konsultan kearsipan

ini adalah menu tentang konsultasi mengenai arsip. konsultan ini berkantor di Perum Sekar Wangi blok satu Nomor 10, Jalan Petereya Selatan, sekaran Rt 2/ I, Gunungpati, Semarang. konsultan ini melayani permasalahan arsip baik di kantor atau lembaga. pengalaman yang pernah dikelola adalah mengelola kearsipan di Pascasarjana Unnes, mengisi pelatihan kearsipan di kelurahan-kelurahan di jawa tengah, menerbitkan artikel mengenai kearsipan, membuar database kearsipan (e arsip), diskusi tentang kearsipan, dan lainnya.

Konsultan ini dipimpin oleh Nina Oktarina dan Agung Kuswantoro, dan beberapa anggota seperti Imam, Amri, Nupita, Masfufati, dan Nanik

tim konsultan kearsipan sebelum ditata

Setelah diklasifikasikan arsip yang di atas sesuai dengan masalah dan dibuat penomoran

terihat salah satu tim sedang mengecek kearsipan

Tim sedang mengecek kearsipan yang sedang dikerjakan

Tim sedang merapikan arsip

Tim sedang mengecek arsip statis arsip

Model Manajemen Kearsipan Bagian Sistensis PT Kereta Api DAOP IV Jateng

Jum’at, 29 November 2013 jam 09.00, konsultan sadar arsip diundang oleh bagian sintesis PT Kereta Api Indonesia (PT KAI) DAOP IV Jateng yang bertempat di Jalan MH. Thamrin 3 Semarang.

Kebetulan pada hari itu tim kami, hanya seorang yang dapat presentasi di kantor tersebut.

Alhamdulillah atas ijin Alloh, saya dapat hadir dan memaparkan materi tentang kearsipan.

Saya diundang selain memaparkan tentang arsip. Saya juga mendengarkan permasalahan mengenai kearsipan dibagian kantor tersebut.

Saya dan beberapa staf sharing mengenai kearsipan yang mereka gunakan. Pada intinya mereka ingin mengefisiensikan sistem kearsipan mereka melalui elektronik arsip (e arsip).

Setelah itu, Saya dan tim berdiskusi untuk memecahkan masalah tersebut. Alhasil, kami mendapatkan 3 model yang akan ditawarkan.

Pertama, model access. Model ini sebagai dasar kami untuk menciptakan database kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Kebutuhan mereka simpel yaitu dapat mendata surat masuk menjadi elektronik (soft), yang selama ini digunakan adalah hard, sehingga saya membangun database yang diperlukan.

Sebenarnya, banyak program yang mendesain database seperti MySQL, Delphi, Access, dan lainnya. Berdasarkan permasalahan di tempat tersebut, maka pola yang sederhana digunakan melalui program access.

Perangkat access yang dibutuhkan yaitu spesifikasi komputer terstandar, program office 2013, resolusi LCD, dan field table yang dibutuhkan.

Kelebihan dengan program tersebut adalah ringkas dan mudah dibawa (portable), relatif murah, dan mudah dipelajari bagi semua kalangan. Sedangkan kelemahannya adalah digunakan dalam lingkup yang terjangkau. Tetapi jika ingin bisa di access oleh bagian lain, maka dapat di-LAN-kan.

Model tersebut memiliki keunggulan yaitu tidak hanya surat masuk yang dikelola, tetapi juga kartu kendali, kartu pinjam, membuat report (laporan), keamanan terjamin (password), tampilan sederhana, terintegrasi dalam satu manajemen, terkoneksi antar program, dan searching lebih mudah.

Kedua, model barcode. Fungsi barcode adalah membaca kode dengan cepat. Dapat dikatakan juga bahwa barcode berfungsi sebagai keyboard, jika dengan keyboard, maka diketikkan per karakter, sehingga menjadikan tidak efisien dan efektif.

Dengan barcode, entry data menjadi cepat, karena ia mampu memanggil data logikanya untuk memanggil data, maka data sudah dientry terlebih dahulu (teridentifikasi). Dapat dikatakan pula barcode bukanlah program, melainkan alat pemanggilan data yaitu scanner laser, sehingga barcode membutuhkan bebagai peralatan.

Peralatan barcode yaitu alat scanner, field yang siap pakai, dan entry data. Dalam entry data membutuhkan waktu, lama atau cepat tergantung pada banyak sedikitnya data yang tersedia.

Kelebihan barcode adalah proses cepat, saat pemanggilan (bukan entry), sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan waktu untuk meng-entry, membuat code barcode dan barcode itu sendiri, dan fungsi kurang maksimal jika digunakan untuk sistem kearsipan, karena dalam pengarsipan lebih cenderung entry data, dibanding dengan mencatat barang atau surat keluar sebagaimana di supermarket, Indomaret, atau Alfamart.

Kasus

Jika suatu supermarket atau swalayan, maka model barcode sangat cocok dipakai, karena pemanggilan data cepat dan field sedikit, sehingga tidak mengantri saat pembayaran dikasir.

Jika suatu instansi penggunaan barcode perlu dikaji terlebih dahulu. Jika lalu lintas barang atau surat yang keluar itu lebih banyak, maka barcode lebih baik digunakan. Tetapi, jika instansi tersebut lebih cenderung mengentry surat, maka tidak perlu dengan penggunaan barcode.

Ketiga, internet. Melalui internet secara tidak langsung jangkauan yang mengakses lebih luas. Kelebihan dari internet adalah dapat digunakan kapan dan dimanapun berada dan memiliki kapasitas besar.

Kelemahannya adalah biaya relatif mahal, keamanan perlu diperhatikan, dan virus.

Dari ketiga model tersebut, maka ada beberapa pilihan yang cocok bagi PT KAI untuk membuat sistem soft kearsipan.

Jika arsip yang sebelum ditata (hard) itu masih manual, maka sistem yang akan dibangun ada dua alternatif. Pertama, mengikuti pola sistem yang lama, jadi dalam e arsip-nya mengubah hard menjadi soft di komputer. Kedua, membuat atau memodifikasi sistem yang telah ada, berarti dalam e arsipnya memodifikasi surat yang akan masuk, yang akan dijadikan soft.

Demikian juga dengan hard (surat yang lama) dalam waktu tertentu akan disoft-kan berdasarkan pola yang baru.

Model pertamalah (Access), menurut penulis yang tepat dalam membangun e-arsip. Jika kebutuhannya meningkat, maka digunakana barcode. Demikian juga jika kebutuhan melalui barcode meningkat, maka digunakan internet. Dengan menggunakan internet perlu diuji coba, direvisi, diujicoba lagi, dan seterusnya. Sehingga e arsip yang terbangun menjadi lebih baik.

Demikianlah gambaran model yang dapat penulis sampaikan di teman-teman PT KAI Indonesia, Jawa Tengah. Semoga bermanfaat dan Alloh selalu melindungi kita dalam berkarya. Amin.

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran, Unnes, penulis buku manajemen kearsipan, email : agungbinmadik@gmail.com

Terlalu Perguruan Tinggi
Ini adalah pengalaman pertama berbagi ilmu (pelatihan) dengan asesor pendidikan administrasi perkantoran (guru) se Jawa Tengah. Pandai untuk diri sendiri, itu biasa. Tapi, pandai untuk diri sendiri, keluarga, masyarakat, dan bangsa, itu baru luar biasa. Hal itulah yang ingin aku wujudkan, sehingga menjadi motivasi diri untuk berbuat baik yang akan mengantarkan saya, keluarga, lembaga,d an bangsa ini menjadi bermanfaat utuk sesama.
Usaha yang kulakukan sederhana, yaitu dengan membuat Elektronik Arsip (E Arsip). Konsep yang ku perkenalkan adalah E Arsip berbasis Access. Dari peserta yang datang sejumlah enam puluhan asesor, computer (laptop) yang siap hanya empat buah, sehingga perlu dipindahkan praktek E Arsipnya di labolatorum computer yang berada di lantai dua, gedung C6.
Saya adalah instruktur ketiga. Yang pertama dan kedua adalah Dr. S. Martono, M. Si (dekan FE Unnes), Drs. Bangkit (guru SMK Solo). Keduanya saling terkait materinya, untuk mengantarkan materi E Arsip. Pak Martono, menerangkan mengenai proses E Arsip, mulai dari materi hingga menjadi sebuah dokumen file. Pak Bangkit, menerangkan mengenai E Arsip yang masuk dalam kurikulum tahun 2013 administrasi perkantoran.

Saat saya memberikan pelatihan, ternyata tidak semudah saat saya mengajar di kelas. Biasanya saya berhadapan dengan mahasiswa, di mana Ia adalah anak muda dengan semangat belajar yang tinggi dan pemikiran yang fress. Namun, saat bertemu dengan Ibu/ Bapak asesor, saya harus ekstra menjelaskan secara detail. Secara umur, beliau-beliau sudah berumur, sehingga butuh kesabaran dalam menjelaskannya, terlebih materinya sangat Kendal dengan computer.

1233579_4205048941301_915963032465037954_n
Saya dibantu oleh Trisna Novi Ashari, mahasiswa yang memilki kemampuan dalam database. Saya bekerja sama delam membuat program E Arsip. Alhamdulillah, pada tanggal 17 Mei 2014, kami diundang oleh Aspapi Jawa Tengah untuk melatih asesor.
Alhasil, secara umum pelatihan berjalan lancar. Saya memberikan pelatihan mulai pukul 10.30 hingga jam 15.00 WIB. Tak mudah saat mendampingi asesor, karena mengingat pelatihan tersebut berisfat praktikum, banyak kendala teknis dihadapi, mulai dari computer, program tidak bisa diaktifkan, dan lainnya. Namun, semua permasalahan dapat diselesaikan dengan baik.
Setelah kegiatan, di adakan evaluasi. Hasilnya, penyampaian materi saya dihapan asesor terlalu tinggi, bahkan dari peserta masih bergaya di perguruan tinggi. Namun, secara program sudah baik. Dengan adanya masukan itu, menjadikan saya untuk megubah cara penyampaian materi kelak, jika dihadapan Ibu/ Bapak guru, saya harus lebih pelan, runtut, dan sistematis.
Saya sangat senang bisa berbagi dan berkumpul dengan para asesor. Kekurangan saya akan saya perbaiki kelak, Insaalloh bulan Juni, saya akan memberikan pelatihan yang sama, seoga saya menjadi pribadi yang lebih baik. Amin
Agung Kuswantoro, trainer E Arsip, dosen pendidikan administrasi perkantoran FE Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com
Materi dapat didownload padahttp://www.4shared.com/office/En_Ld7HOba/petunjuk_edit.html

PELATIHAN ELEKTRONIK ARSIP DAN PENDAMPINGAN TATA KELOLA KEARSIPAN DI FAKULTAS HUKUM UNNES

26 Juni 2014, Alhamdulillah saya dan Trisna dapat bersilaturohim ke Fakultas Hukum, Unnes. Pada kesempatan itu, saya diberi kenikmatan untuk menyampaikan materi tentang manajemen kearsipan baik manual dan elektronik.

Awalnya, pada hari pada minggu sebelumnya (20 Juni 2014) Kepala Tata Usaha Fakultas HUkum, Unnes, Drs. Sakimin, MM mencari saya di Fakultas Ekonomi. Beliau mendapatkan referensi mengenai kearsipan berdasarkan internet, beliau membuka google tentang pendampingan kearsipan di kelurahan. Setelah itu, ternyata muncul nama saya. Padahal Pak Sakimin (panggilan Drs. Sakimin, MM) dulu pernah sekantor dengan saya di Fakultas Ekonomi Unnes.

Mengetahui hal tersebut, Pak Sakimin bersilaturahim ke tempat saya, namun karena saya tidak mengetahui akan silaturahim Beliau ke saya. Dan, beliau pun tidak memberitahu saya, maka tidak bertemu dengan saya. Beliau bertemu dengan teman saya (pak Yozy) dan meminta nomor HP saya.

Senin, 23 Juni 2014, seperti biasa di tempat kami ada apel api. Saya dan beliau mengikutinya, sehingga dipertemukan. Saat itu juga saya berdiskusi dengan beliau mengenai arsip. Intinya bahwa, di Fakultas Hukum Unnes akan diadakan pelatihan tata kelola kearsipan. Saya diminta tolong untuk berbagi informasi berdasarkan teori dan pengalaman saya.

Kamis, 26 Juni 2014 pelatihan tersebut diadakan. Ini adalah yang kedua kali saya mengisi pelatihan di Fakultas tersebut. Sebelumnya pernah mengisi pelatihan tentang tata persuratan untuk tenaga administrasi.

Pada kesempatan ini yang hadir ada lima belas peserta (kurang lebih), yaitu semua tenaga kependidikan fakultas hukum. Saya memaparkan materi kearsipan berdasarkan pengalaman yang pernah saya lakukan dalam menangani arsip yaitu di Pascarsajana Unnes, PT Kereta Api DAOP IV Jateng, kelurahan, dan Perusahaan di Jakarta.

Mengapa saya bercerita pengalaman dulu? agar mereka tergambarkan cara pengelolaan arsip yang benar. Tanggung jawab mereka setelah mengikuti acara ini adalah melakukan pengarsipan di sub unit masing-masing. Artinya, bahwa mereka akan menata, membuat, mendesain dan mengelola arsip yang ditangani di pekerjaan mereka.

Saat saya memaparkan pengalaman, mereka sangat tertarik untuk mendengarkan materi-materi saya. Bahkan, mereka bertanya interaktif dalam setiap kesempatan.

Kemudian, materi saya lanjutkan dengan teori kearsipan. Teori ini dimaksudkan agar mereka mengetahui manajemen kearsipan mulai dari mengidentifikasi, menyortir, menentukan sistem kearsipan, asas yang digunakan, pemeliharaan, penyingkiran, dan pemusnahan arsip.

Pada sesi ini, mereka mendengarkan dengan seksama sambil membayangkan, kira-kira di bagian saya manajemen arsipnya bagaimana ya? Pertanyaan itu yang mereka piker, menurut pendapat saya dalam hati. Ternyata terbukti, kemudian ada beberapa peserta menanyakan secara teknis dengan teori dan lapangan di fakultas hukum, menurut pak Agung, apa sistem yang tepat?

Mendengar pertanyaan tersebut, artinya bahwa mereka sudah pandai dalam memadukan teori dan praktek. Kemudian saya menjawab secar teorinya dan pendapat saya pribadi.

Secara teori, saya menjabarkan kelebihan dan kelemahan sistem penyimpanan arsip mulai dari kronologis, wilayah, terminal digit, desimal, subjek, dan abjat. Berdasarkan kondisi dilapangan fakultas hukum, maka pola yang cocok adalah subjek. Hal ini karena arsip yang disimpan masih dalam kategori tidak terlalu banyak dan tidak membutuhkan sarana yang banyak pula, sehingga lebih efektif dan efesien.

Sesi berikutnya adalah praktek elektronik arsip. Pada tahap ini, saya mempraktekan elektronik arsip (E Arsip) dari hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang sudah saya lakukan. E arsip yang saya tawarkan adalah dengan menggunkana program Microsoft access. Program tersebut sangat mudah didapatkan. Sebelum pelatihan ini dilakukan, saya sudah me-request pada panitia untuk menyiapkan computer atau laptop dengan office 2010, karena program yang saya tawarkan dapat diaplikasikan dengan bantuan program tersebut.

Untuk praktek dilakukan langsung oleh peserta. Karena terbatasnya waktu, maka praktek dilakukan dengan cara perwakilan dan yang lainnya memperhatikan melalui LCD. Mas Wahyudin, sebagai model dalam praktek. Beliau sudah meng-copy programnya, kemudian memulai meng-entry arsip yang akan dielektronikkan.

Saya memandu beliau, mulai dari cara menyimpan arsip di computer dengan membuat laci, guide, dan map virtue. Hal ini dilakukan agar peserta juga memahami prinsip-prinsip dalam kearsipan. Bahkan, dalam sudah menggunakan pola system pengkodean arsip yang dipraktekan oleh beliau. Misal PP01 yaitu akademik jadwal ujian.

Saya mendampingi beliau sembari teman-teman yang lain memperhatikan cara-caranya. Bahkan, ada peserta yang lain tertarik untuk mencoba untuk mempraktekkan. Bagi saya, hal tersebut merupakan respon positif atas materi yang saya berikan. Artinya mereka antusias mengikuti pelatihan yang saya berikan.

Waktu menunjukkan 12.00 wib, berarti kegiatan tersebut harus berakhir. Alhamdulillah selama dua jam saya menyampaikan acara dapat berjalan dengan lancar, tanpa hambatan suatu apapun. Terima kasih kepada Pembantu bidang Administrasi Umum Fakultas Hukum, yang telah memberikan pengarahan dan membuka acara tersebut. Terima kasih pula kepada Pak Sakimin yang telah mengundang saya untuk sharing ilmu. Dan, teman-teman tenaga kependidikan fakultas hokum yang telah bekerja sama dalam pelatihan ini.

Setelah pelatihan, saya diajak oleh Pak Sakimin ke ruang kearsipan. Beliau meminta saya untuk mengelola kearsipan dengan dibantu oleh mahasiswa saya. Selain itu, juga meminta untuk mendesain e arsip di fakultas hokum di tahun 2015.

Demikian cerita saya tentang arsip di hari Kamis, 26 Juni 2014 di fakultas hukum Unnes.

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran dan pendiri konsultan sadar arsip, email : agungbinmadik@gmail.com

Perlunya Identifikasi Kebutuhan

Saat menata arsip di Fakultas Hukum (FH) Universitas Negeri Semarang (Unnes), saya dibantu oleh dua mahasiswa saya yaitu Ana dan Fauza. Kedua adalah asisten labolatorium jurusan pendidikan ekonomi Fakultas Ekonomi (FE) Unnes.

FH merupakan “adik” dari FE. FE sendiri umurnya delapan tahun. Artinya, arsip di FH masih sedikit. Berdasarkan umur tersebut, saya berpendapat, bahwa pola system kearsipan yang simple adalah subjek. Dalam penulisannya dengan kode.

Setelah saya observasi ruang kearsipannya. Saya mendata semua arsip yang ada. Setelah itu saya kelompokkan berdasarkan permasalahannya.

Dalam hal ini, saya tidak membuka map yang telah dirapikan oleh pegawai dari FH. Karena, map tersebut sudah tersusun rapi, seperti bagian keuangan, akademik, administrasi, dan map “lainnya”.

Dari hasil identifikasi, diperoleh hasil pola system kearsipan di FH Unnes sebagai berikut:

PEDOMAN POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN

DI FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

KETATAUSAHAAN

TU – 01 = Surat keluar
TU – 02 = Surat Masuk
TU – 03 = Surat Tugas
TU – 04 = Surat Undangan
TU – 05 = Surat Peraturan
TU – 06 = Surat Rahasia
TU – 07= Surat Keputusan

KEPEGAWAIAN

KP – 01 = Nama Pegawai
KP – 01.1 = Agus B.
KP – 01.2 = Arsif
KP – 01.3 = Mustafid
KP – 01.4 = Yuli Dewi
KP – 01.5 = Waspiah
KP – 01.6 = Rindia
KP – 01.7 = Ristina
KP – 01.8 = Rinif
KP – 01.9 = Andry S.
KP – 01.10 = Benry Sumardiana
KP – 01.11 = Andina S.
KP – 01.12 = Agung K.
KP – 01.13 = Indra Rudi S.
KP – 01.14 = Sunardi
KP – 01.15 = Suhasyanto
KP – 01.16 = Roti W.
KP – 01.17 = Nodi
KP – 01.18 = Nurul F.
KP – 01.19 = Indung
KP – 01.20 = Dion L.
KP – 01.21 = Cahya
KP – 01.22 = Dori Muhta
KP – 01.23 = Son Arifin
KP – 01.24 = Bagus
KP – 01.25 = Untung
KP – 01.26 = Baidhowi
KP – 01.27 = Tri Sulistyono
KP – 01.28 = Dahita
KP – 01.29 = Dewi Sulistyaningsih
KP – 01.30 = Sartono Sahlan
KP – 01.31 = Sutrisno
KP – 01.32 = Sudijono S.
KP – 01.33 = Andari
KP – 01.34 = Anis W.
KP – 01.35 = Indah Sri Utami
KP – 01.36 = Suhadi
KP – 01.37 = Rosdi
KP – 01.38 = Heri S.
KP – 01.39 = Martitoh
KP – 01.40 = Rodiyah
KP – 01.41 = Pujiono
KP – 01.42 = Ubaudillah Kamal
KP – 01.43 = Ali Masyhar
KP – 01.44 = Vita
KP – 01.45 = Fery
KP – 01.46 = Windi
KP – 01.47 = Sony

KP – 02 = Silkados
KP – 03 = Lamaran
KP – 04 =Ijin Tidak Mengajar
KP – 05 = Daftar Hadir Dosen
KP – 06 = Kenaikan Pangkat
KP – 07 = Pemantauan Kebersihan Ruangan
KP – 08 = Pelatihan Dosen
KP – 09 = Presensi Online
KP – 10 = Ijin Penelitian dan Pengabdian
KP – 11 = Lain-lain

KEUANGAN DAN AKUNTANSI

KU – 01 = Keungan dan Akuntansi
KU – 02 = SPJ LS Honorarium
KU – 03 = SPP
KU – 04 = SPK
KU – 05 = SSP
KU – 06 = Lain-lain

AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN

AK – 01 = Legalisir
AK – 02 = Perangkat Pembelajaran
AK – 03 = Surat Keterangan Aktif Kuliah
AK – 04 = Surat Tugas Bidang 1
AK – 05 = Surat Tugas Pembimbing & Penguji
AK – 06 = Surat Tugas dan Pengangkatan Dosen
AK – 07 =Transkip
AK – 08 = Pindah Kuliah
AK – 09 = Beasiswa
AK – 10 = PKL
AK – 11 = Berita Acara Pelaksanaan Ujian Skripsi
AK – 12 = Pelaksanaan dan ujian Komprehensif
AK – 13 = Arsip Bidang 1
AK – 14 = Penelitian Mahasiswa
AK – 15 = KHS (Kartu Hasil Studi / nilai)
AK – 16 = Arsip Perwalian
AK – 17 = Data Mahasiswa
AK – 18 = Data Alumni
AK – 19 = Surat Keterangan dan Karya Tulis Mahasiswa
AK – 20 = Peraturan Akademik
AK – 21 = Surat Aktif Kuliah
AK – 22 = Lain-lain

LAIN-LAIN

LN – 01 = Peminjaman Barang
LN – 02 = Perbaikan Barang
LN – 03 = ATK
LN – 04 = Audit

Dari pedoman tersebut, mempermudahkan kepada pegawai (arsiparis) dalam me-manage arsip, baik menyimpan maupun meminjam arsip.

Setelah pola tersebut dibuat, kemudian saya membuat database yang dibuat melalui access dengan dibantu oleh Trisna, sebagai awal dari elektronik arsip (e arsip). E arsip yang dimaksudkan dalam hal ini adalah dalam pola pencariannya, tidak bentuk wujud file (copy). Namun, bentuk aslinya (hard) tertata dalam filling cabinet.

Demikian cerita pengelolaan arsip saya bersama Ana dan Fauza selama lima hari (15 Juli- 20 Juli 2014) di FH Unnes. Semoga bermanfaat untuk kalian semua. Mohon maaf, jika pekerjaan kami masih banyak kekurangaan. Kami mohon masukan atas hasil kerja kami. Terima kasih. Sukses untuk semua. Amin

Agung Kuswantoro, dosen administrasi perkantoran Fakultas Ekonomi Unnes dan pegiat gerakan sadar arsip, email : agungbinmadik@gmail.com

E Arsip : Kombinasi TIK dengan Teori Arsip
Dalam membuat suatu aplikasi suatu sistem, tidaklah serta merta langsung membuatnya. Perlu adanya alur dalam pembuatannya. Alur tersebut, diperoleh dari teori.
Hal itulah yang saya rasakan, dalam pembuatan e arsip untuk pembelajaran. Di mana, saya harus memahami teori-teori manajemen arsip. Mengapa demikian? Karena, aplikasi e arsip harus mengikuti kaidah dalam manajemen arsip, mulai dari mengindeks, sistem penyimpanan, proses surat masuk-keluar (buku agenda), peminjaman arsip, pengembalian arsip, dan lainnya.
Jika teori manajemen kearsipan lemah, maka sistem aplikasi yang akan dibuat mengalami banyak kelemahan. Sebaliknya, jika teori manajemen kearsipan kuat, maka sistem aplikasi e arsip yang dibuat memiliki banyak kelebihan.
Kondisi seperti ini, mengingatkan saya pada pertanyaan salah satu peserta, namanya, Bapak Tyas, anggota MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal.
Saat saya meng-entry arsip sistem yang saya buat, di mana ada nama Agung Kuswantoro, kemudian sistem mengindeksnya dengan Ag. Mengapa demikian? Tanya Bapak Tyas. Kemudian saya menjawab : Sistem indeks yang digunakan dalam sistem tersebut adalah indeks dengan nama orang yang tidak menggunakan nama keluarga atau indeks, sehingga contoh di atas diindeks dengan Ag. Teori ini sebagaimana dalam Sularso Mulyono (2011:14).
Hal serupa juga ditanyakan oleh Ibu Puji, ketua MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal. Beliau bertanya : Bagaimana cara pencarian arsip, jika saya lupa akan identitas surat, seperti nomor surat. Saya hanya ingat halnya saja? Pertanyaan tersebut saya jawab dengan pendekatan kombinasi teknologi informasi dan teori arsip. Dimana, saya menyajikan main menu pencarian arsip. Dalam menu tersebut, terdapat beberapa kata kunci (key word) dalam pencarian, seperti hal, alamat, nama arsiparis, dan jenis surat. Sehingga, dengan pencarian melalui salah satu key word tersebut, lebih mudah dan cepat.
Sebenarnya, banyak pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta lain dalam pelatihan e arsip bagi guru MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal, di SMK Negeri 1 Kendal, pada tanggal 5 September 2014. Namun, saya tidak menuliskan dalam artikel ini. Pada intinya, guru MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal sangat antusias dengan pelatihan e arsip.
Peserta yang berlatar belakang pendidikan administrasi perkantoran, menjadikan saya mudah dalam menyampaikan materi materi e arsip, karena mereka sudah memahami teori manajemen kearsipan. Dan, aplikasi yang saya ciptakan berdasarkan pada kaidah kearsipan.
Demikian cerita saya dalam pelatihan e arsip dengan MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal yang dibingkai dalam pengabdian kepada masyarakat Unnes. Saya selaku ketua pengabdi mengucapkan terima kasih kepada MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal, yang telah bekerja sama dalam kegiatan tersebut. Terima kasih juga saya ucapkan kepada Bapak Eko Endarwanto, S.Pd yang telah mengomunikasikan MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal dengan tim pengabdi. Demikian juga, Trisna Novi Ashari, yang telah membantu saya dalam memperagakan dan membantu saya dalam mendampingi Ibu/Bapak guru MGMP Pendidikan Administrasi Perkantoran Kabupaten Kendal. Semoga kegiatan ini bermanfaat. Amin.

Elektronik Arsip (E Arsip) Berbasis Capaian Mutu Melalui Folder dan Guide Virtue dan Aplikasi Access

Arsip adalah sumber informasi yang berguna dalam mengambil keputusan organisasi. Ia merupakan sumber alat bukti yang autentik, apabila terjadi permasalahan di organisasi. Selain itu, dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Pascasarjana Universitas Negeri Semarang (PPs Unnes) merupakan lembaga yang memiliki prodi strata dua dan tiga. Sebagai lembaga yang profesional, PPs Unnes sudah membenahi beberapa dokumen melalui gugus arsip dan dokumen. Gugus tersebut didirikan sejak tahun 2013. Kegiatan yang sudah dikerjakan yaitu mengidentifikasi kebutuhan yang akan diarsipkan.

Jum’at, 5 Desember 2014, gugus arsip dan dokumen PPs Unnes melakukan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) dengan tenaga kependidikan. Maksud kegiatan tersebut untuk menyamakan persepsi, berbagi informasi (sharing), berdiskusi, dan mendengarkan permasalahan mengenai kearsipan di lingkungan PPs Unnes.

Tema diskusi tersebut adalah e arsip berbasis capaian mutu. Hal ini berdasarkan pengamatan di lapangan, bahwa saat ada akreditasi, ternyata harus menyiapkan dokumen yang tertata rapi. Akreditasi tak sekedar mengisi borang akreditasi saja, tetapi harus dilengkapi dengan dokumen pendukung. Dokumen pendukung tersebut sebagai arsip.

Waktu kegiatan tersebut dimulai pukul 08.00 hingga 11.00 WIB. Pukul 08.00 – 09.30 agendanya adalah diskusi tentang e arsip berbasis mutu. Pukul 10.00 hingga 11.00 agendanya adalah praktek e arsip berbasis mutu, sedangkan coffe break-nya pukul 09.30 hingga 10.00 WIB. Saya sebagai penyaji memberikan materi sesuai dengan temanya. Dasar materi yang saya gunakan adalah capaian mutu yang digunakan oleh Badan Penjamin Mutu (BPM) Unnes. Capaian mutu tersebut, sesuai dengan indikator yang ada di borang akreditasi.

Ada enam bidang capaian mutu, yaitu kelembagaan, akademik, kemahasiswaan, sumber daya, sarana dan prasarana, dan kerja sama. Masing-masing bidang memiliki item capaian yang berbeda. Item capaian bidang kelembagaan terdiri status peringkat prodi, dan rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi terhadap daya tampung.

Item capaian bidang akademik yaitu ketersediaan deskripsi mata kuliah, silabi, dan SAP, ketersediaan konten digital pembelajaran, kehadiran dosen tetap dalam perkuliahan, rerata jumlah pertemuan pembimbingan akademik, rerata jumlah pertemuan pembimbingan skripsi, rerata waktu penyelesaian skripsi, kelulusan tepat waktu (maksimal 4,5 tahun), IPK lulusan ≥ 3,00, nilai TOEFL lulusan ≥ 450, mahasiswa DO atau mengundurkan diri (MDO) tiap angkatan, rerata masa tunggu lulusan memperoleh pekerjaan pertama, kesesuaian bidang kerja lulusan dengan bidang studi, jumlah program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik, kepuasan layanan akademik mahasiswa, indeks kinerja dosen, kepuasan pengguna lulusan, publikasi riset dalam jurnal internasional, publikasi riset dalam jurnal nasional terakreditasi, publikasi riset dalam jurnal nasional tidak terakreditasi, perolehan HAKI/patent, publikasi riset dalam prosiding seminar internasional, publikasi riset dalam prosiding seminar nasional, rasio riset terhadap jumlah dosen, keterlibatan mahasiswa dalam setiap penelitian, kegiatan pengabdian kepada masyarakat berbasis riset, dan rasio kegiatan pengabdian kepada masyarakat terhadap jumlah dosen.

Item capaian bidang kemahasiswaan yaitu kejuaraan yang telah dimenangkan dalam kompetisi, usulan PKM yang didanai, dan mahasiswa penerima beasiswa.

Item capaian bidang sumber daya yaitu dosen berkualifikasi S3, guru besar, rasio dosen dan mahasiswa, dan rerata beban dosen per semester atau FTE (Fulltime Teaching Equivalent).

Item capaian bidang sarana dan prasarana yaitu ketersediaan LCD di ruang kuliah, ruang kuliah yang memenuhi standar minimal untuk pembelajaran, ketersediaan bahan pustaka berupa buku teks, ketersediaan bahan pustaka berupa jurnal internasional, dan ketersediaan bahan pustaka berupa jurnal nasional terakreditasi.

Item capaian bidang kerjasama yaitu kerjasama internasional, kerjasama nasional, program kerjasama internasional yang terealisasi, program kerjasama nasional yang terealisasi, dan jumlah dosen tamu.

Dalam menyampaikan materi, saya juga mempraktekkan diri pekerjaan yang telah saya siapkan, yaitu laci, guide, dan map virtue. Laci virtue-nya berupa folder dan folder keenam bidang capaian mutu, yaitu kelembagaan, akademik, kemahasiswaan, sumber daya, sarana dan prasarana, serta kerja sama. Sedangkan, guide virtue-nya adalah folder-folder yang terdapat dalam kelembagaan terdapat guide virtue status prodi, dan rasio calon mahasiswa. Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut:

Gambar 1. Laci dan Guide Virtue (belum diu-upload)

Guide virtue yang paling sedikit dari keenam laci virtue adalah kelembagaan. Laci kelembagaan terdiri dari dua guide virtue. Sedangkan, guide virtue yang paling banyak dari keenam laci virtue adalah akademik. Laci akademik terdiri dari dua puluh enam guide virtue. Laci kemahasiswaan terdiri dari tiga guide virtue. Laci sumber daya terdiri dari lima guide virtue. Laci sarana dan prasarana terdiri dari lima guide virtue. Dan, laci kerja sama terdiri dari lima guide virtue.

Sistem penyimpanan yang saya gunakan adalah pokok masalah (subjek). Sistem subjek dipilih, karena lebih efektif dan efisien dalam manajemen arsip. Sistem penyimpanannya ditata berdasarkan permasalahannya. Oleh karenanya, “point” terpenting dalam sistem subjek adalah identifikasi kebutuhan. Adapun kebutuhannya, sesuai dengan keenam bidang dan item capaian mutu.

Praktek

Aplikasi e arsip yang digunakan program access tahun 2010. Aplikasi ini, harus dilakukan setelah disimpan pada laci dan guide virtue. Dokumen (baca arsip) yang akan disimpan, harus dimasukkan ke dalam laci dan guide virtue yang sesuai dengan permasalahannya. Jangan keliru dalam memasukkan dokumen yang akan disimpan ke laci dan guide virtue, karena akan berakibat pada lamanya pencarian arsip.

Setelah disimpan di laci dan guide virtue, langkah selanjutnya adalah mendata (meng-entry) dokumen tersebut ke dalam sistem e arsip dengan program access. Adapun item-item manajemen e arsip terdiri dari pilih data, dari/ kepada, tanggal dokumen, perihal, tanggal simpan, bidang, B/R/SR, kode simpan, dan arsiparis. Untuk lebih jelasnya perhatikan, gambar berikut:

Gambar 2. Manajemen E Arsip Berbasis Mutu (belum diu-upload)

Dalam manajemen e arsip tersebut, terdapat beberapa menu dan submenu. Hal ini dimaksudkan agar mempercepat dalam pengoperasian e arsip. Namun, karena keterbatasan waktu, saya tidak memaparkan secara detail (perlu pertemuan khusus).

Model e arsip tersebut masih dalam pengembangan, sehingga dibutuhkan masukan beberapa pihak untuk perbaikan model tersebut. Wajar, jika ada kekurangan dalam model e arsip tersebut pada pertemuan tersebut. FGD ini, sebagai awal dari model e arsip yang dikembangkan oleh gugus arsip dan dokumen PPs Unnes. Oleh karenanya, pada diskusi ini diharapkan memberikan feedback dari model yang telah dibuat oleh gugus arsip dan dokumen PPs Unnes.

FGD yang diselenggarakan oleh gugus arsip dan dokumen PPs ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja tenaga kependidikan dalam menyiapkan dokumen-dokumen untuk keperluan audit dan borang akreditasi. FGD ini juga, diharapkan mereka mampu memahami manajemen e arsip berbasis capaian mutu dengan membuat laci dan guide virtue, serta mempraktekkan program e arsip dengan program access. Semoga pertemuan pada hari ini member keberkahan untuk kita semua. Amin.

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran, Fakultas Ekonomi Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com. HP : 08179599354

Diskusi Penentuan Sistem Kearsipan

Arsip yang ada di Badan Konservasi Universitas Negeri Semarang (Unnes) kondisinya belum tertata. Oleh karenanya, ketua Badan Konservasi Unnes, Prof. Dr. Dewi Liesnoor, M.Si mengajak diskusi dengan staf pegawainya dan saya untuk menangani permasalahan tersebut.

Saat saya observasi (29/12/2014), terlihat arsip menumpuk, tanpa ada identitas. Bahkan, belum didata, sehingga saya dan teman-teman (Ana dan Fauza) di lapangan, tidak langsung bekerja. Saya harus membuat plan (rencana) sesuai dengan keadaan di lapangan.

Plan tersebut, ada sembilan tahapan, yaitu identifikasi kebutuhan, mencatat, mengelompokkan, penentuan sistem, pembelian bahan sarana dan prasarana, pemeliharaan, pengamanan, menyusun jadual retensi, penyingkiran, dan pemusnahan, serta penghapusan. Kesembilan tahapan tersebut sudah dikaji pada tulisan sebelumnya.

Sebelum saya observasi pada Senin (29/12/2014), petugas Badan Konservasi sudah memulai bekerja, terlihat arsip yang mereka simpan sudah dikelompokkan berdasarkan kronologis (tahun), yaitu tahun 2010, 2011, 2012, 2013, dan 2014, sebagaimana gambar berikut:

Gambar 1. Arsip yang dikelompokkan berdasarkan kronologis (tahun)

Karena arsip sudah dikelompokkan, maka tahapan yang sudah saya rencanakan, akan dirubah atau tidak memulai dari awal, seperti mulai pada tahapan penentuan sistem kearsipan. Namun, untuk memastikannya, saya bertanya kepada petugas Badan Konservasi (Mas Iwan, Wawan, dan Mba Ely), bahwa mereka hanya mengelompokkan berdasarkan tahun, tidak mendatanya. Hal ini menjadikan saya untuk bertanya dalam hati. Pertama, jika mereka sudah mengelompokkan arsip, maka seharusnya saya bekerja pada tahap penentuan sistem kearsipan, namun mereka belum mendatanya, apakah saya harus mendatanya? Jika harus mendatanya, berarti saya memulai pada rencana awal, yaitu identifikasi arsip. Kedua, jika saya langsung pada penentuan sistem kearsipan, yaitu berdasarkan kronologis, apakah itu tepat? Karena belum mengetahui identitas arsip dan kebutuhan organisasi tersebut? Sehingga, saya pun harus tetap mengidentifikasi arsip (memulai pada tahap awal).

Kedua masalah tersebut, menjadikan saya untuk lebih cermat dalam menentukan awal langkah kerja. Saya mengajak kepada staf Badan Konservasi untuk berdiskusi mengenai keinginannya, salah satunya adalah mereka menginginkan pola yang sistem kearsipannya di mana file laporan berisi semua laporan dari tahun 2010, 2011, 2012, 2013, dan 2014. Ketiga staf tersebut menginginkan pola tersebut.

Dari diskusi tersebut, saya membuat kesimpulan sementara, bahwa pola yang akan digunakan adalah subjek. Hal ini juga diperkuat berdasarkan pengamatan, bahwa ditemukan arsip yang serupa tiap tahunnya. Misal, subjek laporan itu ada tiap tahun. Demikian juga, subjek jurnal ada tiap tahun. Keputusan saya, bahwa sistem penyimpanan yang akan digunakan adalah sistem subjek. Kemudian saya konsultasikan kepada staf dan pimpinan Badan Konservasi, alhamdulillah mereka sepakat dengan pola tersebut. Dengan kesepakatan tersebut, maka saya dan tim memulai bekerja pada tahap pertama, yaitu mengidentifikasi kebutuhan.

Agung Kuswantoro, dosen Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, Hp 08179599354

Kisah Menjadi Juri di LKS Administrasi Perkantoran Kabupaten Pemalang

Sabtu (17/1/2015) hari yang menyenangkan untuk saya, karena pertama kali saya berkontribusi untuk kota kelahiran saya, yaitu Pemalang. Saya menjadi juri Lomba Kompetensi Siswa (LKS) bidang administrasi perkantoran kabupaten Pemalang. Ada dua juri yaitu internal dan eksternal. Juri internal berasal dari guru-guru yang tergabung dalam Musyawarah Guru Mata Pelajaran (MGMP) administrasi perkantoran kabupaten Pemalang, yang sesuai dengan kompetensi yang diujikan. Juri eksternal berasal dari luar guru MGMP. Dalam hal ini adalah saya.
Misi yang saya bawa, selain menjadi juri adalah memajukan kota Pemalang melalui pendidikan. Di dalam diri saya ada yang harus saya kontribusikan buat lingkungan sekitar. Tubuh saya, tak semata-mata untuk diri saya, tetapi untuk keluarga, masyarakat, lembaga, dan negara. Sehingga, menjadi kebanggaan bagi saya, jika ada orang yang menghubungi saya untuk bekerja sama (berbagi) untuk menyelesaikan suatu permasalahan.
Prinsip yang saya terapkan saat menilai para peserta lomba adalah keadilan. Adil dalam memberikan nilai. Hal ini saya lakukan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Penilaian yang saya berikan kepada peserta lomba adalah berdasarkan indikator masing-masing kompetensi. Indikator tersebut sebagaimana pada LKS Kabupaten Semarang yang pernah saya menjadi juri juga di kompetisi tersebut.
Jadi, dalam memberikan nilai, saya memiliki kriteria, yang telah ditentukan. Saya tidak mengarang biji (ngaji) berupa bulatan nilai. Kriteria tiap kompetensi merupakan aspek evaluasi dalam perlombaan tersebut.
Selain prinsip keadilan, saya sebagai juri juga harus memiliki prinsip netralitas. Maknanya, saya tidak memihak pada salah satu peserta, yang notabene mereka adalah senior dan mantan mahasiswa saya. Contoh pihak senior adalah guru-guru pembimbing peserta lomba. Usia mereka dua kali dari saya atau dua puluh tahunan umur dari saya. Contoh pihak mantan mahasiswa adalah beberapa mahasiswa yang pernah saya ajar waktu mereka studi strata satu di Unnes. Pihak senior dan mantan mahasiswa juga sebagai juri internal.
Posisi juri internal yang berasal dari mereka (senior dan mantan mahasiswa) menjadikan saya harus independen dalam penilaian. Salah satunya dengan indikator penilaian tiap kompetensi. Jika saya tidak menggunakan indikator penilaian tiap kompetensi, maka saya tidak memiliki dasar dalam penilaian.
Ada sebelas pekerjaan dalam kompetensi tersebut, yaitu mengetik kecepatan, membuat surat bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, menangani arsip, mengelola kas kecil, mencari informasi melalui internet, menangani telepon berbahasa Inggris, membuat notulen rapat, agenda kegiatan rapat, mengelola perjalanan dinas, wawancara bahasa Inggris, dan presentasi bahasa Inggris. Namun saat saya menjadi juri di kabupaten Semarang terdapat sembilan pekerjaan. Dua pekerjaan yang hilang dimasukkan dalam pekerjaan yang menyerupai, seperti pekerjaan wawancara bahasa Inggris digabungkan dengan presentasi. Pekerjaan perjalanan dinas digabungkan dengan agenda pimpinan.
LKS administrasi perkantoran Kabupaten Pemalang tahun ini adalah event pertama kali diselenggarakan kompetensi tersebut. Sehingga, masih terdapat kekurangan, diantaranya sarana yang tertata, aturan dalam perlombaan, dan tim juri. Sebenarnya, permasalahan tersebut dapat diatasi dengan layout kerja peserta, di mana komputer dan printer dapat menyatu dengan pekerjaan siswa, jadi tidak terpisah antara meja mengerjakan soal dengan komputer.
Timing waktu mengerjakan soal yang tidak menentu, seharusnya secara jadual selesai jam 16.30, namun karena mundurnya acara pembukaan, maka acara yang lain juga ikut mundur.
Menurut saya, juri seharusnya ada dua, yaitu dari pihak eksternal. Mengapa eksternal? Karena untuk menjaga netralitas, jika dari pihak internal, maka dikhawatirkan kurang sportif dalam memberi nilai. Karena, juri internal menilai peserta didiknya sendiri.
Hambatan di tahun pertama penyelenggaraan ini merupakan hal yang wajar. Yang terpenting adalah kegiatan LKS tetap berjalan tiap tahun. Penyelenggaraan LKS untuk mencari bibit unggul bidang administrasi perkantoran di kabupaten Pemalang. Bahkan, MGMP kabupaten Pemalang perlu mimpi untuk dapat mewakili peserta LKS ditingkat nasional. Saya pun sangat mendukung program tersebut. Saat saya di lomba tersebut, saya bertemu dengan perwakilan dari Dinas Pendidikan Kabupaten Pemalang (pak Sigit). Saya menyampaikan kepada beliau, bahwa untuk tetap menyelenggarakan event ini tiap tahun. Beliau juga menceritakan tentang kronologis kegiatan tersebut. Intinya, Dinas Pendidikan kabupaten Pemalang ingin memajukan dunia pendidikan di kota Ikhlas.
Kompetensi tersebut diikuti oleh tiga peserta, yaitu dari SMK Muhammadiyah 2 Pemalang, SMK PGRI 2 Taman Pemalang, dan SMK Negeri 1 Pemalang. Juara satu dari SMK N 1 Pemalang, juara dua dan tiga dari SMK PGRI 2 Taman Pemalang dan SMK Muhammadiyah 2 Pemalang.
Semoga kompetensi ini tetap berjalan tiap tahun. Saya sebagai warga Pemalang ikut bangga dapat berkontribusi dalam memajukan dunia pendidikan di kota Ikhlas. Harapannya, tahun mendatang, banyak peserta yang lomba tersebut, sukses untuk MGMP administrasi perkantoran kabupaten Pemalang yang telah menyelenggarakan kegiatan tersebut.

Agung Kuswantoro, penguji eksternal Lomba Kompetensi Siswa (LKS) Administrasi Perkantoran kabupaten Pemalang, HP 08179599354

Mengapa Elektronik Arsip (E Arsip) Untuk Pembelajaran?

Perkembangan Informasi dan Teknologi (IT) memberikan dampak pada perilaku masyarakat dalam berkomunikasi. Demikian juga, dalam pengelolaan kearsipan mengalami perkembangan yang pesat dalam menyimpan dokumen. Saat ini, dikenal dengan e arsip atau e filing.

E arsip merupakan perbaduan dari manajemen kearsipan dan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Aplikasi e arsip yang selama ini digunakan berupa software dan website. Kedua aplikasi tersebut, banyak digunakan oleh perusahaan atau organisasi bisnis. Mereka menggunakan aplikasi tersebut karena lebih simpel dalam menggunakannya. Namun, hal tersebut kurang sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan. Oleh karenanya, penulis sebagai akademisi, perlu mengkaji e arsip untuk pembelajaran. Di mana, e arsip tersebut sesuai dengan teori manajemen kearsipan untuk pembelajaran.

Saya akan mengenalkan konsep sistem kearsipan, yaitu abjad, pokok masalah, tanggal, terminal digit, desimal, dan wilayah. Selain itu, juga ada konsep peminjaman arsip, kartu kendali, daftar arsip masuk, daftar arsip keluar, nama peminjam arsip, dan lainnya.

Kartu Kendali (KK) dan kartu pinjam arsip dalam e arsip yang saya buat dimunculkan dalam menu. Hal ini dilakukan sebagai sarana pembelajaran mengenai manajemen kearsipan. Di mana, pengguna utama dalam aplikasi ini adalah pendidik (guru) SMK jurusan administrasi perkantoran, mahasiswa sekretaris atau manajemen perkantoran, dan akademisi.

E Arsip di Cikarang

Penjelasan di atas merupakan latar belakang dalam memberikan pelatihan e arsip untuk pembelajaran. Pesertanya adalah guru administrasi perkantoran Cikarang, Bekasi.

Kelebihan dari e arsip untuk pembelajaran adalah sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan, tidak perlu install, dan kapasitasnya kecil. Kelemahannya adalah membutuhkan banyak folder-folder yang harus disesuaikan dengan sistem kearsipan dan kebutuhannya. Selain itu, hanya dapat dioperasikan hanya dengan minimal microsoft office access 2010.

Langkah kerja dalam pelatihan e arsip di Cikarang yaitu memberikan aplikasi e arsip yang berupa folder yang diberi nama pelatihan e arsip Cikarang. Di dalamnya ada folder contoh surat, sistem penyimpanan arsip, dan dua aplikasi e arsip dalam bentuk access, yang terdiri dari e arsip lembar kerja baru dan e arsip yang sudah ada dokumennya.

Masing-masing peserta akan meng-copy aplikasi e arsip dalam laptopnya. Saya dibantu oleh Trisna, seorang mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Saya akan memaparkan dan mempraktekkan aplikasi e arsip di depan para peserta, sedangkan Trisna akan berkeliling (mendekat) pada peserta yang mengalami kesusahan dalam mempraktekkannya.

Setelah meng-copy aplikasi e arsip, langkah berikutnya adalah menyimpan arsip dalam laci, guide, dan map yang berupa virtue. Virtue diwujudkan dalam bentuk folder-folder yang sudah diidentifikasi. Folder-folder tersebut sebagai pengganti laci dan rak lemari. Karena, sistem e arsip, maka laci dan rak lemari diwujudkan dalam bentuk virtue (folder).

Contoh surat yang dibagi ke peserta, saya memberikan kode sistem simpan, yaitu surat masuk 9 kodenya adalah abjad (Bo), surat keluar 1 kodenya adalah subjek (OP03), surat keluar 2 kodenya adalah desimal (100,01), surat masuk 10 kodenya adalah terminal digit (2451), surat keluar 3 kodenya adalah tanggal (7/3/2015), dan surat keluar 6 kodenya adalah wilayah (P.Jawa-DKI Jakarta,Jakarta Utara).

Sebelum praktek aplikasi e arsip, saya akan memaparkan konsep-konsep e arsip untuk pembelajaran yang saya buat, sebagaimana penjelasan di atas. Pemaparan tersebut, kurang lebih tiga puluh menit. Selebihnya, praktek aplikasi e arsip.

Saya memulai dengan cara masuk ke program aplikasi e arsip, yaitu login dengan salah satu nama, yaitu Agung atau Trisna. Pasword-nya adalah 1. Setelah itu, akan muncul layar main menu.

Untuk penjelasan cara menggunakan aplikasi e arsip tersebut dapat dipelajari dalam buku yang saya tulis bersama Trisna, dengan judul E Arsip Untuk Pembelajaran (2015).

Pelatihan ini bertempat di LP3I Cikarang denga bekerja sama dengan peruahaan stationary Bantex, Sentul, Bogor. Kegiatan tersebut dilakukan pada tanggal 7 Maret 2015. Ini adalah pengalaman saya memberikan pelatihan e arsip di Jawa Barat yang disponsori oleh LP3I Cikarang dan Bantex.

Semoga melalui, pelatihan ini, guru administrasi perkantoran dapat memahami aplikasi e arsip untuk pembelajaran, sehingga dapat ilmu tersebut dapat bermanfaat bagi siswa yang akan diajarkan oleh mereka. Terima kasih kepada pihak penyelenggara, yaitu LP3I Cikarang dan Bantex. Mudah-mudahan memberikan manfaat dan keberkahan untuk kita semua. Amin

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran Universitas Negeri Semarang dan trainer elektronik arsip, HP 08179599354

Langkah Kerja Pelatihan E Arsip di Kudus

Alhamdulillah, kalimat itulah yang saya ucapkan saat adanya undangan menjadi pembicara pelatihan e arsip se-Karesidenan Pati, Jawa Tengah. Saya bersyukur, karena dapat sharing kepada guru-guru administrasi perkantoran se-Karesidenan Pati. Tempat pelatihannya di SMK Negeri 1 Kudus, yang dilaksanakan pada tanggal 28 Maret 2015.
Tahapan yang akan saya lakukan adalah pemaparan konsep e arsip yang saya buat dan prakteknya. Konsep e arsip meliputi konsep dasar arsip, kelemahan, kelebihan, dan lainnya. Prakteknya meliputi membuka, main menu, manajemen arsip, peminjaman, pengembalian, dan lainnya. Alokasi konsep e arsip selama 45 menit, sedangkan alokasi praktek e arsip selama 3 hingga 4 jam.
Konsep e arsip, saya memaparkannya dengan power point. Konsep e arsip yang saya buat berdasarkan kajian teori pada buku yang saya tulis bersama Drs. Sularso Mulyono dan Drs. Partono, M.Pd. Jadi, e arsip yang saya buat merupakan inovasi dan berlandaskan pada buku manajemen kearsipan, yang saya tulis tersebut.
Misal, pada guide, dan map merupakan konsep yang ada dalam kearsipan manual. Sedangkan laci, guide, dan map diwujudkan dalam folder-folder untuk e arsip. Folder-folder tersebut disebut dengan “virtue” atau maya. Mengapa demikian? Karena laci, guide, dan map tidak berujud asli, sebagaimana dalam kearsipan manual.
Model e arsip yang ditawarkan disebut dengan nama “E Arsip untuk Pembelajaran”. Langkah-langkah yang pertama dibuat adalah membuat folder-folder penyimpanan kearsipan yang berjumlah enam, yaitu abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal, digit, dan wilayah.
Keenam sistem penyimpanan arsip tersebut merupakan ciri khusus dalam e arsip pembelajaran, karena keenam sistem penyimpanan harus diketahui oleh peserta didik, termasuk membuat folder laci, guide, dan map. Penekanan model e arsip untuk pembelajaran adalah memiliki kaidah yang sesuai manajemen kearsipan. Berdasarkan pengamatan saya, ada beberapa aplikasi e arsip yang saat ini digunakan oleh masyarakat. Namun, mereka menghilangkan kaidah manajemen kearsipan, yang terpenting file-nya tersimpan di komputer, sehingga menu kartu kendali, kartu pinjam, dan pengembalian arsip tidak ada. Padahal, menu-menu tersebut dibutuhkan dalam manajemen kearsipan. Oleh karena, dalam model e arsip untuk pembelajaran harus dimunculkan menu-menu tersebut.
Berdasarkan masukan dari pakar kearsipan, Drs. Sularso Mulyono, mengatakan sistem penyimpanan kearsipan dalam e arsip harus lengkap yang terdiri dari abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal digit, dan wilayah. Urutannya pun harus yang termudah, mulai dari abjad hingga wilayah.

1. Sistem Abjad
Dalam sisten abjad ada folder-folder atau laci virtue yang terdiri dari A-G, H-N, O-S, T-Z. Kemudian didalamnya ada guide virtue, misal laci untuk A-G, terdapat guide virtue A, B, C, D, E, F, dan G. Di dalam guide virtue A, ada map Aa, Ab, Ac, hingga Az.

2. Sistem Pokok Soal
Pokok soal yang dimunculkan dalam e arsip pembelajaran adalah AP (Anggaran dan Permodalan), HM (Humas), KP (Kepegawaian), KU (Keuangan), OP (Operasional dan Pemasaran), dan, PB (Perbekalan), dan UM (Umum). Setelah itu, ada sub masalah. Misal laci KU (Keuangan), ada sub pokok masalah gaji dan upah, pajak, kredit, dan pembayaran lain-lain.

3. Sistem Tanggal (Kronologis)
Sistem tanggal yang dimunculkan adalah tahun 2015, 2014, dan 2013. Tahun merupakan laci virtue, kemudian guide-nya bulan yaitu Januari, Februari, Maret, April, Mei, Juni, Juli, Agustus, September, Oktober, Nopember, dan Desember. Masing-masing guide virtue terdapat map, berupa tanggal yang dimulai dari 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, dan 31.

4. Sistem Desimal
Sistem nomor desimal dimulai dari laci virtue dengan nomor 000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, dan 900. Kemudian dalam laci virtue tersebut, terdapat guide virtue dengan nomor 000, 010, 020, 030, 040, 050, 060, 070, 080, dan 090. Setelah itu, dalam laci virtue terdapat map virtue dengan urutan nomor 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, dan 009.

5. Sistem Terminal Digit
Laci virtue dalam sistem terminal digit dimulai dari 00-09, 10-19, 20-29, 30-39, 40-49, 50-59, 60-69, 70-79, 80-89, dan 90-99. Kemudian, ada guide virtue yang berjumlah masing-masing 10, dengan urutan 00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, dan 09. Setelah itu, ada map virtue di dalam guide-nya. Adapun nomor map virtue-nya adalah 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, dan 9.

6. Sistem Wilayah
Dasar yang digunakan dalam sistem wilayah adalah propinsi. Nama propinsi disebut laci virtue, seperti P. Jawa, P. Kalimantan, P. Sulawesi, P. Sumatera, dan lainnya. Di dalam laci virtue terdapat guide virtue. Masing-masing guide virtue berbeda namanya, tergantung laci virtue. Misal, P. Jawa terdapat Jawa Tengah. Di dalam laci virtue terdapat map virtue. Masing-masing map virtue juga berbeda namanya, tergantung pada guide virtue. Seperti, di dalam guide virtue P. Jawa Tengah, terdapat map virtue Semarang, Pemalang, Pekalongan, dan lainnya.

Setelah mereka memahami dan mampu membuat laci, guide, dan map virtue. Langkah selanjutnya adalah mempraktekkan e arsip. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
1. Surat yang berwujud file yang harus diperhatikan harus dimasukkan ke dalam laci virtue yang sesuai dengan sistem penyimpanannya.
2. Cara menyimpanannya, dengan cara di-cut, bukan di-copy, karena jika di-copy akan menggandakan file tersebut, sehingga tidak efektif.
3. Setelah di-cut, masukkan file tersebut sesuai dengan kode penyimpanannya.
4. Bukalah file e arsip berbentuk access untuk meng-entry atau mendata dokumen tersebut ke dalam sistem.
5. Isilah menu manajemen arsip tersebut sesuai dengan isi surat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengisian manajemen arsip adalah:
1. Nomor urut harus sesuai dengan urutan saat meng-entry arsip, misal 1, 2, 3, 4, dan seterusnya. Nomor urut tidak boleh sama.
2. Cara penulisan kode penyimpanan, harus seusai dengan kaidah dalam e arsip untuk pembelajaran (lihat halaman 36).
3. Harus muncul dialog “Data Berhasil Disimpan”.
4. Simpan setiap meng-entry arsip baru, dengan meng-klik simpan yang terdapat pada menu atas.
5. PT Trivia Soft merupakan nama lembaga yang memiliki e arsip (pengelola).

Sebelum peserta menyimpan surat ke dalam laci virtue, saya membagikan file tersebut kepada peserta. Saya juga mencetak beberapa file tersebut (tiga surat), agar mereka mudah dalam meng-entry arsip tersebut.
Ada tiga puluh surat yang akan di entry oleh peserta. Mengapa jumlahnya tiga puluh? Karena pelatihan ini diselenggarakan selama tiga hari. Jadi, harus banyak latihan soal. Menyimpan ke dalam sistem e arsip saja, tidak cukup, tetapi mereka juga harus mengolah dalam peminjaman arsip dan pengembalian arsip.
Soal penyimpanan arsip ke dalam laci, guide, dan map virtue, serta meng-entry kedalam e arsip untuk pembelajaran yaitu:
1. PT DUNIA MODERN, Abjad, Du;
2. PT JAYA RAYA KOMPUTER, Pokok Soal, Pesanan;
3. PT MANDIRI KOMPUTER, Tanggal, 5/2/2015;
4. CV SINAR MELATI, Desimal, 123,47;
5. CV CIPTA KARYA, Terminal Digit, 13445;
6. PT BUANA MELATI, Wilayah, P.Jawa-Jawa Tengah, Semarang.
7. CV SUKARAJA, Tanggal, 5/8/2014
8. CV ELEKTRO BALI, Desimal, 123,46
9. CV TEGALSARI, Abjad, Te
10. PT SENTOSA, Wilayah, P.Jawa-DKI Jakarta,Jakarta Selatan
11. PT SINAR BAHAGIA, Pokok Soal, Penawaran
12. Toko Periangan, Terminal Digit, 12345
13. CV TEGALSARI, Terminal Digit, 11345
14. Toko Komputer Modern, Desimal, 123,45
15. Toko Elektro Purwodadi, Wilayah, P.Jawa-Jawa Tengah,Grobogan
16. CV BERDIKARI RAYA, Desimal, 123,48
17. CV BONDOWOSO, Wilayah, P.Jawa-Jawa Timur,Surabaya
18. CV KANCIL MAS, Terminal Digit, 13345
19. CV PURNAMA JAYA, Pokok Soal, Pembayaran
20. PT CHAILAS PHARMA, Pokok Soal, Pembayaran
21. PT INDONESIA JAYA, Abjad, In
22. PT JAYA UTAMA, Abjad, Ja
23. Toko Bunda, Tanggal, 12/4/2014
24. Toko Indah Jaya, Tanggal, 29/10/2014

Soal peminjaman arsip, yaitu:
1. Senin, 30 Maret 2015, Rima Astari meminjam arsip dari Toko Komputer “Modern” Medan. Arsip tersebut akan dikembalikan tanggal 6 April 2015.
2. Senin, 30 Maret 2015, Rima Melati meminjam arsip dari PT Sinar Bahagia, Jakarta. Arsip tersebut akan dikembalikan tanggal 6 April 2015.
3. Selasa, 31 Maret 2015, Soleh meminjam arsip dari CV Sukaraja, Bandung. Arsip tersebut akan dikembalikan tanggal 7 April 2015.
4. Kamis, 2 April 2015, Intan meminjam arsip CV ELEKTRO “BALI”, Bali. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 9 April 2015.
5. Kamis, 2 April 2015, Mawar meminjam arsip CV Tegalsari, Cirebon. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 9 April 2015.
6. Senin, 6 April 2015, Tesa meminjam arsip CV Bondowoso, Surabaya. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 12 April 2015.
7. Senin, 6 April 2015, Budi meminjam arsip Toko Bunda, arsip tersebut dikembalikan tanggal 12 April 2015.
8. Selasa, 7 April 2015, Azhar meminjam arsip PT Chailas Pharma, Jakarta. Arsip dikembalikan tanggal 13 April 2015.
9. Selasa, 7 April 2015, Suci meminjam arsip Toko Jaya Utama, Jakarta. Arsip dikembalikan tanggal 13 April 2015.
10. Rabu, 8 April 2015, Hendra meminjam arsip CV Berdikari Raya, Jakarta. Arsip dikembalikan tanggal 14 April 2015.
11. Rabu, 8 April 2015, Siti Nurbaya meminjam arsip PT Indonesia Jaya, Bandung. Arsip dikembalikan tanggal 15 April 2015.
12. Kamis, 9 April 2015, Tejo meminjam arsip CV Kancil Mas, Jakarta. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 16 April 2015.
Kedua belas arsip tersebut dalam keadaan baik, dengan arsiparis Agung Kuswantoro.

Soal Pengembalian Arsip, yaitu:
1. Senin, 6 April 2015, Rima Astari mengembalikan arsip Toko Komputer “Modern”, Medan yang telah dipinjamnya pada tanggal 30 Maret 2015.
2. Senin, 6 April 2015, Rima Melati mengembalikan arsip PT Sinar Bahagia, Jakarta yang telah dipinjam pada tanggal 30 Maret 2015.
3. Selasa, 7 April 2015, Soleh mengembalikan arsip CV Sukaraja, Bandung, yang telah dipinjam pada tanggal 31 Maret 2015.
4. Kamis, 9 April 2015, Intan mengembalikan arsip CV ELEKTRO “BALI”, Bali, yang telah dipinjam pada tanggal 2 April 2015.
5. Kamis, 9 April 2015, Mawar mengembalikan arsip CV Tegalsari, Cirebon, yang telah dipinjam pada tanggal 2 April 2015.
6. Senin, 13 April 2015, Tesa mengembalikan arsip CV Bondowoso, Surabaya, yang telah dipinjam pada tanggal 6 April 2015.
7. Senin, 13 April 2015, Budi mengembalikan arsip Toko Bunda, yang telah dipinjam pada tanggal 6 April 2015.
8. Selasa, 14 April 2015, Azhar mengembalikan arsip PT Chailas Pharma, Jakarta, yang telah dipinjam pada tanggal 7 April 2015.
9. Selasa, 14 April 2015, Suci mengembalikan arsip Toko Jaya Utama, Jakarta yang telah dipinjam pada tanggal 7 April 2015.
10. Rabu, 15 April 2015, Hendra mengembalikan arsip CV Berdikari Raya, Jakarta, yang telah dipinjam pada tanggal 7 April 2015.
11. Rabu, 15 April 2015, Siti Nurbaya mengembalikan arsip PT Indonesia Jaya, Bandung, yang telah dipinjam pada tanggal 8 April 2015.
12. Kamis, 16 April 2015, Tejo mengembalikan arsip CV Kancil Mas, Jakarta, yang telah dipinjam tanggal 9 April 2015.
Kedua belas arsip tersebut dalam kondisi bagus, dengan arsiparis Agung Kuswantoro

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran Universitas Negeri Semarang dan trainer elektronik arsip, HP 08179599354

Siswa pun Bisa Mempraktekkan E Arsip Pembelajaran

Sabtu, 13 Agustus 2016 menjadi waktu yang sungguh memberikan manfaat kepada saya. Ada empat puluh siswa sudah menanti untuk belajar bersama e arsip pembelajaran. Sebuah karya yang saya ciptakan bersama Trisna. Sudah banyak tempat, saya berbagi bersama kepada guru-guru baik di Jawa Tengah, Bekasi, dan Jawa Barat. Namun untuk kali ini, saya akan berbagi mengenai e arsip tersebut kepada siswa.

Ini adalah pengalaman pertama saya menyampaikan materi dari produk saya. Ibarat orang jualan, biasanya saya menjual produk saya kepada para guru yang tergabung dalam MGMP. Siswa-siswa tersebut adalah SMK Ky Ageng Giri, Mranggen Demak, Jawa Tengah. Sebuah tempat yang kurang lebih 10 kilometer dari Mranggen, Demak. Jauh.

Siswa-siswanya kebanyakan dari santri pondok Ky Ageng Giri Ageng, sebuah pondok pesantren dengan jumlah santri yang banyak. Saya melihat sendiri saat solat berjamaah solat dhuhur yang jamaahnya hingga seratusan santri. Angka yang fantastik solat jamaah dhuhur dengan jumlah jamaah yang sangat banyak.

Acara dimulai pukul 08.00 WIB di ruang kelas. Kami terdiri dari Saya, Trisna, Bapak Ahmad Nurkhin, dan Bapak Mushin. Acara dilakukan di dua tempat yaitu di kelas dan labolatorium. Kelas digunakan untuk serah terima kami dan pemberian kenang-kenangan secara simbolik. Labolatorium digunakan untuk praktek e arsip pembelajaran.

Siswa-siswa sangat antusias menyambut kami. Jawaban salam atas doa yang saya ucapkan dijawab dengan kompak dan fasih. Komputer dan laptop mereka siap untuk menerima aplikasi yang telah saya siapkan. Mereka memang dalam taraf belajar. Aplikasi yang saya buat memang kental dengan konsep manajemen e arsip mulai dari pencatatan (baca pemberkasan), penyimpanan, peminjaman, hingga pengembalian. Dalam pencatatan pun ada konsep indeks, cara penulisan penyimpanan, hingga laci, guide, dan map atas arsip yang akan disimpan. Jadi belajar e arsip pembelajaran juga harus memahami manajemen kearsipan.

Saya sangat memuji semangat mereka dalam mendalami e arsip pembelajaran. Setiap arsip yang akan disimpan mereka langsung mempelajarinya, mulai dari pencatatan hingga peyimpanan. Sembari saya memandu mereka untuk mengentry satu arsip, saya bertanya mengenai konsep-konsep arsip yang akan disimpan. Alhamdulillah mereka memahami konsep manajemen kearsipan. Mereka memahami sistem penyimpanan arsip mulai dari pencatatan hingga penyimpanan.

Saya menggunakan strategi setiap langkah yang akan dikerjakan harus dilakukan bersama. Artinya, saat mengentri semua siswa harus mengentri, sembari saya memberikan keterangan yang terkandung dalam konsep kearsipan. Jika ada siswa uang tertinggal dalam langkah pekerjaannya, maka kita akan membantunya. Dan, semua siswa akan menunggunya. Jadi satu langkah, untuk satu kelas. Tidak ada yang tertinggal dalam proses pembelajaran. Jjika ada siswa yang tertinggal satu langkah pekerjaan, maka akan tertinggal semua langkah pekerjaannya, karena pekerjaan dalam proses pengarsipan elektronik saling terkait.

Baru kali ini, saya dapat memperagakan satu surat lengkap mulai dari pencatatan hingga penyimpanan hanya dalam waktu satu jam. Biasanya, peserta pelatihan mengentri satu surat saja, hingga dua jam. Namun karena pemahaman mereka terhadap konsep kearsipan baik dan mampu mengoperasikan komputer dengan baik pula, maka cepat mereka dalam mengentri dan menyimpan surat. Bahkan setelah satu surat mereka mengentri, kemudian mereka praktek mengentri dan menyimpan surat lagi dengan sistem penyimpanan yang berbeda dengan arsip yang dijadikan contoh pertama. Sistem penyimpanan arsip pada contoh yang pertama menggunakan sistem abjad untuk surat masuk. Pada contoh yang kedua menggunakan sistem sistem tanggal (kronologis) untuk surat keluar. Ya, alhamdulillah mereka mampu. Padahal saya hanya menerangkan satu arsip dan posisi saya duduk di depan, sembari istrihat.

Luar biasa mereka, meskipun sekolah mereka jauh dari kota. Bahkan semua tim saya ikut tidak ada sinyal di sekolah tersebut, namun mereka antusias dalam belajar. Tidak cukup belajar saja, namun mereka memiliki gairah untuk mempelajarinya. Terbukti mereka bisa memahami e arsip pembelajaran dan tidak gaptek teknologi.

Sebuah pengalaman yang menarik bagi saya dapat berbagi kepada mereka. Mereka adalah siswa dan santri. Diawal pembelajaran saya memberika yel-yel dengan kalimat SMK KY AGENG GIRI YES, SANTRI HEBAT. Saat memberikan yel, yang ada hanya gemuruh ruang tersebut. sekali lagi mereka sangat antusias. Antusias itulah yang menjadikan semangat saya juga dalam memberikan materi.

Hampir dua jam lebih saya mempraktekkan e arsip pembelajaran. Tiba saatnya, saya berpisah dengan mereka. Mereka pun tak segan-segan bertanya atas materi yang saya berikan. Dengan bekal tiga hadiah yang telah dibungkus kertas, saya memberikan pertanyaan kepada mereka. Siapa yang dapat menjawab dengan benar, maka mereka berhak mendapatkan hadiah tersebut. Tiga pertanyaan pun mereka mampu menjawabnya, berarti ludes semua hadiah yang telah disiapkan oleh sekolah.

Kenangan yang tidak terlupakan yaitu dapat berbagi ilmu dengan siswa-siswa yang notabene jauh dari kota, namun mereka semangat belajarnya sangat tinggi. Walaupun mereka jauh dari kota, tapi mereka tidak gaptek teknologi. E arsip pembelajaran dapat mereka praktekkan dengan baik dan benar. Terimakasih SMK Ky Ageng Giri, semoga kerjasama ini kita bisa lanjutkan di tahun mendatang. Terimakasih pula atas solat jamaah dhuhurnya dengan seratus santri di masjid yang jarang saya jumpai dengan jumlah orang yang banyak. Semoga tulisan ini bermanfaat.

Semarang, 13 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Laporan Hasil Observasi Tim UPT Kearsipan UNNES ke Record Center FE UNNES

Kami melakukan obervasi dengan tujuan melihat keadaan yang nyata, dimana arsip akan disimpan di record center FE UNNES. Namannya saja, record center maka arsip-arsip yang ada di masing-masing unit atau subunit kerja akan memberikan arsipnya ke record center. Sub-subunit tersebut terdiri dari kemahasiswaan, akademik, kepegawaian, keuangan, akuntansi, perbelakan, dan lainnya.

Temuan yang dilapangan adalah

Ditemukan ada 3 lemari arsip geser dengan 8 lemari.

1 Lemari = 10 rak, dengan 1 baris= 2 rak

Ada 8 lemari X 3 lemari geser = 24 lemari

24 lemari X 2 rak = 48 rak (total dengan 3 lemari arsip geser)

1 rak diisi = 8 box arsip

Sisa box yang saya temukan di gudang di gedung C6 lantai 3 sebanyak 250 box

250 box/ 8 box arsip = 31 rak

31 rak/ 10 rak (1 lemari) = 3 lemari yang dapat diisi dengan menggunakan 250 box

I box berisi 300 ekslemplar (dalam dokumen kertas halaman, bukan dalam wujud laporan.

Hal yang perlu diperhatikan yaitu ada tujuh pola klasifikasi kearsipan yang ada di FE UNNES yaitu (a) Perkuliahan Dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi, (b) Kemahasiswaan, (c) Keuangan, (d) Akuntansi/ Perencanaan, (e) Kepegawaian, (f) Ketatausahaan, dan (g) Sarana dan Prasarana. Pembagian arsip yang masuk dalam record center FE UNNES berarti tidak semuanya dimasukkan, hanya waktu tertentu (baca :belum dipastikan waktunya), karena jumlah volume masing-masing pola klasifikasi berbeda-beda. Yang terbanyak adalah perkuliahan dan perguruan tinggi.

Lemari geser cocok diisi dengan box arsip karena dapat menampung banyak dan lebih rapi dibanding odner.

Perlu pencatatan pemberkasan arsip dari masing-masing subunit, jadi penata dokumen lebih mudah dalam penataan arsip didamping dari tim UPT Kearsipan.

Selama pemindahan arsip, peran subunit sangat berperan dalam menyerahkan dokumennya karena untuk memastikan dokumen tersebut siap diarsipkan.

Semarang, 10 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Beberapa yang perlu diperhatikan dalam penataan arsip record center FE UNNES.

Sarana berupa box arsip tersisa 250 buah. Hanya 31 rak yang terisi atau 3 lemari (asumsinya 1 lemari = 10 rak)
Ada tujuh pola klasifikasi dari arsip yang akan disimpan yaitu (a) perkuliahan dan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi, (b) kemahasiswaan, (c) keuangan, (d) akuntansi/perencanaan, (e) kepegawaian, (f), ketatausahaan, dan (g) sarana dan prasarana. Ada tujuh pola klasifikasi dengan jumlah box hanya 250, maka pemilihan arsip yang akan disimpan ke record center harus selektif. Cara yang paling mungkin adalah menata arsip dihitung dari waktu mundur (misal bulan Agustus, Juli, dan Juni tahun 2016).
Perlu adanya serah terima arsip dari subunit ke record center ditunjukkan berita acara serah terima arsip yang ditanda tangani oleh kepala subunit kerja dan pengelola arsip unit kerja, disaksikan oleh dua orang saksi.
Diperlukan koordinasi untuk menentukan tugas yang akan dilakukan oleh masing-masing subunit, seperti tugas penata dokumen, kepala subunit, mahasiswa yang akan membantu penataan arsip, pekerja yang memindahkan arsip dari C6 ke record center, dan lainnya.
Dalam serah terima arsip, arsip harus teridentifikasi atau tercatat oleh subunit.
Penata dokumen akan menata sesuai dengan pola klasifikasi yang telah ditentukan, dengan pendampingan tim UPT Kearsipan UNNES.

Tenaga Kependidikan Fakultas Kedokteran Belajar Pelatihan Digitalisasi Kearsipan

Arsip memegang peranan sangat penting bagi sebuah lembaga. Ia memberikan informasi yang dalam terhadap suatu dokumen. Oleh karenanya, keberadaannya perlu diselamatkan. Suatu kebahagiaan bagi saya, hari ini, Sabtu (27 Agustus 2016) dapat berbagi ilmu dengan Ibu/ Bapak dari Jakarta, Bandung, Semarang, dan Makasar dengan jumlah peserta hanya tujuh orang. Tempat pelatihan di hotel Ibis, Malioboro, Yogyakarta.

Mereka adalah Ibu Suriani Sulaeman dari Universitas Muslim Indonsia (Makasar), Dominica Dian Pramudhita (Universitas Duta Wacana), Ayu Dianita Lestari (Universitas Jenderal Ahmad Yani), M. Sulfikarnain (Universitas Tarumanegara), Poni Kusdiningsih (Universitas Tarumanegara), Yunus Mustaqim (Universitas Sultan Agung), dan Slamet (Universitas Sultan Agung).

Semangat mereka sangat tinggi. Mereka berangkat pagi dari Jakarta, hingga belum sarapan untuk mengejar jam 08.00 menuju Yogyakarta. Demikian juga yang dari Semarang. Padahal, hari Sabtu, dimana mereka seharusnya masih bercengkerama dan menikmati liburan. Namun, mereka justru belajar. Pastinya, mereka memiliki pengalaman kerja yang lama dibanding saya.

Peserta yang dibatasi hanya tujuh orang menunjukkan keseriusan panitia dalam memberikan kualitas pelayanan kepada peserta. Saya sebagai pihak yang diundang menjadi pembicara harus memberikan ilmu kearsipan yang bermanfaat. Permintaan panitia adalah materi digitalisasi kearsipan. Panitianya adalah PT Media Citra Mandiri dari Bandung http://mediacitramandiri.co.id/Pelatihan-Digitalisasi-Kearsipan/.

Tak disangka ketujuh beserta berasal dari Fakultas Kedokteran. Mereka berkedudukan sebagai tenaga administrasi dan kepala Tata Usaha serta kepala subbagian. Dengan homogenitas peserta yang sama yaitu dari Perguruan Tinggi dan berasal dari Fakultas yang sama, menjadikan saya berpikir untuk praktik pelatihannya dalam bidang kasus perguruan tinggi. Nah, namun kenapa kok pesertanya dari fakultas yang sama? Apakah panitia hanya membagikan atau menginformasikan pelatihan ini hanya ditujukan untuk fakultas kedokteran? Ternyata jawaban panitia adalah informasi pelatihan ini ditujukan kepada perusahaan dan instansi, tetapi yang mendaftar sejumlah tujuh peserta ini.

Muncullah pertanyaan-pertanyaan saya dalam pelatihan ini yaitu apakah arsip di fakultas kedokteran itu belum tertata? Mengapa semua peserta berasal dari Fakultas Kedokteran? Apakah arsip fi Fakultas Kedokteran banyak? Pertanyaan tersebut saya sampaikan kepada peserta. Hasilnya memang arsip di tempat mereka kerja perlu ada penanganan yang serius sesuai dengan kaidah kearsipan.

Digitalisasi kearsipan adalah saat ini sedang saya kembangkan dalam penelitian saya. Alhamdulillah semoga melalui acara ini produk penelitian saya ini dapat digunakan. Bahasa saya diujicobakan atas produk penelitian saya.

Mengingat materi ini kental dengan teori dan praktek. Saya tidak sendiri. Saya dibantu oleh teman saya yaitu Trisna Novi Ashari. Acara dilakukan di hotel Ibis Yogyakarta, dimulai pukul 08.00 hingga 16.30 WIB. Durasi waktu yang panjang sehingga saya harus mengatur waktu dalam mempresentasikan setiap materi. Terlebih saya sebagai pembicara tunggal.

Strategi yang digunakan dalam pelatihan ini adalah sesi sebelum istrihat makan siang yaitu pengutan konsep kearsipan manual dan elektronik. Setelah itu baru praktek kearsipan digital. Saat saya menyampaikan materi, teman saya meng-install program kearsipan ke laptop peserta. Meng-install tujuh laptop saja membutuhkan dua jam, sehingga membutuhkan konsentrasi yang cukup tinggi pula. Oleh karenanya, tahap peng-install-an saya lakukan oleh kami terlebih dahulu, setelah mereka memahami isi dari yang ada dalam aplikasi tersebut dan masih ada waktu dalam pelatihan tersebut, baru mereka belajar cara meng-install aplikasi tersebut.

Memang membutuhkan keterampilan dalam proses meng-install dan mengoperasikan komputer. Selain itu, peserta harus memahami kaidah kearsipan. Mengapa demikian? Aplikasi yang saya tawarkan dalam sistem tersebut sangat kental dengan manajemen kearsipan, mulai dari jenis arsip, sifat arsip, arsip aktif/ inaktif, jadual retensi, kode klasifikasi arsip, indeks, peminjaman arsip, dan pengembalian arsip, dan konsep lainnya.

Mengapa saya memaparkan kaidah kearsipan? Karena aplikasi, orang IT pun bisa membuat program, namun konsep kearsipan belum tentu semua orang memasukkan dalam IT tersebut, sehingga harus ada perpaduan antara IT dan manajemen kearsipan.

Diskusi yang panjang dengan mereka terkait pola klasifikasi kearsipan, penentuan retensi, nilai guna arsip, penyimpanan arsip, cara mengindeks arsip, dan konsep kearsipan yang lainnya menjadi sesuatu yang menarik. Kita bisa saling bertukar informasi di antara sesama lembaga perguruan tinggi dan fakultas yang sama pula, yaitu kedokteran. Jadi bisa saling belajar bersama.

Acara berakhir jam 16.30 WIB ditandai dengan pembagian sertifikat dan foto bersama. Semoga acara ini bermanfaat untuk peserta dan para pembaca bisa belajar dari setiap materi melalui status ini. Diniati ibadah semoga dipermudah segala sesuatu dalam pelatihan ini. Semoga Allah selalu ada di setiap langkah kita. Sukses selalu untuk kita semua. Amin

Yogyakarta, 27 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Merancang Record Center PPs UNNES

PPs UNNES adalah unit kerja di UNNES yang menyelenggarakan khusus pendidikan strata dua dan tiga, sehingga ia memiliki peran yang sangat vital dalam kemajuan UNNES. Oleh karenanya, perlu dokumen atau arsip yang dikelolanya harus ditata sebagai dasar dalam membuat kebijakan atau keputusan atas informasi yang tersaji dalam arsip tersebut.

UNNES telah memiliki pola klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), tata naskah surat dinas, pengelolaan arsip dinamis, dan pedoman lainnya mengenai kearsipan. Namun, itu semua perlu didukung oleh unit kerja, salah satunya PPs UNNES. Bagaimana agar arsip di PPs UNNES dapat tertata? Jawaban yang sangat singkat adalah membuat Record Center PPs UNNES. Namun, untuk mewujudkan record center bukan hal yang mudah. Mengapa demikian? Dibutuhkan komitmen yang kuat dari pimpinan dan sumber daya yang kompeten. The right man on the right place atau penempatan orang sesuai dengan tempatnya menjadi prinsip utama dalam penataan arsip. Jangan sampai penataan arsip dilakukan asal saja. Menata arsip memiliki kaidah dan pola tersendiri. Oleh karenanya perlu dirancang.

Adapun rancangannya ada beberapa tahap. Pertama, unit kerja (PPs UNNES) harus memiliki SOP (Standard Operational Prosedure) mengenai pola klasifikasi kearsipan dan tata naskah dinas. SOP sebagai pedoman orang yang bekerja agar sesuai prosedur sehingga tujuan organisasi cepat tercapai. Ilustrasinya saat orang pekerja bangunan akan masuk ke gedung yang sedang dikerjakan, maka ia akan memakai helm, rompi warna cerah, sepatu, membawa peralatan kerja, dan bekal lainnya. Tujuannya ia memakai atribut seperti itu adalah agar ia selamat dan menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Lantas, bagaimana penata dokumen dalam mengelola arsip? Pastinya, dibutuhkan SOP sebagaimana pekerja bangunan akan masuk ke gedung. Penata dokumen menuliskan surat masuk-keluar ke buku agenda, membuat kartu kendali, mengklasifikasikan, memberkas arsip, menyimpan arsip, memelihara arsip, mengamankan arsip, dan menyusutkan arsip. Setiap pekerjaan penata dokumen pasti memiliki langkah kerjanya agar ia selamat dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti arsip hilang atau merasa sudah menerima arsip, padahal belum menerima arsip. Oleh karenanya, SOP kearsipan di PPs UNNES sangat dibutuhkan, sebagai acuan penata dokumen dalam bekerja.

Kedua, unit kerja memiliki sumber daya (penata dokumen) yang potensial dibidang administrasi. Hal ini sangat penting, karena menata arsip dibutuhkan profesionalitas, sehingga kita mengenal arsiparis, dimana ia memiiki tugas utama menata arsip. Kenyataan selama ini, ada rotasi pegawai pada penata dokumen atau tendik, namun UNNES masih terbatas dalam tenaga arsiparisnya, sehingga menyulitkan dalam penataan arsip. Oleh karenanya, cara yang harus ditempuh adalah menguatkan SOP dan memberikan pelatihan dan pendampingan dalam kearsipan.

Ketiga, menata arsip membutuhkan ruangan atau record center. Tujuannya adalah menyimpan arsip atau depo arsip dari masing-masing subunit atau prodi. Depo arsip ini menjadi pusat penyimpanan arsip PPs UNNES. Arsip yang aktif masih disimpan di subunit atau prodi, sedangkan arsip yang masa umurnya sudah habis dan masih berguna, serta memiliki nilai guna, maka disimpan di depo arsip. Untuk memindahkan arsip dari subunit kerja ke unit kerja atau record center atau depo arsip juga harus sesuai dengan prosedur, yaitu dengan mencatat arsip mulai dari judul arsip, tahun arsip, pola klasifikasi, jumlah arsip, bentuk arsip, dan retensi arsip.

Cara penyerahan arsip bukan berwujud berkas-berkas yang dibendel tali rafiya atau berkas yang dimasukkan ke kardus, kemudian dikirim ke depo arsip. Sebelum dikirim ke depo arsip, dibuatkan berita serah terima arsip dari subunit kerja ke unit kerja. Jadi, bukan asal mengirim berkas ke record center.

Ketiga rancangan itulah yang dapat kita lakukan dalam menata arsip, khususnya membuat record center. Memang bukan hal mudah untuk menciptakan arsip yang rapi dan tertib, sehingga penemuan kembali (finding) arsip dapat cepat ditemukan. Semoga arsip PPs UNNES dapat tertata dengan rapi sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan. Sukses untuk kita semua. Amin.

Semarang, 7 September 2016

Agung Kuswantoro

temuan-temuan saat pendampingan kearsipan di FE UNNES yaitu

kerdus banyak yang rusak

dampaknya tidak banyak arsip yang ditata

penata dokumen (mba sri) masih disibukkan dengan pekerjaan lain seeprti surat
arsip yang tertata baru akuntansi

berikut dokumentasinya

https://agungbae123.wordpress.com/2016/10/23/materi-teknologi-perkantoran/

PROPOSAL PENAWARAN KERJASAMAPENATAAN KEARSIPAN DI IELC SURAKARTA

Oleh
Konsultan Sadar Arsip
Semarang

SEMARANG
14 Oktober 2016
Proposal
Penataan Kearsipan di IELC Surakarta

1. Latar Belakang
Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.
Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.
Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.
Visi IELC adalah “untuk menjadi lembaga pendidikan Bahasa Inggris terbaik di Indonesia”. Misi IELC adalah (1) Memainkan peran yang penting dalam masyarakat dan membawa perubahan yang positif dalam kehidupan staf, para siswa dan rekan bisnis; (2) Menjadi kursus Bahasa Inggris yang memenuhi kualitas Standar Internasional dan mendukung perkembangan wilayah Solo khususnya dan daerah sekitarnya; (3) Menghasilkan siswa-siswa yang berkompeten dan percaya diri yang mampu berpartisipasi dalam dialog global sebagai bagian dari masyarakat Internasional.
Oleh karenanya sebagai organisasi besar untuk mendukung pekerjaan kantor diperlukan penataan arsip yang sesuai dengan manajemen kearsipan. Keberadaan arsip di IELC sangat penting sebagai sumber informasi dan dasar pengambilan keputusan.

2. Tujuan Kegiatan
Tujuan penataan kearsipan adalah
a. Mengidentifikasi arsip yang ada di IELC Surakarta.
b. Mencatat dan meyortir arsip yang disimpan oleh IELC Surakarta.
c. Mempola klasifikasikan arsip yang sesuai dengan kebutuhan.
d. Menyimpan arsip sesuai dengan manajemen kearsipan.
e. Memelihara dan mengamankan arsip.
f. Memusnahkan arsip yang tidak terpakai di IELC Surakarta.
g. Melatih tenaga administrasi menata arsip sesuai dengan kaidah kearsipan.
h. Mengelektronikkan arsip yang ada di IELC Surakarta.

3. Manfaat Kegiatan
Manfaat Kegiatan ini adalah
a. Agar arsip mudah ditemukan dalam waktu yang cepat (maksimal 3 menit).
b. Penataan arsip lebih efesien.
c. Tenaga administrasi memahami manajemen kearsipan.
d. Mengelektronikkan arsip berdasarkan kebutuhan organisasi.

4. Bentuk Kegiatan
Bentuk kegiatan ini adalah
a. Penataan arsip dengan melibatkan tim kami sesuai dengan manajemen kearsipan.
Penataan arsip dilakukan dengan urutan mengidentikasi, pencatatan, pemberkasan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Organisasi yang pernah bekerja sama dalam hal ini adalah PPs UNNES, Badan Konservasi UNNES, FE UNNES, PT Kereta Api Indonesia DAOP IV, Rumah Sakit Gading Pluit, Kelurahan Ngijo, dan lainnya. Berikut gambarnya:

Gambar 1. Penataan Arsip di Kelurahan

Terlihat gambar di atas, bahwa penataan arsip tak sekedar menata, namun membutuhkan ilmu. Semakin mudah menata arsip semakin lama pencariannya. Semakin lama menata arsip, semakin cepat pencariannya.

b. Pelatihan dasar kearsipan bagi tenaga administrasi.
Pelatihan ini bertujuan memberikan pelatihan kearsipan kepada tenaga administrasi yang ada di unit kerjanya. Ada model penataan arsip yang terpusat dan tersentral. Tergantung pada organisasi yang menggunakan sistem mana yang sesuai dengan keadaan organisasinya.

c. Pelatihan elektronik kearsipan.
Pelatihan ini bertujuan agar tenaga administrasi terampil dalam menyimpan arsip dalam bentuk elektronik. Selain cakap menyimpan arsip secara manual, tanaga administrasi juga harus mampu menata arsip secara elektronik.

Gambar 2. Saat memberikan pelatihan e arsip bersama PT BINO

d. Mengelektronikkan arsip.
Mengelektronikkan arsip dapat dilakukan dengan bekerjasama dalam pembuatan aplikasi kearsipan yang sesuai dengan organisasi karena harus berdasarkan kebutuhan organisasi. Dasar dalam mengelektronikkan arsip adalah tertatanya arsip yang manual.

Info mengenai bentuk pelatihana dan penataan kearsipan yang diselenggarakan oleh kami, ada di
https://agungbae123.wordpress.com/konsultan-kearsipan/ dan https://www.youtube.com/results?search_query=pelatihan+e+arsip

Gambar 2. Pelatihan e arsip bersama PT BINO

Gambar di atas, merupakan salah satu aktivitas kami dalam memberikan pelatihan e arsip untuk pembelajaran. E arsip untuk pembelajaran merupakan salah satu fokus kajian yang sedang kami lakukan. Pelatihan ini sudah dilakukan di Kudus, Demak, Semarang, Purwakarta, Cikarang, dan kota besar lainnya di Indonesia. Kami juga bekerjasama dengan beberapa perusahaan seperti PT Bino (bantex), Bogor dan PT Media Citra Mandiri, Bandung.

5. Anggota Tim
Ketua : Agung Kuswantoro
Anggota : Ina Kumala (arsiparis lulusan UGM)
Trisna Novi Ashari (Programer E Arsip)
Fauza (lulusan Administrasi Perkantoran UNNES)

Semarang, 14 Oktober 2016
Ketua Tim,

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd

Membangun Record Center TU Universitas
Oleh Agung Kuswantoro

TU Universitas sebagai tempat pencipta arsip sekaligus menyimpan arsip yang masuk di UNNES. Sebagai lembaga besar pasti memiliki arsip yang banyak. Oleh karenanya perlu ditata agar terkelola dengan baik. Keadaan sekarang, arsip aktif yang ada di TU Universitas tampak pengelolaan arsip perlu dibenahi. Terlihat arsip ada ditumpukan atas lemari, box-box kardus di atas lemari, arsip-arsip di mobile file yang belum tercatat, dan beberapa arsip yang ada pada pegawai belum terlihat rapi. Lalu, bagaimana model pengelolaan arsipnya?

Ada beberapa langkah kerjanya. Pertama, mengkhususkan arsip aktif di satu tempat. Tempat yang sangat memungkinkan adalah di ruang yang sekarang ada mobile file-nya. Arsip-arsip yang ada pada mobile file dipindah ke perpus lantai 1 – sebagai calon kantor UPT Kearsipan – kemudian arsip aktif masuk ke ruang tersebut.

Kedua, perlu pencatatan arsip aktif saat masuk record center – nama tempat arsip aktif – TU Universitas. Berarti membutuhkan tenaga yang mencatat, siapa itu? Pastinya pemilik arsip aktif yaitu pegawai TU Universitas dengan pendampingan UPT Kearsipan.

Ketiga, pola klasifikasi harus diperhatikan. Pola klasifikasi yang ditentukan oleh UNNES dalam pengelolaan kearsipan adalah subjek. Subjek atau pokok masalah harus jelas, karena menyangkut arsip. Pokok masalah yang ada pada TU Universitas jelas berbeda dengan unit kerja lainnya. Saya belum mengecek pokok masalah yang ada di TU Universitas ada berapa jumlah pokok masalah yang digunakan.

Keempat, sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan. Memang tidak harus baru dalam menata arsip menggunakan peralatan kearsipan seperti filling cabinet dan box arsip. Perlu diskusi terkait sarana dan prasarana.

Kelima, saat pemindahan arsip di TU Universitas menuju perpustakaan lantai 1 membutuhkan tenaga yang “gotong-gotong” arsip karena jumlahnya tidak sedikit, sehingga dibutuhkan koodinasi antar beberapa pihak.

Itulah beberapa catatan saat pengelolaan kearsipan aktif TU Universitas dibutuhkan banyak elemen yang terlibat seperti pegawai TU Universitas, UPT Kearsipan, cleaning service, atau bahkan asset (peralatan arsip) sehingga dibutuhkan koordinasi dari elemen yang terlibat. Tujuan kegiatan ini agar jelas pengelolaan arsip aktif TU Universitas mulai pencatatan, pemberkasan, penyimpanan, hingga penemuan kembali. Sehingga letak suatu arsip jelas mulai dari laci, guide, dan mapnya sebagai wujud pelayanan prima menuju good government di UNNES. Amin.

Pembelajaran Dokuman Hilang TPF

Oleh Agung Kuswantoro

Sebuah kecelakaan terjadi dalam sebuah negara yang sedang menuntaskan suatu perkara besar yang belum jelas siapa pelaku utama atas meninggalnya aktivis HAM, Munir Said Thalib. Munir meninggal dalam sebuah penerbangan menuju Amsterdam, Belanda untuk melanjutkan study-nya di Universitas Utrech. Ia wafat pada 7 September 2004 di pesawat Garuda GA-974 kursi 40 G.

Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor III tahun 2004 bahwa Tim Pencari Fakta (TPF) merupakan Tim yang bertanggung jawab langsung kepada presiden dan pemerintah mengumumkan hasil penyelidikan tim kepada masyarakat, namun hingga dua belas tahun belum terungkap aktor pembunuh Munir. Dokumen (baca: arsip) TPF dinyatakan hilang oleh Menteri Koordinator Politik, Hukum, dan Keamanan Wiranto yang memerintahkan kejaksaan Agung untuk mencari dokumen TPF atas pembunuhan Munir. Sebelumnya, Komisi Informasi Pusat (KIP) mengumumkan bahwa hasil TPF kematian Munir wajib diumumkan ke publik. Jadi permohonan informasi yang dilakukan KontraS (Komisi untuk Orang Hilang dan Korban Tindak Kekerasan) terhadap Kemensegneg adalah terbuka.

Melansir website sekretariat negara (www.setneg.go.id) pada 25/10 bahwa Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) tidak memiliki, menguasai, dan mengetahui keberadaan dokumen laporan akhir TPF. Hal ini sejalan dengan fakta persidangan dan dikuatkan dalam putusan KIP untuk mengumumkan informasi keberadaan dokumen TPF.

Mensegneg kala itu adalah adalah Yusril Ihza Mahendra mengatakan ia tidak menerima dokumen tersebut. Senada dengan Yusril Sekretaris Kabinet (SetKab), Sudi Silalahi juga tidak menerima dokumen TPF tersebut. Lalu, dimanakah arsip TPF tersebut? Siapakah yang menyimpan? Selasa (25/10) Susilo Bambang Yudhoyono (SBY) konferensi pers, mengatakan bahwa dokumen asli laporan TPF hilang.

SOP
Setiap organisasi atau lembaga pasti memiliki Standard Operasional Prosedures (SOP). SOP sebagai dasar hukum apabila terjadi kesalahan dan memperlancar tugas pegawai atau tim unit kerja. SOP persuratan masuk-keluar diawali dengan pencatatan. Pencatatan sebagai registrasi suatu dokumen. Identitas suatu dokumen harus ditulis atau diinput mulai dari nomor, perihal, lampiran, surat ditujukan kepada/untuk, kode dokumen, dan nama pencatat.

Yusril Ihza Mahendra mengatakan dokumen tersebut tidak pernah diserahkan ke Setneg. Logikanya, jika dokumen itu ada, maka dokumen tersebut akan terekam di buku agenda masuk, dengan pencatatan identitas sebagaimana di atas. Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual berupa buku atau elektronik berupa sistem informasi. Dalam Peraturan Pemerintah RI nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 33 ayat (1) disebutkan “registrasi” adalah tindakan pencatatan terhadap penciptaan arsip yang merupakan bagian dari tahapan kegiatan pengurusan surat. Pencatatan dimaksudkan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut atas dokumen yang telah didistribusikan. Pencatatan dilakukan oleh unit pengolah yang diberi kewenangan untuk menuliskan identitas atas dokumen baik manual ataupun elektronik.

Lebih lanjut pasal 34 ayat (1) penerima arsip yang dianggap sah adalah penerima arsip oleh petugas atau pihak yang berhak menerima yang ditandai dengan bukti penerimaan dan registrasi sesuai dengan teknologi informasi dan komunikasi. Pasal ini jelas sekali bahwa penerima arsip wajib meminta bukti telah menerima suatu dokumen yang telah diserahkannya.

Mengamati kasus ini, ada dua hal yang perlu kita cermati yaitu pencatatan dan tanda bukti penyerahan dokumen. Pertama, pencatatan tidak dilakukan oleh Kemsegneg saat itu. Hal ini diperkuat dengan pernyataan mantan Mensegneg, Yusril Ihza Mahendra. Seharusnya, jika dokumen itu tercatat dalam buku agenda atau catatan pengendalian (kartu kendali), maka dokumen tersebut ada. Dengan tidak tercatatnya suatu dokumen, maka pengendalian dokumen tersebut, susah dilacak. Atau dapat dikatakan dokumen tersebut tidak ada di lembaga tersebut.

Kedua, tanda bukti penyerahan atau penerimaan dokumen tidak ada, maknanya tidak ada keabsahan yang pasti, bahwa dokumen tersebut sudah diterima oleh suatu lembaga. Tanda bukti tersebut memiliki kekuatan hukum sebagai bukti bahwa dokumen sudah diserahkan. Jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, seperti dokumen hilang, maka melalui tanda bukti penyerahan dapat diajukan untuk pencarian. Terkait kasus ini, tanda bukti penerimaan juga tidak ada. Karena TPF selaku penyerah arsip tidak menerima bukti penerimaan arsip, maka memiliki posisi lemah sehingga tidak memiliki bukti bahwa dokumen telah diserahkan.

Lalu, bagaimana cara pencarian arsip. Untuk dapat melacak dimana arsipnya, kembalikan pada penciptanya. Pencipta arsip yaitu segala dokumen yang dibuat oleh lembaga atau perorangan yang telah diverifikasi. Dokumen ini pasti ada pada TPF. Arsip seharusnya dialihmediakan berupa di-fotocopy atau dielektronikkan. Tujuannya, agar jika arsip hilang, maka salinannya masih ada. Dalam korespondensi dikenal dengan carbon copy (CC). tujuan dilakukan salinan atau carbon copy adalah salinan atas dokumen yang kita kirim.

Pembelajaran yang sangat berharga bagi siapa saja. Sepele, namun dampaknya luar biasa. Hanya karena tidak dicatat, diberi atau minta tanda bukti penerimaan, dan tidak menyalin dokumen menjadikan permasalahan tidak tuntas. Padahal, sudah 12 tahun kasus ini terjadi, namun belum mengetahui akan hasilnya. Mari menyadari dan memperlakukan arsip sebagaimana layaknya dia harus hidup selamanya. Fisik bisa berubah menjadi kusam, namun nilai guna informasi sangat dibutuhkan, bahkan nilai informasinya tidak terbatas oleh waktu. Itulah arsip.

Agung Kuswantoro, dosen pendidikan ekonomi dan koordinator layanan sistem UPT Kearsipan Universitas Negeri Semarang

Siradi: Majulah Terus
Oleh Agung Kuswantoro

Saat rapat koordinasi implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di Jakarta, November 2016. Saya berdiskusi dengan tim dari ANRI, selaku lembaga sah yang ditunjuk pemerintah mengelola kearsipan di negara Indonesia.

Munculnya SIKD menjadi pertanyaan besar bagi UNNES, karena UNNES memiliki sistem tersendiri yatu SIRADI atau sistem persuratan. Membangun SIRADI bukanlah hal yang mudah, dimulai dengan identifikasi, pola klasifikasi, alur kerja, penggunaan user, pencatatan surat, dan evaluasi sistem tersebut. Bahkan dalam sistem tersebut dapat mengintegrasikan kearsipan dari segi dokumen surat. Dengan melihat kode klasifikasi dan jenis surat.

Saat saya berdiskusi dengan penyaji dari ANRI di waktu tersebut, sistem tersebut (SIKD) memang tidak diwajibkan digunakan oleh suatu instansi. Namun sistem ini diharapkan menjadi model sistem informasi kearsipan dinamis di suatu lembaga baik swasta atau pemerintah. Mengingat ANRI dalam mengembangkan sistem tersebut juga tidaklah mudah. Dana yang dikeluarkan juga banyak. Belum lagi evaluasinya dengan melibatkan konsultan dari Korea, ujar penyaji dari ANRI tersebut.

Versi terbaru SIKD sudah disederhanakan item-itemnya. Lebih mudah dan simpel. Tawaran SIKD di tengah implementasi SIRADI menjadikan saya berpikir, bahwa menciptakan sistem tidaklah orang mengatakan “binsalabin”, namun ada kajian teoritis. Penciptaan SIRADI penuh filosofi, dibutuhkan pendalaman penggunaan dan keefektifannya. Keyword dari SIRADI adalah Barcode. Setiap surat yang dicatat akan diberi Barcode. Selain itu, “satu pintu” orang yang mencatatnya. Jika unit itu dilingkungan rektorat, maka front desk yang akan memberikan Barcode. Barcode tersebut sebagai pencarian dokumen juga. Bahkan dalam SIRADI, pola klasifikasi sesai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 tentang tata naskah di lingkungan Kemenristekdikti.

SIRADI tak cukup dengan penataan surat saja, pasti akan muncul lagi sistem berikutnya yaitu SIARDI atau sistem kearsipan. Sistem kearsipan ini menguatkan pada SIRADI. Tampilan dalam SIARDI adalah pola klasifikasi arsip, laci, guide, dan map sebagai bahan pencarian arsip. Arsiparis yang akan menata atau mengelola dalam sistem tersebut. Dari SIRADI akan turun ke SIARDI yang sudah terpola. SIRADI masih umum, kemudian UPT Kearsipan akan menggolongkan arsip-arsip tersebut sesuai pola klasifikasinya.

Yang terpenting adalah semakin hari, kita bekerja sesuai tugas dan fungsinya. Saya yakin, setiap pekerjaan tidaklah langsung berhasil. Pasti ada kekurangannya. Demikian juga dalam SIRADI dan SIARDI. Penataan manual juga harus diperhatikan. Marilah bekerja dengan semangat. Masalah klasik kearsipan seperti SDM, sarana dan prasarana, dan dana menjadi permasalahan yang “menghantui” dalam kearsipan di suatu lembaga. Semoga kita bisa bekerja dengan lebih baik untuk negara ini demi menyelamatkan asset bangsa.

PENGALAMAN TEK TERLUPAKAN: DIUNDANG KE IELC SOLO TAKIRA 4 MATA TAPI MATA-MATA
Oleh Agung Kuswantoro

Dapat undangan ke Solo, tepatnya lembaga internasional IELC. Pimpinannnya sangat antusias membaca tulisan saya mengenai kearsipan. Hingga tiba saatnya Sabtu (28/11) saya ke Solo untuk menemui beliau.

Pikiran saya yang orang “lugu”, biasanya pimpinannya biasa dan orang Indonesia. Saat saya datang, saya pun biasa. Bahkan sempat ijin ke luar dulu untuk makan siang.

Setelah makan siang, saya datang ke kantor Internasional tersebut. Terlihat mobil parkiran seperti Alpard, CRV New, Inova New, dan New-New lainnya. Mobilnya pun lengkap dengan sopirnya. Pastilah bisa membayangkan. Tumpakannya saja seperti itu, apalagi orangnya. Ya jelas bersih, putih, dan mengkilat kurang lebih gambarannya.

Tiba-tiba ada orang asing, saya menyebutnya Bule. Ia menghampiri saya. Langsung mengenalkannya. Saya Anthon. saya pimpinan lembaga ini.

Ia meminta karyawannya untuk menyiapkan satu tempat dan semua karyawannya diminta kumpul di ruang tersebut, kecuali Front Dest.

Saya diantarkan oleh Pak Antoni. Ruangannya mantep AC-nya. Maklum dirumah saya hanya ada kipas angin yang berdiri di atas meja kecil.

Saya diminta duduk di depan. Pikir saya, ngapain saya duduk di depan? la wong saya diundang oleh Bapak. Jadi cukup duduk bersampingan atau empat mata cukup. eh ternyata dugaan saya salah. Beliau mengatakan kepada saya, saya akan mengumpulkan semua karyawan saya. Pak Agung tolong nanti bicara di depan, ujar pemimpin itu.

Betul karyawan semua berkumpul membawa catatan dan berkas. Saya diminta presentasi atas tulisan saya. Kaget. Diam. Berpikir. Sesaat saya menyiapkan dan mengingat apa yang saya tulis.

Semua yang ada di ruangan tersebut hanyut diam dan antusias atas penjelasan saya. Ada dua orang asing yaitu pak Antoni dan Bu Lina. Keduanya kelihatannya yang Penggede dari lembaga tersebut. Sekali-kali saya pakai bahasa Inggris ala Agung. Mboh ngomong apa ora mudeng. Sing penting aku ngomong ben Bulene mudeng.

Ternyata keduanya memahami bahasa saya. Mereka juga bisa bahasa Indonesia meski belum lancar. Sekali-kali Pak Antoni tidak memahami apa yang saya ucapkan. Sekali-jali saya juga tidak memahami ucapan beliau. Namun dibantu oleh karyawannya dan bu Lina yang sudah mahir dalam bahasa Indonesia.

1 jam di depan berbicara ternyata tidak cukup oleh mereka. Mereka ingin saya berbicara lagi. Akhirnya saya pun berbicara dengan agak ke teknis. Walhasil, mereka tambah antusias. Bingung aku. Kesel. La dari Semarang langsung ke Solo istirahat makan siang langsung bericara di depan orang banyak dengan konsep yang lumayan. Lumayan berbobot maksudnya. He he he

2,5 jam akhirnya saya berbicara dengan mereka. Tak kira selesai. Eh saya diajak oleh pak Antoni ke ruang kerjanya untuk melihat arsip di kantornya. Melihat sih gampang. Nah disini saya diminta menganalisis atas keadaannya.

Lagi, takira jalan berdua. Ternyata, dibelakangnya pada ngikuti observasi sederhana yang saya lakukan bersama dengan pak Antoni. Kurang lebih 30 menit di ruangan kerja.

Istri dan anak saya yang menanti pun sudah mulai gundah. Pertemuan yang umumnya hanya satu jam. Menjadi jam-jam. yang biasanya empat mata menjadi mata-mata. sampai, saya meminta tolong pada salah satu staf agar masuk ke ruangan tengah yang adem dan ada kolam serta kura-kura agar istri dan anak saya nyaman.

Sambil menunggu saya, sambil melihat saya yang terlihat dari luar karena ruangnnya memakali kaca. Perjuangan intinya. Untuk mendapatkan sesuatu tidaklah mudah. Hidup harus diperjuangankan. Saya membagikan konsep yang saya tulis. Alhamdulillah ada orang yang membaca dan tertarik untuk mendiskusikannya, hingga mengumpulkan orang dan menyediakan waktu untuk berdiskusi.

Semoga silatorahim ini bisa terjalin dengan baik. Saya coba akan menuliskan apa yang mereka pinta. Ini semua demi sesama untuk berbagi. Sukses selalu untuk kita.

Semarang, 28 November 2016

Tahapan Pekerjaan Record Center Tata Usaha Universitas
Oleh Agung Kuswantoro

1. Pencatatan arsip oleh tim TU Universitas dengan pendamping tim UPT Kearsipan. Koordinator Darmoyo S.Pd., M.Kom (tim TU Universitas) dan Agung Kuswantoro S.Pd., M.Pd. (tim UPT Kearsipan)
2. Penyortiran arsip aktif dan inaktif (statis) oleh tim TU Universitas dan UPT Kearsipan.
3. Pemindahan arsip inaktif ke perpustakaan lantai 1, koordinator Eko Febrianto S.Pd dengan pendampingan UPT Kearsipan.
4. Arsip aktif masuk ke record center oleh tim TU Universitas dengan pendampingan UPT Kearsipan.
5. Pendataan arsip aktif ke sistem (Siardi) oleh tim TU Universitas dengan pendampingan UPT Kearsipan.

Permasalahan dan catatan
1. Apakah di perpustakaan lantai 1 ada wadah/ lemari untuk menampung arsip inaktif? Tadi sudah berkoordinasi dengan mas Eko dan saya langsung ke TKP, jawabannya ada.
2. Perlu diskusi antar unit terkait. Bagaimana pola klasifikasi arsip di TU Universitas?
(TU Universitas dengan UPT Kearsipan). Jawabnya Insaallah Minggu depan (antar 3 hingga 7 Desember 2016)
3. Kapan pelaksanaan, karena sekarang masuk bulan Desember 2016? Mohon masukan
4. Bentuk kegiatannya apa? Mohon masukan

Semarang, 1 Desember 2016
Terimakasih

Koordinator UPT Kearsipan UNNES

Agung Kuswantoro
Tahapan Record Center Tata Usaha Universitas

Gambar Alur Kerja Record Center TU Universitas

Catatan:
Perlu ada koordinasi oleh TU Universitas, UPT Kearsipan dan Rumah Tangga.

Schedule Pembentukan dan Penataan
Records Center Tatausaha

No. Tanggal Kegiatan Tim
1 3 Januari 2017 Rapat koordinasi Semua tim
2 9-13 Januari 2017 Penyortiran arsip dan pencatatan Tim UPT Kearsipan dan TU
3 16-18 Januari 2017 Pemindahan Tim UPT Kearsipan, TU, dan RT
4 19-20 Januari 2017 Pola klasifikasi dan penyimpanan arsip Tim UPT Kearsipan dan TU
5 23-25 Januari 2017 Pemeliharaan dan pengamanan arsip Tim UPT Kearsipan dan TU
6 30 Januari-2 Februari 2017 Penginputan dalam sistem Tim UPT Kearsipan dan TU
7 6-7 Februari 2017 Finalisasi penataan Tim UPT Kearsipan dan TU

Catatan:
1. Dilakukan pada jam kerja (jam 9-12), karena ada beberapa staf melayani pekerjaannya.
2. Snack/ makan siang mohon menyesuaikan dengan jumlah staff yang bekerja.

Kunjungan BEKRAF Ke UPT Kearsipan UNNES

Guna memperdalam kajian dan praktek manajemen Kearsipan Badan Ekonomi Kreatif (BEKRAF), Jakarta berkunjung ke UPT Kearsipan UNNES. UPT Kearsipan UNNES yang usia baru satu tahun – per 22 Desember 2015 – merasa bahagia ada lembaga dari luar ingin belajar bersama dalam menata arsip di lembaganya.

Pihak BEKRAF yang berkunjung ke UPT Kearsipan yaitu Sudarno, Agus Irwansyah, Dewi Kurniawati, Ajeng Bunga E, Nofya Endah, dan Ayu Wulandari. Mereka berasal dari Biro Umum dan Kepegawaian BEKRAF.

Rombongan diterima oleh Koordinator UPT Kearsipan Agung Kuswantoro, Kepala Bagian Umum– Slamet Riyadi, dan Kepala Sub Bagian Barang Milik Negara, Agung Wiyanto.

Mereka saling berdiskusi tentang manajemen tata surat, arsip, dan perbekalan. UNNES sudah menerapkan sistem informasi persuratan – SIRADI, sistem informasi rumah tangga – SIMARTA, dan prototype kearsipan – SIARDI. Sebagai lembaga baru, BEKRAF juga mempelajari produk-produk hukum yang sudah dihasilkan oleh UPT Kearsipan UNNES seperti jadwal retensi arsip (JRA), pola klasifikasi, pengelolaan arsip aktif – inaktif, SOP kearsipan, renstra kearsipan, tata naskah dinas dan beberapa lainnya, ujar Agung Kuswantoro.
Kunjungan ini dilakukan pada Rabu (28/12). Kunjungan juga melihat arsip-arsip statis yang di miliki UNNES dan record center Fakultas Ekonomi UNNES. Semoga kerja sama ini, bisa meningkatkan pelayanan kerja bagi kedua lembaga tersebut. Belajar dan bekerja menuju pada profesionalisme dalam bekerja.

Ditulis oleh Agung Kuswantoro

Resensi Buku Manajemen Kearsipan
Peresensi Anna Riasmiati, S.E. (arspiaris UGM)

Judul : Manajemen Kearsipan
Penulis : Drs. Sularso Mulyono, Partono, Agung Kuswantoro
Cetakan : 1, 2011
Penerbit : UNNES Press Semarang
ISBN : 978-602-8467-57-5
Halaman : xv + 144 halaman

Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan manajemen perkantoran, merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah dalam pelaksanaannya. Keterampilan mengelola arsip harus dimiliki tenaga pengelola untuk membantu tugasnya, serta membantu kelancaran kerja secara keseluruhan bagi aparat instansi yang bersangkutan. Pengelolaan kearsipan yang baik dan benar akan membantu kelancaran tugas-tugas pekerjaan selanjutnya. Karena arsip merupakan salah satu sumber pengambilan keputusan pada setiap instansi. Buku Manajemen Kearsipan ini secara umum menyajikan tentang pengelolaan arsip kantor, baik arsip konvensional maupun arsip elektronik, dengan harapan dapat membantu para praktisi perkantoran apabila mengalami kesulitan dalam pengelolaan arsip. Buku tersebut juga dimaksudkan untuk dapat lebih memahami cara mengelola kearsipan dengan baik sesuai dengan standar pengelolaan yang diharapkan, sehingga bermanfaat bagi arsiparis, pengelola arsip, para mahasiswa kearsipan pada khususnya, dan para pembaca yang bergerak pada bidang administrasi perkantoran.

Baku ini terdiri dari 7 bab yang menguraikan beberapa hal pokok yang harus diperhatikan bagi pengelola kearsipan pada suatu instansi atau lembaga yang ingin mengelola arsip dengan baik. Bab 1 menjelaskan tentang Arsip dan Kearsipan, dipaparkan bahwa ada 5 sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh berbagai organisasi baik pemerintah maupun swasta yaitu: sistem abjad, sistem masalah, sistem tanggal (kronologis), sistem nomor terakhir (terminal digit), sistem klasifikasi desimal, serta sistem wilayah (geographic filing). Terkait dengan cara peminjaman arsip untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena dipinjam, diatur dengan adanya pencatatan semua peminjaman, baik internal maupun eksternal. Peminjaman harus memiliki prosedur yang sama yaitu dengan menggunakan “Kartu Pinjam Arsip”. Dengan demikian dapat dihindarkan adanya kehilangan arsip dan setidaknya ketidaktahuan keberadaaan arsip dapat dihindarkan.

Pada Bab 2 dijelaskan mengenai prinsip penyimpanan arsip. Bab ini menjelaskan tentang persyaratan tempat penyimpanan arsip dan petugas kearsipan. Tempat penyimpanan arsip dijelaskan bahwa arsip disimpan dengan menggunakan filling cabinet. Petugas kearsipan harus memiliki empat syarat sebagai arsiparis yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. Prinsip penyimpanan yang digunakan oleh organisasi harus dilandasi beberapa ketentuan yakni keamanan, keawetan, dan keefisienan pengolahan. Asas penyimpanan arsip dengan menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi, kombinasi sentralisasi-desentralisasi, kombinasi desentralisasi-sentralisasi dan dekonsentralisasi.

Penilaian dan pengamanan arsip dijelaskan dalam bab 3. Dalam kegiatan penilaian tata kearsipan harus berdasarkan prinsip yaitu: penilaian arsip atas dasar manfaat, atas dasar prinsip kecepatan, dan atas dasar efisiensi. Selain alat penilaian berdasarkan pninsip, manfaat, prinsip kecepatan, dan prinsip atas dasar efisiensi, alat lain yang dapat digunakan untuk mendeteksi hal tersebut adalah angka cermatan. Angka cermatan ini digunakan untuk menentukan keabsahan sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan pasal 40 ayat 5 UU No.43 Tahun 2009, langkah untuk pengamanan arsip adalah penertiban kegiatan dan pemeliharaan arsip. Kerusakan arsip terjadi karena dua faktor, yaitu faktor internal (kerusakan arsip karena kondisi arsip berpotensi rusak) dan faktor eskternal (kerusakan arsip disebabkan hal-hal diluar arsip yang bersangkutan). Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara menjaga ruang penyimpanan tetap kering, penggunaan racun serangga, tindakan preventif, mengatur tempat dan letak arsip dengan benar, serta menjaga kondisi arsip sesuai dengan standar kearsipan.

Proses penyusutan dan pemindahan arsip dapat di baca pada Bab 4. Bab ini menjelaskan proses penyusutan arsip. Dalam Pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah pengurangan arsip dengan cara: memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga¬lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing; memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk arsip, yang sudah tidak memiliki nilai guna; dan menyerahkan arsip statis (arsip, yang mempunyai nilai guna abadi) oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Untuk menyusutkan dan memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan perlu menetapkan angka pemakaian arsip, sebab angka pemakaian arsip menunjukkan frekuensi penggunaan arsip. Penyusutan dan pemindahan arsip, tersebut dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip harus menentukan kebijakan dalam menilai suatu arsip, baik atas dasar jenisnya, fisiknya maupun informasinya. Penetapan jangka waktu penyimpanan didasarkan atas nilai guna arsip tersebut, sehingga penyusutan dan pemindahan arsip dapat dilakukan atas dasar jangka waktu penyimpanan. Waktu yang paling tepat untuk penyusutan dan pemindahan arsip adalah akhir tahun, tetapi apabila tidak dapat diatur, proses pemindahan arsip, pada akhir tahun dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu.

Pada Bab 5 membahas tentang prosedur pemusnahan arsip. Bab ini menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan adalah menetapkan prosedur pemusnahan arsip yang sudah sudah habis nilai gunanya. Pemusnahan arsip harus disertai dengan berita acara pemusnahan arsip dan daftar arsip yang dimusnahkan. Pemusnahan arsip, dilakukan oleh petugas dan harus disaksikan oleh dua pejabat bidang pengawasan atau pejabat di bidang hukum/perundang¬undangan. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, dan penghancuran.

Bab 6 membahas tentang Arsip Statis. Menurut Undang¬Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 7, arsip statis tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, akan tetapi dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan, maka naskah¬-naskah, baik yang dibuat oleh badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok adalah arsip, yang harus dikelola. Proses penyerahan arsip statis dari organisasi atau perorangan ke Lembaga Kearsipan (ANRI) dilakukan dengan berita acara penyerahan arsip, statis. Dengan demikian apabila dilaksanakan secara konsekuen, maka arsip, statis segera dapat dilacak.

Konsep dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer dipaparkan pada bab terakhir. Dalam bab ini diuraikan bahwa ada tiga komponen dalam sistem kearsipan elektronik beserta atributnya. Tiga komponen Sistem Kearsipan Eektronik yaitu: 1) kabinet virtual adalah merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Atribut¬-atributnya antara lain: kode kabinet, nama kabinet, fungsi kabinet, dan lokasi; 2) map virtual adalah database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Akan tetapi tidak seperti pada map konvensioanl yang memiliki kemampuan terbatas dalam menyimpan dokumen, map virtual memiliki kemampuan tidak terbatas dalam penyimpanan dokumen. Atribut dalam map virtual antara lain: kode map, nama map, lokasi map, dan keterangan. 3) Lembaran arsip menjelaskan bahwa lembar arsip yang tersimpan dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. Atributnya antara lain: kode arsip, nama arsip, klasifikasi, tanggal arsip, tanggal terima, pengirim, penerima, gambar, lokasi file, dan lokasi fisik. Kemudahan Pengelolaan Arsip pada sistem kearsipan elektronik berbasis komputer adalah: 1) mudah dioperasikan; 2) tampilan yang menarik; 3) fasilitas pencarian dokumen; 4) pencatatan lokasi fisik dokumen; 5) fasilitas gambar dan suara, 6). keamanan data; 7) retensi otomatis; 8) laporan kondisi arsip; 9) bisa terhubung dengan jaringan komputer; 10) memungkinkan fasilitas OCR. Sedangkan perangkat yang digunakan dalam sistem kearsipan berbasis komputer yaitu: pemilihan hardware (perangkat keras) dan analisis pemilihan software (perangkat lunak).

Akhirnya, buku ini layak dijadikan sebagai referensi bagi para pengelola kearsipan/administrasi bagi instansi pemerintah maupun instansi lainnya, mahasiswa, serta pembaca yang bergerak pada bidang administrasi perkantoran dalam rangka meningkatkan pemahaman tentang manajemen kearsipan yang baik. Tidak kalah pentingnya di bagian akhir buku ini juga dilampirkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang semakin memudahkan pembaca memahami konsep kearsipan yang ada di Indonesia.

Tidak ada gading yang tidak retak, ini menunjukkan bahwa tidak ada karya yang sempurna. Masih banyak penggunaan kata “warkat” yang seharusnya bisa langsung dikatakan “arsip” saja. Dalam proses pemindahan arsip, masih digunakan istilah “gudang penyimpanan”. Istilah gudang dalam kaitannya dengan arsip mengandung makna negatif, yang seharusnya dapat digunakan “unit kearsipan” atau “records center”. Terdapat beberapa penjelasan yang masih kurang terkait dengan peraturan kearsipan, salah satunya adalah proses penyerahan arsip statis yang hanya diserahkan ke ANRI. Padahal, dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa arsip statis tidak hanya dikelola oleh ANRI saja, akan tetapi juga dikelola oleh lembaga kearsipan baik di daerah kabupaten/kota, provinsi, bahkan perguruan tinggi.

AGUNG BERCERITA ARSIP

agung-bercerita-arsip

Judul : Agung Bercerita Arsip
Penulis : Agung Kuswantoro
Peresensi : Musliichah (Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional 2012)
Penerbit : Salemba Humanika
Tahun : 2015
ISBN : 978-602-1232-26-2
Halaman : 184 halaman

Buku ini memberikan gambaran cara seorang “publik” mencintai arsip dan mengekspresikan cintanya pada arsip melalui tulisan. Ekspresi cinta ini merupakan rangkuman dari pengalaman bergelut dengan arsip melalui penelitian dan praktik pengabdian. Artikel-artikel dalam buku ini memberikan wacana empiris tentang proses arsip tumbuh dan memberikan kehidupan dalam sebuah organisasi. Gagasan penulis tentang arsip dituangkan dalam dua bagian. Bagian pertama menyajikan berbagai tulisan hasil kajian dan penelitian; dan bagian kedua menyajikan berbagai tulisan tentang arsip berdasar pengalaman di bidang kearsipan.
Bagian pertama yang berisi berbagai artikel dan makalah yang pernah penulis susun dan dipresentasikan dalam “mimbar ilmiah” sebagian besar bertema tentang arsip elektronik. Hal ini menggambarkan tuntutan publik untuk mendorong lahirnya era otomasi arsip. Pesatnya perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi (TIK) serta merebaknya budaya digital di tengah kehidupan masyarakat menjadi pemicu dan pendorong keinginan lahirnya otomasi atau digitalisasi arsip. Fenomena ini ditangkap oleh penulis dan menjadi sumber ide atau gagasan penulis. Berbekal latar belakang ilmu administrasi perkantoran penulis mencoba melahirkan ide atau gagasan tentang cara arsip diwujudkan dalam bentuk digital atau sering disebut arsip elektronik. Tentu saja ide atau gagasan penulis ini sangat kekinian dan berusaha memberikan jawaban atas tuntutan publik yang “melek” teknologi. Arsip elektronik atau penulis sebut dengan e-arsip ditawarkan sebagai sebuah solusi kearsipan yang simpel dan sederhana yang sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan kehidupan modern masa kini. Konsep e-arsip dapat dibaca dalam artikel berjudul “E-Arsip: Simpel dan Dibutuhkan”.
Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara mengelola arsip elektronik? Pertanyaan ini dapat ditemukan jawabannya pada makalah-makalah yang pernah disampaikan oleh penulis di berbagai pelatihan yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah baik di lingkungan perguruan tinggi maupun pemerintah daerah. Makalah¬-makalah tersebut juga menyajikan berbagai landasan spirit tentang arsip elektronik untuk mewujudkan upaya konservasi/ paperless dalam penciptaan arsip.
Mendorong lahirnya budaya arsip elektronik tidak semudah membalik telapak tangan. Ada faktor utama yang mempengaruhi keberhasilan budaya tersebut yaitu SDM. SDM kearsipan atau sering disebut arsiparis khususnya terkait kompetensi arsiparis dalam penguasaan TIK menjadi penentu arsip elektronik dapat dikembangkan di sebuah institusi. Sudah banyak dibicarakan publik bahwa SDM kearsipan di Indonesia masih rendah baik dari sisi kuantitas maupun kualitas. Kualitas SDM kearsipan salah satunya adalah kompetensi dalam penguasaan TIK. Menjawab permasalahan tersebut, penulis menawarkan sebuah gagasan taktis cara meningkatkan kompetensi arsiparis tersebut.
Makalah berjudul “Menggagas Arsiparis Kompeten melalui Arsip Elektronik (E-Arsip) berbasis Microsoft Acces pada Fakultas Ekonomi UNNES” memaparkan cara merancang aplikasi yang friendly untuk para arsiparis dalam mengoperasionalkan arsip elektronik. Stretegi peningkatan kompetensi arsiparis dalam bidang TIK dapat juga diambil dari artikel berjudul “Peningkatan Pembelajaran Praktik Kearsipan dengan Digital Automatic Filing Cabinet (DAFC)”. Gagasan yang bersifat konseptual terkait manajemen arsip elektronik penulis sajikan dalam artikel “Model Manajemen Kearsipan sebagai Upaya UNNES Meraih Sertifikat ISO 901:2008 (Kajian Konseptual)”.
Berbagai praktik atau implemantasi manajemen arsip elektronik dapat dipelajari dari artikel-artikel disajikan artikel yang disajikan dalam bagian 2 yang berisi kumpulan pengalaman penulis dalam melakukan kegiatan pengabdian atau pendampingan penataan arsip di berbagai instansi baik perguruan tinggi maupun non perguruan tinggi. Bidang-bidang kearsipan yang diulas berdasarkan pengalaman penulis antara lain manajemen arsip Bagian Sintensis di PT. KAI DAOP IV Jateng, diskusi tentang perumusan sistem kearsipan, proses penyusunan pedoman pola kearsipan yang diambil dari pengalaman di Badan Konservasi UNNES dan Fakultas Hukum UNNES. Materi yang disarikan dari pengalaman penulis lainnya adalah seputar kegiatan pelatihan kearsipan, apresiasi kearsipan melalui lomba, dan praktik penataan arsip. Kegiatan penataan kearsipan tentu membutuhkan prasarana dan sarana. Keberhasilan penataan arsip ditentukan oleh ketepatan perencanaan kegiatan yang di dalamnya mencakup rencana kebutuhan prasarana dan sarana. Pengalaman merancang kebutuhan prasarana dan sarana kearsipan dalam penataan arsip dituangkan dalam artikel berjudul “Perlunya Identifikasi Kebutuhan”. Hal-hal yang sifatnya pribadi terkait cara penulis memandang, mengakui, dan menerima arsip banyak diungkapkan dalam berbagai tulisannya seperti dalam artikel “Aku dan Keinginanku”, “Arsip Via Telepon Genggam (HP)”, dan “Pria Panggilan Tak Bertarif’.
Kumpulan tulisan-tulisan yang dirangkum dalam buku ini benar¬-benar menggambarkan “cara Agung memandang arsip”, sehingga lahir cerita-cerita Agung tentang arsip. Tulisan ini dapat menjadi bahan referensi riil tentang fenomena dan dinamika kearsipan yang sedang tumbuh di sekitar kita. Kita dapat memperoleh gambaran kekinian tentang arsip. Gambaran ini tentu dapat menjadi masukan yang penting bagi orang yang bergerak di bidang kearsipan untuk merumuskan konsep kearsipan baik pada level kebijakan maupun manajemen praktisnya. Publik yang masih awam dengan kearsipan dapat mencerna dan memahami tulisan ini dengan lebih mudah karena tulisan-tulisan dalam buku ini disajikan dengan ragam bahasa yang membumi bukan teori¬-teori yang saat ini mungkin hanya bisa dikonsumsi oleh sebagian kecil masyarakat saja. Dengan demikian buku ini dapat menjadi jalan masuk bagi orang awam untuk memahami arsip. Generasi muda yang sangat erat dengan dunia digital atau sering disebut sebagai digital native akan merasa dekat dan nyaman memahami arsip lewat buku ini karena buku ini mencoba memahami arsip dari perspektif TIK dalam tataran praktis.
Agung mencoba menampilkan potret arsip masa kini berupa arsip elektronik. Sedikit latar belakang munculnya arsip elektronik disampaikan dalam artikel pertama bahwa arsip elektronik muncul sebagai dampak atau tuntutan dari paradigma manajemen perkantoran modern. Manajemen perkantoran modern banyak memproduksi arsip dengan sistem elektronik seperti e¬mail, e-commerce, e-procurement, e¬arsip, e-document, e-KTP, e-filing, e¬laporan, e-journal, dan lain-lain. Berbekal pengalamannya dalam membuat sistem e-arsip melalui program access dengan tiga model yaitu model access, model access berbantuan barcode, dan ketiga model access berbasis internet. Sayang, Agung tidak menjabarkan secara rinci ketiga model tersebut sehingga pembaca tidak mendapatkan gambaran implementasinya. Kekurangan dan kelebihan arsip elektronik juga diulas secara singkat dalam artikel pertama ini.
Gambaran lebih detail tentang manajemen arsip elektronik dapat ditemukan dalam artikel ke- 13 “Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Capaian Mutu melalui Folder dan Guide Virtue serta Aplikasi Acces. Praktik manajemen arsip elektronik yang disajikan dalam artikel ini berbasis konteks manajemen arsip dalam rangka akreditasi perguruan tinggi. Agung menawarkan pemberkasan arsip elektronik dengan sarana laci, guide, dan map virtue. Pemberkasan arsip elektronik tersebut menggunakan sistem pemberkasan berdasar subjek atau masalah. Sarana pemberkasan arsip elektronik tersebut jika dikonversikan ke dalam konsep manajemen kearsipan, laci sebagai pokok masalah, guide sebagai submasalah, dan map virtue sebagai sub-¬submasalah.
Teknik penyusunan pola klasifikasi arsip dan penomoran arsip dapat dibaca pada artikel ke-25 tentang Pola Kearsipan Badan Konservasi UNNES yang ditentukan dalam 12 klasifikasi berdasarkan jenis fisik arsip yaitu laporan, dokumen, majalah, pedoman, buku, jurnal, esai, proposal, surat-menyurat, buletin, leaflet, dan lain-lain. Teknik penomoran terdiri dari 4 unsur, secara berurutan meliputi: kode klasifikasi, kode unit, kode tahun, dan nomor urut arsip. Sekilas teknik penyusunan pola klasifikasi dan penomoran ini simpel namun jika dikaitkan dengan kaidah kearsipan tentu memerlukan pemikiran dan pertimbangan lebih mendalam. Beberapa catatan terkait pola kearsipan dan penomoran tersebut adalah, pertama pola klasifikasi belum mencerminkan pembagian kelompok masalah/isi arsip. Pola klasifikasi disusun lebih berdasar pada jenis bentuk/format arsip bukan isi informasi arsip. Apabila hal ini dilakukan maka pola klasifikasi ini tidak memberikan jaminan tercapainya pemberkasan arsip yang efektif yaitu menyatukan arsip dalam satu kesatuan informasi yang utuh. Arsip sebagai satu kesatuan informasi dapat terpisah-¬pisah karena terdiri dari beberapa jenis format. Terkait penomoran arsip perlu diingat bahwa dalam melakukan penataan arsip salah satu prinsip yang harus diterapkan adalah prinsip provenance atau prinsip asal usul, yaitu menata arsip atau memberkaskan arsip dengan terlebih dahulu mengutamakan asal-usul arsip (asal pencipta arsip). Melihat struktur urutan penomoran arsip yang ditawarkan, justru prinsip asal usul tidak diprioritaskan terlebih dahulu. Idealnya arsip dikelompokkan berdasarkan devisi dulu baru kemudian dikelompokkan berdasarkan klasifikasi.
Artikel-artikel dalam buku ini memberikan warna dalam manajemen kearsipan di era modern. Namun demikian, perlu diperhatikan bahwa arsip merupakan sebuah objek yang tidak bisa dengan mudah dikemas dan dibentuk berdasarkan keinginan dan kebutuhan. Ada aspek-¬aspek penting yang harus dipertimbangkan dalam mengelola arsip. Hal ini penting menjadi pemahaman bersama bahwa pada hakikatnya arsip-arsip yang ada di berbagai instansi khususnya badan publik merupakan arsip milik negara sehingga pengelolaannya harus tunduk pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, atau kaidah kearsipan. Manajemen kearsipan harus mempertimbangkan berbagai aspek. Aspek-aspek yang menjadi pertimbangan dalam merumuskan kebijakan atau teknik penataan arsip antara lain aspek hukum berupa peraturan perundang¬undangan atau ketentuan-ketentuan hukum terkait kearsipan dan aspek ekonomis terkait efektifitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan kearsipan.
Kehadiran buku ini patut mendapatkan apresiasi karena memperkaya khazanah bidang kearsipan dan memberikan ulasan praktik kearsipan dari aspek TIK. Hal ini sejalan dengan tuntutan era saat ini. Buku ini akan lebih mudah dipahami apabila penyajian artikel dikelompokkan berdasarkan tema bahasan bukan jenis artikel yang dibagi dalam dua kelompok besar yaitu hasil kajian/penelitian dan praktik. Artikel dengan topik atau tema yang sama baik hasil kajian/penelitian maupun praktik jika disajikan menjadi satu justru akan lebih memberikan pemahaman yang lengkap dari tataran teori hingga praktiknya. Bagi pembaca yang menjadikan buku ini sebagai referensi dapat mengambil banyak ide untuk membuat inovasi dalam praktik kearsipan. Namun demikian, tetap perlu diingat bahwa dalam melakukan praktik kearsipan kajian kaidah kearsipan tetap harus diperhatikan.

MEMAKNAI REMUNERASI (REMUN)

Oleh Agung Kuswantoro

Syukur atas nikmat Allah, saya haturkan kepadaNya. Malam ini saya masih dalam perjalanan menuju Bantul. Saya mengisi acara sendirian itu biasa. Untuk kali saya diajak oleh teman-teman guru MGMP administrasi perkantoran kabupaten dan Bantul dan SMK Negeri 1 Bantul untuk berbagi ilmu tentang produk saya yaitu e arsip pembelajaran. Saya berangkat bersama AWAK XENIA yang terdiri dari lima orang. Empat termasuk dalam tim AGUNG MANAGEMEN yaitu Riski, Trisna, Ina, dan saya sendiri. Semua punya tugas masing-masing. Trisna sebagai koordinator di lapangan. Trisna akan dibantu oleh Ina dan Riski. Trisna sudah sering saya ajak dalam pelatihan e arsip pembelajaran. Sedangkan riski dan ina baru kali ini mereka saya ajak. Mengapa saya mengajak mereka? Karena permintaan panitia atas jumlah peserta yang jumlahnya ada 75 orang. Biasanya dalam setiap pelatihan jumlah peserta maksimal 30 orang. Namun untuk kali ini pesertanya lebih banyak karena ada tambahan dari siswa. Saya rasa tidak masalah karena akan membantu saya dalam praktek.

Pengalaman saya saat mengisi pelatihan dengan peserta siswa lebih cepat dibanding guru dalam masalah teknis operasionalnya. Namun konsepnya lebih cepat guru. Jelas guru sudah memahami konsep manajemen kearsipan.
Satu orang bukan AGUNG MANAGEMEN namun ia selalu ada dalam keberadaannya. Siapa itu? Sekretaris pribadi saya yaitu istri. Istri pasti tidak sendiri. ada saya. Ada istri. Dan, pasti ada anak. Mubin. Ia berumur 3 tahun. Jadi total ada enam orang dalam awak xenia. Saya mengajak mereka untuk berjuang bahwa untuk menjemput suatu rizki harus diperjuangkan. Jika itu ada rizki yang dekat, belum tentu itu rizki kita. Sebaliknya, jika ada rizki yang jauh, mungkin itu bisa rizki kita. Semua rahasia Allah.

Selain mengajak mereka berjuang, kami menganggap ini dalam rangka berbagi sesama dan refresing. Berbagi kepada sesama berupa ilmu e arsip yang saya ciptakan bersama trisna. Refresing berupa liburan panjang karena sepi di kampung. Kami sendiri orang perantau yang tidak mudik. Jadi butuh penyegaran hidup.

Sekarang kami semua sampai di jogjakarta. Masih kurang lebih 45 menit lagi ke bantulnya. Rasanya tidak sabar untuk bertemu dengan mereka. Pelatihan ini bagi saya bukan yang pertama. Namun pelatihan dengan membawa AGUNG MANAGEMEN baru kali ini. Senang rasanya. Apalagi ada anak dan istri. Merekalah penyemangat hidup saya. Hidup tak harus kaya. Tapi kalau bisa kaya hati. Itulah yang kami bangun. Tidak harus selalu pegang uang. Tapi bisa bagi ilmu. Tidak harus hidup di rumah mewah. Tapi rumah itu bisa untuk berbagi diantara sesama. Jika ada rizki, mari kita bagi. Jika punya ilmu, mari kita sebar. Itulah REMUN SESUNGGUHnya. Remun tak harus berwujud uang. Malaikat rizki tidak hanya berwujud 3346. Tapi malaikat rizki atau remun juga bisa berwujud undangan untuk memberi materi.
Itulah cerita singkat saya dalam perjalanan. Doakan semoga lancar.

Mr. Anthonie dan Arsip
Oleh Agung Kuswantoro

Anthonie, pimpinan IELC Surakarta. Sebuah lembaga internasional dan terkemuka dalam pembelajaran bahasa Inggris. Lembaga yang tidak dianggap sebelah mata. Profesional dan kompeten.

Mr. Anthonie hari ini mengundang saya ke lembaganya. Bukan karena saya akan kursus bahasa Inggris. Saya paham dengan kemampuan diri saya bahwa kelemahan diri saya adalah bahasa Inggris. Hasil IELT–menurut saya–skornya paling rendah se-FE UNNES. Namun tak apalah, orang punya kelebihan dan kelemahan masing-masing.

Disinilah saya ingin menutup kelemahan saya dengan datang ke IELC karena undangan Mr. Anthonei. Warga asing yang sering telpon saya untuk belajar kearsipan. Jarang bule mau belajar arsip.

Untuk kali ini, saya datang tidak sendiri. Saya bersama dengan AGUNG MANAGEMEN. Wah gayanya, pakai agung manajemen segala. Sebenarnya ini biasa. Karena, lembaga tersebut menginginkan saya menata arsip secara manual dan elektronik. Jadi saya harus bawa tim.

Ada enam orang. Saya bagi menjadi beberapa kelompok sesuai dengan kompetensinya. Mba ina sebagai koordinator penataan arsip manual. Mba rahma dan eka sebagai penata utama di lapangan. Mas riski dan mas trisna sebagai koordinator IT dan pengelola sistem. Dan, saya sendiri penanggungjawab semua kegiatan ini.

Bagi saya ini adalah kunjungan kedua di lembaga tersebut setelah presentasi dan observasi hingga tiga jam-kurang lebih. Harapannya semoga lancar kegiatan hari ini. Mohon doanya, semoga Allah menguatkan kita semua. Amin

———-
Dalam perjalanan ke Solo dengan AWAK XENIAFUNTER–xenia rasa fortuner–ala pak Khoiri.

Boyolali, 7 Januari 2017

Dua WNA “Gila Arsip”
Oleh Agung Kuswantoro

Arsip yang dipandang sebelah mata oleh kebanyakan orang. Bahkan, “pekerja arsip” atau penata arsip atau arsiparis, juga masih banyak orang yang belum menghargai. Arsip dinilai sebagai sesuatu yang usang. Arsip tidak layak untuk dikaji.

Pandangan di atas berbeda dengan dua orang yang saya temui dan mengundang saya beberapa kali. Ia adalah Mr. Anthony dan Mrs. Nina. Keduanya adalah warga asing. Pengelola lembaga IELC – sebuah lembaga bahasa Inggris di Surakarta.

Berawal dari susahnya mengelola arsip di lembaganya, kemudian mereka browsing di internet, nemulah nama saya. Bertanya, bertanya, dan bertanya. Hal yang biasa untuk saya bagi yang ingin belajar dan maju. Mereka aktif bertanya. Tak sekedar bertanya, ia mengerahkan semua anak buahnya untuk belajar arsip.

Kedatangan pertama (Desember 2016), langsung disambut oleh Mr. Anthony dan semua stafnya mereka mendengarkan atas pemaparan saya tentang konsep arsip. Kemudian, mereka bertanya mengenai konsep dan praktek kearsipan yang ada di lembaganya.

Kedatangan kedua (7 Januari 2017), saya dan tim untuk konsen di pola klasifikasi kearsipan. Lagi-lagi, mereka sangat serius. 8 jam hanya belajar pola klasifikasi. Mr. Anthony dan Mrs. Nina menjadi orang yang sangat “gila arsip”. Bagaimana tidak? Mereka adalah pimpinan lembaga tersebut.

Jarang pengelola mau belajar dengan serius. Biasanya menyuruh anak buahnya yang nata arsip. Tapi, ini tidak! Keduanya bahkan duduk bersebelahan dengan saya. Tak cukup itu. Keduanya presentasi di hadapan saya mengenai model kearsipan di IELC. Mr. Anthony menuliskan konsepnya di papan tulis, mulai dari terciptanya arsip. Disusul dengan, Mrs. Nina yang melengkapi presentasi Mr. Anthonie. Sempurna! Itu komentar saya.

Dari presentasi itu, kemudian dijabarkan pada masing-masing divisi (unit) untuk mengeksekusi atas konsepnya. Misal, bagian HRD harus menetapkan pola klasifikasi yang terdiri dari staf dan native. HRD sendiri terlalu luas, lalu diberi guide yaitu abjad A untuk staf yang berinisial A. misal, HRD-A1 artinya staf untuk yang bernama Aam.

Dari sinilah, Mr. Anthony baru memahami apa itu pola klasifikasi. Saya hitung ada 12 jam, akhirnya Mr. Anthony mengerti apa itu pola klasifikasi kearipan. Waktu kedatangan pertama saya, belum memahami apa itu pola klasifikasi dan identifikasi kearsipan. Setelah praktek dan memperhatikan dari pekerjaan-pekerjaan arsip dari saya dan tim saya, akhirnya beliau memahami.

Beliau mengatakan kepada saya, “Baru tahu saya pola klasifikasi kearsipan. Waktu pak Agung mengatakan dan menerangkan, saat pertemuan pertama, saya belum paham. Bahkan proposal pak Agung yang dituliskan kepada saya, saya tidak paham”.

Lalu, saya menjawab kepada beliau, “Arsip, bukan teori. Harus dipraktekkan. Tanpa praktek, jadinya konsep.” Ternyata pernyataan saya di–amini– oleh beliau. Beliau mengatakan, “Saya juga baru paham setelah praktek”.

Rencana kunjungan saya yang ketiga, yaitu pihak IELC biar mengirimkan hasil identifikasi dari divisi-divisinya. Agar saya mudah nanti mengecek sesuai dengan pola klasifikasinya. Mereka pun menanti kedatangan saya, selanjutnya. Ia mengatakan kepada saya, ”Datang ke sini jangan terlalu lama, jangan kami ditinggal”. Saya pun menjawabnya dengan senyuman.

Inilah pengalaman tak terlupakan bagi saya. Ilmu jika kita dalami itu menarik. Orang yang biasa meremehkan, tetapi di tempat lain, ilmu tersebut sangat dihormati. Pandangan mereka yang menghormati akan suatu ilmu, itu sangat terlihat. Mulai dari awal, proses, dan hasil. Semua dikaji secara detail dan mendalam. Tak hanya itu, komprehensif. Semua elemen dilibatkan. Ia beranggapan semua orang harus memahami ilmu itu.

Pimpinan sebagai orang yang tertinggi memberikan teladan pada stafnya, agar belajar. Jangan meremehkan ilmu. Arsip yang dipandang sebelah mata menjadi berharga. Ilmu kearsipan yang tak pernah dikaji menjadi suguhan menarik bagi mereka. Pasti, mereka bukan berasal dari lembaga kecil. Mereka menghargai satu arsip, satu informasi. Hilang satu informasi, hilanglah satu arsip etrsebut. Bahkan, saat ada orang melamar pekerjaan di lembaga tersebut, Mr. Anthony mengetahui ia pernah melamar dulu, karena ia punya arsipnya.

Kedua, WNI tersebut perlu kita ajungi jempol. Mau belajar identifikasi dan pola kearsipan selama 12 jam. Arsip menjadi sumber informasi yang autentik. Ia memperlakukan arsip seperti mengelola manusia. Mulai dari hidup hingga mati. Kehidupan arsip dimulai dari pencatatan (pemberkasan), penggolongan, penomoran (kode), pola klasifikasi, pemeliharaan, perawatan, pengamanan, pemindahan, dan pemusnahan.

Sekarang, bagaimana dengan kita? Masih meremehkan arsip? Silakan, Anda yang memutuskan. Siapa saya? Saya adalah pegawai biasa. Mengapa IELC mengundang saya? Karena luar biasanya ilmu kearsipan. Saya sebagai pemerhati arsip, kagum dan salut dengan Mr. Anthony dan Mrs. Nina yang sangat “gila arsip”. Saya hanya gedhek-gedhek kepala, saat mereka “nafsu kearsipannya” sangat tinggi. Tim saya – yang notabene – masih sangat muda umurnya (baru lulus arsiparis dan mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran) dibuat puyeng oleh pertanyaan-pertanyaan mereka. Tapi, semua pertanyaan dapat dijawab dan diselesaikan oleh tim dan saya sendiri.
Semoga kita termasuk orang yang menghargai suatu ilmu. Jangan meremehkan ilmu kearsipan.

Semarang, 12 Januari 2017

Menikmati Ilmu Kearsipan

Oleh Agung Kuswantoro

PPATK, PT Pupuk Energi Indonesia, Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Surabaya, dan PT Brantas Abipraya. Ada empat lembaga yang sudah berkumpul malam ini (17/3/2017) di hotel Ibis Malioboro,Yogjakarta. Mereka ada enam orang yang akan bersama-sama belajar manajemen kearsipan.

Agendanya dua hari full pelatihan ini yaitu 18-19 Maret 2017. Mereka difasilitasi oleh PT Media Citra Mandiri, Bandung. Dua hari bicara arsip, bukanlah hal yang mudah. Saya harus mengatur waktu dengan sebaik mungkin. Cerdas menempatkan aktivitas yang akan dilakukan, sehingga peserta tidak bosan.

pelatihan di jogjakarta

Saya menggagas dalam pelatihan ini dengan membedah buku yang baru aja saya lunching mengenai aplikasi kearsipan bagi perusahaan. Itu rencananya di hari kedua, sedangkan di hari pertama adalah manajemen kearsipan. Konsep-konsep kearsipan, saya sampaikan di hari pertama, dengan pertimbangan agar mereka mengetahui pengantar kearsipan.

Saya akan mencoba memberikan pemahaman yang komprehansif kepada mereka secara mendalam, meskipun saya belum pernah bertemu dan belum mengetahui latar belakang mereka. Sehingga strategi saya adalah membedah kedua buku saya yaitu Manajemen Kearsipan dan Aplikasi Kearsipan.

Memang itu tantangan. Tapi, itulah hidup. Harus lika-liku. Alhamdulillah, masih ada empat lembaga besar mengundang saya untuk belajar bersama. Saya sendiri, tidak pernah membuat leaflet atau iklan tentang kearsipan. Hanya saja, alhamdulillah saya suka menulis.

Puas, paham, dan mampu mempraktekkan kearsipan adalah tujuan instruksional umum saya. Sedangkan tujuan instruksional khusus saya dalam kegiatan ini adalah memahami konsep manajemen kearsipan dan mampu mempraktekkan aplikasi kearsipan dari yang saya ciptakan.

Bahagia itu sederhana. Saat ada orang yang menghubungi dan meminta pertolongan kepada kita, itulah hakekat kebagiaan. Kita masih di-wongke atau dianggap manusia karena kemampuannya. Keempat lembaga tersebut bermakas di Jakarta dan Surabaya. Saya sendiri dari Semarang. Di hari libur pula, masih semangat untuk belajar.

Tolong, jangan remehkan arsip. Orang mengatakan itu kertas yang usang dan menguning. Tapi, itu bagi saya adalah ilmu. Ilmu yang sangat menarik yang harus saya gali dari sisi manajemennya. Ingat, ada manajemen dan administrasi, serta organisasi dalam konsep dasar ilmu administrasi. Jadi, jangan sepelekan masalah administrasi dan manajemen kearsipan.

Dalamilah, ilmu sekecil apa pun. Tak ada ilmu yang tidak bermanfaat. Jangan ejek atau lukai suatu ilmu. Hargailah ilmu! Kearsipan itu ilmu. Dari Jakarta dan Surabaya berkumpul di Yogyakarta untuk belajar kearsipan.

Yuk, tebarkan ilmu. Tulislah ilmu itu dalam sebuah kertas agar orang juga mudah mempelajarinya. Jangan remehkan ilmu. Kelak, kita sendiri yang menerima akibatnya. Nikmati proses selama pencarian ilmu.

pelatiahn di jogka

Perjalanan ke Yogyakarta, 17 Maret 2017

Catatan Hari Pertama : Peserta Beragam Latar Belakang dan Pengalaman Arsip

Oleh Agung Kuswantoro

Hari pertama menjadi pengalaman saya untuk menjajaki kemampuan peserta. Peserta yang memang dibatasi dan berjumlah sembilan orang menjadi target saya agar mereka sevisi dengan konsep kearsipan. Mereka beragam latar belakang dan memiliki pengalaman yang berbeda.

Ada yang sebagai sekretaris dekan, sekretaris pimpinan, dan pimpinan Tata Usaha, bagian persuratan, dan arsiparis. Latar belakang posisi pekerjaan sudah menentukan pemahaman akan sebuah makna arsip. Demikian pula, pengelolaan kearsipan di lembaganya juga berbedanya.

Saya menanyakan kepada mereka. ada yang sudah online untuk persuratannya, dan masih manual. Selain itu, ada dua peserta dari satu instansi yang sama, tetapi sudah terakreditasi oleh ANRI dalam manajemen kearsipannya. Ini luar biasa. Lembaga saya pun belum. Ada pula, beserta yang organisasinya belum terakreditasi oleh ANRI.

Dengan perbedaan latar belakang posisi pekerjaan dan pengamalan dalam menangani arsip menjadi tantangan saya untuk mengatur strategi yang akan digunakan. Ibaratnya ada peserta yang sudah level “langit” dan ada yang level “bumi”. Selain itu, ada yang level “antara langit dan bumi”. Atau ada yang arsiparis, administrasi biasa, dan penata arsip.

Strategi saya kemarin (18/3/2017) adalah memberikan konsep manajemen kearsipan sebagaimana yang ada dalam buku yang saya tulis. Alhamdulillah, mereka bisa dan sepakat dengan konsep tersebut. setelah itu, mereka praktik pemberkasan kearsipan dengan mencatat, memilah, mengelompokkan, mengidentifikasi, mempola klasifikasi kearsipan, dan meng-entry kedalam sistem, dan menyimpannya.

Sebelumnya, saya menyiapkan ada enam surat. Yang terdiri dari tiga surat masuk dan surat keluar. Kemudian mereka mencatatnya kedalam tabel identifikasi arsip yang sudah saya persiapkan. Saat mengisi, ada peserta yang masih menuliskan atau mengindeks miliki organisasinya. Kekeliruan sedikit saat praktik, langsung saya benarkan. Tujuannya, sembari mengetahui konsep dari setiap langkah yang ia lakukan. Finalnya, mereka mampu membuat kode penyimpanan arsip. Saat praktik, alhamdulillah mereka aktif bertanya.

Dengan cara ini, akan mempermudah saya akan mempraktikkan kearsipan berbasis internet. Intinya dasar manajemen kearsipannya paham, maka elektroniknya akan lebih mudah. Itu prinsip saya. Jadi, hari ini adalah praktik yang aplikasi kearsipan berbasis internet. Semoga strategi yang saya gunakan tepat, sehingga pada hari ini, mereka akan mempraktikkannya akan lebih mudah. Mohon doanya, semoga lancar untuk kegiatan di hari kedua. Salam sukses.

Yogyakarta, 19 Maret 2017

Strategi Hari Kedua: Full Praktek Aplikasi Kearsipan

Oleh Agung Kuswantoro

Hari kedua (19/3/2017) pelatihan kearsipan di hotel Ibis, Yogyakarta, saya menggunakan strategi “full” praktek – aplikasi kearsipan yang telah saya ciptakan. Setelah konsep kearsipan dipahami, kemudian praktek secara manual – pemberkasan arsip – , lalu – yang terakhir – meng-entry berkas (baca: file) tersebut ke dalam sistem kearsipan.

Strategi saat praktek aplikasi kearsipan adalah mengenalkan kebutuhan komputer atau laptop yang akan digunakan untuk menginstal apalikasi tersebut. Aplikasi yang saya gunakan masih localhost dan XAMPP, artinya belum saya daftarkan berupa domain internet. Saya menyampaikan juga mengenai paket instalasi, instalasi web server XAMPP, dan impor database.

Setelah mengenalkan kebutuhan, langkah selanjutnya adalah pengoperasian e arsip. Pengoperasiannya tersebut meliputi membuka e arsip melalui browser, dashboard, dan bagian-bagian menu e arsip, pengaturan dasar, master data pokok, mengelola unit, mengelola user, mengelola data arsip, mencetak kartu kendali, edit data arsip, pencarian dan memfilter data arsip, ikhtisar arsip, file atau softfile arsip, dan hapus data.

Selain itu juga ada bagian mengelola data peminjam dan peminjaman. Mengelola data peminjam meliputi entry data peminjam baru, edit data peminjam, dan hapus data peminjam. Sedangkan data peminjaman meliputi peminjaman arsip, pengembalian arsip, pencarian arsip, dan hapus data peminjaman.

Konsep-konsep secara sistem sudah saya sampaikan kepada peserta. Langkah selanjutnya adalah studi atas suatu arsip yang akan disimpan. Mulai dari meng-entry hingga peminjaman dan pengembalian.

Alhamdulillah, selama praktek mereka memahami menu-menu yang saya tampilkan. Bahkan, konsep kearsipannya, mereka pun memahaminya, seperti pola klasifikasi dan pengkodeannya. Jadi, tidak asal “klik” atau “next”. Hal ini, memang saya hindari. Prinsipnya, orang yang menggunakan produk saya, harus mengetahui ilmunya dulu. Tidak asal pakai.

Semoga pelatihan yang memang dibatasi hanya sembilan orang ini, bisa dipahami oleh mereka dan bermanfaat bagi organisasinya. Silakan, lapor pada pimpinannya, ada tiga “oleh-oleh” atau “buah tangan” dalam pelatihan ini yaitu konsep kearsipan dasar, praktek kearsipan secara manual, dan pengelolaan kearsipan secara aplikasi. Kelak, siapa tahu kita bisa saling bekerjasama dibidang kearsipan oragnisasi Ibu/Bapak. Salam sukses untuk kita semua.

Semarang, 23 Maret 2017

Guru Tamu “E Arsip” di SMK Negeri 1 Kudus

Oleh Agung Kuswantoro

Sabtu (29/4/2017), saya dapat surat dari SMK Negeri Kudus yang ditujukan kepada Dekan Fakultas Ekonomi UNNES, selaku pimpinan saya di lembaga tempat saya mencari nafkah. Surat tersebut, saya tindak lanjuti ke fakultas, hingga akhirnya, saya mendapat surat tugas sebagai Narasumber dalam diklat e arsip bagi siswa SMK Negeri 1 Kudus.

Kedua kalinya, saya menjadi guru tamu, di sekolah berakreditasi A itu. Pertama, saya menjadi guru tamu dalam materi public speaking. Saya bercerita mengenai komunikasi di hadapan khalayak. Public speaking berbasis karakter itu yang saya tonjolkan dalam materi ini, sekaligus mereka praktik. Kedua, saya menjadi guru tamu dalam e arsip. Menjadi guru tamu dengan materi e arsip, bukanlah yang pertama bagi saya. Dulu, (2016) pernah menjadi guru tamu di SMK Negeri 1 Bantul, Yogyakarta. Namun, pelatihan-pelatihan e arsip ini saya juga pernah saya lakukan pada guru yaitu di Semarang, Kendal, Demak, Purwakarta, Cikarang, Kudus, dan tempat lainnya.

Meskipun, subjek dalam hal ini adalah siswa – bukan guru – saya dalam memberikan materi tetap professional. Konsep e arsip saya berikan terlebih dahulu, kemudian praktik e arsip. Penegasan saja – mengenai – konsep-konsep kearsipan. Beberapa pengalaman yang pernah saya lakukan dalam pelatihan e arsip dengan target siswa adalah lemah dalam konsep kearsipan, tetapi “cepat” dalam praktik e arsip. Sebaliknya, dalam pelatihan e arsip dengan target guru, bahwa mereka kuat dalam konsep. Tetapi “lamban” dalam praktik e arsip.

Wajarlah, generasi sekarang (baca: siswa) sudah paham dunia komputer atau Whatsaap, Bbm, Facebook, Twitter, Line, dan Media sosial lainnya. Intinya, mereka mampu mengklik atau me-next atas simbol yang ada di komputer. Sehingga siswa lebih cepat dalam mempraktikkan e arsip, karena basisnya komputer.

Untuk guru (maaf bukan menghina) dalam masalah teknologi komputer, meskipun hanya klik atau next, perlu pembelajaran praktik khusus, karena komputer lahir di era saat para guru sudah “mapan” menjadi guru. Tetapi, guru sangat “kentel” dengan teori-teorinya”.

Power point yang saya gunakan, sama sebagaimana slide saat pelatihan guru, hanya saja, saya modifikasi dengan bahasa siswa. Materi salah power point berisi mengenai langkah kerja dalam pengoperasian e arsip dan konsep manajemen kearsipan.

20170429_113422

Total siswa yang mengikuti pelatihan ada 74 siswa yang dibagi menjadi dua kelompok. Kelompok pertama dimulai jam 08.00 WIB hingga jam 11.00 WIB, kemudian kelompok dua dimulai jam 11.00 WIB hingga jam 14.00 WIB. Siswanya sangat antusias dalam mengikuti pelatihan ini. Konsepnya, mereka kuat. Dalam praktiknya tidak asal ngklik saja, namun mereka memahami dasar-dasarnya. Bahasa yang saya gunakan dengan menggunakan “mantra e arsip pembelajaran” yang berjumlah sembilan mantra.

Saya yakin dan Insya Allah, siswa SMK Negeri 1 Kudus mampu mempraktikkan e arsip ini dengan baik, karena input dari sekolah favorit itu di Kudus untuk level sekolah bisnis manajemen, berasal dari siswa yang memiliki tingkat intelegensi yang sangat baik. Gampangnya orang ngomong adalah “otak encer”. Alhamdulillah, pelatihan ini dapat berjalan lancar dan saya dapat terus berbagi mengenai e arsip yang telah saya ciptakan itu di Indonesia. Amin

Semarang, 29 April 2017

Guru Tamu “E Arsip” di SMK Negeri 1 Kudus

Oleh Agung Kuswantoro

Semarang, 29 April 2017

Persiapan Masuk Kelas Mata Kuliah “Manajemen Kearsipan”

Oleh Agung Kuswantoro

Rabu (3/5/2017) kita (UPT Kearsipan) diberikan kesempatan masuk ke kelas yang diampu oleh Ibu Ismiyati dalam mata kuliah Manajemen Kearsipan” seperti kita rencanakan, bahwa perlu ada “akselerasi” kearsipan di depo UPT Kearsipan. Rencana yang kita lakukan saat di kelas adalah:

Memberikan gambaran mengenai arsip yang ada di UPT Kearsipan, meliputi arsip statis (bersifat permanen), arsip inaktif (masa usia 10 tahun), dan arsip yang nilai gunanya sudah berkurang (disusutkan).

Memberikan materi cara kerja yang akan dilakukan, seperti pembentukan kelompok, penentuan jam praktek di UPT Kearsipan, dan kegiatan yang dilakukan di UPT Kearsipan.

Penentuan kelompok berdasarkan pada jam kosong, mahasiswa yang tidak kuliah. Misal, Senin siang. Jum’at mulai dari jam 09.00 – 12.00 WIB di UPT Kearsipan. Tiap kelompok 1 jam praktik di UPT Kearsipan.

Kegiatan saat di UPT Kearsipan difokuskan pada arsip statis. Namun, harus disortir terlebih dahulu. Setelah itu pengelompokkan dan pencatatannya. Adapun kolom penetapan meliputi nomor, judul arsip, kode arsip (pola klasifikasi), jenis arsip (permanen/inaktif), keadaan arsip (baik/rusak), lemari, rak, folder (map), dan urutan berkas.

Praktik ini dilakukan selama dua kali dengan hasil akhir berupa laporan tertulis yang ditandatangani oleh kepala UPT Kearsipan UNNES.

Selama di depo UPT Kearsipan, didampingi oleh tim UPT Kearsipan yang akan mengarahkan dalam praktik.

Catatan: beberapa box telah rusak dan ruang di depo AC belum berfungsi dengan baik, jadi perlu diperhatikan dalam bekerja. Semoga kerjasama ini bisa berjalan dengan baik tanpa ada kendala apa pun. Bekerja karena Tuhan, demi lembaga kita bernaung dalam menjemput rizki. Semoga berkah. Amin.

Semarang, 3 Mei 2017

Akuisisi Arsip

Oleh Agung Kuswantoro

Dalam rangka melaksanakan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, UPT Kearsipan UNNES telah menyelenggarakan akuisisi arsip dari Biro Umum, Hukum, dan Kepegawaian (BUHK) – khususnya dari sub Tata Usaha. Arsip yang diserahkan adalah arsip-arsip statis.

Agung Kuswantoro, selaku koordinator layanan dan sistem kearsipan kepada Humas mengatakan, bahwa kegiatan ini dalam rangka menyelamatkan asip-arsip yang bernilai historis atau kesejarahan mengenai UNNES atau IKIP Semarang.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh lembaga kearsipan, ujar Agung Kuswantoro. UPT Kearsipan lahir sejak Desember 2015 sebagai lembaga kearsipan Perguruan Tinggi secara Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 berkewajiban menyelamatkan arsip-arsip statis perguruan tinggi.

Di usia yang masih baru 17 bulan, UPT Kearsipan sudah melakukan beberapa kegiatan. Salah satu fokus di tahun 2017 adalah melakukan akuisisi arsip statis di UNNES ini, mulai dari biro-biro hingga unit-unit di lingkungan UNNES. Langkah yang paling awal dari BUHK. Kemudian, pendampingan penataan arsip dinamis di unit-unit kerja.

Adapun pengelolaan arsip statis ini meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik. Oleh karenanya akuisisi adalah tahap pertama dalam pengelolaan arsip statis. Masih diperlukan perjalanan yang panjang hingga arsip dapat “dinikmati” oleh publik. Semoga UPT Kearsipan dapat melaksanakan ini dengan baik sesuai dengan amanah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 ini.

UPT KEARSIPAN UNNES SIAP EKSIS

Oleh Agung Kuswantoro

Rapat Koordinasi Kemenristekdiksti mengenai Penyusunan Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Keamanan dan Akses Arsip saya rasa UNNES sudah memiliki dari keempat instrumen yang harus dimiliki. Hanya kurang satu yaitu Sistem Keamanan dan Akses Arsip.

Sudah menjadi indikator di sebuah unit kearsipan untuk memiliki keempat instrumen tersebut. Saya rasa UPT Kearsipan UNNES sudah bagus memiliki ketiga instrumen tersebut, karena banyak yang hadir di tempat ini belum memilikinya.

Oleh karenanya, Kemenristekdikti mengumpulkan Universitas seluruh Indonesia untuk mengajak Perguruan Tinggi menyusun keempat instrumen tersebut. Harapannya, semoga setiap Perguruan Tinggi diharapkan mampu menyusun keempat instrumen tersebut. Insya Allah UPT Kearsipan UNNES untuk instrumen sistem keamanan dan akses arsip akan dibuat secepatnya. Untuk drafnya sudah dikumpulkan, sejak sekarang.

Fokus utama UPT Kearsipan UNNES saat ini adalah penataan arsip statis dan inaktif. Saat ini, Alhamdulillah sudah masuk tahap pencatatan. Sebelumnya adalah pengelompokkan arsip. Semoga UPT Kearsipan UNNES terus bekerja agar tetap eksis. Jika kita eksis, ini bukti bahwa arsip masih kita kelola dengan baik.

Hingga tulisan ini ditulis, rapat koordinasi masih berlangsung hingga hari Rabu (24 Mei 2017). Semoga rapat koordinasi ini berjalan lancar. Amin

Bali, 22 Mei 2017

Lelah Pun Tetap Semangat

Oleh Agung Kuswantoro

Siang ini, kami membahas Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Lumayan panjang diskusi ini. Dimulai pagi hari ini, namun belum selesai. Banyak sekali yang dibahas mulai dari kategori substantif dan fasilitatif. Kategori substantif meliputi tri dharma Perguruan Tinggi, sedangkan kategori fasilitatif meliputi keuangan, kepegawaian, sarana prasarana, asset, dan contoh lainnya. Semalam hingga jam 10.30 malam, mengkaji pola klasifikasi.

Kesan saya mengikuti ini adalah ternyata membuat pedoman saja untuk level Nasional tidaklah mudah karena tiap Perguruan Tinggi memiliki ciri khas masing-masing. Core atau inti Perguruan Tinggi, mungkin istilah itu yang ada dalam sebuah Perguruan Tinggi. Misal, ada kode 04 KEBUN BINATANG. Di UNNES, saat ini belum ada kajian mengenai kebun binatang. Kalau pun ada, penangkaran kupu-kupu milikinya Jurusan Biologi.

Itulah kesan saya. Sabar dan tetap semangat. Peserta seluruh Indonesia masih antusias siang ini. Semoga lancar dan cepat selesai, karena berkas yang belum dibahas, masih banyak. Semangat!

Bali, 23 Mei 2017

Mengetahu Cara Kerja

Oleh Agung Kuswantoro

Di hari ketiga ini dalam acara rapat koordinasi Nasional Kemenristekdik tentang Pola Klasifikasi, JRA, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip diakhiri hari ini (Rabu/ 24 Mei 2017). Ada beberapa point rekomendasi yang dihasilkan.

Kesan saya mengikuti rapat ini adalah cara kerjanya. Dengan mengidentifikasi beberapa pola klasifikasi yang ada pada Perguruan Tinggi dibuat lebih dahulu. Dibuat dalam datel excel yang memanjang berisi KLASIFIKASI, PENJELASAN, JENIS ARSIP, RETENSI, KLASIFIKASI KEAMANAN, TINGKAT AKSES PUBLIK, HAK AKSES, DASAR PERTIMBANGAN, dan UNIT PENGOLAH. Dengan cara satu tabel ini lebih mudah dalam menyusunnya.

Pengalaman ini menjadi sesuatu yang “mahal” bagi saya, karena di UPT Kearsipan UNNES masih ada satu yang belum disusun yaitu Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Berkat ada rapat koordinasi ini menjadi saya mengetahui cara penyusunannya. Menurut saya dengan cara ini, lebih simpel karena berbentuk tabel. Kemudian, dari tabel tersebut dijabarkan sesuai dengan keadaan Perguruan Tinggi.

Semoga hasil rekomendasi ini sesuai dengan yang di harapkan oleh Perguruan Tinggi yang ada di Indonesia. Tercatat ada 65 Perguruan Tinggi Negeri dan 13 Kopertis yang hadir pada Pagi ini. Perlu disampaikan pula, bahwa ketiga draf ini juga hasil tindak lanjut dari pertemuan yang ada di Jakarta. Setelah ini, ketiga draf akan dikaji oleh tim kecil di Jakarta oleh Kemenristekdikti.

Bali, 24 Mei 2017

Diundang Bank Jateng Pusat

Oleh Agung Kuswantoro

Suatu kehormatan bagi saya mendapat undangan dari Bank Jateng Pusat, Semarang untuk mempresentasikan dan “sharing” mengenai kearsipan. Yang mengundang saya adalah Ibu Rini, kepala Divisi Kearsipan Bank Jateng. Divisi ini termasuk Divisi Umum. Ibu Rini membaca tulisan-tulisan saya melalui blog. Kemudian, tertarik untuk mengundang saya ke kantornya.

Saya datang ke Bank Jateng, pastinya diluar jam kantor kerja saya, karena saya seorang dosen dan koordinator UPT Kearsipan UNNES dengan jam kantor yang sudah ditentukan. Jum’at (9/6/2017) pukul 14.00 WIB. Saya tiba di kantor tersebut. Alhamdulillah, jam kantor (kerja) saya, pada jam tersebut sudah selesai. Pengalaman pertama ini ke Bank Jateng menjadi bekal saya dalam mengelola konsultan kearsipan agar lebih professional. Ternyata, untuk masuk ke gedung tersebut tidak sembarang orang, terlebih di lantai tertinggi yaitu kantornya. Setiap pintu ada kode yang harus ditekan agar bisa masuk. Belum lagi, lift-nya untuk menuju lantai yang dituju harus menggunakan kartu special sebagai tamu. Jika kita tidak menggunakannya, maka tidak bisa naik lift.

Tibalah, waktu yang ditunggu-tunggu, saya diantarkan oleh staf untuk bertemu Ibu Rini. Penghormatannya sangat tinggi terhadap saya, meskipun saya masih muda. Padahal, beliau lebih senior dan berpangkat (punya jabatan). Saya melihatnya, berkoordinasi kepada divisi-divisi lainnya untuk menyiapkan tempat dan berkoordinasi dengan saya untuk mempresentasikan konsultan kearsipan saya.

Ditempat yang dingin, wifi lancar, dan LCD yang bagus, saya mempresentasikan konsultan saya. Saya tidak menggunakan media power point, tetapi saya hanya menampilkan gambar-gambar yang ada di blog konsultan kearsipan saya. Intinya saya bercerita tentang manajemen dan prosedur dalam penataan kearsipan di suatu tempat yang telah saya tangani.

Ada tujuh orang yang menyimak dan konsentrasi atas presentasi saya. Bahkan, langsung menanggapi dengan pertanyaan-pertanyaan yang mereka “lontarkan” kepada saya. Saya pun, Alhamdulillah bisa menjawabnya. Mengalir saja. Tidak merasa beban saya menjawabnya. Enjoy aja. Satu jam kurang lebih saya mempresentasikan mengenai kearsipan. Tibalah, saya untuk pulang.

Sebelum pulang, Ibu Rini memberikan “sesuatu” kepada saya. Namun, karena barangnya besar saya tidak bisa membawanya. Terlebih, saya membawa kendaraan motor roda dua. Akhirnya, barang tersebut akan di kirim ke kantor atau ke rumah saya. Pengalaman ini menjadi pelajaran hidup bagi saya. Apa pun yang kita lakukan, apabila kita nikmati dan merasa “tanpa beban” akan menjadi mudah. Tak menyangka ada lembaga-lembaga menghubungi saya, untuk meminta tolong atas permasalahan di kantornya. Melalui cara ini pula, saya menjadi tahu, ternyata “dunia luar” sangat membutuhkan kita, jika kita konsen atas bidang yang kita geluti. Mereka pasti mencari kita. Saya tidak pernah membuat proposal tawaran, tetapi tawaran (Alhamdulillah) menghampiri saya. Apalagi saya menawarkan jasa-jasa saya ke meraka, saya sekali tidak. Karena, saya paham, bahwa profesi saya adalah dosen. Konsekuensinya pun saya harus memahaminya. Hidup itu pilihan. Saya sudah menentukan pilihan karier saya.

Marilah kita asah kemampuan kita. Insya Allah orang akan mengetahuinya, tanpa kita menawarkannya. Waallahu’alam.

Semarang, 10 Juni 2017

Menata Arsip di FBS UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

Berdasarkan keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 271 Tahun 1965, bahwa mengesahkan pendirian Institut Negara di Semarang sebagaimana keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan Nomor 40 Tahun 1965 tanggal 8 Maret 1965. Institut tersebut bernama IKIP Semarang yang terdiri dari 4 fakultas, salah satunya fakultas Keguruan Sastra Seni. Surat keputusan tersebut ditetapkan tanggal 8 Maret 1965. Adapun jurusan fakultas tersebut waktu itu adalah Bahasa Indonesia, Inggris, Perancis, dan Seni Rupa.

Berarti fakultas tersebut lahir bersamaan dengan IKIP Semarang. Umurnya 52 tahun. Maknanya arsip yang disimpan di fakultas tersebut sangat banyak. Ada arsip statis dan dinamisnya. UPT Kearsipan UNNES baru berdiri pada Desember 2015 berarti arsip yang dikelolanya masih tahap penataan selama 2 tahun ini.

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pada Badan Lembaga Kearsipan (UPT Kearsipan UNNES) bertugas mengelola arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi (PT). Bisa berasal dari fakultas, biro, lembaga, atau unit-unit yang ada di UNNES.

Jadi, fakultas termasuk FBS mengelola arsip dinamis. Sebenarnya, UNNES sudah lengkap peraturan Rektor mengenai pola klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Tata Naskah Dinas. Bahkan Tata Naskah Dinasnya sudah di revisi dengan peraturan Rektor yang terbaru dan sudah disinkronisasi dengan SIRADI. Yang kurang hanya akses keamanan ke publik.

Maknanya, tinggal diaplikasikan atau diterapkan peraturan tersebut. Berdasarkan tahun terciptanya peraturan tersebut yaitu tahun 2013. Berarti, sudah 4 tahun. Coba perhatikan penataannya, apakah sudah sesuai dengan peraturan tersebut? Jawabannya dari pengamatan saya belum tertata sesuai dengan peraturan tersebut.

Lalu bagaimana cara menata arsip di FBS untuk saat ini? Langkah termudah dan tercepat adalah mengelompokkan arsip dinamis berdasarkan permasalahan (Pokok masalah/Subjek). Arsip dinamis fakultas identik dengan pola klasifikasi yaitu PR/Akuntansi/Perencanaan, DT/Perkuliahan, KM/Kemahasiswaan, KP/Kepegawian, TU/Tata Usaha, dan KU/Keuangan.

Saya menemukan ini, saat mengamati di FE UNNES. Pola klasifikasinya sangat jelas sekali hingga ke permasalahannya. Itu saja, caranya yaitu mengelompokkan per tahun 2017 (saja) sesuai dengan permasalahannya.

Mengapa pengelompokkan menjadi penting? Karena sebagai bahan dalam langkah selanjutnya, seperti penemuan kembali dan akuisisi (pemindahan), serta penghapusan arsip. Dengan sendirinya, pasti tercatat. Temuan sekarang, banyak arsip dinamis yang tidak tercatat. Sehingga susah dalam pelacakannya.

Memang, menata arsip butuh sumber daya, seperti manusia, keuangan, sarana prasarana, dan kebijakan tersendiri di fakultas. Misal di UNNES dari hasil penelitian bahwa sumber dayanya hanya satu. Selain itu, juga dia (sumber daya) mengurusi surat masuk dan keluar. Ia tidak fokus dalam pekerjaan unsur kearsipan.

Belum lagi, sarana dan prasarana dibutuhkan map, ordner, dan ruang kearsipan. Selain itu juga, sumber “keuangan” perlu dukungan menata arsip.

Masalah dimanapun tetap ada. Tetap optimis untuk bekerja. Apabila tidak ditata semenjak sekarang, maka arsipnya akan tidak tertata pula. Lalu bagaimana? Mulailah menata dari sekarang dengan cara pengelompokkan atau dengan pendampingan arsip bersama UPT Kearsipan UNNES. Saya yakin cara itu sudah meminimalisir arsip yang belum tertata.

Semarang, 24 Oktober 2017

Pelatihan (lagi) Kearsipan Digital

Oleh Agung Kuswantoro

Sabtu-Ahad (28-29/10/2017), dua hari PT Media Citra Mandiri, sebuah lembaga yang khusus menyelenggarakan pelatihan secara profesional. Hari ini, pelatihan yang ia selenggarakan adalah Digitalisasi Kearsipan dengan pemateri saya. Dalam praktiknya, saya dibantu oleh Trisna. Dia adalah alumni mahasiswa UNNES.

Kegiatan ini, diluar saya sebagai PNS di UNNES. Namun, saya begitu menikmatinya, meskipun dilaksanakan di luar jam kantor. Resikonya, jam berkumpul dengan keluarga menjadi berkurang. Sekali-kali ada kegiatan keluar rumah. Melakukan ini juga kewajiban, sebagai kepala keluarga.

Apa yang saya lakukan nanti? Saya membuat strategi, pada hari pertama, yaitu saya akan mengajak untuk “kucing-kucingan” mengenai siapa diri saya. Ini adalah permainan, dimana pertamuan awal biasanya perkenalan. Namun, tidak “unik”, jika kenalan hanya berupa slide power point dengan gambar foto saya. Lihatlah, Ari Lasso. Saat kain geber panggung dibuka, maka penonton sudah mengetahui dari suaranya adalah Ari Lasso. Tanpa, dia mengenalkan dirinya.

Nah, bagaimana dengan saya nanti? Disinilah, letak “tebak-tebak”kannya. Insya Allah, nanti menarik. Terlebih dari pengalaman-pengalaman saya yang lalu, dimana peserta mengatakan pembicaranya masih kecil. Kemudian, orang dengan fotonya berbeda. Lalu, ada yang mengatakan, saya pernah membaca bukunya. Dan, komentar lainnya. Pengalaman-pengalaman inilah yang ingin saya “uji” dalam pelatihan ini.

Setelah berkenalan, langkah selanjutnya adalah memaparkan konsep arsip dan dokumen, landasan hukum mengenai kearsipan, termasuk di perusahaan, dan praktik sederhana arsip dinamis, yaitu mempolaklasifikasi arsip. Setelah itu, praktik pada digitalisasi. Ada masukan dari panitia yaitu peserta untuk diberikan materi khusus untuk cara meng-install dari aplikasi yang saya ciptakan bersama Trisna.

Adanya “permintaan” seperti itu, menjadikan saya, harus mengalokasikan waktu spesial untuk meng-install-nya. Karena membutuhkan waktu untuk meng-install, kemudian belum mengetahui juga laptop yang digunakan oleh peserta, berupa resolusi atau memory-nya. Semakin tinggi resolusi dan memory-nya, semakin mudah meng-install-nya. Sebaliknya, Semakin rendah resolusi dan memory-nya, semakin lemot meng-install-nya. Terlebih, pesertanya sangat banyak.

Pada pelatihan kali ini, ada 30 peserta. Termasuk, peserta terbanyak untuk saat ini. Biasanya, kita batasi maksimal 10 orang, karena kita bermain secara profesional, sehingga targetnya terpenuhi. Untuk kali ini, ada permintaan dari peserta sehingga kita akomodir. Peserta berasal dari Badan Pengembangan Wilayah Surabaya-Madura (6 orang), Fakultas Kedokteran Halu Oleo (4 orang), Kementerian Sekretariat Negara RI (4 orang), PT Indonesia Powe (2 orang), Sekretariat BMKG (1 orang), Fakultas Kedokteran Universitas Muslim Indonesia (4 orang), PT Wisata Taman Borobudur, Prambanan, dan Ratu Boko (2 orang), Sekretariat Dewan Jaminan Sosial Nasional (2 orang), Fakultas Kedokteran Universitas Riau (1 orang), BPD Kaltim Kantor Pusat (2 orang), dan Sekolah Tinggi Pertanahan Nasional (2 orang).

Melihat karakteristik dari dari lembaga yang berbeda-beda, bahkan ada yang dari Perguruan Tinggi dan Perbankan, maka karakteristik kearsipannya pun berbeda. Dalam memaparkan materi, secara tidak langsung, saya hanya menggambarkan materi secara global. Tidak detail masuk dalam salah satu atau kriteria seperti perusahaan.

Karena ini, “main”nya di luar jam kantor, saya menyiapkannya pun di luar jam kantor. Memang perlu perjuangan. Berangkat ke Yogjakarta, setelah pulang kantor. Termasuk, bahan-bahannya, saya siapkan setelah dari kantor.

Harapannya, pelatihan selama dua hari ini, bisa berjalan dengan lancar, tanpa ada suatu kendala. Peserta juga memahami, makna dari arsip itu sendiri, tidak cukup hanya mengoperasikan secara komputerisasi. Komputerisasi itu permasalahan teknis. Itulah yang penekanannya. Arsip autentik yang sangat dibutuhkan. Sarananya berupa digitalisasi. Semoga Allah selalu memberikan petunjuk kepada kita. Amin

Ditulis di hotel Ibis, Yogjakarta, jam 05.00 WIB, 28 Oktober 2017

Agung Kuswantoro, dosen dan Konsultan Kearsipan, HP 08179599354, email agungbinmadik@gmail.com

Strategi Hari Kedua Pada Pelatihan Digitalisasi Kearsipan

Oleh Agung Kuswantoro

Pada pelatihan hari pertama, Alhamdulillah peserta sangat antusias. Pelatihan yang dimulai dari jam 09.00 WIB hingga 16.30 WIB. Mereka bertanya dan penasaran dengan aplikasi dan konsep yang saya bangun dalam aplikasi tersebut. Bahkan, masih ada yang bertahan di ruangan hingga pukul 17.30 WIB, karena penasaran dengan teknik dalam membangun aplikasi. Saya dan Trisna pun mendampingi dia, sebagai persiapan pada pelatihan hari kedua. Pada hari pertama, materi diakhiri dengan cara meng-install aplikasi kearsipan. Seperti biasa, ada beberapa terjadi permasalahan terknis, karena kemampuan dan daya laptop peserta berbeda. Sehingga, proses peng-install-an berlangsung 2 jam.

Ternyata, ada peserta yang dulu pernah ikut pada pelatihan sebelumnya. Beliau dari Makasar. Pada kali ini, beliau membawa 4 temannya. Mereka mengatakan kepada saya, sangat tertarik dengan materi dan aplikasi yang saya sampaikan. Sehingga, pada pelatihan kali ini, mereka mengajak temannya, untuk belajar bersama.

Pada hari kedua ini, strategi saya adalah membuka dan memaparkan aplikasi yang sudah ter-install ke laptop peserta. Ibarat makanan, sudah jadi makanannya diolah dengan bumbu-bumbunya. Mereka (peserta) punya hak untuk menggunakan (akses). Sehingga, pada pelatihan kali ini mereka berhak untuk “merasakan atas hasil makanannya”.

Makanannya, sudah dibuat dan jadi. Sekarang, mulai membuka dan mengkaji tiap bagian-bagian makanan tersebut. Membuka dengan login, sebagai admin. Lalu, memasuk ke submenu-submenu dalam aplikasinya, ada penganturan instansi, pengaturan aplikasi, dan pengaturan sistem. Dalam pengaturan instansi meliputi logo, nama instansi, alamat, telpon, email, dan header. Pengaturan aplikasi meliputi jenis media arsip default, jenis keaslian arsip default, sistem penyimpanan arsip default, ID sistem penyimpanan subjek, ID jenis arsip surat masuk, ID jenis surat keluar, jangka wakti pinjam arsip (dalam hari), tampilan menu cetak kartu arsip, dan tampilan menu cetak kartu pinjam arsip. Pengaturan sistem meliputi format tanggal dan zona waktu.

Pada master data pokok terdapat submenu umur arsip, file arsip, sifat arsip, jenis arsip, bahasa arsip, tipe media arsip, originalitas arsip, sistem penyimpanan arsip, dan sistem subjek arsip. Peserta juga dapat mengelola unit kerja dengan menambah atau menguranginya, atau mengeditnya. Selain itu, peserta juga dapat mengelola user, baik menambah dan menghapusnya, serta membuat pasword atau kata sandi. Tahapan-tahapannya adalah meng-entry di atas, lalu menginput arsipnya dan menyimpannya. Dalam satu arsip dapat dilakukan aksi mengedit, ikhtisar arsip, mencetak kartu indeks, dan peminjaman arsip. Kita juga dapat memfilter dan mencari arsip dalam waktu yang cepat. Dalam menu itu juga di”suguhi” submenu mengelola data peminjam dan peminjaman. Kita dapat mengurangi dan meminjam arsip detail dengan tanggal, batas waktu, nama peminjam, dan lainnya.

Persiapan sebelum menginput yaitu menyiapkan arsip yang akan di-entry ke sistem dan sudah teridentifikasi arsipnya, sebagaimana keterangan di atas. Termasuk file arsipnya, karena basisnya sistem, jadi semua berbentuk virtual atau maya. Target saya sederhana, mereka minimal berhasil menginput dua surat. Yang terpenting mereka memahami masing-masing menu dan submenunya.

Itulah gambaran yang akan saya sampaikan pada hari ini. Semoga peserta bisa memahami dengan baik dan dalam praktiknya sedikit permasalahan teknis yang muncul dari peserta. Semoga Allah memberi petunjuk kepada kita. Amin

Yogyakarta, 29 Oktober 2017, ditulis di hotel Ibis Yogyakarta, pukul 05.00 WIB

Menata (Kembali) Arsip Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

Tepat sekali ada pelatihan kearsipan di FIP pada sekarang (Kamis, 8 Maret 2018) bertepatan dengan bulan Dies Natalis UNNES yang ke-53 tahun. UNNES dan FIP umurnya (menurut saya) itu sama, yaitu 53 tahun. Ada anggapan, bahwa FIP adalah fakultas yang tertua. Namun, apakah itu benar? Jika itu benar, maka FIP itu memiliki arsip yang banyak. Karena umurnya sudah tua. Mari kita perhatikan berdirinya arsip berikut ini:

Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 271 Tahun 1965, bahwa mengesahkan pendirian Institut Negara di Semarang sebagaimana keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan Nomor 40 Tahun 1965 tanggal 8 Maret 1965. Institut tersebut bernama IKIP Semarang yang terdiri dari 4 fakultas, salah satunya Fakultas Ilmu Pendidikan. Surat keputusan tersebut ditetapkan tanggal 8 Maret 1965. Didalam surat tersebut langsung menyebutkan nama Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) yang sama dengan sekarang.

Dijelaskan pula dari Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0552/C/1983 tentang dan jumlah jurusan pada Fakultas di lingkungan IKIP Semarang bahwa FIP terdiri dari 3 jurusan yaitu jurusan Psikologi Pendidikan dan Bimbingan, Kurikulum dan Teknologi Pendidikan, dan Pendidikan Luar Sekolah.

Berarti fakultas tersebut lahir bersamaan dengan IKIP Semarang. Umurnya 53 tahun. Maknanya arsip yang disimpan di fakultas tersebut sangat banyak. Ada arsip statis dan dinamisnya. UPT Kearsipan UNNES baru berdiri pada Desember 2015, menunjukkan arsip yang dikelolanya masih tahap penataan selama 3 tahun berjalan ini.

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pada Lembaga Kearsipan (UPT Kearsipan UNNES) bertugas mengelola arsip statis yang diterima atau menelusur arsip dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi (PT). Bisa berasal dari fakultas, biro, lembaga, atau unit-unit yang ada di UNNES.

Jadi, fakultas termasuk, FIP mengelola arsip dinamis. Sebenarnya, UNNES sudah lengkap Peraturan Rektor mengenai pola klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Tata Naskah Dinas. Bahkan Tata Naskah Dinasnya sudah di revisi dengan Peraturan Rektor yang terbaru dan sudah disinkronisasi dengan SIRADI. Bahkan, sekarang sedang disusun SIRADI yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Yang kurang hanya akses keamanan ke publik (sekarang sedang dibuat).

Maknanya, tinggal diaplikasikan atau diterapkan peraturan tersebut. Berdasarkan tahun tercipta peraturan tersebut yaitu tahun 2013. Berarti, sudah 5 tahun. Coba perhatikan penataannya, apakah sudah sesuai dengan peraturan tersebut? Jawabannya dari pengamatan saya, yaitu belum sepenuhnya tertata sesuai dengan peraturan tersebut.

Lalu bagaimana cara menata arsip di FIP untuk saat ini? Langkah termudah dan tercepat adalah mengelompokkan arsip dinamis berdasarkan permasalahan (pokok masalah/subjek). Arsip dinamis fakultas identik dengan pola klasifikasi yaitu PR/Akuntansi/Perencanaan, DT/Perkuliahan, KM/Kemahasiswaan, KP/Kepegawian, TU/Tata Usaha, dan KU/Keuangan.

Saya menemukan ini, saat mengamati di FE, FH, FMIPA, dan FBS UNNES. Pola klasifikasinya sangat jelas sekali hingga ke sub-sub permasalahannya. Itu saja, caranya yaitu mengelompokkan per tahun 2017 sesuai dengan permasalahannya.

Mengapa pengelompokkan menjadi penting? Karena sebagai bahan dalam langkah selanjutnya, seperti penemuan kembali dan akuisisi (pemindahan), serta penghapusan arsip. Dengan sendirinya, arsip, pasti tercatat. Temuan sekarang, banyak arsip dinamis yang tidak tercatat, sehingga susah dalam pelacakannya.

Memang, menata arsip butuh sumber daya, seperti manusia, keuangan, sarana prasarana, dan kebijakan tersendiri di fakultas. Misal di UNNES dari hasil penelitian, bahwa sumber dayanya hanya satu, berupa penata arsip. Selain itu, juga dia (sumber daya) mengurusi surat masuk dan keluar. Ia tidak fokus dalam pekerjaan unsur kearsipan. Hal ini belum maksimal. Oleh karena, kita tata dengan surat edaran dari Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum dan Keuangan mengenai penata arsip. Selain itu, juga ada program impassing arsiparis.

Belum lagi, sarana dan prasarana dibutuhkan map, ordner, mobile file, dan ruang kearsipan. Selain itu juga, dibutuhkan sumber “keuangan”, sangat perlu dalam hal penataan arsip.

Masalah, dimanapun tetap ada. Tetap optimis untuk bekerja. Apabila tidak ditata semenjak sekarang, maka arsipnya akan tidak tertata pula. Lalu bagaimana? Mulailah menata dari sekarang dengan cara pengelompokkan atau dengan pendampingan arsip bersama UPT Kearsipan UNNES. Saya yakin cara itu sudah meminimalisir arsip yang belum tertata. Untuk kebijakan mengikuti Peraturan Rektor, yang menurut saya sudah lengkap. Semoga bermanfaat. Amin

Semarang, 8 Maret 2018

Agung Kuswantoro, dosen Fakultas Ekonomi UNNES dan koordinator layanan dan sistem kearsipan UPT Kearsipan UNNES

Materi disampaikan dalam Pelatihan Kearsipan FIP UNNES, tanggal 8 Maret 2018

IMG-20180308-WA0017

ARSIP : Teori dan Praktis
Oleh Agung Kuswantoro

Hari ini (24-25 November 2018) bertempat di hotel Ibis Malioboro Yogyakarta, saya diajak berdiskusi oleh para praktisi kearsipan dari Perguruan Tinggi dan Perbankan. Mereka difasilitasi oleh PT Media Citra Mandiri. Selama dua hari, kita akan belajar kearsipan. Mereka berasal dari Bank Bali (2 orang), Fakultas Kedokteran Universitas Warmadewa Bali (2 orang), Fakultas Kedokteran Univeristas Muhammadiyah Jakarta (2 orang), Bank Papua (2 orang), Fakultas Kedokteran Universitas Tarumanegara (1 orang), dan Fakultas Kedokteran Muslim Indonesia (1 orang), dan Sekolah Tinggi Pertanahan Nasional (3 orang).

Saya akan memberikan gambaran kearsipan yang sesimpel mungkin. Mengapa? Karena, mengelola arsip itu ‘asyik’. Jangan sampai ada anggapan bahwa arsip itu susah. Archieve is easy, prinsipnya itu. Sehingga, saya menyampaikannya pun dengan bahasa yang ‘renyah’ dan ‘gurih’. Kalau, bisa dengan menggunakan bahasa mereka. Sehingga, mereka bersemangat dalam pelatihan selama dua hari ini. Misal, mereka dari ranah praktisi, maka saya berbicaranya juga praktis. Bukan, teoritis. Toritis saya gunakan di dunia kampus.

Definisi Arsip secara sederhana adalah segala ‘sesuatu’ yang diterima atau dibuat oleh sebuah lembaga baik pemerintah atau lembaga swasta yg mengandung informasi yg utuh, autentik dan dapat terpercaya (reliabel). Setelah ‘sesuatu’ itu digunakan, maka ia harus disimpan sesuai dengan jadwal retensi arsip atau JRA. Karena JRA inilah yg menentukan apakah arsip tersebut bisa disimpan, atau akan dimusnahkan. Jika, ia tidak mengandung informasi yang utuh, autentik dan dapat dipercaya, maka ia bukan arsip. Melalui pemahaman itu, ternyata tidak harus arsip itu berwujud kertas. Bisa CD, flasdisk, DVD, hardisk, foto, dan lainnya. Intinya, ‘sesuatu’ itu memiliki nilai guna informasi.

Karena memiliki nilai guna itulah, maka harus disimpan. Disimpan di mana? Sesuai dengan UU 43/2009 maka arsip dapat disimpan pada rak, filling cabinet, mobile file dan tempat yang lainnya.

Untuk penyimpanan arsip aktif bisa pada filling cabinet dan menggunakan map gantung atau folder gantung dan untuk penyimpanan arsip inaktif bisa menggunakan boks arsip yang diberi label dan di tempatkan atau disimpan pada rak-rak arsip. Sedangkan untuk arsip statis, sebuah lembaga–bukan lembaga kearsipan–wajib menyerahkan arsipnya kepada lembaga kearsipan pusat, lembaga kearsipan Daerah/Kota. Tujuannya untuk menyimpan arsip statisnya.

Mengapa seperti itu? Karena, ia harus diselamatkan. Jika kita membutuhkan, maka ia cepat ditemukan. Ia tidak (langsung) dipanggil, muncul dengan segera. Tetapi, harus dicari. Karena ia harus dicari, maka perlu dikelola. Pertanyaannya, bagaimana cara mengelolanya?

Mari kita perhatikan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan statis. Pengelolaan arsip dinamis terdiri dari pengelolaan Arsip aktif yang dikelola di unit pengolah di central file. Pemberkasan arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip. Pengelolaan Arsip inaktif itu tanggung jawab unit kearsipan dan disimpan di record center. Penataannya meliputi pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusutan daftar arsip inaktif. Pengelolaan arsip vital yaitu identifikasi, perlindungan, pengamanan, penyelamatan Dan pemulihan arsip.

Sedangkan arsip statis dikelola di lembaga kearsipan pusat. Dalam hal ini ANRI atau lembaga kearsipan daerah. Adapun aktivitas penataannya yaitu akuisisi arsip statis, pengelolaan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis

Siapa unit kerja? Lihatlah SOTK organisasi. Bisa berwujud lembaga, fakultas, badan, unit pelaksana teknis, dan sub unit kerja lainnya. Sedangkan, unit kearsipan adalah lembaga yang bertugas menangani kearsipan di organisasi tersebut.

Itu dulu cerita singkat saya, semoga bermanfaat tulisan sederhana. Semoga kita bisa belajar bersama.

Yogyakarta, 24 November 2018

Manajemen Dokumen

Oleh Agung Kuswantoro

Ada sebuah pertanyaan besar bagi suatu organisasi, yaitu (1) Kapan Universitas Sultan Agung (UNISULA) didirikan? (2) Apa saja fakultas-fakultas yang pertama kali didirikan di UNISULA? (3) Sekarang, sudah berapa Rektor yang ada di UNISULA? Dan pertanyaan-pertanyaan lainnya.

Pertanyaan diatas membutuhkan sebuah data. Pastinya, datanya jelas. Tidak abstrak. Sehingga, hasilnya tidak bisa dikarang indah. Jika sebuah lembaga dapat mengelola data (baca: arsip) tersebut dengan baik, maka dapat dikatakan organisasi tersebut baik.

Data tersebut adalah arsip. Dalam kearsipan yang dibutuhkan adalah data yang autentik. Asli. Mulai dari kerangka hingga substansi isinya. Muncul, pertanyaan besar yaitu bagaimana cara mengelola dokumen di sebuah perguruan tinggi? Sebut saja, UNISULA.

Pertama yang harus dipersiapkan adalah kebijakan. Pembuat kebijakan adalah pimpinan. Pimpinan harus peduli terhadap manajemen kearsipan. Ada beberapa kebijakan untuk Perguruan Tinggi dalam mengelola kearsipannya, yaitu adanya instrumen kearsipan meliputi (1) tata naskah dinas, (2) klasifikasi arsip, (3) Jadwal Retensi Arsip (JRA), (4) Sistem Klasifikasi Kearsipan dan Akses (SKAA).

Nah, bagaimana dengan UNISULA? Apakah sudah memiliki instrumen kearsipan tersebut? Jika belum, pastinya unit kerja akan bingung dalam mengelola kearsipan. Karena, tidak memiliki panduan dalam mengelolanya.

Dalam pembuatan instrumen tersebut dibutuhkan keterlibatan elemen yang ada di Perguruan Tinggi. Mengapa? Karena didalam instrumen tersebut mengatur semua kearsipan. Singkatnya, segala sesuatu yang berkaitan dengan arsip diatur dalam instrument tersebut. Mulai dari Rektor hingga Pegawai. Rektorat hingga unit-unit kerja. Nantinya, arsip tersebut ada subtantif dan fasilitatif. Substantif meliputi akademik, kemahasiswaan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan pola kearsipan substantif lainnya. Sedangkan, fasilitatif seperti keuangan, kepegawaian, sarana prasarana, akuntansi, asset, dan pola klasifikasi fasilitatif lainnya.

Dari penjelasan di atas, dapat digambarkan sebagai berikut (maaf tidak bisa tampak pada WA, nanti melihatnya saat FGD bersama saya).

Jika instrumen tersebut ada dalam sebuah lembaga, maka lembaga tersebut akan dapat (baca:mudah) memulai mengelolanya. Instrumen ini adalah kerangkanya. Instrumen adalah pondasinya. Ini pula sebagai dasar hukumnya dalam PT untuk mengelola kearsipannya.

Kasus. Dulu, Kemenristekdikti mendapatkan predikat C dalam mengelola kearsipannya. ANRI yang menilai. Kemudian, Kemenristekdikti bekerjasama dengan ANRI untuk menata kearsipannya. Lalu, dibuatlah instrumen kearsipan. Alhasil, Kemenristekdikti sekarang mendapat predikat B dalam mengelola kearsipannya.

Demikian juga UNISULA, langkah awal untuk mengelola. Dasar hukumnya dibuat terlebih dahulu, sebagai ‘pijakan’ dalam bertindak. Jadi, hal yang paling awal yang dibahas bukan sistem informasinya. Tetapi, landasan hukum. Karena, sistem informasi mengikuti keadaan yang ada. Bukan sistemnya muncul dulu, tetapi pengelolaan arsipnya belum/tidak tertata.

Hal yang tidak sesuai adalah yang membuat sistem tidak memahami akan kearsipan. Antara manajemen kearsipan dan sistem informasi harus beririsan. Menyatu, jadi tidak bisa berdiri sendiri.

Misal, dalam kearsipan ada kode KP.01.01. Apa artinya? Hanya manajemen kearsipan yang mampu menjawabnya. Bukan sistem informasinya. Jika sistem informasi yang mengetahui, maka hal ini tidak sesuai kaidah.

Mengapa instrumen kearsipan sangat diperlukan? Karena, jika tidak dibuat, maka (khawatir) akan muncul dokumen-dokumen palsu. Sekelas dokumen negara saja ada yang diragukan. Apa itu? Supersemar/Surat Perintah 11 Maret. Dimanakah keberadaannya? Hilang! Sehingga, ANRI – selaku lembaga negara – menerbitkan Daftar Pencarian Arsip/DPA dari Supersemar tersebut. Apalagi dalam sebuah PT, juga sangat rentan dengan pemalsuan dokumen. Biasanya berkaitan dengan masalah kepegawaian, akademik dan keuangan.

Kedua yang harus dilakukan adalah penyiapan sumber daya, yang meliputi SDM (arsiparis/penata arsip), sarana dan prasarana, dan pendanaan. Adakah program untuk pelatihan kearsipan bagi para pegawai? Sudah adakah sarana dan prasarana kearsipan? Dan, berapa jumlah pendanaan untuk mengelola kearsipan di sebuah UNISULA? Itulah pertanyaan-pertanyaan yang menunjukkan dalam mengelola sumber daya kearsipan.

Ketiga, pengelolaan arsip statis dan dinamis. Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna historis/sejarah. Sehingga, harus disimpan oleh lembaga. Arsip dinamis adalah arsip yang penggunaannya masih sering digunakan dalam kegiatan rutin suatu unit kerja.

Jadi, dalam sebuah PT (Idealnya) menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa PT termasuk lembaga yang berwenang mengelola kearsipannya, mulai dari arsip dinamis dan statis.

Pertanyaannya pada paragraf awal, maka dapat dijawab dengan langkah-langkah dalam mengelola kearsipan PT, yaitu (1) kebijakan, (2) penyiapan sumber daya, dan (3) pengelolaan arsip statis dan dinamis. Dan, sudah saatnya, UNISULA memiliki unit kearsipan sendiri. Karena, di dalamnya sudah banyak unit kerja dan pola kearsipan yang berkembang.

Maukah, sejarah UNISULA akan musnah disebabkan pengelolaan kearsipan yang tidak baik? Pasti tidak mau. Oleh karenanya, mari kita menata dari sekarang. Dimulai dari hal yang kecil.[]

Semarang, 7 September 2019

Agung Kuswantoro, penemu dan pemilik HAKI e arsip pembelajaran.

Materi disampaikan pada FGD Penyusunan Manajemen Pengelolaan Dokumen Universitas Islam Sultan Agung pada 7 September 2019

Mengidentifikasi Arsip di CV Utomo Salatiga
Oleh Agung Kuswantoro

Beberapa waktu lalu (April 2020), saya berkunjung ke CV Utomo Salatiga untuk mengidentifikasi arsip. Saya ditemani oleh Rico dan Fajar.

Saya mengamati dan wawancara langsung kepada staf terkait idenfitikasi arsip tersebut. Berikut laporan yang saya sampaikan kepada CV Utomo.

Pekerjaan untuk penataan arsip dilakukan selama 3 hari. Pada hari pertama, kami akan: (1) Melakukan identifikasi arsip aktif berdasarkan bagian dan sub bagian CV. UTOMO, dengan cara membuka bagian per bagian map ordner yang ada di ruang tengah dan di dalam ruang lain yang terdapat arsip aktif; (2) Mengganti map ordner lama dengan yang baru dengan maksud dan tujuan menseragamkan bentuk dan ukuran namun dibedakan warna berdasarkan masing-masing bagian; dan (3) Mengganti map ordner lama dengan yang baru dengan maksud dan tujuan menseragamkan bentuk dan ukuran namun dibedakan warna berdasarkan masing-masing bagian.

Pada hari kedua, kami akan: (1) Melakukan pemindahan arsip dari ruang utama ke ruang pusat penyimpanan arsip; dan (2) Melakukan penataan arsip arsip aktif dengan berpedoman pada pola klasifikasi arsip yang sudah dibuat dan disetujui.

Pada hari ketiga, kami akan: (1) Melakukan finishing hasil kerja, melengkapi data kearsipan yang kurang lengkap. Melakukan uji petik hasil kerja; dan (2) Memberikan pelatihan singkat kepada arsiparis (admin) terkait, untuk melakukan temu balik arsip dan tata cara pengelolaan arsip aktif.

Penataan arsip aktif CV. Utomo dilakukan dengan (1) Penataan arsip CV. Utomo dibagi menjadi 7 bagian yang meliputi bagian keuangan, perencanaan, administrasi, logistik, pemasaran, akunting, pelaksana lapangan; (2) Model penataan arsip aktif CV. Utomo yaitu dengan model baris / deret dengan tempat penyimpanan rak gantung; (3) Pembuatan pola klasifikasi, alur pengolahan, alur penataan dan alur penyimpanan.

Eksekusi kerja dilakukan dengan penggantian ordner, pemindahan, pelabelan menggunakan pola klasifikasi, dan penataan dalam rak.

Penggantian ordner. Penggantian map ordner bertujuan untuk menyamaratakan ukuran map ordner yang sebelumnya berukuran dan berwarna beda menjadi satu ukuran namun dengan warna yang berbeda agar mudah untuk membedakan antara bagian satu dengan bagian yang lain, selain itu juga tujuan penggantian map ordner yaitu memberikan kesan rapi dan indah ketika dilakukan penataan yang terletak di map gantung.

Pemindahan. Pemindahan map ordner yang berisi arsip aktif dipindahkan dari ruang utama ke ruang pusat penyimpanan arsip yang bertujuan agar arsip menjadi terpusat dalam satu ruangan dan menghindari lokasi arsip terletak pada pusat keramaian.

Pelabelan menggunakan pola klasifikasi. Pelabelan dilakukan setelah kode klasifikasi sudah terbentuk dengan tujuan supaya dalam melakukan temu balik arsip akan lebih mudah dan cepat. Kode klasifikasi dibentuk dengan berdasarkan bagian – bagian dan sub-sub bagian dari CV. UTOMO.

Penataan dalam rak. Penataan dalam rak disusun dengan model baris yang diletakkan di rak gantung, dengan tujuan memanfaatkan ruangan dan tempat yang ada. Untuk membedakan antar bagian yaitu dengan cara melihat warna map ordner dan juga setiap sub bagian akan diberi sekat

Demikianlah, gambaran kami dalam menyelesaikan sebuah kasus untuk penataan arsip. Tulisan ini, sebagai bahan laporan kami ke CV Utomo atas identifikasi yang pernah kami lakukan. Sukses untuk CV Utomo, semoga penataan arsipnya bisa lebih baik. Amin.

Semarang, 5 Mei 2020
Tulisan ini adalah modifikasi dari laporan yang pernah kami buat/tulis ke CV Utomo.

40 Komentar (+add yours?)

aikzahra
Sep 19, 2012 @ 06:50:37

di mana ini pak?

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Sep 19, 2012 @ 08:59:59
  
  apanya? kantornya? kantor di rumahku jalan peteraya perumahan sekarwangi,,ato bisa temui saya dan bu nina
  
  Balas
Fadhl
Feb 05, 2013 @ 01:55:39

konsultan ini berupa CV atau PT? Sudah pernah menangani Perusahan skala nasional belum?

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Feb 05, 2013 @ 08:50:09
  
  terima kasih atas tanggapannya,,,konsultan ini masih kelompok,,artinya saya dan teman saya (Bu Nina) dan teman-teman lainnya (staf) ingin membentuk kelompok kecil yang solid dalam bidang arsip,,,kemudian kelompok ini kami beri nama “sadar arsip”,,alhamdulillah atas ijin Alloh diberi kepercayaan menangani arsip di beberapa tempat,,yang sekarang dikerjakan adalah di pascasarjana Universitas Negeri Semarang (Unnes) menanggani semua kearsipan di organisasi tersebut..jadi kali masih berbentuk kelompok atau tim “sadar arsip” belum PT tau CV,,
  belum menangani perusahaan skala nasional,,namun kami tetap solid untuk profesionalisme di arsip karena arsip itu dinamis maka kami juga dinamis, artinya jika kami selama ini menangani arsip di perguruan tinggi atau organisasi maka tidak menutup kemungkinan kami akan menangani arsip skala nasional,,Insaalloh jika Alloh mengijinkan,,silakan bisa kontak lagi di HP saya 08179599354 barangkali bisa sharing,,terima kasih
  
  Balas
tasihin
Mar 11, 2013 @ 01:26:31

terimakasih ya gung?

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Mar 11, 2013 @ 01:30:36
  
  APA NE?
  
  Balas
dessy ayu ariani
Mar 30, 2013 @ 05:20:09

wah senengnya bisa ketemu anak arsip^^ saya lulusan arsip juga^^ ang 07 ugm

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Apr 01, 2013 @ 01:27:10
  
  Silakan gabung atau sharing tentang arsip diblog saya
  
  Balas
dessy ayu ariani
Apr 05, 2013 @ 13:07:27

iya maz,,, he he he,,, jangan lupa kunjungi blog saya,,, maz domisili di mana

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Apr 08, 2013 @ 04:19:17
  
  di semarang,,blog sanudara apa?
  
  Balas
Liswan Arsiparis Penyelia
Feb 13, 2014 @ 03:31:32

Mas saya itu jadi tukang urus arsip tapi baru mau selesai berhenti sampai akhirnya keawal lagi karena sarana dan prasarana kurang direpon apalagi uang kegiatannya bagaimana pendapatmas

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Feb 13, 2014 @ 03:53:37
  
  setiap masalah dalam organisasi itu pasti ada. Pikir ulang karena kita sebagai laki-laki. Arsip saja seperti itu, jika sudah tidak terpakai baru dimusnahkan, saya rasa Saudara tidak bagian dari orang yang seperti itu. jika masalah sarana itu, masalah klasik. ayo kita diskusikan saja,,,mohom maaf jika kataku tidak berkenan
  
  Balas
Liswan Arsiparis Penyelia
Feb 13, 2014 @ 03:49:18

Setelah saya baca bagus mas bila menerapkan modifikasi kelompok masalah dan penyerapan dana tidaklah begitu mahal mau belajar mas

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Feb 13, 2014 @ 03:55:12
  
  betul pak, jika berkenan akan saya tunjukkan hasil yang saya buat dengan teman-temanku,,murah meriah
  
  Balas
  - Liswan Arsiparis Penyelia
    Feb 25, 2014 @ 02:45:48
    
    maaf mas nganggu lagi ini mas saya mau lihat hasil kegiatan pertamanya apa ada kendala dalam kegiatanya
  - agung kuswantoro,agungbae123
    Feb 25, 2014 @ 08:44:29
    
    kendala pasti ada,,tapi kita atasi dan perbaiki. karena ini sifatnya pengembangan, maka ada revisi juga,,maksih,,maaf Saudara ada dan kerja dimana ya?
Liswan Arsiparis Penyelia
Mar 12, 2014 @ 01:16:00

maaf mas ganggu lagi kemaren buku yang saya pesan itu belum juga nyampai apa jadi dikirim , yang dulu katanya sampai buku baru transper dananya tolong mas sooalnya saya mau coba dikantor saya persimas sebelunya terima kasih oh ya yang a.n. Liswan

Balas
agung kuswantoro,agungbae123
Mar 12, 2014 @ 02:44:55

Mohon dikirm ulang alamatnya,,,karena seingatku, saya belum mengirim buku ke bengkulu. Kemarin ada yang pesan dari bengkulu, tetapi membatalkannya..terima kasish

Balas
Liswan Arsiparis Penyelia
Mar 13, 2014 @ 00:55:28

Jl. Dua jalur Pos Giro No.006 RT.17 Kel. Bentiring Permai Kota Bengkulu Kode Pos 38126 a.n. L i s w a n
PNS pada Perw. BKKBN Provinsi Bengkulu
HP. 085838685546

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Mar 13, 2014 @ 22:50:35
  
  ok,,saya kirim pak
  
  Balas
Liswan Arsiparis Penyelia
Mar 14, 2014 @ 01:06:45

ok mas kalau sdh nyampai saya kabari

Balas
Liswan Arsiparis Penyelia
Mar 25, 2014 @ 02:19:25

Mas paket yang yang dikirimkan sudah sampai ketangan saya pada tanggal 25 maret 2014 dan ada dua buku, terima kasih. Uangnya besoklah yamas

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Mar 25, 2014 @ 06:49:37
  
  aku tunggu
  
  Balas
Liswan Arsiparis Penyelia
Mar 26, 2014 @ 01:15:39

Mas lihat dulu Rekeningnya soalnya kemaren sore uangnya sudah saya transfer insya’ Allah sudah masuk

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Mar 26, 2014 @ 01:22:39
  
  110rb? itu sudah masuk alhamdulilla, makasih,,semoga bermanfaat
  
  Balas
Rolio
Agu 24, 2014 @ 10:48:06

Mas saya kerja di perusahaan yang khusus menangani proyek2 e arsip, di Jakarta baik BUMN atau swasta terbuka lebar peluang untuk bisnis digitalisasi arsip yang merupakan keahlian sampeyan ini

Kalau mau hijrah ke Jakarta contact saya yah mas 🙂

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Agu 25, 2014 @ 00:35:26
  
  ya..kontaknya mana?
  
  Balas
Nenna
Apr 06, 2015 @ 04:13:07

Aduh susah nih arsip di kantor ku banyak banget dokumen nya, bingung banget dan dikerjakan sendiri pula

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Apr 06, 2015 @ 05:39:16
  
  perlu bantuan?
  
  Balas
Septiana
Okt 01, 2015 @ 06:59:09

Haloo, Nama ku Septiana Mas Agung, sy baru bekerja di istansi ini dan langsung di beri mandat untuk membantu mengenai kerasipan…. jujur zero banget keahlian tentang arsip, jd bingung mau mulai dari mana.
sy bekerja di BBPP Binuang Kalimantan Selatan. ini salah satu UPT dari Kementrian Pertanian. Mohon share…

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Okt 02, 2015 @ 01:08:56
  
  menurutku Anda dapat melakukan pekerjaan berdasarkan yang ada terlebih dahulu. mulailah banyak membaca buku2 kearsipan. atau silakan buka facebook saya ada beberapa tulisan mengenai arsip
  
  Balas
Adam
Feb 10, 2016 @ 16:19:13

Assalamualaikum..
Maaf mas saya mau tanya, saya kbtlan msh kuliah di d3 kearsipan undip ..
Dan skrang msh magang dan nyusun TA .. d instansi tempat saya magang meminta untuk di buatkan program yg sangat simple tp terkelompok dan mudah untuk mencari, apa bisa saya belajar dgn jnengan ? Trimakasih

Balas
- agung kuswantoro,agungbae123
  Feb 11, 2016 @ 04:26:24
  
  silakan datang saja ke Unnes,,sms dl aja
  
  Balas
aries
Mar 27, 2017 @ 05:57:15

pak agung , apakah yang ditawarkan ini sudah termasuk software e-arsip (bisa dibeli) saya ingin berkonsultasi

Balas
- agung kuswantoro
  Mar 27, 2017 @ 06:28:19
  
  bisa. silakan kontak 08179599354
  
  Balas
- agung kuswantoro
  Mar 31, 2017 @ 02:17:12
  
  bisa dibeli. sudah termasuk
  
  Balas
Resa
Sep 10, 2017 @ 02:51:15

Pak saya lg cari buku teori kearsipan dasar dan yg e-arsip untuk landasan teori laporan pkl saya, kira” buku yg bpk jual judulnya apa ya yg mencakup teori tersebut, dan klo mau beli dimana ya? Mksh pak sebelumnya

Balas
- agung kuswantoro
  Sep 10, 2017 @ 12:48:55
  
  ada. silakan sms atau wa saya. 08179599354
  
  Balas
  - agung kuswantoro
    Sep 12, 2017 @ 01:33:05
    
    silakan sms atau wa saya 08179599354
- agung kuswantoro
  Okt 09, 2017 @ 04:25:55
  
  silakan wa atau sms ke 08179599354
  
  Balas