ Bapak asesor, saya harus ekstra menjelaskan secara detail. Secara umur, beliau-beliau sudah berumur, sehingga butuh kesabaran dalam menjelaskannya, terlebih materinya sangat Kendal dengan computer.

1233579_4205048941301_915963032465037954_n
Saya dibantu oleh Trisna Novi Ashari, mahasiswa yang memilki kemampuan dalam database. Saya bekerja sama delam membuat program E Arsip. Alhamdulillah, pada tanggal 17 Mei 2014, kami diundang oleh Aspapi Jawa Tengah untuk melatih asesor.
Alhasil, secara umum pelatihan berjalan lancar. Saya memberikan pelatihan mulai pukul 10.30 hingga jam 15.00 WIB. Tak mudah saat mendampingi asesor, karena mengingat pelatihan tersebut berisfat praktikum, banyak kendala teknis dihadapi, mulai dari computer, program tidak bisa diaktifkan, dan lainnya. Namun, semua permasalahan dapat diselesaikan dengan baik.
Setelah kegiatan, di adakan evaluasi. Hasilnya, penyampaian materi saya dihapan asesor terlalu tinggi, bahkan dari peserta masih bergaya di perguruan tinggi. Namun, secara program sudah baik. Dengan adanya masukan itu, menjadikan saya untuk megubah cara penyampaian materi kelak, jika dihadapan Ibu/ Bapak guru, saya harus lebih pelan, runtut, dan sistematis.
Saya sangat senang bisa berbagi dan berkumpul dengan para asesor. Kekurangan saya akan saya perbaiki kelak, Insaalloh bulan Juni, saya akan memberikan pelatihan yang sama, seoga saya menjadi pribadi yang lebih baik. Amin
Agung Kuswantoro, trainer E Arsip, dosen pendidikan administrasi perkantoran FE Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com
Materi dapat didownload padahttp://www.4shared.com/office/En_Ld7HOba/petunjuk_edit.html

 

PELATIHAN ELEKTRONIK ARSIP DAN PENDAMPINGAN TATA KELOLA KEARSIPAN DI FAKULTAS HUKUM UNNES

26 Juni 2014, Alhamdulillah saya dan Trisna dapat bersilaturohim ke Fakultas Hukum, Unnes. Pada kesempatan itu, saya diberi kenikmatan untuk menyampaikan materi tentang manajemen kearsipan baik manual dan elektronik.

Awalnya, pada hari pada minggu sebelumnya (20 Juni 2014) Kepala Tata Usaha Fakultas HUkum, Unnes, Drs. Sakimin, MM mencari saya di Fakultas Ekonomi. Beliau mendapatkan referensi mengenai kearsipan berdasarkan internet, beliau membuka google tentang pendampingan kearsipan di kelurahan. Setelah itu, ternyata muncul nama saya. Padahal Pak Sakimin (panggilan Drs. Sakimin, MM) dulu pernah sekantor dengan saya di Fakultas Ekonomi Unnes.

Mengetahui hal tersebut, Pak Sakimin bersilaturahim ke tempat saya, namun karena saya tidak mengetahui akan silaturahim Beliau ke saya. Dan, beliau pun tidak memberitahu saya, maka tidak bertemu dengan saya. Beliau bertemu dengan teman saya (pak Yozy) dan meminta nomor HP saya.

Senin, 23 Juni 2014, seperti biasa di tempat kami ada apel api. Saya dan beliau mengikutinya, sehingga dipertemukan. Saat itu juga saya berdiskusi dengan beliau mengenai arsip. Intinya bahwa, di Fakultas Hukum Unnes akan diadakan pelatihan tata kelola kearsipan. Saya diminta tolong untuk berbagi informasi berdasarkan teori dan pengalaman saya.

Kamis, 26 Juni 2014 pelatihan tersebut diadakan. Ini adalah yang kedua kali saya mengisi pelatihan di Fakultas tersebut. Sebelumnya pernah mengisi pelatihan tentang tata persuratan untuk tenaga administrasi.

Pada kesempatan ini yang hadir ada lima belas peserta (kurang lebih), yaitu semua tenaga kependidikan fakultas hukum. Saya memaparkan materi kearsipan berdasarkan pengalaman yang pernah saya lakukan dalam menangani arsip yaitu di Pascarsajana Unnes, PT Kereta Api DAOP IV Jateng, kelurahan, dan Perusahaan di Jakarta.

Mengapa saya bercerita pengalaman dulu? agar mereka tergambarkan cara pengelolaan arsip yang benar. Tanggung jawab mereka setelah mengikuti acara ini adalah melakukan pengarsipan di sub unit masing-masing. Artinya, bahwa mereka akan menata, membuat, mendesain dan mengelola arsip yang ditangani di pekerjaan mereka.

Saat saya memaparkan pengalaman, mereka sangat tertarik untuk mendengarkan materi-materi saya. Bahkan, mereka bertanya interaktif dalam setiap kesempatan.

Kemudian, materi saya lanjutkan dengan teori kearsipan. Teori ini dimaksudkan agar mereka mengetahui manajemen kearsipan mulai dari mengidentifikasi, menyortir, menentukan sistem kearsipan, asas yang digunakan, pemeliharaan, penyingkiran, dan pemusnahan arsip.

Pada sesi ini, mereka mendengarkan dengan seksama sambil membayangkan, kira-kira di bagian saya manajemen arsipnya bagaimana ya? Pertanyaan itu yang mereka piker, menurut pendapat saya dalam hati. Ternyata terbukti, kemudian ada beberapa peserta menanyakan secara teknis dengan teori dan lapangan di fakultas hukum, menurut pak Agung, apa sistem yang tepat?

Mendengar pertanyaan tersebut, artinya bahwa mereka sudah pandai dalam memadukan teori dan praktek. Kemudian saya menjawab secar teorinya dan pendapat saya pribadi.

Secara teori, saya menjabarkan kelebihan dan kelemahan sistem penyimpanan arsip mulai dari kronologis, wilayah, terminal digit, desimal, subjek, dan abjat. Berdasarkan kondisi dilapangan fakultas hukum, maka pola yang cocok adalah subjek. Hal ini karena arsip yang disimpan masih dalam kategori tidak terlalu banyak dan tidak membutuhkan sarana yang banyak pula, sehingga lebih efektif  dan efesien.

Sesi berikutnya adalah praktek elektronik arsip. Pada tahap ini, saya mempraktekan elektronik arsip (E Arsip) dari hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang sudah saya lakukan. E arsip yang saya tawarkan adalah dengan menggunkana program Microsoft access. Program tersebut sangat mudah didapatkan. Sebelum pelatihan ini dilakukan, saya sudah me-request pada panitia untuk menyiapkan computer atau laptop dengan office 2010, karena program yang saya tawarkan dapat diaplikasikan dengan bantuan program tersebut.

Untuk praktek dilakukan langsung oleh peserta. Karena terbatasnya waktu, maka praktek dilakukan dengan cara perwakilan dan yang lainnya memperhatikan melalui LCD. Mas Wahyudin, sebagai model dalam praktek. Beliau sudah meng-copy programnya, kemudian memulai meng-entry arsip yang akan dielektronikkan.

Saya memandu beliau, mulai dari cara menyimpan arsip di computer dengan membuat laci, guide, dan map virtue. Hal ini dilakukan agar peserta juga memahami prinsip-prinsip dalam kearsipan. Bahkan, dalam sudah menggunakan pola system pengkodean arsip yang dipraktekan oleh beliau. Misal PP01 yaitu akademik jadwal ujian.

Saya mendampingi beliau sembari teman-teman yang lain memperhatikan cara-caranya. Bahkan, ada peserta yang lain tertarik untuk mencoba untuk mempraktekkan. Bagi saya, hal tersebut merupakan respon positif atas materi yang saya berikan. Artinya mereka antusias mengikuti pelatihan yang saya berikan.

Waktu menunjukkan 12.00 wib, berarti kegiatan tersebut harus berakhir. Alhamdulillah selama dua jam saya menyampaikan acara dapat berjalan dengan lancar, tanpa hambatan suatu apapun. Terima kasih kepada Pembantu bidang Administrasi Umum Fakultas Hukum, yang telah memberikan pengarahan dan membuka acara tersebut. Terima kasih pula kepada Pak Sakimin yang telah mengundang saya untuk sharing ilmu. Dan, teman-teman tenaga kependidikan fakultas hokum yang telah bekerja sama dalam pelatihan ini.

Setelah pelatihan, saya diajak oleh Pak Sakimin ke ruang kearsipan. Beliau meminta saya untuk mengelola kearsipan dengan dibantu oleh mahasiswa saya. Selain itu, juga meminta untuk mendesain e arsip di fakultas hokum di tahun 2015.

Demikian cerita saya tentang arsip di hari Kamis, 26 Juni 2014 di fakultas hukum Unnes.

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran dan pendiri konsultan sadar arsip, email : agungbinmadik@gmail.com

 

Perlunya Identifikasi Kebutuhan

Saat menata arsip di Fakultas Hukum (FH) Universitas Negeri Semarang (Unnes), saya dibantu oleh dua mahasiswa saya yaitu Ana dan Fauza. Kedua adalah asisten labolatorium jurusan pendidikan ekonomi Fakultas Ekonomi (FE) Unnes.

FH merupakan “adik” dari FE. FE sendiri umurnya delapan tahun. Artinya, arsip di FH masih sedikit. Berdasarkan umur tersebut, saya berpendapat, bahwa pola system kearsipan yang simple adalah subjek. Dalam penulisannya dengan kode.

Setelah saya observasi ruang kearsipannya. Saya mendata semua arsip yang ada. Setelah itu saya kelompokkan berdasarkan permasalahannya.

Dalam hal ini, saya tidak membuka map yang telah dirapikan oleh pegawai dari FH. Karena, map tersebut sudah tersusun rapi, seperti bagian keuangan, akademik, administrasi, dan map “lainnya”.

Dari hasil identifikasi, diperoleh hasil pola system kearsipan di FH Unnes sebagai berikut:

PEDOMAN POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN

 DI FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

  1. KETATAUSAHAAN
  • TU – 01 = Surat keluar
  • TU – 02 = Surat Masuk
  • TU – 03 = Surat Tugas
  • TU – 04 = Surat Undangan
  • TU – 05 = Surat Peraturan
  • TU – 06 = Surat Rahasia
  • TU – 07= Surat Keputusan

 

  1. KEPEGAWAIAN
  • KP – 01 = Nama Pegawai
  • KP – 01.1 = Agus B.
  • KP – 01.2 = Arsif
  • KP – 01.3 = Mustafid
  • KP – 01.4 = Yuli Dewi
  • KP – 01.5 = Waspiah
  • KP – 01.6 = Rindia
  • KP – 01.7 = Ristina
  • KP – 01.8 = Rinif
  • KP – 01.9 = Andry S.
  • KP – 01.10 = Benry Sumardiana
  • KP – 01.11 = Andina S.
  • KP – 01.12 = Agung K.
  • KP – 01.13 = Indra Rudi S.
  • KP – 01.14 = Sunardi
  • KP – 01.15 = Suhasyanto
  • KP – 01.16 = Roti W.
  • KP – 01.17 = Nodi
  • KP – 01.18 = Nurul F.
  • KP – 01.19 = Indung
  • KP – 01.20 = Dion L.
  • KP – 01.21 = Cahya
  • KP – 01.22 = Dori Muhta
  • KP – 01.23 = Son Arifin
  • KP – 01.24 = Bagus
  • KP – 01.25 = Untung
  • KP – 01.26 = Baidhowi
  • KP – 01.27 = Tri Sulistyono
  • KP – 01.28 = Dahita
  • KP – 01.29 = Dewi Sulistyaningsih
  • KP – 01.30 = Sartono Sahlan
  • KP – 01.31 = Sutrisno
  • KP – 01.32 = Sudijono S.
  • KP – 01.33 = Andari
  • KP – 01.34 = Anis W.
  • KP – 01.35 = Indah Sri Utami
  • KP – 01.36 = Suhadi
  • KP – 01.37 = Rosdi
  • KP – 01.38 = Heri S.
  • KP – 01.39 = Martitoh
  • KP – 01.40 = Rodiyah
  • KP – 01.41 = Pujiono
  • KP – 01.42 = Ubaudillah Kamal
  • KP – 01.43 = Ali Masyhar
  • KP – 01.44 = Vita
  • KP – 01.45 = Fery
  • KP – 01.46 = Windi
  • KP – 01.47 = Sony

 

  • KP – 02 = Silkados
  • KP – 03 = Lamaran
  • KP – 04 =Ijin Tidak Mengajar
  • KP – 05 = Daftar Hadir Dosen
  • KP – 06 = Kenaikan Pangkat
  • KP – 07 = Pemantauan Kebersihan Ruangan
  • KP – 08 = Pelatihan Dosen
  • KP – 09 = Presensi Online
  • KP – 10 = Ijin Penelitian dan Pengabdian
  • KP – 11 = Lain-lain

 

  1. KEUANGAN DAN AKUNTANSI
  • KU – 01 = Keungan dan Akuntansi
  • KU – 02 = SPJ LS Honorarium
  • KU – 03 = SPP
  • KU – 04 = SPK
  • KU – 05 = SSP
  • KU – 06 = Lain-lain

 

  1. AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN
  • AK – 01 = Legalisir
  • AK – 02 = Perangkat Pembelajaran
  • AK – 03 = Surat Keterangan Aktif Kuliah
  • AK – 04 = Surat Tugas Bidang 1
  • AK – 05 = Surat Tugas Pembimbing & Penguji
  • AK – 06 = Surat Tugas dan Pengangkatan Dosen
  • AK – 07 =Transkip
  • AK – 08 = Pindah Kuliah
  • AK – 09 = Beasiswa
  • AK – 10 = PKL
  • AK – 11 = Berita Acara Pelaksanaan Ujian Skripsi
  • AK – 12 = Pelaksanaan dan ujian Komprehensif
  • AK – 13 = Arsip Bidang 1
  • AK – 14 = Penelitian Mahasiswa
  • AK – 15 = KHS (Kartu Hasil Studi / nilai)
  • AK – 16 = Arsip Perwalian
  • AK – 17 = Data Mahasiswa
  • AK – 18 = Data Alumni
  • AK – 19 = Surat Keterangan dan Karya Tulis Mahasiswa
  • AK – 20 = Peraturan Akademik
  • AK – 21 = Surat Aktif Kuliah
  • AK – 22 = Lain-lain

 

  1. LAIN-LAIN
  • LN – 01 = Peminjaman Barang
  • LN – 02 = Perbaikan Barang
  • LN – 03 = ATK
  • LN – 04 = Audit

 

Dari pedoman tersebut, mempermudahkan kepada pegawai (arsiparis) dalam me-manage arsip, baik menyimpan maupun meminjam arsip.

Setelah pola tersebut dibuat, kemudian saya membuat database yang dibuat melalui access dengan dibantu oleh Trisna, sebagai awal dari elektronik arsip (e arsip). E arsip yang dimaksudkan dalam hal ini adalah dalam pola pencariannya, tidak bentuk wujud file (copy). Namun, bentuk aslinya (hard) tertata dalam filling cabinet.

Demikian cerita pengelolaan arsip saya bersama Ana dan Fauza selama lima hari (15 Juli- 20 Juli 2014) di FH Unnes. Semoga bermanfaat untuk kalian semua. Mohon maaf, jika pekerjaan kami masih banyak kekurangaan. Kami mohon masukan atas hasil kerja kami. Terima kasih. Sukses untuk semua. Amin

Agung Kuswantoro, dosen administrasi perkantoran Fakultas Ekonomi Unnes dan pegiat gerakan sadar arsip, email : agungbinmadik@gmail.com

E Arsip : Kombinasi TIK dengan Teori Arsip
Dalam membuat suatu aplikasi suatu sistem, tidaklah serta merta langsung membuatnya. Perlu adanya alur dalam pembuatannya. Alur tersebut, diperoleh dari teori.
Hal itulah yang saya rasakan, dalam pembuatan e arsip untuk pembelajaran. Di mana, saya harus memahami teori-teori manajemen arsip. Mengapa demikian? Karena, aplikasi e arsip harus mengikuti kaidah dalam manajemen arsip, mulai dari mengindeks, sistem penyimpanan, proses surat masuk-keluar (buku agenda), peminjaman arsip, pengembalian arsip, dan lainnya.
Jika teori manajemen kearsipan lemah, maka sistem aplikasi yang akan dibuat mengalami banyak kelemahan. Sebaliknya, jika teori manajemen kearsipan kuat, maka sistem aplikasi e arsip yang dibuat memiliki banyak kelebihan.
Kondisi seperti ini, mengingatkan saya pada pertanyaan salah satu peserta, namanya, Bapak Tyas, anggota MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal.
Saat saya meng-entry arsip sistem yang saya buat, di mana ada nama Agung Kuswantoro, kemudian sistem mengindeksnya dengan Ag. Mengapa demikian? Tanya Bapak Tyas. Kemudian saya menjawab : Sistem indeks yang digunakan dalam sistem tersebut adalah indeks dengan nama orang yang tidak menggunakan nama keluarga atau indeks, sehingga contoh di atas diindeks dengan Ag. Teori ini sebagaimana dalam Sularso Mulyono (2011:14).
Hal serupa juga ditanyakan oleh Ibu Puji, ketua MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal. Beliau bertanya : Bagaimana cara pencarian arsip, jika saya lupa akan identitas surat, seperti nomor surat. Saya hanya ingat halnya saja? Pertanyaan tersebut saya jawab dengan pendekatan kombinasi teknologi informasi dan teori arsip. Dimana, saya menyajikan main menu pencarian arsip. Dalam menu tersebut, terdapat beberapa kata kunci (key word) dalam pencarian, seperti hal, alamat, nama arsiparis, dan jenis surat. Sehingga, dengan pencarian melalui salah satu key word tersebut, lebih mudah dan cepat.
Sebenarnya, banyak pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta lain dalam pelatihan e arsip bagi guru MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal, di SMK Negeri 1 Kendal, pada tanggal 5 September 2014. Namun, saya tidak menuliskan dalam artikel ini. Pada intinya, guru MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal sangat antusias dengan pelatihan e arsip.
Peserta yang berlatar belakang pendidikan administrasi perkantoran, menjadikan saya mudah dalam menyampaikan materi materi e arsip, karena mereka sudah memahami teori manajemen kearsipan. Dan, aplikasi yang saya ciptakan berdasarkan pada kaidah kearsipan.
Demikian cerita saya dalam pelatihan e arsip dengan MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal yang dibingkai dalam pengabdian kepada masyarakat Unnes. Saya selaku ketua pengabdi mengucapkan terima kasih kepada MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal, yang telah bekerja sama dalam kegiatan tersebut. Terima kasih juga saya ucapkan kepada Bapak Eko Endarwanto, S.Pd yang telah mengomunikasikan MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal dengan tim pengabdi. Demikian juga, Trisna Novi Ashari, yang telah membantu saya dalam memperagakan dan membantu saya dalam mendampingi Ibu/Bapak guru MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal. Semoga kegiatan ini bermanfaat. Amin.

Elektronik Arsip (E Arsip) Berbasis Capaian Mutu Melalui Folder dan Guide Virtue dan Aplikasi Access

 Arsip adalah sumber informasi yang berguna dalam mengambil keputusan organisasi. Ia merupakan sumber alat bukti yang autentik, apabila terjadi permasalahan di organisasi. Selain itu, dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Pascasarjana Universitas Negeri Semarang (PPs Unnes) merupakan lembaga yang memiliki prodi strata dua dan tiga. Sebagai lembaga yang profesional, PPs Unnes sudah membenahi beberapa dokumen melalui gugus arsip dan dokumen. Gugus tersebut didirikan sejak tahun 2013. Kegiatan yang sudah dikerjakan yaitu mengidentifikasi kebutuhan yang akan diarsipkan.

Jum’at, 5 Desember 2014, gugus arsip dan dokumen PPs Unnes melakukan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) dengan tenaga kependidikan. Maksud kegiatan tersebut untuk menyamakan persepsi, berbagi informasi (sharing), berdiskusi, dan mendengarkan permasalahan mengenai kearsipan di lingkungan PPs Unnes.

Tema diskusi tersebut adalah e arsip berbasis capaian mutu. Hal ini berdasarkan pengamatan di lapangan, bahwa saat ada akreditasi, ternyata harus menyiapkan dokumen yang tertata rapi. Akreditasi tak sekedar  mengisi borang akreditasi saja, tetapi harus dilengkapi dengan dokumen pendukung. Dokumen pendukung tersebut sebagai arsip.

Waktu kegiatan tersebut dimulai pukul 08.00 hingga 11.00 WIB. Pukul 08.00 – 09.30 agendanya adalah diskusi tentang e arsip berbasis mutu. Pukul 10.00 hingga 11.00 agendanya adalah praktek e arsip berbasis mutu, sedangkan coffe break-nya pukul 09.30 hingga 10.00 WIB. Saya sebagai penyaji memberikan materi sesuai dengan temanya. Dasar materi yang saya gunakan adalah capaian mutu yang digunakan oleh Badan Penjamin Mutu (BPM) Unnes. Capaian mutu tersebut, sesuai dengan  indikator  yang ada di borang akreditasi.

Ada enam bidang capaian mutu, yaitu kelembagaan, akademik, kemahasiswaan, sumber daya, sarana dan prasarana, dan kerja sama. Masing-masing bidang memiliki item capaian yang berbeda. Item capaian bidang kelembagaan terdiri status peringkat prodi, dan rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi terhadap daya tampung.

Item capaian bidang akademik yaitu ketersediaan deskripsi mata kuliah, silabi, dan SAP, ketersediaan konten digital pembelajaran, kehadiran dosen tetap dalam perkuliahan, rerata jumlah pertemuan pembimbingan akademik, rerata jumlah pertemuan pembimbingan skripsi, rerata waktu penyelesaian skripsi, kelulusan tepat waktu (maksimal 4,5 tahun), IPK lulusan ≥ 3,00, nilai TOEFL lulusan ≥ 450, mahasiswa DO atau mengundurkan diri (MDO) tiap angkatan, rerata masa tunggu lulusan memperoleh pekerjaan pertama, kesesuaian bidang kerja lulusan dengan bidang studi, jumlah program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik, kepuasan layanan akademik mahasiswa, indeks kinerja dosen, kepuasan pengguna lulusan, publikasi riset dalam jurnal internasional, publikasi riset dalam jurnal nasional terakreditasi, publikasi riset dalam jurnal nasional tidak terakreditasi, perolehan HAKI/patent, publikasi riset dalam prosiding seminar internasional, publikasi riset dalam prosiding seminar nasional, rasio riset terhadap jumlah dosen, keterlibatan mahasiswa dalam setiap penelitian, kegiatan pengabdian kepada masyarakat berbasis riset, dan rasio kegiatan pengabdian kepada masyarakat terhadap jumlah dosen.

Item capaian bidang kemahasiswaan yaitu kejuaraan yang telah dimenangkan dalam kompetisi, usulan PKM yang didanai, dan mahasiswa penerima beasiswa.

Item capaian bidang sumber daya yaitu dosen berkualifikasi S3, guru besar, rasio dosen dan mahasiswa, dan rerata beban dosen per semester atau FTE (Fulltime Teaching Equivalent).

Item capaian bidang sarana dan prasarana yaitu ketersediaan LCD di ruang kuliah, ruang kuliah yang memenuhi standar minimal untuk  pembelajaran, ketersediaan bahan pustaka berupa buku teks, ketersediaan bahan pustaka berupa jurnal internasional, dan ketersediaan bahan pustaka berupa jurnal nasional terakreditasi.

Item capaian bidang kerjasama yaitu kerjasama internasional, kerjasama nasional, program kerjasama internasional yang terealisasi, program kerjasama nasional yang terealisasi, dan jumlah dosen tamu.

Dalam menyampaikan materi, saya juga mempraktekkan diri pekerjaan yang telah saya siapkan, yaitu laci, guide, dan map virtue. Laci virtue-nya berupa folder dan folder keenam bidang capaian mutu, yaitu kelembagaan, akademik, kemahasiswaan, sumber daya, sarana dan prasarana, serta kerja sama. Sedangkan, guide virtue-nya adalah folder-folder yang terdapat dalam kelembagaan terdapat guide virtue status prodi, dan rasio calon mahasiswa. Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar  berikut:

Gambar 1. Laci dan Guide Virtue (belum diu-upload)

Guide virtue yang paling sedikit dari keenam laci virtue adalah kelembagaan. Laci kelembagaan terdiri dari dua guide virtue. Sedangkan, guide virtue  yang paling banyak  dari keenam laci virtue adalah akademik. Laci akademik terdiri dari dua puluh enam guide virtue. Laci kemahasiswaan terdiri dari tiga guide virtue. Laci sumber daya terdiri dari lima guide virtue. Laci sarana dan prasarana terdiri dari lima guide virtue. Dan, laci kerja sama terdiri dari lima guide virtue.

Sistem penyimpanan yang saya gunakan adalah pokok masalah (subjek). Sistem subjek dipilih, karena lebih efektif dan efisien dalam manajemen arsip. Sistem penyimpanannya ditata berdasarkan permasalahannya. Oleh karenanya, “point” terpenting dalam sistem subjek adalah identifikasi kebutuhan. Adapun kebutuhannya, sesuai dengan keenam bidang dan item capaian mutu.

 

Praktek

Aplikasi e arsip yang digunakan program access tahun 2010. Aplikasi ini, harus dilakukan setelah disimpan pada laci dan guide virtue. Dokumen (baca arsip) yang akan disimpan, harus dimasukkan ke dalam laci dan guide virtue yang sesuai dengan permasalahannya. Jangan keliru dalam memasukkan dokumen yang akan disimpan ke laci dan guide virtue, karena akan berakibat pada lamanya pencarian arsip.

Setelah disimpan di laci dan guide virtue, langkah selanjutnya adalah mendata (meng-entry) dokumen tersebut ke dalam sistem e arsip dengan program access. Adapun item-item manajemen e arsip terdiri dari pilih data, dari/ kepada, tanggal dokumen, perihal, tanggal simpan, bidang, B/R/SR, kode simpan, dan arsiparis. Untuk lebih jelasnya perhatikan, gambar berikut:

Gambar 2. Manajemen E Arsip Berbasis Mutu (belum diu-upload)

Dalam manajemen e arsip tersebut, terdapat beberapa menu dan submenu. Hal ini dimaksudkan agar mempercepat dalam pengoperasian e arsip. Namun, karena keterbatasan waktu, saya tidak memaparkan secara detail (perlu pertemuan khusus).

Model e arsip tersebut masih dalam pengembangan, sehingga dibutuhkan masukan beberapa pihak untuk perbaikan model tersebut. Wajar, jika ada kekurangan dalam model e arsip tersebut pada pertemuan tersebut. FGD ini, sebagai awal dari model e arsip yang dikembangkan oleh gugus arsip dan dokumen PPs Unnes. Oleh karenanya, pada diskusi ini diharapkan memberikan feedback dari model yang telah dibuat oleh gugus arsip dan dokumen PPs Unnes.

FGD yang diselenggarakan oleh gugus arsip dan dokumen PPs ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja tenaga kependidikan dalam menyiapkan dokumen-dokumen untuk keperluan audit dan borang akreditasi. FGD ini juga, diharapkan mereka mampu memahami manajemen e arsip berbasis capaian mutu dengan membuat laci dan guide virtue, serta mempraktekkan program e arsip dengan program access. Semoga pertemuan pada hari ini  member keberkahan untuk kita semua. Amin.

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran, Fakultas Ekonomi Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com. HP : 08179599354

 

Diskusi Penentuan Sistem Kearsipan

Arsip yang ada di Badan Konservasi Universitas Negeri Semarang (Unnes) kondisinya belum tertata. Oleh karenanya, ketua Badan Konservasi Unnes, Prof. Dr. Dewi Liesnoor, M.Si mengajak diskusi dengan staf pegawainya dan saya untuk menangani permasalahan tersebut.

Saat saya observasi (29/12/2014), terlihat arsip menumpuk, tanpa ada identitas. Bahkan, belum didata, sehingga saya dan teman-teman (Ana dan Fauza) di lapangan, tidak langsung bekerja. Saya harus membuat plan (rencana) sesuai dengan keadaan di lapangan.

Plan tersebut, ada sembilan tahapan, yaitu identifikasi kebutuhan, mencatat, mengelompokkan, penentuan sistem, pembelian bahan sarana dan prasarana, pemeliharaan, pengamanan, menyusun jadual retensi, penyingkiran, dan pemusnahan, serta penghapusan. Kesembilan tahapan tersebut sudah dikaji pada tulisan sebelumnya.

Sebelum saya observasi pada Senin (29/12/2014), petugas Badan Konservasi sudah memulai bekerja, terlihat arsip yang mereka simpan sudah dikelompokkan berdasarkan kronologis (tahun), yaitu tahun 2010, 2011, 2012, 2013, dan 2014, sebagaimana gambar berikut:

Gambar 1. Arsip yang dikelompokkan berdasarkan kronologis (tahun)

Karena arsip sudah dikelompokkan, maka tahapan yang sudah saya rencanakan, akan dirubah atau tidak memulai dari awal, seperti mulai pada tahapan penentuan sistem kearsipan. Namun, untuk memastikannya, saya bertanya kepada petugas Badan Konservasi (Mas Iwan, Wawan, dan Mba Ely), bahwa mereka hanya mengelompokkan berdasarkan tahun, tidak mendatanya. Hal ini menjadikan saya untuk bertanya dalam hati. Pertama, jika mereka sudah mengelompokkan arsip, maka seharusnya saya bekerja pada tahap penentuan sistem kearsipan, namun mereka belum mendatanya, apakah saya harus mendatanya? Jika harus mendatanya, berarti saya memulai pada rencana awal, yaitu identifikasi arsip. Kedua, jika saya langsung pada penentuan sistem kearsipan, yaitu berdasarkan kronologis, apakah itu tepat? Karena belum mengetahui identitas arsip dan kebutuhan organisasi tersebut? Sehingga, saya pun harus tetap mengidentifikasi arsip (memulai pada tahap awal).

Kedua masalah tersebut, menjadikan saya untuk lebih cermat dalam menentukan awal langkah kerja. Saya mengajak kepada staf Badan Konservasi untuk berdiskusi mengenai keinginannya, salah satunya adalah mereka menginginkan pola yang sistem kearsipannya di mana file laporan berisi semua laporan dari tahun 2010, 2011, 2012, 2013, dan 2014. Ketiga staf tersebut menginginkan pola tersebut.

Dari diskusi tersebut, saya membuat kesimpulan sementara, bahwa pola yang akan digunakan adalah subjek. Hal ini juga diperkuat berdasarkan pengamatan, bahwa ditemukan arsip yang serupa tiap tahunnya. Misal, subjek laporan itu ada tiap tahun. Demikian juga, subjek jurnal ada tiap tahun. Keputusan saya, bahwa sistem penyimpanan yang akan digunakan adalah sistem subjek. Kemudian saya konsultasikan kepada staf dan pimpinan Badan Konservasi, alhamdulillah mereka sepakat dengan pola tersebut. Dengan kesepakatan tersebut, maka saya dan tim memulai bekerja pada tahap pertama, yaitu mengidentifikasi kebutuhan.

Agung Kuswantoro, dosen Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, Hp 08179599354

 

Kisah Menjadi Juri di LKS Administrasi Perkantoran Kabupaten Pemalang

Sabtu (17/1/2015) hari yang menyenangkan untuk saya, karena pertama kali saya berkontribusi untuk kota kelahiran saya, yaitu Pemalang. Saya menjadi juri Lomba Kompetensi Siswa (LKS) bidang administrasi perkantoran kabupaten Pemalang. Ada dua juri yaitu internal dan eksternal. Juri internal berasal dari guru-guru yang tergabung dalam Musyawarah Guru Mata Pelajaran (MGMP) administrasi perkantoran kabupaten Pemalang, yang sesuai dengan kompetensi yang diujikan. Juri eksternal berasal dari luar guru MGMP. Dalam hal ini adalah saya.
Misi yang saya bawa, selain menjadi juri adalah memajukan kota Pemalang melalui pendidikan. Di dalam diri saya ada yang harus saya kontribusikan buat lingkungan sekitar. Tubuh saya, tak semata-mata untuk diri saya, tetapi untuk keluarga, masyarakat, lembaga, dan negara. Sehingga, menjadi kebanggaan bagi saya, jika ada orang yang menghubungi saya untuk bekerja sama (berbagi) untuk menyelesaikan suatu permasalahan.
Prinsip yang saya terapkan saat menilai para peserta lomba adalah keadilan. Adil dalam memberikan nilai. Hal ini saya lakukan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Penilaian yang saya berikan kepada peserta lomba adalah berdasarkan indikator masing-masing kompetensi. Indikator tersebut sebagaimana pada LKS Kabupaten Semarang yang pernah saya menjadi juri juga di kompetisi tersebut.
Jadi, dalam memberikan nilai, saya memiliki kriteria, yang telah ditentukan. Saya tidak mengarang biji (ngaji) berupa bulatan nilai. Kriteria tiap kompetensi merupakan aspek evaluasi dalam perlombaan tersebut.
Selain prinsip keadilan, saya sebagai juri juga harus memiliki prinsip netralitas. Maknanya, saya tidak memihak pada salah satu peserta, yang notabene mereka adalah senior dan mantan mahasiswa saya. Contoh pihak senior adalah guru-guru pembimbing peserta lomba. Usia mereka dua kali dari saya atau dua puluh tahunan umur dari saya. Contoh pihak mantan mahasiswa adalah beberapa mahasiswa yang pernah saya ajar waktu mereka studi strata satu di Unnes. Pihak senior dan mantan mahasiswa juga sebagai juri internal.
Posisi juri internal yang berasal dari mereka (senior dan mantan mahasiswa) menjadikan saya harus independen dalam penilaian. Salah satunya dengan indikator penilaian tiap kompetensi. Jika saya tidak menggunakan indikator penilaian tiap kompetensi, maka saya tidak memiliki dasar dalam penilaian.
Ada sebelas pekerjaan dalam kompetensi tersebut, yaitu mengetik kecepatan, membuat surat bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, menangani arsip, mengelola kas kecil, mencari informasi melalui internet, menangani telepon berbahasa Inggris, membuat notulen rapat, agenda kegiatan rapat, mengelola perjalanan dinas, wawancara bahasa Inggris, dan presentasi bahasa Inggris. Namun saat saya menjadi juri di kabupaten Semarang terdapat sembilan pekerjaan. Dua pekerjaan yang hilang dimasukkan dalam pekerjaan yang menyerupai, seperti pekerjaan wawancara bahasa Inggris digabungkan dengan presentasi. Pekerjaan perjalanan dinas digabungkan dengan agenda pimpinan.
LKS administrasi perkantoran Kabupaten Pemalang tahun ini adalah event pertama kali diselenggarakan kompetensi tersebut. Sehingga, masih terdapat kekurangan, diantaranya sarana yang tertata, aturan dalam perlombaan, dan tim juri. Sebenarnya, permasalahan tersebut dapat diatasi dengan layout kerja peserta, di mana komputer dan printer dapat menyatu dengan pekerjaan siswa, jadi tidak terpisah antara meja mengerjakan soal dengan komputer.
Timing waktu mengerjakan soal yang tidak menentu, seharusnya secara jadual selesai jam 16.30, namun karena mundurnya acara pembukaan, maka acara yang lain juga ikut mundur.
Menurut saya, juri seharusnya ada dua, yaitu dari pihak eksternal. Mengapa eksternal? Karena untuk menjaga netralitas, jika dari pihak internal, maka dikhawatirkan kurang sportif dalam memberi nilai. Karena, juri internal menilai peserta didiknya sendiri.
Hambatan di tahun pertama penyelenggaraan ini merupakan hal yang wajar. Yang terpenting adalah kegiatan LKS tetap berjalan tiap tahun. Penyelenggaraan LKS untuk mencari bibit unggul bidang administrasi perkantoran di kabupaten Pemalang. Bahkan, MGMP kabupaten Pemalang perlu mimpi untuk dapat mewakili peserta LKS ditingkat nasional. Saya pun sangat mendukung program tersebut. Saat saya di lomba tersebut, saya bertemu dengan perwakilan dari Dinas Pendidikan Kabupaten Pemalang (pak Sigit). Saya menyampaikan kepada beliau, bahwa untuk tetap menyelenggarakan event ini tiap tahun. Beliau juga menceritakan tentang kronologis kegiatan tersebut. Intinya, Dinas Pendidikan kabupaten Pemalang ingin memajukan dunia pendidikan di kota Ikhlas.
Kompetensi tersebut diikuti oleh tiga peserta, yaitu dari SMK Muhammadiyah 2 Pemalang, SMK PGRI 2 Taman Pemalang, dan SMK Negeri 1 Pemalang. Juara satu dari SMK N 1 Pemalang, juara dua dan tiga dari SMK PGRI 2 Taman Pemalang dan SMK Muhammadiyah 2 Pemalang.
Semoga kompetensi ini tetap berjalan tiap tahun. Saya sebagai warga Pemalang ikut bangga dapat berkontribusi dalam memajukan dunia pendidikan di kota Ikhlas. Harapannya, tahun mendatang, banyak peserta yang lomba tersebut, sukses untuk MGMP administrasi perkantoran kabupaten Pemalang yang telah menyelenggarakan kegiatan tersebut.

Agung Kuswantoro, penguji eksternal Lomba Kompetensi Siswa (LKS) Administrasi Perkantoran kabupaten Pemalang, HP 08179599354

Mengapa Elektronik Arsip (E Arsip) Untuk Pembelajaran?

Perkembangan Informasi dan Teknologi (IT) memberikan dampak pada perilaku masyarakat dalam berkomunikasi. Demikian juga, dalam pengelolaan kearsipan mengalami perkembangan yang pesat dalam menyimpan dokumen. Saat ini, dikenal dengan e arsip atau e filing.

E arsip merupakan perbaduan dari manajemen kearsipan dan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Aplikasi e arsip yang selama ini digunakan berupa software dan website. Kedua aplikasi tersebut, banyak digunakan oleh perusahaan atau organisasi bisnis. Mereka menggunakan aplikasi tersebut karena lebih simpel dalam menggunakannya. Namun, hal tersebut kurang sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan. Oleh karenanya, penulis sebagai akademisi, perlu mengkaji e arsip untuk pembelajaran. Di mana, e arsip tersebut sesuai dengan teori manajemen kearsipan untuk pembelajaran.

Saya akan mengenalkan konsep sistem kearsipan, yaitu abjad, pokok masalah, tanggal, terminal digit, desimal, dan wilayah. Selain itu, juga ada konsep peminjaman arsip, kartu kendali, daftar arsip masuk, daftar arsip keluar, nama peminjam arsip, dan lainnya.

Kartu Kendali (KK) dan kartu pinjam arsip dalam e arsip yang saya buat dimunculkan dalam menu. Hal ini dilakukan sebagai sarana pembelajaran mengenai manajemen kearsipan. Di mana, pengguna utama dalam aplikasi ini adalah pendidik (guru) SMK jurusan administrasi perkantoran, mahasiswa sekretaris atau manajemen perkantoran, dan akademisi.

 

 

E Arsip di Cikarang

Penjelasan di atas merupakan latar belakang dalam memberikan pelatihan e arsip untuk pembelajaran. Pesertanya adalah guru administrasi perkantoran Cikarang, Bekasi.

Kelebihan dari e arsip untuk pembelajaran adalah sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan, tidak perlu install, dan kapasitasnya kecil. Kelemahannya adalah membutuhkan banyak folder-folder yang harus disesuaikan dengan sistem kearsipan dan kebutuhannya. Selain itu, hanya dapat dioperasikan hanya dengan minimal microsoft office access 2010.

Langkah kerja dalam pelatihan e arsip di Cikarang yaitu memberikan aplikasi e arsip yang berupa folder yang diberi nama pelatihan e arsip Cikarang. Di dalamnya ada folder contoh surat, sistem penyimpanan arsip, dan dua aplikasi e arsip dalam bentuk access, yang terdiri dari e arsip lembar kerja baru dan e arsip yang sudah ada dokumennya.

Masing-masing peserta akan meng-copy aplikasi e arsip dalam laptopnya. Saya dibantu oleh Trisna, seorang mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Saya akan memaparkan dan mempraktekkan aplikasi e arsip di depan para peserta, sedangkan Trisna akan berkeliling (mendekat) pada peserta yang mengalami kesusahan dalam mempraktekkannya.

Setelah meng-copy aplikasi e arsip, langkah berikutnya adalah menyimpan arsip dalam laci, guide, dan map yang berupa virtue. Virtue diwujudkan dalam bentuk folder-folder yang sudah diidentifikasi. Folder-folder tersebut sebagai pengganti laci dan rak lemari. Karena, sistem e arsip, maka laci dan rak lemari diwujudkan dalam bentuk virtue (folder).

Contoh surat yang dibagi ke peserta, saya memberikan kode sistem simpan, yaitu surat masuk 9 kodenya adalah abjad (Bo), surat keluar 1 kodenya adalah subjek (OP03), surat keluar 2 kodenya adalah desimal (100,01), surat masuk 10 kodenya adalah terminal digit (2451), surat keluar 3 kodenya adalah tanggal (7/3/2015), dan surat keluar 6 kodenya adalah wilayah (P.Jawa-DKI Jakarta,Jakarta Utara).

Sebelum praktek aplikasi e arsip, saya akan memaparkan konsep-konsep e arsip untuk pembelajaran yang saya buat, sebagaimana penjelasan di atas. Pemaparan tersebut, kurang lebih tiga puluh menit. Selebihnya, praktek aplikasi e arsip.

Saya memulai dengan cara masuk ke program aplikasi e arsip, yaitu login dengan salah satu nama, yaitu Agung atau Trisna. Pasword-nya adalah 1. Setelah itu, akan muncul layar main menu.

Untuk penjelasan cara menggunakan aplikasi e arsip tersebut dapat dipelajari dalam buku yang saya tulis bersama Trisna, dengan judul E Arsip Untuk Pembelajaran (2015).

Pelatihan ini bertempat di LP3I Cikarang denga bekerja sama dengan peruahaan stationary Bantex, Sentul, Bogor. Kegiatan tersebut dilakukan pada tanggal 7 Maret 2015. Ini adalah pengalaman saya memberikan pelatihan e arsip di Jawa Barat yang disponsori oleh LP3I Cikarang dan Bantex.

Semoga melalui, pelatihan ini, guru administrasi perkantoran dapat memahami aplikasi e arsip untuk pembelajaran, sehingga dapat ilmu tersebut dapat bermanfaat bagi siswa yang akan diajarkan oleh mereka. Terima kasih kepada pihak penyelenggara, yaitu LP3I Cikarang dan Bantex. Mudah-mudahan memberikan manfaat dan keberkahan untuk kita semua. Amin

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran Universitas Negeri Semarang dan trainer elektronik arsip, HP 08179599354

Langkah Kerja Pelatihan E Arsip di Kudus

Alhamdulillah, kalimat itulah yang saya ucapkan saat adanya undangan menjadi pembicara pelatihan e arsip se-Karesidenan Pati, Jawa Tengah. Saya bersyukur, karena dapat sharing kepada guru-guru administrasi perkantoran se-Karesidenan Pati. Tempat pelatihannya di SMK Negeri 1 Kudus, yang dilaksanakan pada tanggal 28 Maret 2015.
Tahapan yang akan saya lakukan adalah pemaparan konsep e arsip yang saya buat dan prakteknya. Konsep e arsip meliputi konsep dasar arsip, kelemahan, kelebihan, dan lainnya. Prakteknya meliputi membuka, main menu, manajemen arsip, peminjaman, pengembalian, dan lainnya. Alokasi konsep e arsip selama 45 menit, sedangkan alokasi praktek e arsip selama 3 hingga 4 jam.
Konsep e arsip, saya memaparkannya dengan power point. Konsep e arsip yang saya buat berdasarkan kajian teori pada buku yang saya tulis bersama Drs. Sularso Mulyono dan Drs. Partono, M.Pd. Jadi, e arsip yang saya buat merupakan inovasi dan berlandaskan pada buku manajemen kearsipan, yang saya tulis tersebut.
Misal, pada guide, dan map merupakan konsep yang ada dalam kearsipan manual. Sedangkan laci, guide, dan map diwujudkan dalam folder-folder untuk e arsip. Folder-folder tersebut disebut dengan “virtue” atau maya. Mengapa demikian? Karena laci, guide, dan map tidak berujud asli, sebagaimana dalam kearsipan manual.
Model e arsip yang ditawarkan disebut dengan nama “E Arsip untuk Pembelajaran”. Langkah-langkah yang pertama dibuat adalah membuat folder-folder penyimpanan kearsipan yang berjumlah enam, yaitu abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal, digit, dan wilayah.
Keenam sistem penyimpanan arsip tersebut merupakan ciri khusus dalam e arsip pembelajaran, karena keenam sistem penyimpanan harus diketahui oleh peserta didik, termasuk membuat folder laci, guide, dan map. Penekanan model e arsip untuk pembelajaran adalah memiliki kaidah yang sesuai manajemen kearsipan. Berdasarkan pengamatan saya, ada beberapa aplikasi e arsip yang saat ini digunakan oleh masyarakat. Namun, mereka menghilangkan kaidah manajemen kearsipan, yang terpenting file-nya tersimpan di komputer, sehingga menu kartu kendali, kartu pinjam, dan pengembalian arsip tidak ada. Padahal, menu-menu tersebut dibutuhkan dalam manajemen kearsipan. Oleh karena, dalam model e arsip untuk pembelajaran harus dimunculkan menu-menu tersebut.
Berdasarkan masukan dari pakar kearsipan, Drs. Sularso Mulyono, mengatakan sistem penyimpanan kearsipan dalam e arsip harus lengkap yang terdiri dari abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal digit, dan wilayah. Urutannya pun harus yang termudah, mulai dari abjad hingga wilayah.

1. Sistem Abjad
Dalam sisten abjad ada folder-folder atau laci virtue yang terdiri dari A-G, H-N, O-S, T-Z. Kemudian didalamnya ada guide virtue, misal laci untuk A-G, terdapat guide virtue A, B, C, D, E, F, dan G. Di dalam guide virtue A, ada map Aa, Ab, Ac, hingga Az.

2. Sistem Pokok Soal
Pokok soal yang dimunculkan dalam e arsip pembelajaran adalah AP (Anggaran dan Permodalan), HM (Humas), KP (Kepegawaian), KU (Keuangan), OP (Operasional dan Pemasaran), dan, PB (Perbekalan), dan UM (Umum). Setelah itu, ada sub masalah. Misal laci KU (Keuangan), ada sub pokok masalah gaji dan upah, pajak, kredit, dan pembayaran lain-lain.

3. Sistem Tanggal (Kronologis)
Sistem tanggal yang dimunculkan adalah tahun 2015, 2014, dan 2013. Tahun merupakan laci virtue, kemudian guide-nya bulan yaitu Januari, Februari, Maret, April, Mei, Juni, Juli, Agustus, September, Oktober, Nopember, dan Desember. Masing-masing guide virtue terdapat map, berupa tanggal yang dimulai dari 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, dan 31.

4. Sistem Desimal
Sistem nomor desimal dimulai dari laci virtue dengan nomor 000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, dan 900. Kemudian dalam laci virtue tersebut, terdapat guide virtue dengan nomor 000, 010, 020, 030, 040, 050, 060, 070, 080, dan 090. Setelah itu, dalam laci virtue terdapat map virtue dengan urutan nomor 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, dan 009.

5. Sistem Terminal Digit
Laci virtue dalam sistem terminal digit dimulai dari 00-09, 10-19, 20-29, 30-39, 40-49, 50-59, 60-69, 70-79, 80-89, dan 90-99. Kemudian, ada guide virtue yang berjumlah masing-masing 10, dengan urutan 00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, dan 09. Setelah itu, ada map virtue di dalam guide-nya. Adapun nomor map virtue-nya adalah 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, dan 9.

6. Sistem Wilayah
Dasar yang digunakan dalam sistem wilayah adalah propinsi. Nama propinsi disebut laci virtue, seperti P. Jawa, P. Kalimantan, P. Sulawesi, P. Sumatera, dan lainnya. Di dalam laci virtue terdapat guide virtue. Masing-masing guide virtue berbeda namanya, tergantung laci virtue. Misal, P. Jawa terdapat Jawa Tengah. Di dalam laci virtue terdapat map virtue. Masing-masing map virtue juga berbeda namanya, tergantung pada guide virtue. Seperti, di dalam guide virtue P. Jawa Tengah, terdapat map virtue Semarang, Pemalang, Pekalongan, dan lainnya.

Setelah mereka memahami dan mampu membuat laci, guide, dan map virtue. Langkah selanjutnya adalah mempraktekkan e arsip. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
1. Surat yang berwujud file yang harus diperhatikan harus dimasukkan ke dalam laci virtue yang sesuai dengan sistem penyimpanannya.
2. Cara menyimpanannya, dengan cara di-cut, bukan di-copy, karena jika di-copy akan menggandakan file tersebut, sehingga tidak efektif.
3. Setelah di-cut, masukkan file tersebut sesuai dengan kode penyimpanannya.
4. Bukalah file e arsip berbentuk access untuk meng-entry atau mendata dokumen tersebut ke dalam sistem.
5. Isilah menu manajemen arsip tersebut sesuai dengan isi surat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengisian manajemen arsip adalah:
1. Nomor urut harus sesuai dengan urutan saat meng-entry arsip, misal 1, 2, 3, 4, dan seterusnya. Nomor urut tidak boleh sama.
2. Cara penulisan kode penyimpanan, harus seusai dengan kaidah dalam e arsip untuk pembelajaran (lihat halaman 36).
3. Harus muncul dialog “Data Berhasil Disimpan”.
4. Simpan setiap meng-entry arsip baru, dengan meng-klik simpan yang terdapat pada menu atas.
5. PT Trivia Soft merupakan nama lembaga yang memiliki e arsip (pengelola).

Sebelum peserta menyimpan surat ke dalam laci virtue, saya membagikan file tersebut kepada peserta. Saya juga mencetak beberapa file tersebut (tiga surat), agar mereka mudah dalam meng-entry arsip tersebut.
Ada tiga puluh surat yang akan di entry oleh peserta. Mengapa jumlahnya tiga puluh? Karena pelatihan ini diselenggarakan selama tiga hari. Jadi, harus banyak latihan soal. Menyimpan ke dalam sistem e arsip saja, tidak cukup, tetapi mereka juga harus mengolah dalam peminjaman arsip dan pengembalian arsip.
Soal penyimpanan arsip ke dalam laci, guide, dan map virtue, serta meng-entry kedalam e arsip untuk pembelajaran yaitu:
1. PT DUNIA MODERN, Abjad, Du;
2. PT JAYA RAYA KOMPUTER, Pokok Soal, Pesanan;
3. PT MANDIRI KOMPUTER, Tanggal, 5/2/2015;
4. CV SINAR MELATI, Desimal, 123,47;
5. CV CIPTA KARYA, Terminal Digit, 13445;
6. PT BUANA MELATI, Wilayah, P.Jawa-Jawa Tengah, Semarang.
7. CV SUKARAJA, Tanggal, 5/8/2014
8. CV ELEKTRO BALI, Desimal, 123,46
9. CV TEGALSARI, Abjad, Te
10. PT SENTOSA, Wilayah, P.Jawa-DKI Jakarta,Jakarta Selatan
11. PT SINAR BAHAGIA, Pokok Soal, Penawaran
12. Toko Periangan, Terminal Digit, 12345
13. CV TEGALSARI, Terminal Digit, 11345
14. Toko Komputer Modern, Desimal, 123,45
15. Toko Elektro Purwodadi, Wilayah, P.Jawa-Jawa Tengah,Grobogan
16. CV BERDIKARI RAYA, Desimal, 123,48
17. CV BONDOWOSO, Wilayah, P.Jawa-Jawa Timur,Surabaya
18. CV KANCIL MAS, Terminal Digit, 13345
19. CV PURNAMA JAYA, Pokok Soal, Pembayaran
20. PT CHAILAS PHARMA, Pokok Soal, Pembayaran
21. PT INDONESIA JAYA, Abjad, In
22. PT JAYA UTAMA, Abjad, Ja
23. Toko Bunda, Tanggal, 12/4/2014
24. Toko Indah Jaya, Tanggal, 29/10/2014

Soal peminjaman arsip, yaitu:
1. Senin, 30 Maret 2015, Rima Astari meminjam arsip dari Toko Komputer “Modern” Medan. Arsip tersebut akan dikembalikan tanggal 6 April 2015.
2. Senin, 30 Maret 2015, Rima Melati meminjam arsip dari PT Sinar Bahagia, Jakarta. Arsip tersebut akan dikembalikan tanggal 6 April 2015.
3. Selasa, 31 Maret 2015, Soleh meminjam arsip dari CV Sukaraja, Bandung. Arsip tersebut akan dikembalikan tanggal 7 April 2015.
4. Kamis, 2 April 2015, Intan meminjam arsip CV ELEKTRO “BALI”, Bali. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 9 April 2015.
5. Kamis, 2 April 2015, Mawar meminjam arsip CV Tegalsari, Cirebon. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 9 April 2015.
6. Senin, 6 April 2015, Tesa meminjam arsip CV Bondowoso, Surabaya. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 12 April 2015.
7. Senin, 6 April 2015, Budi meminjam arsip Toko Bunda, arsip tersebut dikembalikan tanggal 12 April 2015.
8. Selasa, 7 April 2015, Azhar meminjam arsip PT Chailas Pharma, Jakarta. Arsip dikembalikan tanggal 13 April 2015.
9. Selasa, 7 April 2015, Suci meminjam arsip Toko Jaya Utama, Jakarta. Arsip dikembalikan tanggal 13 April 2015.
10. Rabu, 8 April 2015, Hendra meminjam arsip CV Berdikari Raya, Jakarta. Arsip dikembalikan tanggal 14 April 2015.
11. Rabu, 8 April 2015, Siti Nurbaya meminjam arsip PT Indonesia Jaya, Bandung. Arsip dikembalikan tanggal 15 April 2015.
12. Kamis, 9 April 2015, Tejo meminjam arsip CV Kancil Mas, Jakarta. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 16 April 2015.
Kedua belas arsip tersebut dalam keadaan baik, dengan arsiparis Agung Kuswantoro.

Soal Pengembalian Arsip, yaitu:
1. Senin, 6 April 2015, Rima Astari mengembalikan arsip Toko Komputer “Modern”, Medan yang telah dipinjamnya pada tanggal 30 Maret 2015.
2. Senin, 6 April 2015, Rima Melati mengembalikan arsip PT Sinar Bahagia, Jakarta yang telah dipinjam pada tanggal 30 Maret 2015.
3. Selasa, 7 April 2015, Soleh mengembalikan arsip CV Sukaraja, Bandung, yang telah dipinjam pada tanggal 31 Maret 2015.
4. Kamis, 9 April 2015, Intan mengembalikan arsip CV ELEKTRO “BALI”, Bali, yang telah dipinjam pada tanggal 2 April 2015.
5. Kamis, 9 April 2015, Mawar mengembalikan arsip CV Tegalsari, Cirebon, yang telah dipinjam pada tanggal 2 April 2015.
6. Senin, 13 April 2015, Tesa mengembalikan arsip CV Bondowoso, Surabaya, yang telah dipinjam pada tanggal 6 April 2015.
7. Senin, 13 April 2015, Budi mengembalikan arsip Toko Bunda, yang telah dipinjam pada tanggal 6 April 2015.
8. Selasa, 14 April 2015, Azhar mengembalikan arsip PT Chailas Pharma, Jakarta, yang telah dipinjam pada tanggal 7 April 2015.
9. Selasa, 14 April 2015, Suci mengembalikan arsip Toko Jaya Utama, Jakarta yang telah dipinjam pada tanggal 7 April 2015.
10. Rabu, 15 April 2015, Hendra mengembalikan arsip CV Berdikari Raya, Jakarta, yang telah dipinjam pada tanggal 7 April 2015.
11. Rabu, 15 April 2015, Siti Nurbaya mengembalikan arsip PT Indonesia Jaya, Bandung, yang telah dipinjam pada tanggal 8 April 2015.
12. Kamis, 16 April 2015, Tejo mengembalikan arsip CV Kancil Mas, Jakarta, yang telah dipinjam tanggal 9 April 2015.
Kedua belas arsip tersebut dalam kondisi bagus, dengan arsiparis Agung Kuswantoro

 

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran Universitas Negeri Semarang dan trainer elektronik arsip, HP 08179599354

 

Siswa pun Bisa Mempraktekkan E Arsip Pembelajaran

Sabtu, 13 Agustus 2016 menjadi waktu yang sungguh memberikan manfaat kepada saya. Ada empat puluh siswa sudah menanti untuk belajar bersama e arsip pembelajaran. Sebuah karya yang saya ciptakan bersama Trisna. Sudah banyak tempat, saya berbagi bersama kepada guru-guru baik di Jawa Tengah, Bekasi, dan Jawa Barat. Namun untuk kali ini, saya akan berbagi mengenai e arsip tersebut kepada siswa.

Ini adalah pengalaman pertama saya menyampaikan materi dari produk saya. Ibarat orang jualan, biasanya saya menjual produk saya kepada para guru yang tergabung dalam MGMP. Siswa-siswa tersebut adalah SMK Ky Ageng Giri, Mranggen Demak, Jawa Tengah. Sebuah tempat yang kurang lebih 10 kilometer dari Mranggen, Demak. Jauh.

Siswa-siswanya kebanyakan dari santri pondok Ky Ageng Giri Ageng, sebuah pondok pesantren dengan jumlah santri yang banyak. Saya melihat sendiri saat solat berjamaah solat dhuhur yang jamaahnya hingga seratusan santri. Angka yang fantastik solat jamaah dhuhur dengan jumlah jamaah yang sangat banyak.

Acara dimulai pukul 08.00 WIB di ruang kelas. Kami terdiri dari Saya, Trisna, Bapak Ahmad Nurkhin, dan Bapak Mushin. Acara dilakukan di dua tempat yaitu di kelas dan labolatorium. Kelas digunakan untuk serah terima kami dan pemberian kenang-kenangan secara simbolik. Labolatorium digunakan untuk praktek e arsip pembelajaran.

Siswa-siswa sangat antusias menyambut kami. Jawaban salam atas doa yang saya ucapkan dijawab dengan kompak dan fasih. Komputer dan laptop mereka siap untuk menerima aplikasi yang telah saya siapkan. Mereka memang dalam taraf belajar. Aplikasi yang saya buat memang kental dengan konsep manajemen e arsip mulai dari pencatatan (baca pemberkasan), penyimpanan, peminjaman, hingga pengembalian. Dalam pencatatan pun ada konsep indeks, cara penulisan penyimpanan, hingga laci, guide, dan map atas arsip yang akan disimpan. Jadi belajar e arsip pembelajaran juga harus memahami manajemen kearsipan.

Saya sangat memuji semangat mereka dalam mendalami e arsip pembelajaran. Setiap arsip yang akan disimpan mereka langsung mempelajarinya, mulai dari pencatatan hingga peyimpanan. Sembari saya memandu mereka untuk mengentry satu arsip, saya bertanya mengenai konsep-konsep arsip yang akan disimpan. Alhamdulillah mereka memahami konsep manajemen kearsipan. Mereka memahami sistem penyimpanan arsip mulai dari pencatatan hingga penyimpanan.

Saya menggunakan strategi setiap langkah yang akan dikerjakan harus dilakukan bersama. Artinya, saat mengentri semua siswa harus mengentri, sembari saya memberikan keterangan yang terkandung dalam konsep kearsipan. Jika ada siswa uang tertinggal dalam langkah pekerjaannya, maka kita akan membantunya. Dan, semua siswa akan menunggunya. Jadi satu langkah, untuk satu kelas. Tidak ada yang tertinggal dalam proses pembelajaran. Jjika ada siswa yang tertinggal satu langkah pekerjaan, maka akan tertinggal semua langkah pekerjaannya, karena pekerjaan dalam proses pengarsipan elektronik saling terkait.

Baru kali ini, saya dapat memperagakan satu surat lengkap mulai dari pencatatan hingga penyimpanan hanya dalam waktu satu jam. Biasanya, peserta pelatihan mengentri satu surat saja, hingga dua jam. Namun karena pemahaman mereka terhadap konsep kearsipan baik dan mampu mengoperasikan komputer dengan baik pula, maka cepat mereka dalam mengentri dan menyimpan surat. Bahkan setelah satu surat mereka mengentri, kemudian mereka praktek mengentri dan menyimpan surat lagi dengan sistem penyimpanan yang berbeda dengan arsip yang dijadikan contoh pertama. Sistem penyimpanan arsip pada contoh yang pertama menggunakan sistem abjad untuk surat masuk. Pada contoh yang kedua menggunakan sistem sistem tanggal (kronologis) untuk surat keluar. Ya, alhamdulillah mereka mampu. Padahal saya hanya menerangkan satu arsip dan posisi saya duduk di depan, sembari istrihat.

Luar biasa mereka, meskipun sekolah mereka jauh dari kota. Bahkan semua tim saya ikut tidak ada sinyal di sekolah tersebut, namun mereka antusias dalam belajar. Tidak cukup belajar saja, namun mereka memiliki gairah untuk mempelajarinya. Terbukti mereka bisa memahami e arsip pembelajaran dan tidak gaptek teknologi.

Sebuah pengalaman yang menarik bagi saya dapat berbagi kepada mereka. Mereka adalah siswa dan santri. Diawal pembelajaran saya memberika yel-yel dengan kalimat SMK KY AGENG GIRI YES, SANTRI HEBAT. Saat memberikan yel, yang ada hanya gemuruh ruang tersebut. sekali lagi mereka sangat antusias. Antusias itulah yang menjadikan semangat saya juga dalam memberikan materi.

Hampir dua jam lebih saya mempraktekkan e arsip pembelajaran. Tiba saatnya, saya berpisah dengan mereka. Mereka pun tak segan-segan bertanya atas materi yang saya berikan. Dengan bekal tiga hadiah yang telah dibungkus kertas, saya memberikan pertanyaan kepada mereka. Siapa yang dapat menjawab dengan benar, maka mereka berhak mendapatkan hadiah tersebut. Tiga pertanyaan pun mereka mampu menjawabnya, berarti ludes semua hadiah yang telah disiapkan oleh sekolah.

Kenangan yang tidak terlupakan yaitu dapat berbagi ilmu dengan siswa-siswa yang notabene jauh dari kota, namun mereka semangat belajarnya sangat tinggi. Walaupun mereka jauh dari kota, tapi mereka tidak gaptek teknologi. E arsip pembelajaran dapat mereka praktekkan dengan baik dan benar. Terimakasih SMK Ky Ageng Giri, semoga kerjasama ini kita bisa lanjutkan di tahun mendatang. Terimakasih pula atas solat jamaah dhuhurnya dengan seratus santri di masjid yang jarang saya jumpai dengan jumlah orang yang banyak.  Semoga tulisan ini bermanfaat.

Semarang, 13 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Laporan Hasil Observasi Tim UPT Kearsipan UNNES ke Record Center FE UNNES

Kami melakukan obervasi dengan tujuan melihat keadaan yang nyata, dimana arsip akan disimpan di record center FE UNNES. Namannya saja, record center maka arsip-arsip yang ada di masing-masing unit atau subunit kerja akan memberikan arsipnya ke record center. Sub-subunit tersebut terdiri dari kemahasiswaan, akademik, kepegawaian, keuangan, akuntansi, perbelakan, dan lainnya.

Temuan yang dilapangan adalah

Ditemukan ada 3 lemari arsip geser dengan 8 lemari.

1 Lemari                                             = 10 rak, dengan 1 baris= 2 rak

Ada 8 lemari X 3 lemari geser         = 24 lemari

24 lemari X 2 rak                              = 48 rak (total dengan 3 lemari arsip geser)

 

1 rak diisi                                           = 8 box arsip

Sisa box yang saya temukan di gudang di gedung C6 lantai 3 sebanyak 250 box

250 box/ 8 box arsip                                   = 31 rak

31 rak/ 10 rak (1 lemari)                = 3 lemari yang dapat diisi dengan menggunakan 250 box

 

I box berisi 300 ekslemplar (dalam dokumen kertas halaman, bukan dalam wujud laporan.

 

Hal yang perlu diperhatikan yaitu ada tujuh pola klasifikasi kearsipan yang ada di FE UNNES yaitu (a) Perkuliahan Dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi, (b) Kemahasiswaan, (c) Keuangan, (d) Akuntansi/ Perencanaan, (e) Kepegawaian, (f) Ketatausahaan, dan (g) Sarana dan Prasarana. Pembagian arsip yang masuk dalam record center FE UNNES berarti tidak semuanya dimasukkan, hanya waktu tertentu (baca :belum dipastikan waktunya), karena jumlah volume masing-masing pola klasifikasi berbeda-beda. Yang terbanyak adalah perkuliahan dan perguruan tinggi.

Lemari geser cocok diisi dengan box arsip karena dapat menampung banyak dan lebih rapi dibanding odner.

Perlu pencatatan pemberkasan arsip dari masing-masing subunit, jadi penata dokumen lebih mudah dalam penataan arsip didamping dari tim UPT Kearsipan.

Selama pemindahan arsip, peran subunit sangat berperan dalam menyerahkan dokumennya karena untuk memastikan dokumen tersebut siap diarsipkan.

Semarang, 10 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

 

Beberapa yang perlu diperhatikan dalam penataan arsip record center FE UNNES.

Beberapa yang perlu diperhatikan dalam penataan arsip record center FE UNNES.

  1. Sarana berupa box arsip tersisa 250 buah. Hanya 31 rak yang terisi atau 3 lemari (asumsinya 1 lemari = 10 rak)
  2. Ada tujuh pola klasifikasi dari arsip yang akan disimpan yaitu (a) perkuliahan dan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi, (b) kemahasiswaan, (c) keuangan, (d) akuntansi/perencanaan, (e) kepegawaian, (f), ketatausahaan, dan (g) sarana dan prasarana. Ada tujuh pola klasifikasi dengan jumlah box hanya 250, maka pemilihan arsip yang akan disimpan ke record center harus selektif. Cara yang paling mungkin adalah menata arsip dihitung dari waktu mundur (misal bulan Agustus, Juli, dan Juni tahun 2016).
  3. Perlu adanya serah terima arsip dari subunit ke record center ditunjukkan berita acara serah terima arsip yang ditanda tangani oleh kepala subunit kerja dan pengelola arsip unit kerja, disaksikan oleh dua orang saksi.
  4. Diperlukan koordinasi untuk menentukan tugas yang akan dilakukan oleh masing-masing subunit, seperti tugas penata dokumen, kepala subunit, mahasiswa yang akan membantu penataan arsip, pekerja yang memindahkan arsip dari C6 ke record center, dan lainnya.
  5. Dalam serah terima arsip, arsip harus teridentifikasi atau tercatat oleh subunit.
  6. Penata dokumen akan menata sesuai dengan pola klasifikasi yang telah ditentukan, dengan pendampingan tim UPT Kearsipan UNNES.

 

Tenaga Kependidikan Fakultas Kedokteran Belajar Pelatihan Digitalisasi Kearsipan

Arsip memegang peranan sangat penting bagi sebuah lembaga. Ia memberikan informasi yang dalam terhadap suatu dokumen. Oleh karenanya, keberadaannya perlu diselamatkan. Suatu kebahagiaan bagi saya, hari ini, Sabtu (27 Agustus 2016) dapat berbagi ilmu dengan Ibu/ Bapak dari Jakarta, Bandung, Semarang, dan Makasar dengan jumlah peserta hanya tujuh orang. Tempat pelatihan di hotel Ibis, Malioboro, Yogyakarta.

Mereka adalah Ibu Suriani Sulaeman dari Universitas Muslim Indonsia (Makasar), Dominica Dian Pramudhita (Universitas Duta Wacana), Ayu Dianita Lestari (Universitas Jenderal Ahmad Yani), M. Sulfikarnain (Universitas Tarumanegara), Poni Kusdiningsih (Universitas Tarumanegara), Yunus Mustaqim (Universitas Sultan Agung), dan Slamet (Universitas Sultan Agung).

Semangat mereka sangat tinggi. Mereka berangkat pagi dari Jakarta, hingga belum sarapan untuk mengejar jam 08.00 menuju Yogyakarta. Demikian juga yang dari Semarang. Padahal, hari Sabtu, dimana mereka seharusnya masih bercengkerama dan menikmati liburan. Namun, mereka justru belajar. Pastinya, mereka memiliki pengalaman kerja yang lama dibanding saya.

Peserta yang dibatasi hanya tujuh orang menunjukkan keseriusan panitia dalam memberikan kualitas pelayanan kepada peserta. Saya sebagai pihak yang diundang menjadi pembicara harus memberikan ilmu kearsipan yang bermanfaat. Permintaan panitia adalah materi digitalisasi kearsipan. Panitianya adalah PT Media Citra Mandiri dari Bandung http://mediacitramandiri.co.id/Pelatihan-Digitalisasi-Kearsipan/.

Tak disangka ketujuh beserta berasal dari Fakultas Kedokteran. Mereka berkedudukan sebagai tenaga administrasi dan kepala Tata Usaha serta kepala subbagian. Dengan homogenitas peserta yang sama yaitu dari Perguruan Tinggi dan berasal dari Fakultas yang sama, menjadikan saya berpikir untuk praktik pelatihannya dalam bidang kasus perguruan tinggi. Nah, namun kenapa kok pesertanya dari fakultas yang sama? Apakah panitia hanya membagikan atau menginformasikan pelatihan ini hanya ditujukan untuk fakultas kedokteran? Ternyata jawaban panitia adalah informasi pelatihan ini ditujukan kepada perusahaan dan instansi, tetapi yang mendaftar sejumlah tujuh peserta ini.

Muncullah pertanyaan-pertanyaan saya dalam pelatihan ini yaitu apakah arsip di fakultas kedokteran itu belum tertata? Mengapa semua peserta berasal dari Fakultas Kedokteran? Apakah arsip fi Fakultas Kedokteran banyak? Pertanyaan tersebut saya sampaikan kepada peserta. Hasilnya memang arsip di tempat mereka kerja perlu ada penanganan yang serius sesuai dengan kaidah kearsipan.

Digitalisasi kearsipan adalah saat ini sedang saya kembangkan dalam penelitian saya. Alhamdulillah semoga melalui acara ini produk penelitian saya ini dapat digunakan. Bahasa saya diujicobakan atas produk penelitian saya.

Mengingat materi ini kental dengan teori dan praktek. Saya tidak sendiri. Saya dibantu oleh teman saya yaitu Trisna Novi Ashari. Acara dilakukan di hotel Ibis Yogyakarta, dimulai pukul 08.00 hingga 16.30 WIB. Durasi waktu yang panjang sehingga saya harus mengatur waktu dalam mempresentasikan setiap materi. Terlebih saya sebagai pembicara tunggal.

Strategi yang digunakan dalam pelatihan ini adalah sesi sebelum istrihat makan siang yaitu pengutan konsep kearsipan manual dan elektronik. Setelah itu baru praktek kearsipan digital. Saat saya menyampaikan materi, teman saya meng-install program kearsipan ke laptop peserta. Meng-install tujuh laptop saja membutuhkan dua jam, sehingga membutuhkan konsentrasi yang cukup tinggi pula. Oleh karenanya, tahap peng-install-an saya lakukan oleh kami terlebih dahulu, setelah mereka memahami isi dari yang ada dalam aplikasi tersebut dan masih ada waktu dalam pelatihan tersebut, baru mereka belajar cara meng-install aplikasi tersebut.

Memang membutuhkan keterampilan dalam proses meng-install dan mengoperasikan komputer. Selain itu, peserta harus memahami kaidah kearsipan. Mengapa demikian? Aplikasi yang saya tawarkan dalam sistem tersebut sangat kental dengan manajemen kearsipan, mulai dari jenis arsip, sifat arsip, arsip aktif/ inaktif, jadual retensi, kode klasifikasi arsip, indeks, peminjaman arsip, dan pengembalian arsip, dan konsep lainnya.

Mengapa saya memaparkan kaidah kearsipan? Karena aplikasi, orang IT pun bisa membuat program, namun konsep kearsipan belum tentu semua orang memasukkan dalam IT tersebut, sehingga harus ada perpaduan antara IT dan manajemen kearsipan.

Diskusi yang panjang dengan mereka terkait pola klasifikasi kearsipan, penentuan retensi, nilai guna arsip, penyimpanan arsip, cara mengindeks arsip, dan konsep kearsipan yang lainnya menjadi sesuatu yang menarik. Kita bisa saling bertukar informasi di antara sesama lembaga perguruan tinggi dan fakultas yang sama pula, yaitu kedokteran. Jadi bisa saling belajar bersama.

Acara berakhir jam 16.30 WIB ditandai dengan pembagian sertifikat dan foto bersama. Semoga acara ini bermanfaat untuk peserta dan para pembaca bisa belajar dari setiap materi melalui status ini. Diniati ibadah semoga dipermudah segala sesuatu dalam pelatihan ini. Semoga Allah selalu ada di setiap langkah kita. Sukses selalu untuk kita semua. Amin

DSC00746.JPG

Yogyakarta, 27 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

 

Merancang Record Center PPs UNNES

PPs UNNES adalah unit kerja di UNNES yang menyelenggarakan khusus pendidikan strata dua dan tiga, sehingga ia memiliki peran yang sangat vital dalam kemajuan UNNES. Oleh karenanya, perlu dokumen atau arsip yang dikelolanya harus ditata sebagai dasar dalam membuat kebijakan atau keputusan atas informasi yang tersaji dalam arsip tersebut.

UNNES telah memiliki pola klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), tata naskah surat dinas, pengelolaan arsip dinamis, dan pedoman lainnya mengenai kearsipan. Namun, itu semua perlu didukung oleh unit kerja, salah satunya PPs UNNES. Bagaimana agar arsip di PPs UNNES dapat tertata? Jawaban yang sangat singkat adalah membuat Record Center PPs UNNES. Namun, untuk mewujudkan record center bukan hal yang mudah. Mengapa demikian? Dibutuhkan komitmen yang kuat dari pimpinan dan sumber daya yang kompeten. The right man on the right place atau penempatan orang sesuai dengan tempatnya menjadi prinsip utama dalam penataan arsip. Jangan sampai penataan arsip dilakukan asal saja. Menata arsip memiliki kaidah dan pola tersendiri. Oleh karenanya perlu dirancang.

Adapun rancangannya ada beberapa tahap. Pertama, unit kerja (PPs UNNES) harus memiliki SOP (Standard Operational Prosedure) mengenai pola klasifikasi kearsipan dan tata naskah dinas. SOP sebagai pedoman orang yang bekerja agar sesuai  prosedur sehingga tujuan organisasi cepat tercapai. Ilustrasinya saat orang pekerja bangunan akan masuk ke gedung yang sedang dikerjakan, maka ia akan memakai helm, rompi warna cerah, sepatu, membawa peralatan kerja, dan bekal lainnya. Tujuannya ia memakai atribut seperti itu adalah agar ia selamat dan menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Lantas, bagaimana penata dokumen dalam mengelola arsip? Pastinya, dibutuhkan SOP sebagaimana pekerja bangunan akan masuk ke gedung. Penata dokumen menuliskan surat masuk-keluar ke buku agenda, membuat kartu kendali, mengklasifikasikan, memberkas arsip, menyimpan arsip, memelihara arsip, mengamankan arsip, dan menyusutkan arsip. Setiap pekerjaan penata dokumen pasti memiliki langkah kerjanya agar ia selamat dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti arsip hilang atau merasa sudah menerima arsip, padahal belum menerima arsip. Oleh karenanya, SOP kearsipan di PPs UNNES sangat dibutuhkan, sebagai acuan penata dokumen dalam bekerja.

dsc_0278

Kedua, unit kerja memiliki sumber daya (penata dokumen) yang potensial dibidang administrasi. Hal ini sangat penting, karena menata arsip dibutuhkan profesionalitas, sehingga kita mengenal arsiparis, dimana ia memiiki tugas utama menata arsip. Kenyataan selama ini, ada rotasi pegawai pada penata dokumen atau tendik, namun UNNES masih terbatas dalam tenaga arsiparisnya, sehingga menyulitkan dalam penataan arsip. Oleh karenanya, cara yang harus ditempuh  adalah menguatkan SOP dan memberikan pelatihan dan pendampingan dalam kearsipan.

Ketiga, menata arsip membutuhkan ruangan atau record center. Tujuannya adalah menyimpan arsip atau depo arsip dari masing-masing subunit atau prodi. Depo arsip ini menjadi  pusat penyimpanan arsip PPs UNNES. Arsip yang aktif masih disimpan di subunit atau prodi, sedangkan arsip yang masa umurnya sudah habis dan masih berguna, serta memiliki nilai guna, maka disimpan di depo arsip. Untuk memindahkan arsip dari subunit kerja ke unit kerja atau record center atau depo arsip juga harus sesuai dengan prosedur, yaitu dengan mencatat arsip mulai dari judul arsip, tahun arsip, pola klasifikasi, jumlah arsip, bentuk arsip, dan retensi arsip.

Cara penyerahan arsip bukan berwujud berkas-berkas yang dibendel tali rafiya atau berkas yang dimasukkan ke kardus, kemudian dikirim ke depo arsip. Sebelum dikirim ke depo arsip, dibuatkan berita serah terima arsip dari subunit kerja ke unit kerja. Jadi, bukan asal mengirim berkas ke record center.

Ketiga rancangan itulah yang dapat kita lakukan dalam menata arsip, khususnya membuat record center. Memang bukan hal mudah untuk menciptakan arsip yang rapi dan tertib, sehingga penemuan kembali (finding) arsip dapat cepat ditemukan. Semoga arsip PPs UNNES dapat tertata dengan  rapi sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan. Sukses untuk kita semua. Amin.

dsc_0281

 

Semarang, 7 September 2016

Agung Kuswantoro

 

temuan-temuan saat pendampingan kearsipan di FE UNNES yaitu

  1. kerdus banyak yang rusak

dampaknya tidak banyak arsip yang ditata

  1. penata dokumen (mba sri) masih disibukkan dengan pekerjaan lain seeprti surat
  2. arsip yang tertata baru akuntansi

berikut dokumentasinya

 

 

 

 

 

 

https://agungbae123.wordpress.com/2016/10/23/materi-teknologi-perkantoran/

PROPOSAL PENAWARAN KERJASAMAPENATAAN KEARSIPAN DI IELC SURAKARTA

Oleh
Konsultan Sadar Arsip
Semarang

SEMARANG
14 Oktober 2016
Proposal
Penataan Kearsipan di IELC Surakarta

1. Latar Belakang
Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.
Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.
Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.
Visi IELC adalah “untuk menjadi lembaga pendidikan Bahasa Inggris terbaik di Indonesia”. Misi IELC adalah (1) Memainkan peran yang penting dalam masyarakat dan membawa perubahan yang positif dalam kehidupan staf, para siswa dan rekan bisnis; (2) Menjadi kursus Bahasa Inggris yang memenuhi kualitas Standar Internasional dan mendukung perkembangan wilayah Solo khususnya dan daerah sekitarnya; (3) Menghasilkan siswa-siswa yang berkompeten dan percaya diri yang mampu berpartisipasi dalam dialog global sebagai bagian dari masyarakat Internasional.
Oleh karenanya sebagai organisasi besar untuk mendukung pekerjaan kantor diperlukan penataan arsip yang sesuai dengan manajemen kearsipan. Keberadaan arsip di IELC sangat penting sebagai sumber informasi dan dasar pengambilan keputusan.

2. Tujuan Kegiatan
Tujuan penataan kearsipan adalah
a. Mengidentifikasi arsip yang ada di IELC Surakarta.
b. Mencatat dan meyortir arsip yang disimpan oleh IELC Surakarta.
c. Mempola klasifikasikan arsip yang sesuai dengan kebutuhan.
d. Menyimpan arsip sesuai dengan manajemen kearsipan.
e. Memelihara dan mengamankan arsip.
f. Memusnahkan arsip yang tidak terpakai di IELC Surakarta.
g. Melatih tenaga administrasi menata arsip sesuai dengan kaidah kearsipan.
h. Mengelektronikkan arsip yang ada di IELC Surakarta.

3. Manfaat Kegiatan
Manfaat Kegiatan ini adalah
a. Agar arsip mudah ditemukan dalam waktu yang cepat (maksimal 3 menit).
b. Penataan arsip lebih efesien.
c. Tenaga administrasi memahami manajemen kearsipan.
d. Mengelektronikkan arsip berdasarkan kebutuhan organisasi.

4. Bentuk Kegiatan
Bentuk kegiatan ini adalah
a. Penataan arsip dengan melibatkan tim kami sesuai dengan manajemen kearsipan.
Penataan arsip dilakukan dengan urutan mengidentikasi, pencatatan, pemberkasan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Organisasi yang pernah bekerja sama dalam hal ini adalah PPs UNNES, Badan Konservasi UNNES, FE UNNES, PT Kereta Api Indonesia DAOP IV, Rumah Sakit Gading Pluit, Kelurahan Ngijo, dan lainnya. Berikut gambarnya:

Gambar 1. Penataan Arsip di Kelurahan

Terlihat gambar di atas, bahwa penataan arsip tak sekedar menata, namun membutuhkan ilmu. Semakin mudah menata arsip semakin lama pencariannya. Semakin lama menata arsip, semakin cepat pencariannya.

b. Pelatihan dasar kearsipan bagi tenaga administrasi.
Pelatihan ini bertujuan memberikan pelatihan kearsipan kepada tenaga administrasi yang ada di unit kerjanya. Ada model penataan arsip yang terpusat dan tersentral. Tergantung pada organisasi yang menggunakan sistem mana yang sesuai dengan keadaan organisasinya.

c. Pelatihan elektronik kearsipan.
Pelatihan ini bertujuan agar tenaga administrasi terampil dalam menyimpan arsip dalam bentuk elektronik. Selain cakap menyimpan arsip secara manual, tanaga administrasi juga harus mampu menata arsip secara elektronik.

Gambar 2. Saat memberikan pelatihan e arsip bersama PT BINO

d. Mengelektronikkan arsip.
Mengelektronikkan arsip dapat dilakukan dengan bekerjasama dalam pembuatan aplikasi kearsipan yang sesuai dengan organisasi karena harus berdasarkan kebutuhan organisasi. Dasar dalam mengelektronikkan arsip adalah tertatanya arsip yang manual.

Info mengenai bentuk pelatihana dan penataan kearsipan yang diselenggarakan oleh kami, ada di
https://agungbae123.wordpress.com/konsultan-kearsipan/ dan https://www.youtube.com/results?search_query=pelatihan+e+arsip

Gambar 2. Pelatihan e arsip bersama PT BINO

Gambar di atas, merupakan salah satu aktivitas kami dalam memberikan pelatihan e arsip untuk pembelajaran. E arsip untuk pembelajaran merupakan salah satu fokus kajian yang sedang kami lakukan. Pelatihan ini sudah dilakukan di Kudus, Demak, Semarang, Purwakarta, Cikarang, dan kota besar lainnya di Indonesia. Kami juga bekerjasama dengan beberapa perusahaan seperti PT Bino (bantex), Bogor dan PT Media Citra Mandiri, Bandung.

5. Anggota Tim
Ketua : Agung Kuswantoro
Anggota : Ina Kumala (arsiparis lulusan UGM)
Trisna Novi Ashari (Programer E Arsip)
Fauza (lulusan Administrasi Perkantoran UNNES)

Semarang, 14 Oktober 2016
Ketua Tim,

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd

Membangun Record Center TU Universitas
Oleh Agung Kuswantoro

TU Universitas sebagai tempat pencipta arsip sekaligus menyimpan arsip yang masuk di UNNES. Sebagai lembaga besar pasti memiliki arsip yang banyak. Oleh karenanya perlu ditata agar terkelola dengan baik. Keadaan sekarang, arsip aktif yang ada di TU Universitas tampak pengelolaan arsip perlu dibenahi. Terlihat arsip ada ditumpukan atas lemari, box-box kardus di atas lemari, arsip-arsip di mobile file yang belum tercatat, dan beberapa arsip yang ada pada pegawai belum terlihat rapi. Lalu, bagaimana model pengelolaan arsipnya?

Ada beberapa langkah kerjanya. Pertama, mengkhususkan arsip aktif di satu tempat. Tempat yang sangat memungkinkan adalah di ruang yang sekarang ada mobile file-nya. Arsip-arsip yang ada pada mobile file dipindah ke perpus lantai 1 – sebagai calon kantor UPT Kearsipan – kemudian arsip aktif masuk ke ruang tersebut.

Kedua, perlu pencatatan arsip aktif saat masuk record center – nama tempat arsip aktif – TU Universitas. Berarti membutuhkan tenaga yang mencatat, siapa itu? Pastinya pemilik arsip aktif yaitu pegawai TU Universitas dengan pendampingan UPT Kearsipan.

Ketiga, pola klasifikasi harus diperhatikan. Pola klasifikasi yang ditentukan oleh UNNES dalam pengelolaan kearsipan adalah subjek. Subjek atau pokok masalah harus jelas, karena menyangkut arsip. Pokok masalah yang ada pada TU Universitas jelas berbeda dengan unit kerja lainnya. Saya belum mengecek pokok masalah yang ada di TU Universitas ada berapa jumlah pokok masalah yang digunakan.

Keempat, sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan. Memang tidak harus baru dalam menata arsip menggunakan peralatan kearsipan seperti filling cabinet dan box arsip. Perlu diskusi terkait sarana dan prasarana.

Kelima, saat pemindahan arsip di TU Universitas menuju perpustakaan lantai 1 membutuhkan tenaga yang “gotong-gotong” arsip karena jumlahnya tidak sedikit, sehingga dibutuhkan koodinasi antar beberapa pihak.

Itulah beberapa catatan saat pengelolaan kearsipan aktif TU Universitas dibutuhkan banyak elemen yang terlibat seperti pegawai TU Universitas, UPT Kearsipan, cleaning service, atau bahkan asset (peralatan arsip) sehingga dibutuhkan koordinasi dari elemen yang terlibat. Tujuan kegiatan ini agar jelas pengelolaan arsip aktif TU Universitas mulai pencatatan, pemberkasan, penyimpanan, hingga penemuan kembali. Sehingga letak suatu arsip jelas mulai dari laci, guide, dan mapnya sebagai wujud pelayanan prima menuju good government di UNNES. Amin.

Pembelajaran Dokuman Hilang TPF

Oleh Agung Kuswantoro

Sebuah kecelakaan terjadi dalam sebuah negara yang sedang menuntaskan suatu perkara besar yang belum jelas siapa pelaku utama atas meninggalnya aktivis HAM, Munir Said Thalib. Munir meninggal dalam sebuah penerbangan menuju Amsterdam, Belanda untuk melanjutkan study-nya di Universitas Utrech. Ia wafat pada 7 September 2004 di pesawat Garuda GA-974 kursi 40 G.

Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor III tahun 2004 bahwa Tim Pencari Fakta (TPF) merupakan Tim yang bertanggung jawab langsung kepada presiden dan pemerintah mengumumkan hasil penyelidikan tim kepada masyarakat, namun hingga dua belas tahun belum terungkap aktor pembunuh Munir. Dokumen (baca: arsip) TPF dinyatakan hilang oleh Menteri Koordinator Politik, Hukum, dan Keamanan Wiranto yang memerintahkan kejaksaan Agung untuk mencari dokumen TPF atas pembunuhan Munir. Sebelumnya, Komisi Informasi Pusat (KIP) mengumumkan bahwa hasil TPF kematian Munir wajib diumumkan ke publik. Jadi permohonan informasi yang dilakukan KontraS (Komisi untuk Orang Hilang dan Korban Tindak Kekerasan) terhadap Kemensegneg adalah terbuka.

Melansir website sekretariat negara (www.setneg.go.id) pada 25/10 bahwa Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) tidak memiliki, menguasai, dan mengetahui keberadaan dokumen laporan akhir TPF. Hal ini sejalan dengan fakta persidangan dan dikuatkan dalam putusan KIP untuk mengumumkan informasi keberadaan dokumen TPF.

Mensegneg kala itu adalah adalah Yusril Ihza Mahendra mengatakan ia tidak menerima dokumen tersebut. Senada dengan Yusril Sekretaris Kabinet (SetKab), Sudi Silalahi juga tidak menerima dokumen TPF tersebut. Lalu, dimanakah arsip TPF tersebut? Siapakah yang menyimpan? Selasa (25/10) Susilo Bambang Yudhoyono (SBY) konferensi pers, mengatakan bahwa dokumen asli laporan TPF hilang.

SOP
Setiap organisasi atau lembaga pasti memiliki Standard Operasional Prosedures (SOP). SOP sebagai dasar hukum apabila terjadi kesalahan dan memperlancar tugas pegawai atau tim unit kerja. SOP persuratan masuk-keluar diawali dengan pencatatan. Pencatatan sebagai registrasi suatu dokumen. Identitas suatu dokumen harus ditulis atau diinput mulai dari nomor, perihal, lampiran, surat ditujukan kepada/untuk, kode dokumen, dan nama pencatat.

Yusril Ihza Mahendra mengatakan dokumen tersebut tidak pernah diserahkan ke Setneg. Logikanya, jika dokumen itu ada, maka dokumen tersebut akan terekam di buku agenda masuk, dengan pencatatan identitas sebagaimana di atas. Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual berupa buku atau elektronik berupa sistem informasi. Dalam Peraturan Pemerintah RI nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 33 ayat (1) disebutkan “registrasi” adalah tindakan pencatatan terhadap penciptaan arsip yang merupakan bagian dari tahapan kegiatan pengurusan surat. Pencatatan dimaksudkan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut atas dokumen yang telah didistribusikan. Pencatatan dilakukan oleh unit pengolah yang diberi kewenangan untuk menuliskan identitas atas dokumen baik manual ataupun elektronik.

Lebih lanjut pasal 34 ayat (1) penerima arsip yang dianggap sah adalah penerima arsip oleh petugas atau pihak yang berhak menerima yang ditandai dengan bukti penerimaan dan registrasi sesuai dengan teknologi informasi dan komunikasi. Pasal ini jelas sekali bahwa penerima arsip wajib meminta bukti telah menerima suatu dokumen yang telah diserahkannya.

Mengamati kasus ini, ada dua hal yang perlu kita cermati yaitu pencatatan dan tanda bukti penyerahan dokumen. Pertama, pencatatan tidak dilakukan oleh Kemsegneg saat itu. Hal ini diperkuat dengan pernyataan mantan Mensegneg, Yusril Ihza Mahendra. Seharusnya, jika dokumen itu tercatat dalam buku agenda atau catatan pengendalian (kartu kendali), maka dokumen tersebut ada. Dengan tidak tercatatnya suatu dokumen, maka pengendalian dokumen tersebut, susah dilacak. Atau dapat dikatakan dokumen tersebut tidak ada di lembaga tersebut.

Kedua, tanda bukti penyerahan atau penerimaan dokumen tidak ada, maknanya tidak ada keabsahan yang pasti, bahwa dokumen tersebut sudah diterima oleh suatu lembaga. Tanda bukti tersebut memiliki kekuatan hukum sebagai bukti bahwa dokumen sudah diserahkan. Jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, seperti dokumen hilang, maka melalui tanda bukti penyerahan dapat diajukan untuk pencarian. Terkait kasus ini, tanda bukti penerimaan juga tidak ada. Karena TPF selaku penyerah arsip tidak menerima bukti penerimaan arsip, maka memiliki posisi lemah sehingga tidak memiliki bukti bahwa dokumen telah diserahkan.

Lalu, bagaimana cara pencarian arsip. Untuk dapat melacak dimana arsipnya, kembalikan pada penciptanya. Pencipta arsip yaitu segala dokumen yang dibuat oleh lembaga atau perorangan yang telah diverifikasi. Dokumen ini pasti ada pada TPF. Arsip seharusnya dialihmediakan berupa di-fotocopy atau dielektronikkan. Tujuannya, agar jika arsip hilang, maka salinannya masih ada. Dalam korespondensi dikenal dengan carbon copy (CC). tujuan dilakukan salinan atau carbon copy adalah salinan atas dokumen yang kita kirim.

Pembelajaran yang sangat berharga bagi siapa saja. Sepele, namun dampaknya luar biasa. Hanya karena tidak dicatat, diberi atau minta tanda bukti penerimaan, dan tidak menyalin dokumen menjadikan permasalahan tidak tuntas. Padahal, sudah 12 tahun kasus ini terjadi, namun belum mengetahui akan hasilnya. Mari menyadari dan memperlakukan arsip sebagaimana layaknya dia harus hidup selamanya. Fisik bisa berubah menjadi kusam, namun nilai guna informasi sangat dibutuhkan, bahkan nilai informasinya tidak terbatas oleh waktu. Itulah arsip.

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan ekonomi dan koordinator layanan sistem UPT Kearsipan Universitas Negeri Semarang

Siradi: Majulah Terus
Oleh Agung Kuswantoro

Saat rapat koordinasi implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di Jakarta, November 2016. Saya berdiskusi dengan tim dari ANRI, selaku lembaga sah yang ditunjuk pemerintah mengelola kearsipan di negara Indonesia.

Munculnya SIKD menjadi pertanyaan besar bagi UNNES, karena UNNES memiliki sistem tersendiri yatu SIRADI atau sistem persuratan. Membangun SIRADI bukanlah hal yang mudah, dimulai dengan identifikasi, pola klasifikasi, alur kerja, penggunaan user, pencatatan surat, dan evaluasi sistem tersebut. Bahkan dalam sistem tersebut dapat mengintegrasikan kearsipan dari segi dokumen surat. Dengan melihat kode klasifikasi dan jenis surat.

Saat saya berdiskusi dengan penyaji dari ANRI di waktu tersebut, sistem tersebut (SIKD) memang tidak diwajibkan digunakan oleh suatu instansi. Namun sistem ini diharapkan menjadi model sistem informasi kearsipan dinamis di suatu lembaga baik swasta atau pemerintah. Mengingat ANRI dalam mengembangkan sistem tersebut juga tidaklah mudah. Dana yang dikeluarkan juga banyak. Belum lagi evaluasinya dengan melibatkan konsultan dari Korea, ujar penyaji dari ANRI tersebut.

Versi terbaru SIKD sudah disederhanakan item-itemnya. Lebih mudah dan simpel. Tawaran SIKD di tengah implementasi SIRADI menjadikan saya berpikir, bahwa menciptakan sistem tidaklah orang mengatakan “binsalabin”, namun ada kajian teoritis. Penciptaan SIRADI penuh filosofi, dibutuhkan pendalaman penggunaan dan keefektifannya. Keyword dari SIRADI adalah Barcode. Setiap surat yang dicatat akan diberi Barcode. Selain itu, “satu pintu” orang yang mencatatnya. Jika unit itu dilingkungan rektorat, maka front desk yang akan memberikan Barcode. Barcode tersebut sebagai pencarian dokumen juga. Bahkan dalam SIRADI, pola klasifikasi sesai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 tentang tata naskah di lingkungan Kemenristekdikti.

SIRADI tak cukup dengan penataan surat saja, pasti akan muncul lagi sistem berikutnya yaitu SIARDI atau sistem kearsipan. Sistem kearsipan ini menguatkan pada SIRADI. Tampilan dalam SIARDI adalah pola klasifikasi arsip, laci, guide, dan map sebagai bahan pencarian arsip. Arsiparis yang akan menata atau mengelola dalam sistem tersebut. Dari SIRADI akan turun ke SIARDI yang sudah terpola. SIRADI masih umum, kemudian UPT Kearsipan akan menggolongkan arsip-arsip tersebut sesuai pola klasifikasinya.

Yang terpenting adalah semakin hari, kita bekerja sesuai tugas dan fungsinya. Saya yakin, setiap pekerjaan tidaklah langsung berhasil. Pasti ada kekurangannya. Demikian juga dalam SIRADI dan SIARDI. Penataan manual juga harus diperhatikan. Marilah bekerja dengan semangat. Masalah klasik kearsipan seperti SDM, sarana dan prasarana, dan dana menjadi permasalahan yang “menghantui” dalam kearsipan di suatu lembaga. Semoga kita bisa bekerja dengan lebih baik untuk negara ini demi menyelamatkan asset bangsa.

PENGALAMAN TEK TERLUPAKAN: DIUNDANG KE IELC SOLO TAKIRA 4 MATA TAPI MATA-MATA
Oleh Agung Kuswantoro

Dapat undangan ke Solo, tepatnya lembaga internasional IELC. Pimpinannnya sangat antusias membaca tulisan saya mengenai kearsipan. Hingga tiba saatnya Sabtu (28/11) saya ke Solo untuk menemui beliau.

Pikiran saya yang orang “lugu”, biasanya pimpinannya biasa dan orang Indonesia. Saat saya datang, saya pun biasa. Bahkan sempat ijin ke luar dulu untuk makan siang.

Setelah makan siang, saya datang ke kantor Internasional tersebut. Terlihat mobil parkiran seperti Alpard, CRV New, Inova New, dan New-New lainnya. Mobilnya pun lengkap dengan sopirnya. Pastilah bisa membayangkan. Tumpakannya saja seperti itu, apalagi orangnya. Ya jelas bersih, putih, dan mengkilat kurang lebih gambarannya.

Tiba-tiba ada orang asing, saya menyebutnya Bule. Ia menghampiri saya. Langsung mengenalkannya. Saya Anthon. saya pimpinan lembaga ini.

Ia meminta karyawannya untuk menyiapkan satu tempat dan semua karyawannya diminta kumpul di ruang tersebut, kecuali Front Dest.

Saya diantarkan oleh Pak Antoni. Ruangannya mantep AC-nya. Maklum dirumah saya hanya ada kipas angin yang berdiri di atas meja kecil.

Saya diminta duduk di depan. Pikir saya, ngapain saya duduk di depan? la wong saya diundang oleh Bapak. Jadi cukup duduk bersampingan atau empat mata cukup. eh ternyata dugaan saya salah. Beliau mengatakan kepada saya, saya akan mengumpulkan semua karyawan saya. Pak Agung tolong nanti bicara di depan, ujar pemimpin itu.

Betul karyawan semua berkumpul membawa catatan dan berkas. Saya diminta presentasi atas tulisan saya. Kaget. Diam. Berpikir. Sesaat saya menyiapkan dan mengingat apa yang saya tulis.

Semua yang ada di ruangan tersebut hanyut diam dan antusias atas penjelasan saya. Ada dua orang asing yaitu pak Antoni dan Bu Lina. Keduanya kelihatannya yang Penggede dari lembaga tersebut. Sekali-kali saya pakai bahasa Inggris ala Agung. Mboh ngomong apa ora mudeng. Sing penting aku ngomong ben Bulene mudeng.

Ternyata keduanya memahami bahasa saya. Mereka juga bisa bahasa Indonesia meski belum lancar. Sekali-kali Pak Antoni tidak memahami apa yang saya ucapkan. Sekali-jali saya juga tidak memahami ucapan beliau. Namun dibantu oleh karyawannya dan bu Lina yang sudah mahir dalam bahasa Indonesia.

1 jam di depan berbicara ternyata tidak cukup oleh mereka. Mereka ingin saya berbicara lagi. Akhirnya saya pun berbicara dengan agak ke teknis. Walhasil, mereka tambah antusias. Bingung aku. Kesel. La dari Semarang langsung ke Solo istirahat makan siang langsung bericara di depan orang banyak dengan konsep yang lumayan. Lumayan berbobot maksudnya. He he he

2,5 jam akhirnya saya berbicara dengan mereka. Tak kira selesai. Eh saya diajak oleh pak Antoni ke ruang kerjanya untuk melihat arsip di kantornya. Melihat sih gampang. Nah disini saya diminta menganalisis atas keadaannya.

Lagi, takira jalan berdua. Ternyata, dibelakangnya pada ngikuti observasi sederhana yang saya lakukan bersama dengan pak Antoni. Kurang lebih 30 menit di ruangan kerja.

Istri dan anak saya yang menanti pun sudah mulai gundah. Pertemuan yang umumnya hanya satu jam. Menjadi jam-jam. yang biasanya empat mata menjadi mata-mata. sampai, saya meminta tolong pada salah satu staf agar masuk ke ruangan tengah yang adem dan ada kolam serta kura-kura agar istri dan anak saya nyaman.

Sambil menunggu saya, sambil melihat saya yang terlihat dari luar karena ruangnnya memakali kaca. Perjuangan intinya. Untuk mendapatkan sesuatu tidaklah mudah. Hidup harus diperjuangankan. Saya membagikan konsep yang saya tulis. Alhamdulillah ada orang yang membaca dan tertarik untuk mendiskusikannya, hingga mengumpulkan orang dan menyediakan waktu untuk berdiskusi.

Semoga silatorahim ini bisa terjalin dengan baik. Saya coba akan menuliskan apa yang mereka pinta. Ini semua demi sesama untuk berbagi. Sukses selalu untuk kita.

Semarang, 28 November 2016

Tahapan Pekerjaan Record Center Tata Usaha Universitas
Oleh Agung Kuswantoro

1. Pencatatan arsip oleh tim TU Universitas dengan pendamping tim UPT Kearsipan. Koordinator Darmoyo S.Pd., M.Kom (tim TU Universitas) dan Agung Kuswantoro S.Pd., M.Pd. (tim UPT Kearsipan)
2. Penyortiran arsip aktif dan inaktif (statis) oleh tim TU Universitas dan UPT Kearsipan.
3. Pemindahan arsip inaktif ke perpustakaan lantai 1, koordinator Eko Febrianto S.Pd dengan pendampingan UPT Kearsipan.
4. Arsip aktif masuk ke record center oleh tim TU Universitas dengan pendampingan UPT Kearsipan.
5. Pendataan arsip aktif ke sistem (Siardi) oleh tim TU Universitas dengan pendampingan UPT Kearsipan.

Permasalahan dan catatan
1. Apakah di perpustakaan lantai 1 ada wadah/ lemari untuk menampung arsip inaktif? Tadi sudah berkoordinasi dengan mas Eko dan saya langsung ke TKP, jawabannya ada.
2. Perlu diskusi antar unit terkait. Bagaimana pola klasifikasi arsip di TU Universitas?
(TU Universitas dengan UPT Kearsipan). Jawabnya Insaallah Minggu depan (antar 3 hingga 7 Desember 2016)
3. Kapan pelaksanaan, karena sekarang masuk bulan Desember 2016? Mohon masukan
4. Bentuk kegiatannya apa? Mohon masukan

Semarang, 1 Desember 2016
Terimakasih

Koordinator UPT Kearsipan UNNES

Agung Kuswantoro
Tahapan Record Center Tata Usaha Universitas

Gambar Alur Kerja Record Center TU Universitas

Catatan:
Perlu ada koordinasi oleh TU Universitas, UPT Kearsipan dan Rumah Tangga.

33 Komentar (+add yours?)

  1. aikzahra
    Sep 19, 2012 @ 06:50:37

    di mana ini pak?

    Balas

  2. Fadhl
    Feb 05, 2013 @ 01:55:39

    konsultan ini berupa CV atau PT? Sudah pernah menangani Perusahan skala nasional belum?

    Balas

    • agung kuswantoro,agungbae123
      Feb 05, 2013 @ 08:50:09

      terima kasih atas tanggapannya,,,konsultan ini masih kelompok,,artinya saya dan teman saya (Bu Nina) dan teman-teman lainnya (staf) ingin membentuk kelompok kecil yang solid dalam bidang arsip,,,kemudian kelompok ini kami beri nama “sadar arsip”,,alhamdulillah atas ijin Alloh diberi kepercayaan menangani arsip di beberapa tempat,,yang sekarang dikerjakan adalah di pascasarjana Universitas Negeri Semarang (Unnes) menanggani semua kearsipan di organisasi tersebut..jadi kali masih berbentuk kelompok atau tim “sadar arsip” belum PT tau CV,,
      belum menangani perusahaan skala nasional,,namun kami tetap solid untuk profesionalisme di arsip karena arsip itu dinamis maka kami juga dinamis, artinya jika kami selama ini menangani arsip di perguruan tinggi atau organisasi maka tidak menutup kemungkinan kami akan menangani arsip skala nasional,,Insaalloh jika Alloh mengijinkan,,silakan bisa kontak lagi di HP saya 08179599354 barangkali bisa sharing,,terima kasih

      Balas

  3. tasihin
    Mar 11, 2013 @ 01:26:31

    terimakasih ya gung?

    Balas

  4. dessy ayu ariani
    Mar 30, 2013 @ 05:20:09

    wah senengnya bisa ketemu anak arsip^^ saya lulusan arsip juga^^ ang 07 ugm

    Balas

  5. dessy ayu ariani
    Apr 05, 2013 @ 13:07:27

    iya maz,,, he he he,,, jangan lupa kunjungi blog saya,,, maz domisili di mana

    Balas

  6. Liswan Arsiparis Penyelia
    Feb 13, 2014 @ 03:31:32

    Mas saya itu jadi tukang urus arsip tapi baru mau selesai berhenti sampai akhirnya keawal lagi karena sarana dan prasarana kurang direpon apalagi uang kegiatannya bagaimana pendapatmas

    Balas

    • agung kuswantoro,agungbae123
      Feb 13, 2014 @ 03:53:37

      setiap masalah dalam organisasi itu pasti ada. Pikir ulang karena kita sebagai laki-laki. Arsip saja seperti itu, jika sudah tidak terpakai baru dimusnahkan, saya rasa Saudara tidak bagian dari orang yang seperti itu. jika masalah sarana itu, masalah klasik. ayo kita diskusikan saja,,,mohom maaf jika kataku tidak berkenan

      Balas

  7. Liswan Arsiparis Penyelia
    Feb 13, 2014 @ 03:49:18

    Setelah saya baca bagus mas bila menerapkan modifikasi kelompok masalah dan penyerapan dana tidaklah begitu mahal mau belajar mas

    Balas

  8. Liswan Arsiparis Penyelia
    Mar 12, 2014 @ 01:16:00

    maaf mas ganggu lagi kemaren buku yang saya pesan itu belum juga nyampai apa jadi dikirim , yang dulu katanya sampai buku baru transper dananya tolong mas sooalnya saya mau coba dikantor saya persimas sebelunya terima kasih oh ya yang a.n. Liswan

    Balas

  9. agung kuswantoro,agungbae123
    Mar 12, 2014 @ 02:44:55

    Mohon dikirm ulang alamatnya,,,karena seingatku, saya belum mengirim buku ke bengkulu. Kemarin ada yang pesan dari bengkulu, tetapi membatalkannya..terima kasish

    Balas

  10. Liswan Arsiparis Penyelia
    Mar 13, 2014 @ 00:55:28

    Jl. Dua jalur Pos Giro No.006 RT.17 Kel. Bentiring Permai Kota Bengkulu Kode Pos 38126 a.n. L i s w a n
    PNS pada Perw. BKKBN Provinsi Bengkulu
    HP. 085838685546

    Balas

  11. Liswan Arsiparis Penyelia
    Mar 14, 2014 @ 01:06:45

    ok mas kalau sdh nyampai saya kabari

    Balas

  12. Liswan Arsiparis Penyelia
    Mar 25, 2014 @ 02:19:25

    Mas paket yang yang dikirimkan sudah sampai ketangan saya pada tanggal 25 maret 2014 dan ada dua buku, terima kasih. Uangnya besoklah yamas

    Balas

  13. Liswan Arsiparis Penyelia
    Mar 26, 2014 @ 01:15:39

    Mas lihat dulu Rekeningnya soalnya kemaren sore uangnya sudah saya transfer insya’ Allah sudah masuk

    Balas

  14. Rolio
    Agu 24, 2014 @ 10:48:06

    Mas saya kerja di perusahaan yang khusus menangani proyek2 e arsip, di Jakarta baik BUMN atau swasta terbuka lebar peluang untuk bisnis digitalisasi arsip yang merupakan keahlian sampeyan ini

    Kalau mau hijrah ke Jakarta contact saya yah mas🙂

    Balas

  15. Nenna
    Apr 06, 2015 @ 04:13:07

    Aduh susah nih arsip di kantor ku banyak banget dokumen nya, bingung banget dan dikerjakan sendiri pula

    Balas

  16. Septiana
    Okt 01, 2015 @ 06:59:09

    Haloo, Nama ku Septiana Mas Agung, sy baru bekerja di istansi ini dan langsung di beri mandat untuk membantu mengenai kerasipan…. jujur zero banget keahlian tentang arsip, jd bingung mau mulai dari mana.
    sy bekerja di BBPP Binuang Kalimantan Selatan. ini salah satu UPT dari Kementrian Pertanian. Mohon share…

    Balas

  17. Adam
    Feb 10, 2016 @ 16:19:13

    Assalamualaikum..
    Maaf mas saya mau tanya, saya kbtlan msh kuliah di d3 kearsipan undip ..
    Dan skrang msh magang dan nyusun TA .. d instansi tempat saya magang meminta untuk di buatkan program yg sangat simple tp terkelompok dan mudah untuk mencari, apa bisa saya belajar dgn jnengan ? Trimakasih

    Balas

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: