Materi Teknologi Perkantoran

Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan berbagai kegiatan pengadaan alat dan barang berdasarkan rencana yang telah disusun dan ditetapkan. Pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan membuat sendiri, menyewa, meminjam dan membeli. Pada umumnya, pengadaan sarana prasarana dilakukan dengan cara membeli karena relatif lebih mudah dan dapat dilaksanakan oleh organisasi pengadaan sarana prasarana ini dapat dengan menempuh cara tender. Menurut Bowersox, (2001) sebelum pengadaan, proses perencanaan merupakan satu proses yang harus ditempuh agar pengadaan yang ada menjadi berguna dan pengadaan yang ada tidak memboroskan anggaran organisasi.

Lebih lanjut lagi, Mills et. al (2001) mengemukakan bahwa yang menjadi dasar dalam proses pengadaan adalah:
1. Apakah wilayah kerja memadai?
2. Dapatkah juru tulis bekerja dengan nyaman?
3. Apakah juru tulis dapat menggunakan kedua tangannya?
4. Dapatkah pekerjaan diselia?
5. Apakah pekerjaannya terlindungi secara memadai?
6. Apakah ada tempat penyimpanan yang cocok untuk barang milik pribadi juru tulis?
7. Dapatkah wilayah kerja dibersihkan?

Lebih lanjut lagi, Mills et. al (2001) menyatakan pokok-pokok berikut harus diingat sewaktu membeli perabot:
1. Staf harus dilibatkan sedapat mungkin dalam pemilihan;
2. Pilihan antara kayu dan baja tidak penting sekarang karena biasanya kedua bahan tersebut digunakan bersama;
3. Beberapa sistem memiliki pemilihan warna;
4. Plastik tidak dapat diperbaiki, tetapi kuat untuk bagian dalam laci;
5. Tidak boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi;
6. Kunci harus terbenam atau rata dengan permukaan;
7. Tirai harus mudah dipasang atau dilepas;
8. Meja kerja atau meja biasa harus bisa distel ketinggiannya;
9. Unit peraga visual harus bisa distel; dan
10. Bagian atas meja harus dapat dibuat dengan beberapa bagian yang dapat dimiringkan dari 1 derajat hingga 20 derajat.

Distribusi Sarana dan Prasarana Kantor

Distribusi adalah penyaluran barang dari penyimpanan sementara untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan. Dalam distribusi sarana dan prasarana kantor diciptakan sistem penyampaian yang cepat, efisien, namun juga memberikan manfaat yang tepat. Agar sistem penyampaian yang handal tersebut dapat dibangun, diperlukan kerjasama yang erat antara satuan kerja pengguna sarana dan prasarana dengan petugas sarana dan prasarana. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan adalah:

1. Kebutuhan yang jelas.
Pengguna sarana dan prasarana menyampaikan kebutuhannya dengan jelas dalam arti barang apa yang diperlukan, jumlah apa dimana diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar kerja.

2. Kecekatan Petugas.
Terdapat kecekatan petugas sarana dan prasarana untuk memproses permintaan yang diterimanya dan menyampaikan mengirimkannya kepada satuan kerja yang membutuhkan.

Penggunaan Sarana dan Prasarana Kantor

Penggunaan barang meliputi dua kategori yaitu inventaris yang tidak habis sekali pakai dan inventaris habis pakai, dalam administrasi logistik prinsip efisiensi dan efektivitas merupakan hal yang perlu dipegang menjaga adanya pemborosan, pemborosan terjadi karena dua faktor, yaitu sikap dan kurangnya keterampilan menyelesaikan tugas.

1. Sikap Mental.

Sikap mental pada dasarnya bentuk ketidakperdulian pada berfungsinya alat/barang yang digunakan pegawai dan ketidakjujuran dalam mengelola kekayaan milik organisasi;

2. Minimnya Keterampilan.
Kurangnya keterampilan menyelesaikan tugas, dalam melaksanakan tugasnya sering banyak melakukan kesalahan. Hingga pemborosan terhadap alat/barang menjadi rusak.

Kegiatan yang penting untuk diperhatikan dalam pengelolaan terhadap sarana dan prasarana kantor adalah pemeliharaan (maintenance), reparasi/perbaikan (repair), peningkatan (betterment), penggantian (replacement), dan penambahan (addition).

Penghapusan Sarana dan Prasarana Kantor

Penghapusan dilaksanakan karena inventaris milik organisasi tidak habis sekali pakai atau mengalami depresi nilai yang artinya semakin lama barang tersebut digunakan nilainya pun turun, dengan pengecualian nilai tanah, bahkan alat/barang suatu ketika akan mencapai titik nol. Suatu organisasi harus menetapkan kebijakan dalam penghapusan berbagai alat/barang yang dimilikinya, ada dua hal yaitu prosedur penghapusan alat/barang tertentu dan rencana pengadaan alat/barang pengganti.
1. Prosedur Penghapusan.
Prosedur penghapusan alat/barang tertentu perlu terlihat dengan jelas:
a. Siapa yang berwenang memutuskan bahwa alat/barang tertentu sudah waktunya dihapus dari daftar inventaris organisasi;
b. Bagaimana bentuk penghapusan akan dilakukan, misalnya, dibuang, dijual kepada anggota organisasi yang mengingin¬kannya, dilelang kepada umum dan berbagai bentuk lainnya;
c. Teknik melakukan depresiasi m1ai alat/barang yang akan dihapus, adanya penentuan turunnya nilai sekian proses setiap tahun dan berbagai teknik lainnya;
d. Jika alat/barang tersebut dijual/dilelang perlu kejelasan pemanfaatan dana yang diperoleh dari penjualan atau pelelangan yang terjadi.
2. Rencana Pengadaan Pengganti.
Dengan terjadinya penghapusan, rencana pengadaan alat/barang pengganti sudah harus dilakukan.

Macam-macam Peralatan Kantor

Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor (office machines) dan alat-alat bukan mesin. Dengan adanya mekanisasi pekerjaan, maka jumlah dan jenis mesin kantor terns bertambah. Beberapa mesin kantor yang umum dipergunakan menurut Gie (2000) dapat digolongkan sebagai berikut:
1. Mesin tik (typewriter);
2. Mesin dikte (dictating machine);
3. Mesin hitung (calculating machine);
4. Mesin keperluan Surat menyurat (mailing machine);
5. Mesin pengganda warkat (duplicating machine);
6. Mesin komunikasi (communication equipment).

Sedarmayanti (2001) menyatakan tiga jenis mesin yang umumnya terdapat di kantor, yaitu:

1. Labour Saving Machine.
Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebu¬t sebagai labour saving machine, misalnya alat-alat besar: fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau bangunan dan komputer, kalkulator, dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif (paperwork).

2. Money Saving.
Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut money saving machine, yakni mesin-mesin untuk mass-production. Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin-mesin pengganda dan sebagainya.

3. Time Saving Machine.
Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut time saving machine, misalnya computer, mesin foto kopi, mesin pengganda mesin atau alat komunikasi dan transportasi dan sebagainya.

Aplikasi Teknologi Informasi

Pekerjaan kantor (office work) dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan/pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar, termasuk penghitungan dan pembuatan laporan. Sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat dan kegiatan lainnya. Dengan adanya kemajuan teknologi, ternyata teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor menjadi lebih mudah, akurat dan cepat.

Pesan aplikasi teknologi informasi dalam mendukung pekerjaan kantor antara lain:
1. Pekerjaan Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan.
Penggunaan mikro komputer yang sekaligus berfungsi sebagai word processor, memudahkan dalam penyelesaian surat-surat dan laporan. Terdapat tiga jenis word processor yang paling dasar, yaitu:
a. Word-Processor Independen.
Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifal penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan data teks, terdiri atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer.
b. Beberapa Word Processor.
Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
c. Beberapa Micro Computer.
Beberapa micro computer dengan tujuan umurn di many digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).

Keuntungan menggunakan word-processor adalah:
a. Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya;
b. Menambah kepuasan kerja;
c. Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output);
d. Menghemat tenaga;
e. Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat;
f. Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan;
g. Kemampuan untuk mengintegrasikan word processor dengan komputer-komputer lainnya.
Kerugian dalam penggunaan word-processor adalah:
a. Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada;
b. Memerlukan pelatihan yang memadai;
c. Menimbulkan gangguan pada mata karma terlalu. banyak di muka layar;
d. Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Pekerjaan Komunikasi Perkantoran.
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat komunikasi horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal.
Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komunikasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication). Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui jaringan tertentu. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua. Melalui teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan Sandi-Sandi seperti halnya kita lakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
Berkat kemajuan teknologi informasi, saat ini jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya. Selain telepon dan telegram, ada juga teleprinter, teleks (teleprinter printer exchange), faksimile, telefoto, atau telecopier. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi diantaranya teleconference yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh.

a. Teleprinter.
Alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.

b. Teleks (Teleprinter Exchange).
Pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi, baik saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan on tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi internasional di antara zona waktu berbeda.

c. Faksimile.
Alat komunikasi yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan pada saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju.

d. Telefoto.
Telefoto merupakan foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.

e. Telecopier.
Alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik lainnya.

f. Videoteks.
Pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV (yang sudah dimodifikasi). Ada dua jenis pesawat yang termasuk ke dalam video teks, yaitu teleteks dan viewdata:
a. Teleteks.
Sistem informasi untuk pengiriman data yang menggabung¬kan penggunaan komputer yang menyediakan data, gelombang aerial, dan pesawat TV (yang sudah dimodifikasi).
Teleteks biasanya digunakan untuk meminta data/informasi dari pusat data. Perlu diperhatikan bahwa sinyal teleteks hanya satu arah, jadi orang yang meminta data hanya bisa menerima, ia tidak bisa mengirim ke pusat data.
b. View Data.
Pesawat yang prinsipnya sama dengan pesawat teleteks, yaitu biasa digunakan untuk minta data dari pusat data. Bedanya yaitu bahwa permintaan dan pengiriman data melalui saluran telepon bukan melalui gelombang aerial dan menggunakan kata-kata sandi yang sudah ditentukan oleh pusat data. Bila pemakai membutuhkan data, maka dengan menggunakan kata-kata sandi ia minta kepada pusat data. Atas dasar permintaan itu, pusat data mengirim data dimaksud kepada pemakai melalui saluran telepon. Selanjutnya data itu diperagakan di layar TV pemakai.

g. Teleconference.
Kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan konferensi jarak jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan paparannya bagi peserta seminar di negara lain. Gambar panelis dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi dan diterima di pesawat di mana pars peserta seminar berada. Dengan demikian panelis dan peserta seminar seperti berada dalam satu ruangan yang sama.

3. Pengiriman Surat.
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik atau pos elektronik (electronic mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, komunikasi antar komputer. Saat ini penyimpanan email pun datanya sudah bisa bersifat virtual (cloud).

4. Tata Laksana Arsip (Filing).
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip (filing) warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan. disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas. Di kantor yang sudah maju, penyimpanan arsip telah dilaksanakan dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan Jaringan Area Lokal (Local Area Network-LAN).

Komputer terdiri dari komputer pusat yang mempunyai harddisk dengan daya tampung yang sangat besar. Komputer ini dihubungkan dengan komputer-komputer lain di masing-masing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit organisasi memerlukan data/informasi, melalui komputer yang dimilikinya ia minta ke komputer pusat. Oleh komputer pusat data dikirim ke memory komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit organisasi yang bersangkutan (di-print, diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja). Jaringan komputer semacam ini biasa disebut jaringan bintang, karena mempunyai satu pusat dan mempunyai cabang yang menyebar di beberapa unit. Denah jaringan bintang seperti terlihat di bawah ini:
a. Penggandaan.
Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada beberapa proses di mana dokumen ash dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis. Salinannya atau kopinya dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus atau pada transparansi.

b. Peralatan Hitung.
Bila ditelusuri sejarahnya, diketahui bahwa komputer diciptakan sebagai alat bantu manusia dalam hal menghitung. Namun dalam perkembangannya, komputer telah melebihi kemampuan menghitung itu sendiri. Penggunaan perangkat komputer saat ini telah menjadi gaya hidup.

c. Referensi.
Teknologi informasi juga telah memberikan sumbangan yang besar dalam hal penyediaan referensi. Fasilitas referensi misalnya dapat diakses melalui LAN atau internet.

Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor merupakan sebuah konsep penggabungan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas kerja. Konsep ini mulai diadaptasi pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin ketik yang dapat menge¬tik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Otomatisasi sering disebut dengan “automation”, yang memiliki padanan kata dengan “mechanization” atau mekanisasi dan “computerization” atau komputerisasi. Atomatisasi memiliki dua makna penting yaitu:
1. Peralatan Otomatis.
Penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga (The use of automatic equipment to save mental and manual labour);
2. Kendali Otomatis.
Kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis (The automatic control of the manufacture of a product through its successive stages).

Mekanisasi memiliki kata kerja “mechanize” yang artinya menerapkan sistem mekanis (give a mechanical character to) dan komputerisasi (computerization) dengan kata kerja “computerize” yang mengandung makna penggunaan dan pemanfaatan komputer.
1. Penggunaan Komputer.
Equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer);
2. Pemanfaatan Komputer.
Store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer)

Otomatisasi merupakan proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan pegawai di dalam organisasi. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas pelbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini adalah perkantoran modern.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi dab penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran. Otomatisasi perkantoran wring juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis. Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Otomatisasi kantor (office automation) dalam perkembangannya didefinisikan sebagai penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar organisasi untuk meningkatkan produktivitas.

Berdasarkan uraian tersebut, maka tujuan otomatisasi kantor pada dasarnya terkait dengan:
1. Penggabungan dan penerapan teknologi dalam seluruh kegiatan operasional kantor;
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan yang ads di kantor sehingga lebih mudah untuk dilakukan;
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan.
Aplikasi otomatisasi kantor, pada umumnya terdiri dari sebelas hal penting, seperti disajikan dalam Tabel 6.3 berikut ini:
Tabel 6.3
Aplikasi Otomatisasi Kantor
Aplikasi Penjelasan
Pengolah Kata
(Word Processing). Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk
menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak
Surat Elektronik
(E-Mail). Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Pesan Suara (Voice Mail). Mirip dengan surat elektronik, kecuali anda mengirimkan pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya, dan anda menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
Kalender Elektronik
(Electronic
Calendaring). Penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan pertemua pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender tersebut. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail.
Kenyataannya, biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik.
Konferensi Audio (Audio
Conferencing). Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio dengan orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.
Konferensi telepon merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan suatu komputer. Konferensi audio hanya melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi dua arah.
Konferensi Video (Video
Conferen cing). Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para
peserta konferensi yang tersebar secara geografis, peralatan
tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konferensi Komputer
(Computer
Conferencing). Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para
anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi
mengenai suatu topik tertentu. Konferensi komputer adalah
bentuk e-mail yang lebih berdisiplin.
Transmisi Faksimili/FAX
(Facsimile
Transmission). Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada sate ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.
Teks Bergerak
(Video Text). Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Pencitraan (image
Storage and Retrieval). Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optic untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.
Desktop Publishing. Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Kantor Virtual
Kantor virtual muncul pada tahun 70-an saat mikro komputer dan peralatan komunikasi yang murah memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu, istilah “teleprocessing” digunakan untuk menjelas¬kan komunikasi data, selanjutnya, istilah “telecommuting” diperkenalkan yang merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat bulang-balik (commute) ke tempat kerja secara elektronik. Keunggulan kantor virtual adalah:
1. Pengurangan Biaya Fasilitas.
Organisasi tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan Biaya Peralatan.
Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagi sumber daya.
3. Jaringan Komunikasi Formal.
Karena telecommuter harus terns terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat perhatian yang lebih. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomuni¬kasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
4. Pengurangan Penghentian Kerja.
Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan organisasi dapat terhenti. Namun dengan kantor virtual, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.
5. Kontribusi Social.
Kantor virtual memungkinkan organisasi memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Kantor virtual karena itu memungkinkan organisasi menunjukkan tanggung jawab sosialnya.
Di satu sisi kantor virtual memiliki keunggulan, namun di sisi lain juga memiliki kekurangan, yaitu:
1. Rasa Tidak Memiliki.
Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut Kehilangan Pekerjaan.
Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari organisasi¬-organisasi, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban dari pemanfaatan kantor virtual.
3. Semangat Kerja yang Rendah.
Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan pimpinan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai ditempat kantor tetap.
4. Ketegangan Keluarga.
Bila ada ketegangan di rumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari dari tanggung jawab rumah tangga.

Sumber : Donni Juni Priansa dab Fenny Damayanti. 2015. Administrasi dan Operasional Perkantoran. Bandung: CV Alfabeta

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: