PENDAMPINGAN PENYIMPANAN ELEKTONIK ARSIP (E ARSIP) BERBASIS MICROSOFT ACCESS SEBAGAI UPAYA KONSERVASI (PAPERLESS) DI KELURAHAN KALISEGORO, SEMARANG

Oleh Agung Kuswantoro, Fakultas Ekonomi Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com

 Abstrak???????????????????????????????

Perkembangan teknologi informasi telah mengubah pola manusia dalam bekerja, salah satunya adalah mengelola arsip. Selama ini pengelolaan arsip di kelurahan bersifat manual yaitu penulisan identitas arsip ke dalam buku agenda, buku ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam arsip, sehingga dibutuhkan sistem yang lebih praktis, efektif dan efisien, salah satunya dengan sistem elektronik arsip (e arsip) berbasis Microsoft Access. Database yang dibangun berdasarkan kebutuhan penyimpanan arsip yang meliputi buku agenda, buku ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam arsip. Tujuan kegiatan ini adalah tenaga administrasi mampu mengoperasikan e arsip dengan baik melalui microsoft access. Metode yang digunakan yaitu ceramah, simulasi e arsip berbasis access sesuai dengan identifikasi kebutuhan di kelurahan, dan evaluasi sistem tersebut.Hasil kegiatan tersebut adalah pegawai kelurahan Kalisegoro sangat antusias dalam pelatihan e arsip berbasis access, pada awalnya mereka bingung dengan sistem ini, karena biasanya mereka menggunakan sistem kearsipan manual yang ditulis tangan, diagendakan, dan disimpan dalam filling cabinet. Namun, setelah mencobanya mereka tertarik untuk menerapkan sistem tersebut di tempat kerja mereka, karena lebih efektif dan efesien. Sarannya adalah pegawai kelurahan Kalisegoro perlu adanya peningkatan keterampilan berkomputer dan pendampingan yang intensif dalam mengelola e arsip.

  Kata Kunci : E Arsip, Microsoft Access, Paperless

Abstract

The development of information technology has changed the patterns of human beings in the works, one of which is to manage the archive. During this time of record-keeping in the village is the manual that is writing the identity of the archive into the agenda book, books expedition, control cards, and card and loan records, so it takes the system more practical, effective and efficient, one of them with an electronic filing system (e filing) based Microsoft Access. The database is built based archival storage requirements which include agenda books, books expedition, control cards, and card and loan records. The purpose of this activity is able to operate the administrative staff either through e archive with Microsoft Access. The methods used are lectures, simulation-based e archival access in accordance with the identification of needs in the village, and the evaluation of the system. The results of these activities are very enthusiastic employee Kalisegoro village in training e-based archive access, at first they were confused with this system, because they usually use a manual filing system handwritten, scheduled, and stored in a filing cabinet. However, once they try keen to implement the system in their workplace, because it is more effective and efficient. The suggestion is Kalisegoro village employees need to increase the skills of computing and intensive assistance in managing e archive.

Keywords : E Archive, Microsoft Access, Paperless


 PENDAHULUAN

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen. Selain itu dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.

Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan (Kuswantoro, 2013).

Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.

Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur sumber daya manusia yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung.

Sistem kearsipan selama ini menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku sehingga keakuratan dari sistem manual adalah ketidak-efesienan dan efektifnya ruang, waktu, dan biaya. Ketidak-efektifan ruang dalam hal penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya. Ketidak-efektifan waktu dalam hal pencarian dokumen yang lama karena ketidak-rapian dalam administrasi. Ketidak-efektifan biaya dalam hal kebutuhan peralatan yang mahal sehingga membutuhkan perawatan dan pemiharaan tempat penyimpanan arsip (Kuswantoro dan Saeroji 2014b).

Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer atau file. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen file dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual. Misal sistem abjad dalam sistem komputer dengan file, maka dengan menggunakan folder-folder dalam datanya. Folder A dibuat, kemudian dalam folder A ada Aa, Ab, Ac, Ad, Ae, Af, Ag, Ah, dan seterusnya. Jika sistem wilayah maka dalam data folder yang pertama dibuat adalah propinsi kemudian kota, kecamatan, dan desa seperti folder propinsi Jawa Tengah, di dalamnya terdapat folder Semarang. Di dalam folder Semarang terdapat folder Semarang Timur, Semarang Barat, Semarang. Di dalam folder Semarang Selatan terdapat folder Sekaran, Banaran, dan seterusnya. Demikian juga dengan sistem penyimpanan arsip yang lainnya. Yang terpenting adalah pembuatan folder terbesar ke terkecil, umum ke terkecil, folder ke map, dan lainnya.DSC08107

Program komputer pun berkembang seperti php Mysql, Delphi, membeli software arsip, membuka internet dengan open source, dan lainnya. Secara umum program ini mempunyai kelebihan yang banyak dibanding dengan sistem komputer berbasis file, karena program tersebut sudah dirancang dan desain sesuai database yang secara khusus sehingga harga aplikasi tersebut rumit dipelajari oleh orang umum. Jika ada pun software, maka harganya mahal, sehingga kebanyakan orang tidak bias menjangkau Untuk itu diperlukan sofwore yang murah bahkan free atau gratis. Menurut penulis, salah satu sofware yang menunjang program ini yaitu access karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah sistem surat masuk, surat keluar, penyimpanan arsip, kartu kendali, buku agenda masuk, buku agenda surat keluar, dan buku ekspedisi. Pada intinya bahwa sistem ini hanya menyimpan database saja, bukan menyimpan arsip secara fisik.

Kemudahan dengan sistem ini adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan gratis karena termasuk dalam microsoft office. Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah mengidentifikasi kebutuhan, penentuan sistem kearsipan yang digunakan, mengarsip dokumen menjadi file, pemeliharaan dokumen, pengamanan dokumen, penyingkiran dokumen, dan pemusnahan dokumen (Talib, 2011). Inti dari access adalah mendesain table,setelah itu membuat form dan report (Kuswantoro, 2014a).

Setiap organisasi dalam mencapai tujuannya dibutuhkan informasi yang akurat termasuk data lama (arsip) karena mengandung nilai yang penting bagi organisasi seperti kelurahan, Semarang. Selama ini penyimpanan arsip yang ada di kelurahan Kalisegoro menggunakan sistem manual, artinya arsip disimpan ke dalam map setelah di-sortir sesuai dengan permasalahannya. Dalam manajemen kearsipan bahwa arsip tidak hanya sekedar disimpan tetapi perlu pengaturan cara prosedur penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

Berdasarkan uraian di atas maka permasalahan yang ada di kelurahan Kalisegoro, Gunungpati, Semarang yaitu bagaimana pelaksanaan pemdampingan penyimpanan e arsip berbasis microsoft access sebagai upaya konservasi (paperless) bagi tenaga administrasi kelurahan di Kalisegoro, Gunungpati, Semarang?

Tujuan kegiatan ini adalah tenaga administrasi di kelurahan Kalisegoro mampu mengoperasikan e arsip dengan baik melalui microsoft access. Manfaat kegiatan ini adalah memberikan kontribusi positif terhadap tenaga administrasi dalam menyimpan arsip dan menerapkan Teknologi Informasi (TI) mengenai arsip elektronik dengan program microsoft access.

Target kegiatan ini adalah pegawai kelurahan Kalisegoro, Semarang mampu menyimpan arsip berbasis elektronik, sehingga lebih efektif dan efesian dalam pekerjaan mereka. Luarannya adalah pegawai kelurahan Kalisegoro terampil dalam manajemen kearsipan malalui access, sebagai database sistem kearsipan.

Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai banyak arti. Di satu segi, arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat berupa selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, Compact Disk (CD) dan sebagainya. Di segi lain, arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap dalam Arsip Nasional yang menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dan sebagainya. Istilah arsip yang dibicarakan di atas berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya, sehingga diadopsi menjadi arsip. Sejak istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak mengetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang popular di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama pertinggal. Istilah pertinggal kurang popular penggunaannya sehingga dikalangan petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakannya (Sugiarto dan Wahyono, 2005).

Warkat adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk sebagai pengingat (alat bantu ingatan). Warkat otomatis menjadi arsip begitu diproses untuk penyelesaian suatu kegiatan organisasi. Warkat sebagai bahan arsip mempunyai 4 kegunaan, yaitu guna informasi, guna yuridis; guna sejarah; dan guna ilmu pengetahuan (Martono, 1990).

Warkat juga dapat dibedakan menjadi dua nilai guna sesuai dengan siapa yang memanfaatkan warkat tersebut. Secara otomatis warkat bernilai guna bagi organisasi yang menciptakan warkat tersebut atau pemilik warkat (nilai guna primer). Di samping itu warkat juga dapat dimanfaatkan oleh pihak lain di luar organisasi pencipta warkat yang bersangkutan (nilai guna sekunder). Sebagai contoh, laporan tahunan suatu organisasi dapat memiliki nilai guna primer karena bermanfaat untuk perkembangan yang akan datang bagi organisasi yang bersangkutan. Selain berguna bagi organisasi pencipta atau pemilik warkat, laporan itu dapat dimanfaatkan oleh organisasi lain sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan untuk perkembangan organisasinya (Mulyono, dkk, 2011).

Menata arsip dengan baik, arsip perlu dikelompokkan dalam empat golongan. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupun penyingkiran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Empat golongan arsip itu yaitu arsip tidak penting, penting, biasa, dan sangat penting.

Arsip tidak penting, yaitu arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Surat arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Surat arsip ini dapat diberi tanda (T). misalnya, surat undangan, konsep surat, ucapan terima kasih, dan sebagainya. Surat arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu satu tahun.

Arsip biasa, yaitu surat arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu satu hingga lima tahun. Surat arsip ini dapat diberi tanda (B). misalnya, surat pesanan, surat pengaduan, surat peringatan, surat tugas, surat putusan yang bersifat rutin, dan sebagainya.

Arsip penting, yaitu surat arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Surat arsip ini akan disimpan dalam jangkan waktu lima hingga sepuluh tahun dan dapat diberi tanda (P). Misalnya, naskah laporan, data statistik, surat kontrak, surat perjanjian, dan sebagainya.

Arsip sangat penting, yaitu surat arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Surat arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V). Misalnya, akte pendirian, sertifikat, piagam penghargaan dan arsip lain yang mempunyai nilai documenter (Alamsyah, 1990).

 METODE PELAKSANAAN

Kerangka pelaksanaan kegitan tersebut, sebagai berikut :

 

 Kerangka di Lapangan

 

Adapun pola yang di buat dalam kegiatan ini untuk dapat memecahkan permasalahan di atas, yaitu penyampaian materi, simulasi arsip (e arsip), dan mengevaluasi kegiatan kearsipan. Subjek dalam kegiatan ini adalah pegawai administrasi kelurahan Kalisegoro, Gunungpati, Semarang. Metode yang digunakan dalam kegiatan ini yaitu ceramah, simulasi e arsip berbasis access sesuai dengan identifikasi kebutuhan di kelurahan, dan evaluasi sistem tersebut.

 HASIL DAN PEMBAHASAN

Arsip di kelurahan Kalisegoro belum dikelola dengan baik, hal ini terlihat pada menumpuknya arsip di meja kerja pegawai administrasi, sehingga menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak bernilai dan tidak adanya pengelolaan kearsipan yang baik, berakibat pada ruangan terasa sempit dan tidak nyaman. Oleh karenanya, berpengaruh negatif terhadap kinerja organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan, maka menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan serta susah dalam pertanggungjawabannya.

Untukmewujudkantertib pengelolaan arsip, ada tiga aspek yang harus ditangani secara serius, yaitu sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus berdaya guna, dan dievaluasi secara berkesinambungan. Ketiga aspek tersebut dapat terlaksana, jika didukung oleh sumber daya organisasi.

Sistem kearsipan selama ini di kelurahan menggunakan cara manual yaitu menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku, sehingga keakuratan dari sistem tersebut adalah tidak efektif dan efesien. Segi ruang, penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya. Segi waktu, pencarian dokumen lama karena tidak rapi dalam menatanya. Segi biaya, kebutuhan peralatan yang mahal, sehingga membutuhkan perawatan dan pemiharaan tempat penyimpanan arsip.

Sistem kearsipan (e arsip) bagi pegawai kelurahan merupakan sesuatu yang baru, sehingga dalam pelaksanaannya secara bertahap. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen file dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual. Adapun model e arsip yang dikembangkan oleh penulis, sebagai berikut :

Gambar Model E Arsip yang Dikembangkan

Dalam model tersebut, terintegrasi antara peminjaman, pengembalian, rekap, daftar, pencarian, penghapusan, dan penyimpanan arsip dalam satu tampilan. Bahkan, dapat membuat kartu kendali dan kartu pinjam dengan rangkap tiga yaitu warna putih, biru, dan pink saat di-print out. Oleh karena, bagi pengguna (tenaga administrasi) lebih mempermudahkan dalam mengoperasikannya, karena satu tampilan. Hal ini, sebagaimana didesain oleh Ashari (2013) dalam pengembangan model e arsip.

Saat pelaksanaan kegiatan, tenaga administrasi sangat anustias dalam pengisian database yang meliputi kartu kendali, buku agenda masuk dan keluar, buku pinjam arsip dan buku ekspedisi, karena biasanya merka melakukan dengan menulis tangan di kertas yang rangkat tiga.

Pada awalnya mereka bingung dengan sistem kearsipan dengan elektronik, karena harus diidentifikasi dan dikelola terlebih dahulu sebelum menggunakannya. Dengan sistem tersebut, diharapkan pengelolaan kearsipan, tidak hanya sekedar disimpan, tetapi pengaturan prosedur penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali, jika diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan kegiatan ini adalah pegawai kelurahan Kalisegoro sangat antusias dalam pelatihan e arsip berbasis access, pada awalnya mereka bingung dengan sistem ini, karena biasanya mereka menggunakan sistem kearsipan manual yang ditulis tangan, diagendakan, dan disimpan dalam filling cabinet. Namun, setelah mencobanya mereka tertarik untuk menerapkan sistem tersebut di tempat kerja mereka, karena lebih efektif dan efesien.

Sarannya adalah pegawai kelurahan Kalisegoro perlu adanya peningkatan keterampilan berkomputer, sehingga dalam mengoperasikan e arsip akan lebih mudah dan cekatan. Selain itu, perlu adanya pendampingan yang intensif dalam e arsip bagi tenaga kelurahan, karena pola yang selama ini mereka lakukan adalah penyimpanan arsip secara manual.

Dipresentasikan di Universitas Negeri Surabaya, tanggal 3 Mei 2014

DAFTAR PUSTAKA

Alamsyah, Z. (1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta. Penerbit : PT Gramedia.

 

Ashari, N.T. 2013. Trivilia E Arsip. (2013).Tugas dalam matakuliah Aplikasi Komputer Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Unnes tidak dipubilkasikan.

Kuswantoro, A. (2014a). Pendidikan Administrasi Perkantoran berbasis Teknologi Informasi Komputer. Jakarta: Salemba Empat. Hal 65-70.

Kuswantoro, A. dan Saeroji, A. (2014b). Manajemen Arsip Elektronik (E Arsip) Konsep dan Aplikasi dengan Microsoft Access. Penerbit Fastinto : Semarang. 7-14.

Kuswantoro. (2013). Menggagas Arsiparis Kompeten melalui Elektronik Arsip (E Arsip) berbasis Microsoft Access di Fakultas Ekonomi Unnes. Proceeding Human Resouces Management Seminar and Call for Paper. Volume 3 Nomor 1 tahun 2013. Semarang 29 Oktober 2013. Hal 80-85.

Martono, E. (1990). Kearsipan (Rekord Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta. Penerbit: Karya Utama.

Mulyono, S. dkk. (2011). Manajemen Kearsipan. Semarang : Unnes Press.

Sugiarto, A. dan Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyaka)rta: Penerbit Gava Media.

Talib, H. (2011). Membuat Sendiri Aplikasi Database Koperasi dengan MS Access. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Hal 3-6.

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: